档案制度荔湾区档案局文书档案归档办法WORD9页.docx

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档案制度荔湾区档案局文书档案归档办法WORD9页

文书档案

一、文书档案改革：

根据中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》的要求，我区从2000年开始全面实行文件材料归档改革。

二、改革的主要内容：

1、取消案卷，没有卷的概念，以“件”为单位归档。

2、每份归档文件首页的上方加盖归档章。

3、改革档案结构，取消了“目录号”，只需编“件”号。

4、要编制以“件”为单位的归档文件目录。

5、简化整理，尽量保持文件的原貌。

6、突破一年一次归档的模式，平时可随时进行归档。

三、适用范围及条件：

适用范围：

适用于文书档案。

前提条件：

要应用计算机和优秀档案管理软件。

我区要求统一使用森蓝文档管理软件进行档案著录、管理。

四、归档文件概念：

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕，具有保　存价值，应作为文书档案保存的各种纸质文件。

五、文件归档与不归档范围：

文件归档范围：

△本级的：

1、以本单位名义发出的各种文件；

2、以本单位党委（包括组织、宣传、纪检等部门）名义发出的各种文件；

3、本单位召开的各种会议文件材料；

4、本单位领导在上级、下级召开会议上的讲话；

5、本单位对下级的检查、调查材料；

6、本单位对内、外签订的合同；

7、本单位工会、群团组织形成的文件材；

8、本单位各部门在业务工作活动中形成的专业文件材料；

9、本单位的出版物及其定稿；

10、反映本单位活动的剪报材料；

11、本单位党委、行政办公会议记录。

△上级的

上级机关对本单位批复性的文件。

△下级的

1、重要的专题报告；

2、重大的案件、事故的调查；

3、年度的、综合性的统计报表。

△同级和非隶属关系的

与本单位往来的有保存价值文件材料。

不归档的范围：

1、重份文件；

2、无查考利用价值：

如召开一般会议的会议通知、要求上报材料的函、洽谈工作的介绍信、一般临时工作的通知（如搞卫生、放假的通知）；

3、上级、同级机关发来的普法性、供参考不办的文件材料。

六、文件归档应注意问题

1、严格文件的登记制度，收进、发出、借出都要登记；

2、办理完毕的文件要及时检查是否完整归档；

3、注意“帐外”文件的收集

⑴领导和有关人员外出开会的会议文件和参加公务活动形成的与本单位有关的文件；

⑵干部调动的行政介绍信及党员关系介绍信存根、入党通知；

⑶本单位形成的党组、行政、业务会议记录；

⑷本单位形成的各种规章制度；

⑸本单位各种统计表；

⑹本单位职能部门在业务工作中形成的专业文件。

七、划分不同的保管期限：

1、永久保管的文件：

⑴上级党政机关和业务主管单位直接针对本单位的重要批复；

　　⑵本单位制定的法规、政策性文件；

⑶本单位召开的党务会议、办公会议的会议记录、纪要；

⑷本单位有关组织机构成立、演变的文件（包括组织沿革、大事记）、领导人、干部任免的文件；

⑸本单位党员、干部、职工花名册；

⑹本单位综合性总结、计划、统计报表（年度的）。

2、长期保管的文件：

⑴本单位关于职能工作问题、业务会议的主要文件；

⑵本单位人事管理工作形成的文件（职称评定、调资、福利、奖惩等材料）；

⑶属于本单位主要职能、业务并要贯彻执行的文件；

⑷本单位编制的工作简报、剪报等；

3、短期保管的文件：

⑴本单位形成的一般事务性文件；

⑵本单位半年的、季度的工作计划、总结、统计报表；

⑶下级单位报送的专项报告、统计等。

八、归档文件整理：

将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

（一）“件”的概念：

归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。

1、文件正本与定稿为一件；

2、正文与附件为一件；

3、正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、行

文呈批表、签批条等）作为一件；

　　△注意：

各单位必须使用区档案局统一印制的行文呈批表，并填好全宗号、类别号、期限、年度、机构、件号六个标识，实时归档。

4、原件与复制件作为一件（指原件不清）；

5、转发文与被转发文作为一件；

6、报表、名册、图册等应按照其本来的装订方法，一册（本）作为一件；

7、来文与复文（请示与批复、函与复函）作为两件分别编号，如果当年没有批复的，要在请示目录备注栏中注明情况；

8、记录按一次会议为一件，并要求在著录过程中，注明会议主要内容；

9、大事记以年度为单位作为一件；

10、行政介绍信可以几张（不超20张）粘帖成一件。

（二）归档文件的技术与处理：

1、拆钉

　　永久、长期保存文件的金属钉要拆下，短期可不拆。

2、文件的修整

第一，修裱破损文件；

第二，复制字迹模糊或易褪变的文件，如复写纸、圆珠笔、铅笔、传真件；

第三，超大纸张要折叠，少于B5的纸要托裱。

3、装订

薄的文件用不锈钢钉，但要注意不能使用微波消毒设备消毒；厚的文件用棉线三孔一线，采用左侧装订，左、下侧对齐。

4、分类

第一种方法：

年度—机构（问题）—保管期限分类法

适用于机构规模比较大，内设机构相对稳定且分工明确，归档文件数量较多的单位。

　　第二种方法：

年度—保管期限分类法

适用于内部机构设置简单，规划较小，归档文件数量不多的单位。

△注意：

⑴要保持分类方法的一致和稳定。

⑵计划、总结、统计报表按形成的年度归档。

⑶跨年度形成的文件，统一归在办结年度。

5、排列

⑴同一保管期限内的文件最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序排列。

⑵成套性文件相对集中排列。

如同一次活动、同一项工作、同一个会议、同一刊物、会议记录、大事记等。

⑶对未及时归档文件，排在相应类别的最后。

6、编号

第一种方法

广州市XXX文件档案

2002年

办公室（党委）业务处（行政）

永长短　永长短

1.2….1.2…1.2.…　1.2….1.2…1.2…

第二种方法

广州市XXX文件档案

2002年

永　　　　　　　长　　　　　　短

1.2.3…1.2.3.4.…1.2.3…

编号以归档章的形式在归档文件上注明，归档章一般加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。

归档章模式：

全宗号

类别号

期　限

年　度　

机　构

件　号

1、全宗号：

区档案馆对其接收范围内各立档单位编制的代号

2、年度：

指归档文件的形成年度，用4位阿位伯数字表示。

例：

2002

3、类别号：

文书档案的代号。

机关、联社、医院用“A”，企业用“4”表示。

4、机构：

使用机构内部规范简称，而且要在立卷说明里对照说明

5、期限：

档案保管期限，采用全称或简称。

如“永久”

“永”

6、件号：

文件排列的顺序号

（三）编目

编制归档文件目录。

年度

期限

机构

2006

长期

归档文件目录　　　　　　　　

件号

责任者

文号

题　　　　名

日期

页数

备注

001

荔湾区档案局

荔档[2006]

02号

广州市档案学会理事会成员名单

2006

03.01

4

002

荔湾区档案局

荔档[2006]

04号

关于统一档案若干业务口径的意见

2006

04.04

3

1、年度号：

归档文件所属年度

2、保管期限：

永久、长期、短期

3、件号：

文件的排列先后顺序的序号，用3位数字标注。

如：

001

4、责任者：

制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

使用全称或通用简称，不能用本局或区档案等含义不明的简称。

5、文号：

文件的发文字号，如：

穗芳档[2002]8号，要照实抄录，不能省略，不能填写“情况反映”等刊物名称。

6、题名：

即是文件标题。

没有标题或标题不规划的，不能揭示文件内容的，要自拟标题，外加“[]”。

例1：

关于转发[1999]180号文件的通知

重拟题名为：

关于转发[xx省档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见]的通知

例2：

汇报

重拟题名为：

[关于档案管理情况]汇报

例3：

关于张三等同志职务任免的通知（李四）

7、日期：

文件形成的时间，如：

2002

01.17

8、页数：

每一件归档文件的总页数。

文件中有书写的页面为一页。

9、备注：

用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、移交、销毁等。

内容较多、难以填写时，可在备注栏中加注“※”号，将具体内容填入备考表中。

（四）归档文件目录构成与装订

1、构成：

由封皮、归档文件整理说明，归档文件目录组成。

2、拟写归档文件整理说明

内容包括：

全宗名称、机构设置及领导任免情况、本年度工作概况、本年度文书归档情况（包含归档文件分类方法、文件材料完整与否、档案数量及需要说明的问题等）。

3、装订：

可以永久、长期、短期若干年合订一本目录，用口取纸区别不同的年度；也可以分三个保管期限装订，这便于以后移交档案时不用拆订。

归档文件目录不需要放入盒内，一式三份，必须用电脑打印。

全宗号

55

年　度

2004~

机构

保管期限

永长短

归档文件目录封面标签：

脊背标签：

全宗名称

荔湾区档案局

全宗号

55

年度

2004~

机构

保管期限

永、长、短

（五）装盒

装盒的具体要求：

⑴不同形成年度的归档文件不应放在同一档案盒。

⑵不同保管期限的归档文件不应放在同一档案盒。

⑶分机构的情况下，不同机构的归档文件不应放在同一档案盒。

装盒时注意问题：

不要求同一事由的归档文件必须在同一档案盒内，只须按照排列的先后顺序依次装盒；盒装满后，顺次装入下一盒即可。

九、归档文件整理流程：

1、做好文件材料的鉴定，确定归档与不归　　　　　　　档的文件；

2、区分文件保管期限；

3、一般以每份文件作为一件进行归档；

4、对归档文件进行拆钉、修整、装钉处理；

5、一般按文件形成时间排列编件号；

6、盖归档章；

7、用档案管理软件著录、编制归档文件目录；

8、按不同年度、不同期限、不同机构装盒；

9、上架。

十、考核整理质量的标准：

1、归档是否齐全，保管期限划分是否准确；

2、装订方式及材料是否符合档案保护要求；

3、分类是否科学合理；

4、编号时有无重号、断号现象；

5、著录是否规范、准确；

6、归档文件整理说明的撰写是否规范；

7、装盒是否符合要求；

8、备考表是否已填写。