FSC管理手册.docx
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FSC管理手册
派卡文具用品（昆山）有限公司
PUKKAPADSCHINA（KUNSHAN）LIMITED
PK-COC-01
FSC管理手册
ChainofCustody（COC）
产销监管链要求
受控文件
版本A/0版
发放编号
管理类别
持有者
派卡文具用品（昆山）有限公司2010年4月30日发布实施
管理手册修改记录
次序
修改页次
修改条款内容
修改日期
修改人
备注
管理手册目录
第零章：
（）颁布令和任命书第4页
（）手册管理第5页
（）公司管理方针第6页
第一章：
（）公司简介第7页
（）公司组织机构图第8页
（）认证体系的范围第8页
第二章：
引用标准第9页
第三章：
COC管理体系职责第10—11页
第四章：
文件控制程序第12—13页
第五章：
记录控制程序第14—15页
第六章：
培训控制程序第16—17页
第七章：
材料来源控制程序第18页
第八章：
采购控制程序第19—20页
第九章：
仓库控制程序第21—22页
第十章：
产品标识和可追溯性控制程序第23—24页
第十一章：
生产过程控制程序第25—26页
第十二章：
销售控制程序第27—28页
第十三章：
FSC标签使用控制程序第29—30页
附件1：
生产工艺流程图第31页
附件2：
FSC部分术语解释第31页
第0章：
管理准则
颁布令和任命书
（一）颁布令
本公司依据COC管理体系要求编制成管理手册，现予批准，颁布实施。
本管理手册是公司COC管理体系的法规性文件，是指导公司建立并实施管理体系的纲领和行动准则。
公司全体员工必须遵照执行。
（二）任命书
为贯彻执行COC管理体系要求，加强管理体系运作的领导，特任命公司葛叶林先生为本公司管理者代表。
管理者代表职责如下：
1．确保COC管理体系过程得到建立、实施和保持；
2．向最高管理者报告COC管理体系业绩，包括改进需求；
3．确保在整个组织内提高对FSC的认识；
4．就COC管理体系有关事宜对外联络。
总经理日期2010-4-30
手册管理
1.1本公司手册是依据COC管理体系要求而建立的，是本公司基本纲领和行为准则。
1.2本手册由行政管理部负责编制，管理者代表审核，经总经理批准后，由行政管理部负责发放和控制，并由行政管理部负责保存手册原件及分发记录。
1.3本手册经总经理批准发布后即生效，发放分“受控”、和“非受控”。
1.4本手册“受控”本的发放为公司范围内和认证机构的发放。
若有顾客或其他原因需用，则由管理者代表核准后，注明“非受控”后发放。
1.5本手册的修改经总经理核准后由行政管理部负责修改，管理者代表审核，并经总经理批准后发放。
1.6本手册的修改以修改页的形式出现，由行政管理部从“受控”手册中将已作废的页次收回并销毁。
如有必要，保留一份底稿盖上“作废”标识。
对“非受控”手册不予跟踪。
行政管理部做好修改文件的发放登记工作。
1.7本手册是本公司的财产。
未经管理者代表的同意，任何人不得全部或部分复制。
1.8本手册的解释权归属管理者代表。
公司管理方针
为实现持续改进、并使产销监管链体系过程符合FSC-STD-40-004（）标准要求，公司确定了经营方针、经营目标，并做出公开承诺：
（1）FSC经营方针：
合理利用和维护资源，坚持可持续经营；
（2）FSC经营目标：
逐步提高FSC产品的利用和销售比例；
（3）公开承诺:
本公司将严格执行本手册规定,并做出以下承诺；
致力于提高FSC认证材料和认证产品的使用，贯彻FSC的要求，避免从以下方面取得原料:
*认证材料原产地有争议的
*原料林地为非认证的高价值森林
*木材为非法砍伐的
*自然林进行开垦或非林木使用的
*木材是经过基因改变的
（4）为实现公司经营方针、目标和承诺，公司将采取下列措施：
a.通过宣传、培训和目标展开等方式，让所有员工理解方针目标，树立良好的意识，不断提高管理水平，实现节能降耗。
b.建立文件化的FSC监管体系，并透过统计技术来证实和作为改善的依据。
c.以专人来维护体系的有效运行，全员共同实施有效改进，使体系更加完善，以达到本公司的目标。
d.本公司将与供应商密切合作，确保供应商的原材料和我们的产品一样符合FSC标准的要求。
总经理日期2010-4-30
第一章：
公司概况
公司简介
派卡文具用品（昆山）有限公司成立于2010年2月，公司座落在昆山市张浦镇，公司占地面积700平方米。
公司秉承PukkaPads—优质、时尚的文具品牌以及开拓，创新的服务宗旨，为全球客户不断地提供高品质、时尚的文具及办公用品。
PukkaPads能为客户提供多个系列不同规格的纸制品文具，如会议笔记本，拍纸本，多功能笔记本，补充本，信封以及其它文具用品。
公司一贯坚持可持续发展和合理利用资源的理念，从而达到保护环境的社会责任。
在这一经营方针的指导下，公司将逐步扩大100%再生纸制成的系列环保产品。
地址：
江苏省昆山市伟业路18号现代广场A座2102室
Add:
ModernPlaza,BuildingA,Room2102,NO.18WeiyeRoad,Kunshan,Jiangsu,China
电话：
+86-5
传真：
+86-5
邮编：
215300
网址：
电子邮件
er
公司组织机构图
认证体系的范围
本公司按COC要求建立的管理体系所覆盖的范围包括：
PurchaseofFSCmixed&pureandFSCRecycledpaperboard,manufacturing（transfersystem）andsalesofFSCmixedandFSCRecyclednotebook.
第二章引用标准
FSC-STD-40-004（V2-0）FSCStandardforChainofCustodyCertification
FSC-STD-40-004aFSC-STD-40-004b
FSC-STD-50-001（V1-0）RequirementsforuseoftheFSCtrademarksbyCertificateHolders
第三章COC管理体系职责
3.1总经理
---负责COC管理体系文件的批准发布，制定COC管理方针；
---负责建立组织结构，规定相关的部门职责；
---在建立和运行COC管理体系过程中，负责提供必要的资源和权利；
---任命COC管理体系的管理者代表并授权其执行和保持COC管理体系。
3.2管理者代表
---负责协助总经理有效地控制和管理COC管理体系及日常运作的监控；
---负责审核COC管理体系文件；
---负责处理体系运行过程中所出现的异常状况；
---负责向管理层汇报体系运行情况；
---负责COC管理体系有关事宜对外联络。
3.3业务/单证部
---负责销售合同的评审；
---建立和维护产品组清单；
---负责对成品销售的统计工作；
---负责开具销售发票、装箱单等运输文件并保存与销售相关的各项记录；
---负责对FSC标志的发放控制，并检查其使用数量是否与出货数量一致；
---负责向认证机构提交FSC商标及包装物设计图稿并保留批准的记录。
3.4行政管理部
---负责对公司员工的COC要求及体系文件的培训工作；
---负责对建立COC年度培训计划；
---负责文件发放、修订、作废/回收/销毁、存放归档等管理工作；
---负责质量记录表式的打印发放和记录归档存放工作。
3.5采购部
---负责FSC认证材料的采购及供应商选择和控制工作；
---根据成本节约和供货安全的原则，负责对材料来源进行控制；
---负责采购合同、发票（复印件）、运输文件的保存。
---负责FSC原材料采购的统计工作。
3.6仓库
---负责对在仓库存放材料和成品的保管、标识及指定区域堆放；
---负责材料的发放和成品的发运工作；
---负责FSC材料、FSC成品的台账登记工作；
---负责向业务/单证部反馈订单使用FSC材料的声明。
3.7生产部
---负责向相关部门传达生产和采购指令；
---负责FSC生产任务安排；
---负责控制及统计FSC认证材料的生产投入及成品产出；
---负责FSC产品的转化率计算；
---负责检查所有现场的FSC材料及半成品和成品与非FSC材料是否实现分离
3.8生产部---车间
---负责检查所领用的材料及半成品的标识是否完整；
---负责对处于生产现场的材料、半成品及成品的保管、标识及单独堆放；
---负责执行FSC认证材料的生产投入及成品产出；
---负责FSC产品的包装和贴标。
第四章文件管理程序
4.1目的
控制COC管理体系文件资料，确保使用及流转过程中的实用性和有效
性，且为最新版本。
4.2范围
适用于COC管理体系有关文件、资料，包括文件拷贝、电子媒体。
4.3定义
4.3.1管理手册：
针对管理体系各要素所必须完成的某项活动的规定。
4.3.2工作指导书：
部门内职责划分及作业细则的书面规定。
4.3.3表单：
用于说明某项活动内容及效果的记录格式。
4.4职责
职责分配表
文件类别
编制修改
审查
批准
原件
保管
复印
分发
回收
清理
管理手册
行政管理部
管理者代表
总经理
行政管理部
行政管理部
行政管理部
工作
指导书
职能主管
管理者
代表
总经理
行政管理部
行政管理部
行政管理部
表单
职能主管
部门
经理
管理者
代表
行政管理部
各部门
各部门
4.5程序
4.5.1文件编码系统：
各类文件制订与修订均需由起草部门依文件编码系统编号管理。
工作指导书的格式不做具体限定
4.5.2文件类别标识
COC—管理手册
流水号：
工作指导书及表单格式依阿拉伯顺序数字编号。
4.5.3版本：
首次制定文件版本“A”,以后修改文件版本按顺序编用：
A、B、
C、D……文件第六次修改后或标准变更后进行换版。
4.5.4文件发放、修订、作废/回收/销毁、存放归档
4.5.5.1发放：
行政管理部根据文件所适用的部门进行文件发放。
由行政管理部负责在“文件发放/回收登记表”上进行登记，所发放的文件必须加盖“受控”印章。
为了便于追溯，必须保证文件发放编号的唯一性。
4.5.5.2修订：
文件需要更改时，由提出更改部门填写“文件更改申请单”，
写清更改理由和更改内容，文件更改的审批应由原审批人进行。
除换版以外的文件更改，应在文件的版本状态上注明更改次数。
如A/1表示A版文件进行了1次修改，A/0表示A版文件未进行修改，文件允许换页更改。
4.5.5.3作废/回收/销毁：
作废的文件由行政管理部收回后，加盖“作废”印章，并填写“文件销毁单”，经管理者代表批准后，统一进行销毁。
4.5.5.4存放归档：
文件经编制审批后，文件的原稿由行政管理部负责保存。
各部门的文件应指派专人负责保管，存放必须注意防潮、防尘、防虫等。
4.5.5.5行政管理部负责编制企业“受控文件清单”，受控文件清单随文件的变更及时调整，必须保证所使用的文件是最新的版本。
4.6相关记录
受控文件清单
文件发放/回收登记表
文件更改申请单
文件销毁单
第五章记录管理程序
5.1目的
对COC体系记录进行控制和管理，提供产品质量符合规定要求和体系有效运行的证据。
5.2范围
适用于COC体系所有相关采购、生产、仓储、销售、运输等记录。
5.3职责
5.3.1行政管理部负责制定并实施记录控制程序和记录格式打印发放及原件存档。
5.3.2各部门负责与本部门有关记录的收集、贮存、保管等管理工作。
5.4程序
5.4.1COC体系记录
COC体系记录，应包括从原材料采购→接收→储存→加工→贴标以及审核机构为此而批准的文件和最后销售过程的所有记录，并采用专用表单，所有的COC记录保存期限不得低于五年。
5.4.1.1记录的媒介形式主要为表格形式，也可呈其它形式如：
样品、照片、音像制品、磁盘、光盘等形式。
所有FSC记录都要求是专用的，即表单上应标注“FSC专用”字样或直接加盖“FSC专用”的印章。
5.4.1.2COC体系运行中所有的记录应予以保留，其中记录上应包括其立方数（材积）和树种。
为保证记录具有唯一的标识，每一个记录均有唯一的名称，如有必要可对记录表单进行编号。
5.4.1.3公司应保留准确的COC体系运行中标记材料来源的材积和树种，以及用于加工的原料材积、树种和成品数量、成品材积、以及制造过程中的生产记录。
包括在生产过程中实际的材积转换率（实际利用率）。
5.4.1.4记录应真实、正确、清楚、完整（不得用铅笔记录），并有相关人
员签名和日期，以满足证实需要，具有可追溯性。
5.4.1.5记录不得随意涂改。
有必要删改的，由记录人签名。
5.4.1.6记录由专人负责，定期存档。
5.4.1.7行政管理部根据公司记录受控情况，编写“受控记录一览表”。
5.4.1.8记录应当包括：
a）采购合同
b）供应商发票
c）供应商运输文件
d）接收记录
e）生产记录
f）储存记录
g）接收到的合同/订单
h）运输记录
i）销售发票
j）月度统计
5.4.2记录的归档、保存与处理
5.4.2.1记录按规定时限整理，存档时由行政管理部办理存档手续。
5.4.2.2所有与COC体系相关的记录保存时间一律为5年
5.4.2.3记录存放地应提供适宜的储存条件，妥善保存。
5.4.3有关人员借阅记录，应办理借阅手续，严禁无关人员借阅。
5.4.4未经管理者代表或最高管理者批准，严禁对记录进行复印、扫描或带
出厂区。
5.4.5文管员每年年底检查一次，将逾期记录填写“记录销毁单”，报管理
者代表批准后统一销毁，或粉碎、或焚烧。
5.5相关记录
受控记录一览表
记录销毁单
第六章培训管理程序
6.1目的
通过培训工作的开展使员工了解COC管理体系并切实按其要求进行
作业。
6.2范围
COC体系涉及的人员，如采购、销售、运输、质检等（包括临时工）。
6.3职责
6.3.1行政管理部负责COC培训控制程序的建立和保持，负责组织公司员工及相关人员的COC标准和体系文件的培训、考核和管理。
6.3.2各部门对本部门人员的培训工作予以配合。
6.4程序
6.4.1培训计划
a）行政管理部根据公司的总体安排和各部门的培训需求制定“FSC年度培训计划”。
结合企业实际情况向总经理或管理者代表申报培训，经批准后实施培训，应对计划实施情况进行跟踪和检查。
b）针对每次培训应做好“培训记录”，参加人员应签到，由组织培训部门对培训效果进行评估，以不断改进培训工作，评价的有关情况反映在《培训记录》的《效果评估栏》内。
6.4.2新员工培训
a）行政管理部负责对新进员工进行COC管理体系职责和要求培训。
b）各部门负责对新员工就其作业指导书进行作业培训确保其充分理解及切实执行。
c）对从事进料检验及采购、销售管理的新进员工，必须由其主管就其实际操作进行培训合格后方可独立上岗操作。
6.4.3在职员工培训
a）行政管理部协助管理者代表对在职员工进行COC管理体系要求培训。
b）培训内容应覆盖与员工所在岗位相对应的管理手册、作业指导书及操作规范。
6.4.4培训方式和验证
a）行政管理部确定从事影响COC体系工作的各岗位人员所必需的能力要求。
b）当不能胜任本岗位工作时，提供培训或再培训，也可以采取其他措施以满足这些需求；培训部门实施培训，并负责组织考核，培训时间的确定应以不耽误生产为宜。
c）通过口头、书面和实际工作情况实施考核来评价和验证所提供培训或采取其他措施的有效性，当不能满足要求时按6.4.4b条实施。
6.5相关记录
年度培训计划
培训记录
第七章材料来源控制程序
7.1目的
材料的来源符合FSC标准的要求。
7.2范围
适用于公司FSC认证的材料资源。
7.3职责
7.3.1采购部负责本程序的建立、实施和保持。
7.3.2采购部负责FSC材料来源的控制。
7.3.3采购部负责FSC材料的验收。
7.3.4仓库负责FSC材料的接收、仓储、发运等的管理。
7.4程序
公司FSC的材料输入有三种：
FSCRecycled和FSCMixed&pure材料。
7.4.1FSC认证材料的来源控制
7.4.2.1供应商应持有FSC认可的认证机构颁发的有效的FSC产销监管链
证书或FM/COC联合证书；供应的材料应是供方FSC认证证书范围所覆盖。
7.4.2.2材料应被明确识别“FSC纯”材料（可在外包装、采购订单、发票、运输文件中说明）。
7.4.2.3FSC认证材料的运输文件和发票应提供供应商的FSC证书号。
7.4.3.1公司使用普通木材制造的非FSC产品，也应排除以下非FSC认证材料的类别：
a）违反贸易法和公民权利的地方砍伐的材料。
b）从有高保存价值但受到威胁非FSC认证的森林砍伐的材料。
c）从遗传改良的森林砍伐的材料。
d）非法砍伐的材料。
e）从自然森林变成需种植森林或非森林用途的区域砍伐的材料。
7.5相关文件
7.6相关记录
采购发票
运输文件和行政审批文件
第八章采购控制程序
8.1目的
对FSC材料的采购进行控制。
8.2范围
包括对FSC材料的供应商选择及采购过程。
8.3职责
8.3.1采购部负责本程序的建立、实施和保持。
8.3.2采购部负责FSC材料的采购和供方的评定工作。
8.3.3采购部负责采购FSC材料的验证。
8.4程序
8.4.1供应商的选择
8.4.1.1选择供应商必须以其能提供FSC认证材料为原则。
选择供应商可以通过以下五种方法；1、现有的合格供方，2、大型贸易商，3、国内已经通过认证的COC工厂，4、国外进口，5、FSC网站上查询。
8.4.1.2采购部负责搜集潜在供应商信息，填写《供应商评审资料表》。
8.4.1.3采购部要求潜在供应商提供其材料的FSC认证证书复印件或电子证书。
8.4.1.4收集完上述资料后，采购部应确认供应商提供的FSC证书是否有效，可以通过FSC网站和认证公司查询，得到确认后再填写供应商资料评审意见，对符合条件的供应商由总经理或管理者代表批准后列入《FSC合格供方名单》。
8.4.1.5合格供应商的有效证件复印件（如;FSC证书）及《供应商评审资料表》由采购部长期保存。
8.4.1.6采购部负责组织各相关部门每年对合格供应商进行一次年度评价考核，填写《（年度）供方业绩评定表》，对出现交货质量问题的供应商提出限期整改措施，到期后仍达不到要求的报请总经理批准取其消合格供应商资格。
8.4.2采购
8.4.2.1采购部根据用料计划，选用合格供应商名录中的供应商进行采购。
联系好供应商后，与其签定采购合同即可进行采购。
8.4.2.2选定合格供货方后，采购前应再次通过对选定的供方情况进行核实，经核实无误后方可采购，打印并保存验证资料。
8.4.2.3应与供应商签订采购合同（采购单），采购合同中应写明材料名称、规格、树种、FSC类别（Recycled或Mixed）、数量、价值、到货期、等级要求、质量要求等采购条件内容。
8.4.2.4采购发票的验证；采购发票除验证8.4.2.3条款中内容以外，还要验证供应方的FSC证书号和双方单位名称、地址及联系方式。
8.4.2.5采购物资进厂后，采购部进行检验/验证，接收记录中应注明合同号。
验收分三个方面：
1、材料和标识的验收；除常规的来料验收项目以外，应检查FSC材料上是否有标识，检查FSC材料有无混淆的可能。
如发现材料已经被污染，应立即反馈到供应商。
2、文件和记录的验收；应验收送料单和码单上是否有相关FSC信息或发票信息，如有其他运输记录应一并记录下来。
检验合格后由仓库办理入库手续，不合格及时反馈到供应商。
3、如发现不能识别的材料，应将该材料单独堆放，并挂上标识牌，由采购部通知供方，直到供方能提供明确且有效证明，证明该材料是FSC材料才能入库，否则该材料将不能作为FSC原材料使用。
8.4.2.6采购部应将采购的FSC原材料数量登记入“FSC原材料采购数量月度统计表”，并对每一产品组采购统计做年度汇总，报表中的采购日期应记录供应商出票日期。
8.4.2.7采购部负责保存采购合同、发票（复印件）及运输文件等记录，保存期限至少为五年。
8.5相关记录
供应商资料表
（年度）供应商评价考核表
FSC合格供方名单
采购单/采购发票
FSC原材料采购数量月度统计表
第九章仓库控制程序
9.1目的
对FSC材料、FSC半成品和成品进行有效管理和使用。
9.2范围
控制包括所有仓库保存的FSC材料及以此材料生产的半成品、成品。
9.3职责
9.3.1生产部负责本程序的建立，仓库负责实施和保持。
9.3.2仓库负责FSC材料、成品的入库、储存、标识隔离和发货登账工作。
9.4程序
9.4.1FSC认证原材料收发。
9.4.1.1认证原材料经检验合格后，仓管应填写材料验收单，办理材料入库手续。
9.4.1.2仓管员应在FSC认证材料台帐上作记录，记录其入库日期、数量及验收单号或采购单号。
9.4.1.3FSC材料堆放区应进行醒目标识，树立标识牌，注明材料类别“FSC”纯、材料名称、材种内容，应与其他材料隔离或堆放于指定区域。
9.4.1.4原材料领用由仓管员依据领料单发货，领料单上应有订单编号和FSC标识。
仓管员检查上述单据填写内容是否完整，并按实发料，原材料进/出库记录应登录于仓库“FSC材料台帐”上。
9.4.2成品收发
9.4.2.1FSC成品入库时，仓库应依据要求对成品的标识进行检查，检查合格方可填写成品《入库单》，办理正式入库手续。
9.4.2.2仓管员应在“FSC成品台帐”上作好记录，记录其入库日期、数
量，树种、材积、FSC分类等信息。
9.4.2.3FSC材料生产的成品应存放在指定区域或对其堆放区用标识牌进
行标识，以区别于其它产品，避免混淆。
9.4.2.4成品仓库管理员根据生产部通知发货，产品上的标识应与订单上要求一致。
9.4.2.5成品收发应在仓库“FSC成品台帐”上记录。
9.4.2.6仓库人员应随时检查库存成品的标识以确保其完整性。
9.4.3仓库作为保管FSC材料的地方，应建立单独的FSC材料帐和成品账，对剩余的FSC材料应妥善保管并加以醒目标识。
9.4.4仓库人员应保存相关的仓储记录，保存期限为五年。
9.5相关文件
产品标识和可追溯性控制程序
9.6相关记录
材料验收单
出库单
领料单
送货单（成品）
FSC材料台帐
FSC成品台帐
第十章产品标识和可追溯性控制程序
10.1目的
确保对FSC认证材料在储存，加工及成品包装发运等过程进行有效管理，防止与其它材料及产品的混淆并能进行追溯。
10.2范围
包括从材料进厂到成品出货的全过程。
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