电子档案管理制度.docx

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电子档案管理制度

电子档案管理制度

一、总则

1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。

2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史电子文件记录。

3、各部门及各项目承办人员应保证项目及相关文件的系统完整（各种附件一律不准抽存），项目结案后及时归档。

4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、归档范围

1、公司资料：

规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料。

2、技术资料：

设计规范、产品施工图、项目资料。

3、模板资料：

文字类、图纸类及程序类资料。

4、学习资料：

读书、技能及拓展学习资料。

三、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责电子档案的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资料交管理负责人进行归档储存。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，会议文件由行政部收集。

四、归档要求

（一）文件的登记

1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录A表A.1）。

2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页（见附录B的表B.1），以各文件夹为单位填写续页（见附录B的表B.2）。

3、电子文件登记表为树式链接，在上级电子文件登记表中建立链接，通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。

4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。

（二）文件分类及编号方法

1、档案管理负责人按照“附录C”对文件进行分类。

2、电子文件稿本代码：

M（manuscript）—草稿性电子文件；U（unofficial）—非正式电子文件；F（formal）—正式电子文件。

3、电子文件类别代码：

T（text）—文本文件；I（image）—图像文件；C（chart）—图形文件；V（video）—影像文件；A（acoustical）—声音文件；H（hypermedia）—超媒体链结文件；P（program）—程序文件；D（data）—数据文件。

（三）文件格式规定

1、文字型电子文件以WORD、PDF、TXT为通用格式。

2、扫描型及图片型电子文件以JPEG、JPG为通用格式。

3、视频和多媒体电子文件以FLASH、AVI、WMV、ASF、MPEG、MOV、RM、RMVB、WAV、MIDI、WMA为通用格式。

4、音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

5、对于非以上通用格式的电子文件，如无法转换为通用格式且在存档电脑上无法打开，则必须在存档电脑上安装相关软件。

（四）注意事项

1、档案质量总的要求是：

遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料均应齐全完整。

3、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

五、档案管理人员职责

1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

六、档案的利用

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者需填写《归档电子文件借阅单》（见附录D的表D.1），报主管人员批准后，方可借阅。

未经批准，任何部门或人员不允许擅自复制电子文件。

2、借阅时，应由档案管理人员将资料拷贝件存放在共享文档各借阅人专用文件夹，借阅人应在当天将借阅档案剪切另存，以免增加共享文档的负担。

3、档案不准转借，必须专人专用。

七、档案的安全管理

1、档案管理人员应对储存电子档案的专用电脑设置用户名及密码，填写《档案电脑用户名及密码登记表》（见附录E的表E.1）,并提交总经理备案。

2、档案电脑密码应3个月更改一次。

3、档案管理人员应对涉及公司机密的文件夹进行加密，填写《加密文件登记表》（见附录E的表E.2）,并提交总经理备案。

附录A

表A.1归档电子文件移交、接收检验登记表

移交、接收检验日期

检验项目

检验结果

移交部门

接收部门

病毒检验

真实性检验

完整性检验

有效性检验

文件格式检验

需收集软件及说明检验

填表人（签名）

审核人（签名）

备注

附录B

表B.1归档电子文件登记表（首页）

文件夹名称

形成时间

是否加密

登记人员

链接

备注

附录B

表B.2归档电子文件登记表（续页）

文件编号

文件名称

形成时间

文件稿

本代码

文件类

别代码

是否加密

登记人员

链接

备注

附录C

归档计算机各盘分类

附录D

表D.1归档电子文件借阅单

借阅人

借阅时间

借阅用途

借阅文件编号

借阅文件名称

文件稿本代码

文件类别代码

借阅文件是否加密

主管人员意见

日期：

经办人（签字）

日期：

借阅人确认

日期：

备注

附录E

表E.1档案电脑用户名及密码登记表

序号

用户名

密码

设置时间

设置人员

总经理确认

备注

附录E

表E.2加密文件登记表

文件编号

文件名称

文件稿本代码

文件类别代码

密码

加密时间

设置人员

总经理确认

备注