事业单位档案管理制度样本.docx

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事业单位档案管理制度样本

档案综合管理实行办法

第一条为加强中心站档案科学管理，保护和运用档案信息资源，为中心站各项事业发展服务，依照《档案法》以及国家档案管理部门关于规定，结合中心站档案工作实际，制定本办法。

第二条本办法所称档案，是指中心站在各项工作中形成具备保存价值各种文书、基建、资料、业务等不同载体和内容文献材料，它是中心站在各项工作活动中形成历史记录，反映中心站不同步期历史面貌，是中心站工作查考、制定决策重要根据。

第三条中心站档案工作是中心站有关工作构成某些，是提高中心站工作效率和工作质量必要条件，是维护中心站历史面貌一项重要工作，必要加强对档案工作领导，将其列入中心站工作筹划，统筹安排，保障档案工作顺利进行。

第五条中心站档案工作接受同级档案行政管理部门监督和指引。

第六条中心站在各项工作中形成所有档案，涉及文书、基建、资料、业务等档案，均由中心站综合档案室统一保管，任何部门和个人不得擅自留存，以保证档案完整和安全。

第七条中心站在各项工作中形成各种门类、载体档案材料，由各部门初步整顿后，及时向综合档案室移送；业务档案则由业务部门整顿完毕之后，再向综合档案室移送。

归档文献材料必要齐全、完整、精确。

第八条综合档案室负责档案材料接受后归档、管理工作，对各门类、载体档案，都要进行系统化整顿，保持归档材料之间历史联系，区别保存价值，便于运用管理，并编制各类档案检索工具，积极积极提供档案运用，开发档案信息资源，为本单位各项工作服务。

第九条综合档案室要建立档案记录制度，对档案收进、移出、保管、运用等状况进行记录，并按规定精确编制档案工作记录报表，及时上报档案行政管理部门。

第十条综合档案室要定期对已超过保管期限档案进行鉴定，对确无保存价值档案进行登记造册，经档案鉴定领导小组审核、分管档案领导批准后方可销毁，任何人不得擅自销毁档案。

第十一条中心站档案库房应做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温高湿等设施。

要定期检查档案保管状况、对破损档案应及时修补、复制或作其她技术解决。

第十二条综合档案室要建立健全档案借阅制度，依照档案机密限度，拟定不同运用范畴，规定不同审批权限。

第十三条档案人员要忠于职守，遵纪守法，具备档案管理关于专业知识，熟悉业务技能，能胜任本职工作。

档案工作岗位人员要相对稳定，确因工作需要调动时，应在离职前办好交接手续。

第十四条综合档案室应准时向上级机关移送由本单位制发、或由本单位收到省级以上（含省级）政府及政府部门颁发正在执行非秘密现行文献；在本单位保管已超过永久、长期文书档案，连同档案目录和关于检索工具一并向上级机关移送。

各类档案归档制度

一、文书档案归档制度

（一）归档范畴

凡是本站党务、群团、行政管理活动中形成，具备查考运用价值文献材料均属文书归档范畴，详细范畴按《文书档案保管期限表》（附件A.1）所列条款执行。

（二）归档规定

1、归档文献材料要齐全、完整、精确、系统。

2、按照归档原则和制定档案分类编号方案进行科学规范化归档，保证文献材料之间有机联系，真实地反映本站历史面貌，便于查找运用。

3、从开始归档。

所有文献材料按年度归档，并依照《文书档案保管期限表》（附录A.1）规定，精确划分档案材料保管期限。

4、归档文献材料应逐件在文献首页上方空白处加盖档号章，并填写各项目内容。

每份文献单独装订，编页号。

永久、长期保存档案在装订时应用不锈钢钉装订。

5、归档永久、长期档案应编有《归档文献目录》一式三份，并附上年度归档阐明，其中一份随相应文献放在档案盒内，别的用于制作档案目录；短期文献目录一式二份，其中一份随相应文献放在档案盒内，一份用于制作档案目录。

（三）归档份数

发文一式两份，收文一式一份。

（四）归档时间

每年3月底前完毕上一年度形成文书档案归档任务。

二、会计档案归档制度

（一）归档范畴

本站在会计工作中形成各种会计报表、帐簿、凭证等会计材料均属会计档案归档范畴，详细范畴按《会计档案保管期限表》（附录B.1）所列条款执行。

（二）归档规定

1、归档会计档案必要齐全完整。

2、归档各类凭证规格基本一致，折叠整洁，装订牢固。

3、装订时应注意调节案卷厚薄，利于保管和查阅，每册封面要书写工整、编号清晰、加盖经办人印章。

（三）归档份数

凭证、帐簿、年报表一式一份。

（四）归档时间

当年会计档案，在会计年度终了之后，可暂由财务部门保存一年。

期满后，向综合档案室移送。

（五）归档手续

会计档案移送时，由会计人员列出清单一式两份，交接双方在交接清单上签字，双方各持一份备查。

三、实物档案归档制度

（一）归档范畴

1、本站获得奖状、奖杯、奖旗、牌匾、证书等；

2、本站已停止使用印章；

3、上级领导或名人、有关和谐单位在检查、交流活动中题写、赠送字画、纪念品等。

（二）归档规定

1、应归档实物材料必要齐全、完整、集中存储。

2、实物材料分属类并准时间顺序排列、编号、编目。

（三）归档时间

实物档案在其形成后一种月内，由经办人阐明关于状况，交综合档案室登记归档。

（四）归档手续

实物档案归档时，必要履行移送手续，填写移送清单一式二份，双方在清单上签字，各留一份备查。

如有特殊状况，经综合档案室登记后，可暂由经办人单位或经办人保管。

四、资料档案归档制度

（一）归档范畴

本站所有工作中形成有关记录、阐明书、报告及储存有关资料、阐明书、报告磁盘、软盘、声像文带等载体。

（二）归档规定

1、接受、整顿、保存、移送、借阅、销毁有关记录、阐明书、报告等。

2、分类归档有关记录、阐明书、报告等。

（三）归档时间

1、质量体系运营质量记录保存期五年。

2、有关科室留存保管质量记录保存期为二年，但在实际工作中具备经验借鉴或指引意义质量记录，可长期保存。

（四）归档手续

1、接受质量记录应填写《质量记录移送/接受登记表》。

（附录D.1）

2、整顿、归档质量记录需填写《质量记录一览表》。

（附录D.2）

五、业务档案归档制度

（一）归档范畴

1、建（迁）站（点）关于文献、资料、规范、海洋环境监测站工作大事记、海洋环境监测站业务工作档案、业务规章制度、查算图表、技术问题解决解答、技术文献、仪器使用阐明书和检定证、各种系统程序版本、观测记录簿、值班日记、预审单、反馈单、以及对外服务合同（合同）书、观测（监测）资料、成果报告及其她上级部门规定记录和归档资料。

（二）归档规定

1、中心站业务科负责海洋环境监测站业务工作档案汇总。

2、业务科负责海洋环境监测站业务技术档案管理。

3、技术负责人组织中心站业务科共同审核海洋环境监测站上报工作大事记和业务工作档案，审核意见以书面形式下发给各海洋环境监测站，拟定业务工作档案内容及大事记。

（三）归档时间

1、业务工作档案大事记每年填写一本，各项目填写内容按规定填写，每年1月20日前将上年度大事记上报中心站业务科，同步以书面形式于3月20日前下发给各海洋环境监测站，海洋环境监测站按照规定填入海洋环境监测站业务工作档案大事记。

2、海洋环境监测站须建立业务工作档案。

业务工作档案内容须于每年1月20日前将上年度业务档案内容报中心，中心站审批后以书面形式于3月20日前下发给各海洋环境监测站。

业务工作档案内容要填写完整，必要时应附以图表和照片。

（四）归档手续

建立本站技术档案文献清单，将上述资料一一造册登记，并指定专人负责收集、整顿、归档等工作。

凡停止使用技术文献和规定等都要归档保存。

六、电子文献档案归档制度

（一）归档范畴

1、在公务活动中产生，具备保存价值电子文献形成、积累、归档、保管、运用、记录普通办法。

2、党政机关产生电子文献归档与管理，其她社会组织电子文献管理可参照本原则。

（二）归档规定

1、文献形成部门或信息管理部门应定期把通过鉴定符合归档条件电子文献向档案部门移送，并按档案管理规定格式将其存储到符合保管期限规定脱机载体上。

2、归档可分两步进行，对实时进行归档先做逻辑归档，然后定期完毕物理归档。

归档时，应充分考虑电子文献技术环境、有关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。

3、逻辑归档

将电子文献管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。

4、物理归档

（1）把带有归档标记电子文献集中，拷贝至耐久性好载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。

对于加密电子文献，则应在解密后再制作拷贝。

（2）本原则推荐采用载体，按优先顺序依次为：

只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。

不容许用软磁盘作为归档电子文献长期保存载体。

（3）存储电子文献载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后电子文献载体应设立成禁止写操作状态。

（4）特殊格式电子文献，应在存储载体中同步存有相应查看软件。

（5）将相应电子文献机读目录、有关软件、其她阐明等一同归档，并附《归档电子文献登记表》（附录F.1、附录F.2），归档电子文献应以盘为单位填写《归档电子文献登记表》首页（附录F.1），以件为单位填写续页（附录F.2）。

（6）对需要长期保存电子文献，应在每一种电子文献载体中同步存有相应机读目录。

（三）归档时间

逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文献规定定期完毕。

（四）归档手续

1、归档前应由文献形成单位按照规定项目对电子文献真实性、完整性和有效性进行检查，并由负责人订立审核意见，检查和审核成果填入《归档电子文献移送、接受检查登记表》（附录F.3）。

如果文献形成单位采用了某些技术办法保证电子文献真实性、完整性和有效性，则应把其技术办法和有关软件一同移送给接受单位。

2、每份电子文献均应在《电子文献登记表》（附录F.4、附录F.5）中登记。

七、基建档案归档制度

（一）归档范畴

本站各个基建项目从酝酿、决策到建成使用全过程中形成有查考运用价值文献材料均属基建档案归档范畴，详细范畴按《国家重大建设项目文献归档范畴和保管期限表》（附录G）所列条款执行。

（二）归档规定

归档基建档案必要完整、精确、系统，以保障管理、维护、改扩建需要。

基建文献材料按工程项目组卷，卷内文献要进行系统排列、编号和编目，并按A4（297mmX210mm）规格折叠成统一幅面。

（三）归档份数

比较重要一式二份，普通一份，并编制基建档案目录一式二份。

（四）归档时间

工程竣工后，在三个月内将全套竣工图和所有文献材料向综合档案室移送。

（五）归档手续

基建材料归档时，必要履行交接手续，填写移送清单一式二份，交接双方在交接清单上签字。

八、设备档案归档制度

（一）归档范畴

重要涉及仪器设备购买文献材料、随机文献材料，设备仪器安装、使用、维修形成材料。

（二）归档规定

1、归档文献材料规定齐全、完整；

2、设备开箱验收时必要有档案员在场履行签字手续，保证文献材料完整、精确、系统；

3、设备档案在开箱验收和正式运转后三个月内，由承担部门兼职档案员负责积累，按材料性质和构造进行系统整顿，构成保管单位，填好目录，向档案室移送，并办理交接手续。

（四）归档时间

依照购买状况随时归档

九、科技档案归档制度

（一）归档范畴

从事生产、科研、基建及管理活动形成应当归档保存图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文献材料。

涉及基建、设备、产品、科研等专业技术档案。

（二）归档规定

1、把科技文献材料形成、积累、整顿和归档纳入科技工作程序和科研、生产、基建等筹划中，列入关于部门和关于人员职责范畴。

2、对每一项科研成果、产品试制、基建工程或其她技术项目进行鉴定、验收时候，要有科技档案部门参加，相应当归档科技文献材料加以验收。

没有完整、精确、系统科技文献材料项目，不能验收。

3、一种科研课题、一种试制产品、一项工程或其她技术　项目，在完毕或告一段落后来，必要将所形成科技文献材料加以系统整顿，构成保管单位，填写保管期限，注明密级，由课题负责人、产品试制负责人、工程负责人等审查后，及时归档。

4、对接受来科技档案，进行分类、编目、登记、记录和必要加工整顿。

档案保管和库房管理制度

一、档案是党和国家宝贵财富，必要坚持集中统一管理原则。

为了科学管理本单位所有档案，切实保证档案完整与安全，特制定本制度

二、管理人员应对移送进档案室档案材料进行认真审查、鉴定、清点，力求齐全、完整、精确，并做好加工整顿、科学分类、编目、著录、装盒、上架等工作。

三、移送和接受档案时都需填写《移送/接受登记表》（附录J）

三、档案室实行专人负责，库存档案坚持谁保管谁负责原则，管理人员要严格执行各项制度，忠于职守，保证档案实体安全和秘密安全。

四、切实做好档案库房防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等办法，定期检查档案保管状况，维护档案资料完整、安全、整洁、美观，室内布局要整洁、美观，保持清洁，及时调节通风和温湿度，并做好记录（恰当温度14℃～24℃、湿度45%～65%为宜），库房内禁止吸烟、存储易燃、易爆品及其她杂物等。

五、管理人员发现破损、虫蛀、鼠咬等状况要及时采用办法，并做好解决工作。

六、管理人员每天下班前，要锁好库房门窗，切断电源。

七、管理人员因工作调动离开档案工作岗位，离岗前要对所保管档案进行清点，履行交接手续。

档案保密制度

一、档案工作人员要认真学习、遵守国家《保密法》、《保密法实行办法》及上级和本单位制定各种保密条例和制度，严守国家秘密，保证档案安全。

二、认真执行保密守则，不断增强保密观念。

三、不在公共场合和家属、亲人、朋友面前谈论档案材料中一切内容。

四、借阅档案资料必要履行借阅手续，未经关于领导批准，不得将档案材料借给任何无关人员查阅，不得擅自拍照、复印或将档案带出档案室。

五、不得在档案库房接待来访人员，不得与无关人员谈论档案工作中秘密事项。

六、发现失密、泄密现象，应及时报告办公室领导、分管单位领导。

档案运用制度

一、设立档案运用登记簿，依照档案秘密级别，严格履行不同借出登记、归还注销、反馈运用效果登记等手续。

二、凡调阅有密级档案资料需经关于领导批准，并且普通状况下只限于在档案室内阅读，未经批准不得带离档案室。

借阅资料档案需填写《质量记录借阅审批表》（附录D.3），按审批权限规定办理

三、运用者借阅档案时，要爱护档案，注意维护档案完整与安全，禁止在档案资料上涂改、勾（圈）划、污损、增删、剪裁甚至拆卷撕换，否则追究其责任。

四、本单位工作人员因工作需要，可借阅本部门归档档案。

本单位工作人员因工作需要借阅非本部门档案，需要通过该部门领导批准。

五、外单位查阅本单位档案，应有单位简介信，并经本单位关于领导人批准，方可查阅。

六、经批准抄录、复制、复印档案材料，由档案部门核对无误后，加盖档案部门证明专用章，可与档案原件同效。

七、运用者归还调阅案卷时，应亲自交回档案室，经档案室管理人员检查无误后，办理注销借阅手续及反馈运用效果。

档案鉴定销毁制度

一、为了充分、合理、有效保护档案，提高本单位档案质量，特制定本制度。

二、未经鉴定和批准，任何人不得销毁质量记录档案。

三、鉴定工作中应遵循“保存从宽、销毁从严、本站文献从宽，上级文献和其她机关文献从严”原则。

四、对保管期限已满和拟定再无保存价值档案，经鉴定之后，提出解决意见，经单位领导审批后可进行销毁。

五、质量记录档案在销毁之前，由档案室人员清理，填写《质量记录档案销毁清单》（附录D.4），经鉴定核算，报主管领导批准后，指定专人（销毁和监销人）进行销毁。

综合档案室职责

一、贯彻执行上级关于档案工作法规政策，建立健全本单位档案工作各项规章制度。

二、集中统一管理本单位各种门类和载体档案。

三、负责指引和督促本单位各部门做好各种文献材料收集、整顿、归档工作。

四、不断改进档案工作，逐渐做到案卷质量原则化，档案整顿系统化、库房管理科学化、查找运用当代化、调查记录制度化。

五、对所保管所有档案定期进行鉴定、销毁工作。

六、积极开展档案借阅运用及档案信息开发运用工作，为本单位各项业务工作活动开展服务。

七、在统一领导、分级管理原则下，负责对本单位下属单位档案工作进行业务指引、检查和监督。

八、办理领导交办其她关于档案业务工作任务。

附录A.1：

文书档案保管期限表

1本级党代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会文献材料

　　1.1请示、批复、告知、名单、议程、报告、领导人发言、选举成果、讨论通过文献、决策、纪要、公报、主席团会议记录等文献材料（永久）

　　1.2大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理成果，简报，快报（永久）

　　1.3重要贺信、贺电，筹办工作、选举过程中形成文献，小组会议记录、会议服务机构筹划、总结等文献材料（30年）

　　1.4讨论未通过文献（）

　　2本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议文献材料

　　2.1公报、决策、决定、记录、纪要；议程、领导人发言、讨论通过文献，参加人员名册（永久）

　　2.2讨论未通过文献（）

　　3本机关党组（或实行党委制党委）会议和行政办公会纪要、会议记录（永久）

　　4本机关召开工作会议、专项会议文献材料

　　4.1请示、批复、告知、名单、日程、报告、发言、总结、决策、决定、纪要（永久）

　　4.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）

　　5机关联合召开会议文献材料

　　5.1本机关为主办

　　5.1.1请示、批复、告知、名单、日程、报告、总结、决策、决定、纪要（永久）

　　5.2本机关为协办

　　5.2.1请示、批复、告知、名单、日程、报告、发言、总结、决策、决定、纪要复制件或副本（30年）

　　5.2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报复制件或副本（）

　　6本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会文献材料

　　6.1请示、批复、申办和筹办组委会重要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、发言，会徽设计（永久）

　　6.2代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道（30年）

　　6.3委员会、分会会议和学术会讨论记录，会议代表登记表、接待安排（）

　　7上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成文献

　　7.1重要（永久）

　　7.2普通（30年）

　　7.3本地区、本机关工作报告材（30年）

　　8本机关业务文献材料

　　8.1本机关制定方针政策性、法规性、普发性业务文献，中长期规划、纲要等文献材料（永久）

　　8.2本机关请示与上级机关批复、批示

　　8.2.1重要业务问题（永久）

　　8.2.2普通业务问题（30年）

　　8.3同级机关、下级机关来函、请示与本机关复函、批复等文献材料

　　8.3.1重要业务问题（永久）

　　8.3.2普通业务问题（30年）

　　8.4本机关代上级机关起草并被采用重要法规性文献、专项业务文献最后草稿（30年）

　　8.5.1本机关为主办

　　8.5.1.1重要业务问题（永久）

　　8.5.1.2普通业务问题（30年）

　　8.5.2本机关为协办

　　8.5.2.1重要业务问题（30年）

　　8.5.2.2普通业务问题（）

　　8.6本机关编辑、编写文献材料

　　8.6.1大事记、组织沿革等（永久）

　　8.6.2简报、状况反映、工作信息等（）

　　8.7行政管理、执法活动中形成文献材料

　　8.7.1行政管理工作制度、程序、规定等文献材料（永久）

　　8.7.2执法检查状况汇总、通报，整治告知等（永久）

　　8.7.3行政管理工作中形成审批、审查、核准等文献材料

　　8.7.3.1固定资产投资、科技筹划等项目审批（核准）、管理、验收（评估）等文献材料（永久）

　　8.7.3.2不动产、自然资源所有权、使用权确认文献材料（永久）

　　8.7.3.3（含）以上有效或未注明有效期允许证；执照、资质证、资格证等审批、管理文献材料（永久）

　　8.7.3.4如下有效允许证、执照、资质证、资格证等审批、管理文献材料（30年）

　　8.7.4行政管理工件中形成备案文献材料（）

　　8.7.5行政惩罚、处分、复议、国家补偿等工作中形成文献材料

　　8.7.5.1重要（永久）

　　8.7.5.2普通（30年）

　　8.8筹划、总结、记录、调研等方面文献材料

　　8.8.1年度和年度以上筹划、总结、记录材料（永久）

　　8.8.2年度如下筹划、总结、记录材料（）

　　8.8.3重要职能活动总结、重要专项调研材料（永久）

　　8.8.4普通活动总结、普通问题调研材料（）

　　8.9出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成文献材料

　　8.9.1刊登公报，订立合同、协定、备忘录，重要会谈记录、纪要等（永久）

　　8.9.2出国审批手续、执行日程、考察报告、普通性会谈记（30年）

　　9本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文献材料

　　9.1机构设立、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文献材料（永久）

　　9.2人事工作制度、规定、办法等文献（30年）

　　9.3人事任免文献（永久）

　　9.4先进单位、劳动模范、先进工作者文献材料

　　9.4.1受县级（含）以上表扬、奖励（永久）

　　9.4.2受县级如下表扬、奖励（30年）

　　9.5、对本机关关于人员处分材料

　　9.5.1受到警告（不含）以上处分（永久）

　　9.5.2受到警告处分（30年）

　　9.6职工录取、转正、聘请、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文献材料（永久）

　　9.7人事考核、职称评审工作文献材料（永久）

　　9.8职工调动工作行政、工资、党团组织关系简介信及存根（永久）

　　9.9职工名册（永久）

　　9.10党、团、工会工作活动中形成文献材料

　　9.10.1工作报告、总结，换届选举成果（永久）

　　9.10.2重要专项活动报告、总结等（永久）

　　9.10.3党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织文献材料（永久）

　　9.10.4状况反映、工作简报（）

　　9.11纪检、监察工作中形成综合性报告、调查材料

　　9.11.1重要（永久）

　　9.11.2普通（30年）

　　9.12保卫部门安全检查、调查记录（）

　　9.13本机关解决人民来信来访文献材料

　　9.13.1有领导重要批示和解决成果（永久）

　　9.13.2其她有解决成果（30年）

　　10本机关事务管理文献材料

　　10.1房产、土地所有权和使用权文献材料（永久）

　　10.2与关于单位订立合同、协定、合同、议定书等文献材料

　　10.2.1重要（永久）

　　10.2.2普通（）

　　10.3接待工作筹划、方案

　　10.3.1重要（30年）

　　10.3.2普通（）

　　10.4机关财务预算（30年）

　　10.5机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购筹划、审批手续、招标投标、购买等文献材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文献材料（30年）

　　10.6国有资产管理（登记、记录、核