南昌大学90周年校庆接待服务工作具体实施方案.docx

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南昌大学90周年校庆接待服务工作具体实施方案

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南昌大学90周年校庆接待服务工作

具体实施方案

校庆办接待组

为扎实做好90周年校庆接待服务工作，确保各项校庆活动有序开展，顺利进行，根据学校《关于成立南昌大学90周年校庆筹备工作领导小组的通知》（昌大校发［2010］36号）和《南昌大学90周年校庆筹备工作总体方案》（昌大校发[2010]54号）精神和要求，特制定本工作方案。

一、接待原则：

热情周到文明安全

二、接待口号：

最饱满的精神最周到的服务最热情的接待

三、接待规模：

1000-2000人

四、工作机构

组长：

方茁

副组长：

李鸣徐光兵滕勇前张华徐亮

刘敏刘四张　宁钟祥存甘永辉

蒋丽萍汤颖松夏志辉吴悦成郭华

姚小群胥懋云张宝星胡文立李文林

张志红饶勇孙　坚彭维霞周　婷

陈志强徐光华王芳叶林桢彭家璇

首红黄伟民邓海平杨晓斌俞席文

王晓辉喻忠曹磊生王文华熊华强

陈振明沈波涌祝学明

工作人员：

若干联络员及青年志愿者若干

接待组联络员：

叶林桢

李飞强

柯华红（3969966/）

陈华（3969034/）

五、工作职责

1、负责制定校庆接待服务具体实施工作方案和《接待服务指南》；

2、负责学生志愿者的选拔、培训、管理工作；

3、负责来宾登记系统维护与管理；

4、负责后勤车辆调度与保障；

5、负责一对一的引领式接待，全程服务来宾的联络、报到、住宿、餐饮、领取礼品、认捐工作、参观校园和校史展、参加庆典大会、庆典酒会、校庆晚会、安排返程订票、退房、送客以及相关活动等；

6、负责为重要来宾、校友拜访亲朋及联系老同学，提供其所需的其他帮助等；

7、在指定地点设立咨询服务点，负责提供相关服务信息，提供来宾所需的帮助；

8、统筹指导各学院校友接待服务工作；

9、完成校庆办交办的其它工作。

七、主要任务

根据接待组工作职责，认真研究所涉及的各项工作任务，明确分工，责任到人，限定时间。

注重沟通协调、分工合作，确保校庆接待有序开展。

（一）来宾登记系统维护与管理

1、邀请函的寄发

2、邀请函回执的统计与信息数据更新、统计及分类整理

3、制定来宾接待工作对应安排表

4、制定工作人员通讯录

（二）后勤运输车辆调度

1、接待运输车辆的租借、编队、车容车饰、司机培训等

2、细化《校庆期间运输交通细则》，做好2000名来宾接送预案

3、落实外租外借多种车辆

4、制定校级运输车辆运行图

5、建立健全交通保障信息交换协调指挥系统

（三）安排餐饮、住宿、会议报到及来宾服务

1、完成青年志愿者的选拔、培训、管理工作；

2、完善接待报到点的环境布置。

3、做好标识，分类分组接待；

4、协调校领导迎接、会见、宴请嘉宾、校友工作；

5、遴选校庆工作联络员，进行培训管理

6、负责一对一的引领式接待；

7、做好来宾的接送站；

8、做好来宾的报到工作，住宿安排；

9、做好来宾的纪念品回赠工作；

10、做好来宾参加庆典大会、庆典酒会、庆典晚会、中外校长论坛等活动的安排；

11、负责重要来宾、校友访亲探友的服务工作等；

12、负责来宾的返程票务预订；

13、设立医疗咨询点；

14、设立行李帮运服务点

15、在指定地点设立咨询服务点，负责提供相关服务信息，提供来宾所需的帮助.

（四）文字材料工作

1、制定校庆接待服务工作具体实施方案；

2、制定《校庆接待服务指南》；

《校庆活动指南》至少包含内容：

1）来宾须知

2）校庆主要庆祝活动日程安排

3）校庆庆典大会议程

4）校庆庆典大会来宾名单

5）中外大学校长论坛来宾名单

6）来宾接待人员对应安排表

7）校庆工作人员通讯录

8）南昌大学概况

9）校庆筹备工作机构人员名单

10）各学院（系）校庆筹备工作人员及联络方式

11）温馨提示

3、拟定校庆青年志愿者誓师大会发言稿、主持词等；

六、工作进度及责任人

为确保接待工作进展顺利，让来宾及校友们能高兴而来，满意而归。

接待组要在组长和副组长的领导下，按照工作进度做好人员安排，完成工作任务。

分为来宾报到前和来宾报到后两个时间段。

1、来宾报到前

日期

类别

工作内容

工作人员

责任人

4月4日至10日

信息系统

来宾登记系统试运行，信息数据更新、接收贺信与回执并做好统计和分类整理

王芳、危建国、

边媛、彭姝悦

饶勇

王芳

协助联络组拟写学校邀请校友及嘉宾名单，提请学校审批

李友林、李海峰

协助秘书组寄发邀请函

叶林桢、柯华红

运输保障

细化《校庆期间运输交通细则》，做好2000名来宾接送预案

甘永辉、徐光华

余克弟、黄俊

钟祥存

甘永辉

姚小群

运输保障信息收集、整理、发布

甘永辉、余克弟

运输工作人员的培训与管理

姚小群、黄俊、刘晓晖

接待运输车辆的租借、编队、车容车饰等

甘永辉、徐光华、黄俊、刘晓辉

志愿服务

拟写志愿者誓师大会会议材料、领导讲话稿

何仁飞、刘毅

周婷

志愿者的培训管理工作

何仁飞、刘毅

礼仪同学的培训管理

欧阳红、朱仁平

徐光兵

会务保障

协调校院两级校友邀请与接待及各学院接待酒店的安排

李爱民、陈华

方茁

与校庆接待酒店保持联络

李爱民、陈华

统计各学院校庆重要活动，编写《校庆活动指南》

王芳、唐勤

负责拟写、审校《校庆活动指南》固定部分

王芳、唐勤

遴选60名教工校庆接待工作人员

饶勇、刘建光

拟写详细接待方案

叶林桢、余克弟、李飞强、刘建光、柯华红

编制并印刷校庆工作校内人员使用工作手册

叶林桢、刘建光

4月11日至17日

信息系统

来宾登记系统运行，信息数据更新、接收贺信与回执并做好统计和分类整理

王芳、危建国、

边媛、彭姝悦

饶勇

王芳

信息数据导入、联络员、青年志愿者信息导入

王芳、危建国、边缘、彭姝悦

运输保障

进一步细化《校庆期间运输交通细则》，做好2000名来宾接送预案

甘永辉、徐光华、余克弟

钟祥存

甘永辉

姚小群

运输保障信息收集、整理、发布

甘永辉、余克弟、黄俊

接待运输车辆的租借、编队、车容车饰、司机培训等

姚小群、徐光华、黄俊刘晓辉

志愿服务

召开校庆志愿者誓师大会

何仁飞、刘毅

周婷

拟写青年志愿者和来宾对应联系接待安排表

何仁飞、刘毅

青年志愿者彩排

何仁飞、刘毅

学生礼仪队彩排

欧阳红、朱仁平

徐光兵

会务保障

制作校庆学生食堂用餐券、宾馆自助餐券、志愿者用餐券

李爱民、陈华

胡文立

落实宾馆的接待与各类人员用餐标准（学生、300名退休老干部、庆典酒会、宴请、学院招待及其它用餐）

李爱民、陈华

召开60名教工校庆接待工作人员大会

饶勇、刘建光

方茁

制作校庆庆典入场券、接待服务留言簿、嘉宾、工作人员胸牌、统一着装及标识

李爱民、陈华

拟写校庆接待工作人员与来宾对应接待安排表

叶林桢、刘建光

制作参加校庆庆典大会的各高校校徽吊旗

李爱民、陈华

制作校庆庆典大会嘉宾签名墙

李爱民、陈华

负责《校庆活动指南》固定部分定稿

王芳、唐勤

4月18日至20日

信息系统

来宾登记系统运行，信息数据更新、接收贺信与回执并做好统计和分类整理

王芳、危建国、

边媛、彭姝悦

饶勇

王芳

信息数据更新、联络员、青年志愿者信息更新

王芳、危建国、

边媛、彭姝悦

运输保障

更新细化运输保障方案

甘永辉、徐光华、余克弟

钟祥存

甘永辉

姚小群

接待运输车辆的租借、编队、车容车饰、司机培训等

甘永辉、徐光华、黄俊刘晓辉

志愿服务

负责青年志愿者和来宾对应联系接待安排表定稿

何仁飞、刘毅

周婷

青年志愿者彩排

何仁飞、刘毅

学生礼仪队彩排

欧阳红、朱仁平

徐光兵

餐饮服务

拟写不同规模接待人数的预案、校庆来宾庆典酒会及宴请席位安排工作细则

李爱民、陈华

胡文立

与后勤沟通并制定食堂供餐及卫生工作细则

邓海平、欧阳褔亮

负责确定正式宴请菜单、酒水、饮品、水果

　李爱民、陈华

负责制作宴请人员桌牌、座位牌、告知联络员

　李爱民、陈华

确定宴请时校方陪同人员

　李鸣、方茁

宴请现场氛围营造（音响、音乐、话筒、多媒体及其它服务）

　舒明、刘建光

与重大活动组协调庆典酒会的坐席、用餐安排及酒会现场安排

　饶勇、涂冰

制定300名离退休老干部食堂用餐细则，确定300人食堂用餐的场地布置、标准、菜单、酒水、饮品、水果、桌牌、座位牌、校陪同人员及主持讲话、现场医疗保健

　刘敏、邓海平

报到住宿

做好领导会见、看望嘉宾及校友安排

　叶林桢、李海峰

李鸣、方茁、徐亮

做好报到住宿服务细则

李飞强、周新

陈志强

确定来宾分组，设置8个报到小组。

报到工作包括安排住宿（发房卡）、发放材料、信息核对、临时捐赠登记、回赠纪念品、返程票预订登记、返程送站需求登记、重要嘉宾走访等

陈志强、李飞强

周新、王珊

张华

提前确立宾馆保健医生值班房间并编入《校庆活动指南》、设立医疗点

蔡荣、杨伟平、谢冬辉

孙坚

彭维霞

据信息系统已有信息预安排来宾房间，掌握来宾抵达信息

李飞强柯华红

陈志强

联系确定购买校庆来宾房间水果品种

万丽丽梁新明

彭家璇

联系并确认报到处礼仪学生，志愿者人数，并作工作分工

欧阳红何仁飞刘毅

陈志强

收集来宾火车、飞机到站及自带车信息

李海峰、涂翔

汇总各组来宾返程票预订信息，对接做好返程票购买

涂翔、郏慧

收集重要嘉宾走访或旅游信息登记，与访亲探友服务组对接

王静、谢凡

4月20日至5月1日

信息系统

检查落实来宾登记系统运行，信息数据更新、接收贺信与回执并做好统计和分类整理

王芳、危建国、

边媛、彭姝悦

饶勇

王芳

信息数据更新、联络员、青年志愿者信息更新

王芳、危建国、

边媛、彭姝悦

运输保障

检查落实完善运输保障工作

甘永辉、徐光华、余克弟

钟祥存

甘永辉

姚小群

检查接待运输车辆的租借、编队、车容车饰、司机培训等工作到位情况

甘永辉、徐光华、黄俊、刘晓辉

志愿服务

负责安排青年志愿者到岗

何仁飞、刘毅

周婷

青年志愿者到岗彩排

何仁飞、刘毅

检查落实学生礼仪队彩排到位情况

欧阳红、朱仁平

徐光兵

餐饮服务

跟踪确保接待预案、庆典酒会及宴请席位安排工作到位

李爱民、陈华

胡文立

跟踪确保食堂供餐及卫生工作到位

邓海平、欧阳褔亮

跟踪确保正式宴请菜单、酒水、饮品、水果工作到位

　李爱民、陈华

检查宴请人员桌牌、座位牌、告知联络员等工作到位情况

　李爱民、陈华

落实宴请时校方陪同人员名单，并一一通知到位

　李鸣、方茁

检查落实宴请现场氛围营造工作（音响、音乐、话筒、多媒体及其它服务）

　舒明、刘建光

检查落实庆典酒会的坐席、用餐安排及酒会现场安排工作到位情况

　饶勇、涂冰

跟踪确保300名离退休老干部食堂用餐、场地布置、校陪同人员及主持讲话、现场医疗保健等工作到位

　刘敏、邓海平

报到住宿

做好领导会见、看望嘉宾及校友细致安排，并逐一与领导沟通

　叶林桢、李海峰

李鸣、方茁、徐亮

送领导审定报到住宿工作细则，并落实

李飞强、周新

陈志强

设置8个报到小组，并与各组负责人对接

陈志强、李飞强

周新、王珊

张华

检查落实医疗点设置情况，

蔡荣、杨伟平、谢冬辉

孙坚

彭维霞

及时掌握信息系统信息，预安排来宾房间