单一来源采办实施细则.docx

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单一来源采办实施细则

体系名称

采办管理

编码

LG-01-01-05

版本号

2013-01

来源采办实施细则

公司名称

中海油海西宁德工业区开发有限公司

批准人

职务

总经理

批准依据

发布文号

发布文件名称

发布日期

XX年XX月XX日

生效日期

XX年XX月XX日

1目的

为了进一步完善中海油海西宁德工业区开发有限公司（以下简称“公司”）内部管理制度，控制采办风险，规范单一来源采办行为，提高采办效率，降低采购成本，满足公司业务发展需要，根据《中华人民共和国招标投标法》、《中国海洋石油总公司采办管理规定》和《中海油海西宁德工业区开发有限公司采办管理规定》等法律、法规和相关规定，制订本细则。

2适用范围

本细则适用于公司机关及所属各单位，包括公司直接或间接持有超过50%股权或在董事会（或类似管理机构）享有多数表决权的有限责任公司、股份有限公司、合资企业、合作企业、合伙企业等以及公司和前述企业设立的分公司、项目组、代表处、办事机构等分支机构。

参股项目公司的工程和服务及物资采办活动可参照本细则执行。

3编制依据

3.1《中华人民共和国招标投标法》，九届全国人民代表大会第21号，中华人民共和国主席令。

3.2《中国海洋石油总公司采办管理制度》，LG-01，总公司。

3.3《中国海洋石油总公司非招标采办管理办法》，LG-01-05，总公司。

3.4《中海油海西宁德工业区开发有限公司采办管理规定》，LG-01，公司。

4释义

4.1除非明确另有其他解释，本细则下述词语的解释定义为：

4.1.1总公司

指中国海洋石油总公司。

4.1.2公司

指中海油海西宁德工业区开发有限公司

4.1.3业务部门

指公司机关主管具体业务，在采办活动中的预算责任部门

4.1.4所属单位

指公司所属的全资或控股子公司、分公司、事业部、项目组（项目公司）。

4.1.5单一来源采办

非招标采办方式（非竞争性谈判，议标的一种），指与特定供应商的直接采办方式，也包括总公司系统单位的承揽服务。

4.1.6承包商

指建设工程的承揽人。

4.1.7服务商

指服务项目的提供者。

4.1.9厂商

指设备、材料、物品、产品、零部件的制造厂、分销商、代理商、提供者。

4.1.10代理商

指工程、服务、供货且获得相关承包商、服务商、厂商授权代理的中介。

4.1.11供应商

泛指承包商、服务商、厂商、代理商等。

4.2上述词语的定义和解释仅限用于本细则的解释。

5单一来源（议标）采办组织与职责

5.1采办专业委员会

采办委员会主任由公司总经理担任，固定成员为公司总经理、法规商务部主管领导和法规商务部总经理，其他成员视具体项目的业务性质由业务主管领导及业务主管部门总经理等人员组成。

采办委员会秘书由公司法规商务部总经理担任。

采办专业委员会职责包括：

a）为公司总经理提供决策支持；

b）负责限下单一来源采办工作的审核及限上单一来源采办工作的初审；

c）批准限下项目、推荐限上项目评审委员会/评审小组名单；

d）负责审核上报总公司的其他单一来源采办事项。

5.2评审小组/谈判小组

评审由招标人组建的评审小组/谈判小组具体负责。

评审小组/谈判小组（以下简称“谈判小组”）由商务、技术方面的代表组成。

视实际项目需要，成员人数为三人以上单数。

限上项目由总公司根据相关规定组建/批准评审小组。

限下项目由采办专业委员会负责组建谈判小组。

谈判小组的职责：

a）严格执行谈判和评审程序，客观进行评价；

b）充分理解招标文件；

c）保守商业秘密，遵守职业道德；

d）评审的资料、表格要保存完整。

谈判小组组长由法规商务部负责人或其指派人员担任，同时作为谈判小组的商务负责人，并具有和其他谈判人员同等的表决权。

5.3法规商务部

法规商务部作为公司采办业务主管部门，全面负责单一来源（议标）采办工作的管理和监督，并参与具体的实施工作，其主要职责是：

a）负责公司系统内的采办管理工作，根据国家法律、法规和其它规范性文件，结合公司的具体实际，制定、修改公司的单一来源采办实施细则，并上报公司风险管理办公室审批；

b）负责组织、协调、实施单一来源（议标）采办项目的报批、验收及文件存档工作。

c）涉及限上单一来源（议标）采办及沟通协调工作，法规商务部是公司对总公司及国家各相关政府部门的统一归口部门。

5.4业务部门

公司业务部门是指提出具体采办需求的职能部门。

在单一来源（议标）采办项目中的职责是：

a）按时提交部门年度及季度采办计划，并根据公司批准的年度计划或调整计划结合业务实际开展情况适时提出采办申请；

b）提出具体采办申请，附上清晰明确的采办必要性说明；

c）随采办申请提交由相关业务部门负责人签字审批过的《技术要求》，《技术要求》应包括但不限于明确的工作范围、工作内容、技术规范、详细的规格、型号、参数、工期、推荐供应商及其他必须的说明等；

d）随采办申请提交相应的《技术评议表》，《技术评议表》需明确在采办活动中拟进行评议的指标及招标文件中的要求；

e）在单一来源（议标）采办过程中对《技术要求》进行答疑、澄清；

f）参与单一来源采办（议标）项目的报批、验收工作。

5.5所属单位

公司各所属单位负责权限内单一来源（议标）采办项目的具体管理、实施工作和限上项目的上报工作，其主要职责是：

a）负责本单位与公司法规商务部关于采办工作的有效衔接；

b）实施本单位权限范围内的单一来源（议标）采办工作，并按规定对采办文件、资料进行妥善保管；

c）负责本单位单一来源（议标）采办工作的统计、总结，按统一要求上报公司法规商务部，并协助公司法规商务部统计相关数据，统一上报总公司集团采办部。

6单一来源（议标）采办方式管理要求

6.1单一来源（议标）采办方式实际是一种非竞争性谈判或直接采购方式（广义上为议标采办方式的一种），客观上只能从唯一的供应商或承包商取得货物、工程及服务的内容，产生采购合同。

以下情况适用于单一来源（议标）采办方式：

a）招标后，出现只有一家供应商投标、无供应商投标或者无合格中标人的；

b）供应商拥有专有权，且无其他合适替代标的；

c）属原采办项目中的后续维修、零部件供应、更改或扩充，须向原供应商采购的，或预先声明需对原采购实施后续扩充的；

d）采办部门有充足理由认为只有从特定供应商处购买或获得服务，才能促进实现相关目标的；

e）与总公司内部关联单位之间的供应、承包和其他服务采办；

f）在过去一年内曾经以招标方式采办（法定招标除外），经确认本次采办价格不变或下浮；

g）由于项目特殊性，当地政府指定特定供应商的采办，需具备支持文件；

h）对生产可能造成重大影响的应急采办。

6.2依据《中国海洋石油总公司采办管理制度》（LG-01）第9.8.3条：

任何单位不得以工程工期紧为由采用单一来源（议标）方式采办。

原则上，承揽项目中凡业主指定的第三方供应商须提供书面经授权签署的文件说明理由，否则不得采用单一来源（议标）方式采办。

6.3单一来源（议标）采办实际为一种在特定条件下的谈判采购过程。

它与招标过程在定标前不允许谈判有所不同，在特定条件下是对招标采购方式的补充。

在下列情况下适用议标采办方式；

a）采购的设备或技术独特且复杂，未有采购的经历和经验。

b）在某一领域供应商的数量很少或只有一家。

或公司采办管理权限内所需的产品、服务、工程可以由自己或总公司系统内关联公司提供。

c）经招标程序且没有满足采购方招标文件规定条件的供应商。

d）正在执行中的合同变更。

6.4由于议标采办过程的复杂和难以控制，各单位应遵循以下原则；

a）制定谈判规则和程序及预期达到的目标。

b）实行两步走的措施。

首先在技术和商务领域进行谈判，如有必要签署技术协议。

方案一旦确定并导致单一来源（议标）的结果，属于限上项目的必须报经集团采办部批准后再进行下一步工作。

c）价格谈判前应制定成本控制方案，而后进行价格谈判。

d）最终结果需经报批后产生采购合同。

7单一来源（议标）采办流程

7.1资格审查

7.1.1资格预审

资格预审的内容是针对本次单一来源（议标）采办项目的，业务部门负责明确对本次潜在供应商的审查要求，法规商务部负责组织审查并完成《供应商资格审查表》（见附件四）。

审查内容应涵盖资质、能力、业绩、投标意向等，根据实际情况可包含下列内容：

a）供应商库别（如：

总公司供应商、区域供应商）；

b）投标主体的性质（如：

制造商、代理商），若为代理商应符合采办管理规定的要求，并附有原制造厂商的授权；供应商应首选生产厂商；因下列原因生产厂商不直接投标的，生产厂商可指定其分销商、集成商、实施商、服务商（简称代理商）投标：

1）生产厂商的销售方式为销售代理或分销制；

2）生产厂商在区域、行业有独家或指定代理；

3）货物、服务来自两个以上不同的生产厂商或需要组装、集成的；

4）项目中服务和实施工作量比例高，技术含量高，需由服务商和实施商提供系统服务。

c）生产厂商应对代理商出具书面合法有效的授权书，其内容应包括：

1）授权原因；

2）授权事项、权利、义务；

3）生产厂商是否参与合同签订；

4）投标产品和服务的质量保证承担者；

5）售后服务承担者和时效。

d）近期承担类似项目的业绩；

e）圆满履约的能力（包括专业、技术、资金、设备、人员、交货期）；

f）没有处于责令整顿、停业，财产已被接管、冻结，处于破产状态；

g）没有与合同诈骗有关的犯罪或严重违法行为。

7.1.2限下项目由法规商务部负责人对资格审查结果进行审批，限上项目统一填写《中国海洋石油总公司投标人资格审查表》随采办申请文件一并提交总公司审批。

7.1.3限下自行采办项目，从总公司供应商库和开发公司供应商库内的选择的供应商不需提交资格预审文件。

7.2采办申请

7.2.1业务部门负责提出采办申请并填写《采办申请审批表》，《采办申请审批表》需对单一来源（议标）采办的选择理由进行详细说明。

7.2.2对技术要求高的采办项目，业务部门应根据采办内容编制相应的《技术要求》，应包括但不限于明确的工作范围、工作内容、技术规范、详细的规格、型号、参数、工期及其他要求等，以避免出现描述性、概括性和产生歧义的语言。

《技术要求》应由业务部门及相关技术部门负责人审批、确认。

7.2.3业务部门负责将《采办申请表》按要求提交业务部门主管领导审核，并附上《技术要求》（如有）、《供应商资格审查表》（预审时）。

7.2.4限下项目，法规商务部负责上报公司总经理批准后，按照单一来源（议标）采办方式进行采办。

7.2.5限上项目，由法规商务部填写《中国海洋石油总公司采办申请审批表》，经公司采办专业委员会审核后，上报总公司集团采办部。

经审批同意后，法规商务部根据批准的《中国海洋石油总公司采办申请审批表》，按照公司采办管理规定及本细则开展相后续采办工作。

7.3单一来源（议标）文件编制与发出

7.3.1业务部门/项目单位负责根据采办项目的技术要求编制议标文件的技术部分，法规商务部负责编制商务部分并负责汇总。

7.3.2议标文件和议标邀请可以通过传真、邮件及PDF格式电子邮件的方式由法规商务部发出。

7.4议标谈判

7.4.1原则上，谈判小组应制定谈判规则和程序及预期达到的目标。

7.4.2议标文件及议标邀请发出后由法规商务部组织议标谈判。

7.4.3首先进行技术和商务谈判，如有必要可签署技术协议，并就谈判内容形成谈判纪要，谈判纪要由谈判组组长指派谈判小组成员记录。

7.4.4原则上，价格谈判前应制定成本控制方案，而后进行价格谈判。

7.4.5议标谈判结束后，谈判小组应根据供应商提交的包含技术、商务和价格的投标文件进行评审。

7.4投标文件评审标准的编制与评审

7.4.1根据技术、商务相分离原则，谈判小组技术、商务代表分别负责编制投标文件技术、商务评审标准并对投标文件进行评审。

7.4.2根据技术、商务相分离原则，评审小组的技术、商务人员应分别根据采办项目的特点及要求编制《技术评议表》和《商务评议表》，并对投标文件的技术、商务条款进行评审。

《技术评议表》和《商务评议表》应明确采办活动中拟进行评议的指标及议标文件中的要求。

7.4.3在评审期间，评审小组可以与供应商就投标文件中的技术和商务问题进行澄清。

7.5采办审批

7.5.1限下项目，评审小组根据单一来源（议标）采办评审结果，编制《评标报告》，并填写《〈评标报告〉采办审批表》按规定上报公司领导审批。

7.5.2限上项目，由评审小组编制《评标报告》并填写《中国海洋石油总公司采办结果审批表》，公司采办专业委员会审核《评标报告》并在《中国海洋石油总公司采办结果审批表》上出具审核意见，报总公司审批。

8附则

8.1本细则由公司风险管理办公室负责解释、修订。

8.2本细则自发布之日起生效。

【正文结束】

附件一：

《采办申请审批表》

附件二：

《商务评议表》

附件三：

《技术评议表》

附件四：

《供应商资格审查表》

附件五：

《中国海洋石油总公司采办申请审批表》

附件六：

《中国海洋石油总公司投标人资格审查表》

附件七：

《〈评标报告〉审批表》

附件八：

《中国海洋石油总公司采办结果审批表》

附件九：

采办管理流程—单一来源

附件十：

采办管理流程—单一来源内控活动列表

附件一：

中海油海西宁德工业区开发有限公司采办申请审批表

申请部门

申请日期

采办编号

申请部门经办人

是否预算内

是□否□

预算费用

项目名称

采办项目需用时间

采办货物/服务名称、数量、规格及主要技术要求简述（详细内容需编制《技术要求》）

推荐采办方式：

公开招标□，邀请招标□，竞争性谈判□，单一来源■，询价□

推荐供应商名单（未在库中的供应商，需附相关资质审查材料）：

1．xxx：

一级□/二级库□，厂家□/代理商□，资质预审□

经确认，上述供应商均有相关业绩和投标意向。

推荐评审小组成员名单：

技术组：

商务组：

申请部门意见：

年月日

规划计划部意见（预算审查）：

年月日

法规商务部意见：

年月日

业务部门主管领导意见：

年月日

采办部门主管领导意见：

年月日

开发公司总经理意见：

年月日

注：

推荐单一来源方式采办，应详细说明单一来源理由。

附件二：

商务评议表

申请部门

采办项目

采办编号

评议内容

投标人

招标文件要求

投标

有效性

是否由法人代表或授权代表有效签署

是否逐页小签

投标有效期

投标

保证金

是否满足招标文件要求

资格证明文件

资格声明

制造厂家资格声明

证书

银行资信证明

经营范围

业绩

交货期

质量保证期

付款条件和方法

其他

结论

1、仅对“符合性检查”合格者进行商务评议。

2、在结论栏中填写“合格”或“不合格”。

3、可根据采办项目特点调整表格。

评审人员：

审核人：

商务组组长:

附件三：

技术评议表

采办编号：

项目名称：

投标人/国别

制造商/国别

型号

数量

招标文件要求

技术参数

评议

主

要

指

标

一

般

指

标

结论

1、仅对“商务评议”合格者进行评议。

2、“评议”栏中填写“接受”或“不接受”。

3、“结论”栏中填写“合格”或“不合格”。

备注：

本表可在根据招标文件调整后使用。

评审人员：

审核人：

技术组组长：

附件四：

采办单位

文件编号

采办项目

审查日期

供应商名称

序号

资格审查内容

供应商级别（一级库/二级库）

是否已出具投标确认函

合同签订主体要求（生产商，代理商）：

近期承担类似项目的业绩要求（数量、时间）

交货期要求：

其他履约能力要求（资质、能力、财务状况）

……

结论

预审经办人：

审核人：

供应商资格审查表

备注：

1.审核人为采办机构负责人；

2.采办单位根据采办项目实际情况，需明确具体的资格预审要求；

3.对供应商的分项审核内容的评定，需对应填写“有/无”，或“满足/不满足”，或简要的评议描述；

4.结论栏中填写“合格/不合格”；

5.限上项目填写《中国海洋石油总公司投标人资格审查表》的，可以替代本表格；

6.经预审合格的投标人，其投标确认函应作为附件一同提交。

附件五：

中国海洋石油总公司采办申请审批表

申请单位

采办部门

负责人

日期

联系人：

联系电话：

传真：

邮箱：

项目名称

交货/服务时间

预算金额

采办货物/服务名称、数量、规格及主要技术要求简述（详细内容需附页）：

推荐采办方式：

公开招标□，邀请招标□，竞争性谈判□

推荐发标供应商名单及理由（未在库中的供应商，需附相关资质审查材料）：

1．公司：

一级□/二级库□，厂家□/代理商□，资质预审□

2．公司：

一级□/二级库□，厂家□/代理商□，资质预审□

3．公司：

一级□/二级库□，厂家□/代理商□，资质预审□

经确认，上述供应商均有相关业绩和投标意向。

推荐评审小组名单（职务/职称）：

申报单位主管领导意见：

业务主管部门审核意见（审查技术文件：

需要□，不需要□）：

采办部审批意见：

说明：

①如果推荐邀请招标方式采办，应对拟发标供应商进行资格预审，并确认供应商投标意向

附件六：

中国海洋石油总公司投标人资格审查表

招标项目名称：

预审时间：

投标人名称

序号

资格预审内容要求

供应商级别（一级□/二级库□）

是否已出具投标确认函

合同签订主体要求（生产商，代理商）：

近期承担类似项目的业绩要求（数量、时间）

交货期要求：

其他履约能力要求（资质、能力、财务状况）

……

结论

预审经办人：

审核人：

（采办机构负责人）

备注：

1.此表作为采办申请附件一同提交；

2.项目单位根据采办项目实际情况，需明确具体的资格预审要求；

3.对投标人的分项审核内容的评定，需对应填写“有/无”，或“满足/不满足”，或简要的评议描述；

4.结论栏中填写“合格/不合格”；

5.经预审合格的投标人，其投标确认函应作为附件一同提交。

附件七：

申请单位

项目名称

联系人：

联系电话：

传真：

邮箱：

采办申评审结果及综合推荐意见：

按照___________请的批复，开发公司于____年__月__日邀请_______、_______、________、_________和________共___家公司投标。

其中________未提交投标书，其余四家均在投标截止日前提交了有效标书。

1、技术和商务评审结果：

2、价格评审（根据招标文件要求，投标人对编制工作包编制总价；对专项服务报服务费率）：

根据开价格标申请的批复，按照技术优先、低价中标的定标策略：

推荐____为建议中标人，中标价_____元。

（附件：

评标报告）

评审小组商务负责人：

年月日评审小组技术负责人：

年月日

业务部门意见：

年月日

法规商务部意见：

年月日

业务部门主管领导意见

年月日

采办部门主管领导意见

年月日

公司总经理意见：

年月日

中海油海西宁德工业区开发有限公司

《评标报告》审批表

附件八：

中国海洋石油总公司采办结果审批表

申请单位

项目名称

联系人：

联系电话：

传真：

邮箱：

采办评议结果及综合推荐意见：

评议负责人：

年月日