职业健康安全管理体系内部审核的准备.docx
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职业健康安全管理体系内部审核的准备
编号：
SM-ZD-65206
职业健康安全管理体系内部审核的准备
Organizeenterprisesafetymanagementplanning,guidance,inspectionanddecision-making,ensurethesafetystatus,andunifytheoverallplanobjectives
编制：
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审核：
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时间：
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职业健康安全管理体系内部审核的准备
简介：
该安全管理资料适用于安全管理工作中组织实施企业安全管理规划、指导、检查和决策等事项，保证生产中的人、物、环境因素处于最佳安全状态，从而使整体计划目标统一，行动协调，过程有条不紊。
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1．界定内部审核的审核范围
实施审核必须首先界定其审核的范围。
所谓审核的范围是指在规定的时间内，对哪些职业健康安全管理体系的管理要素、产品、活动和场所进行审核。
审核范围的确定也是用人单位申请第三方审核，签订审核合同的依据。
（1）管理要素的审核用人单位是依据职业健康安全管理体系标准中的管理要素的要求，结合用人单位活动、产品或服务的特点，建立职业健康安全管理体系，并编制职业健康安全管理体系文件。
这套文件对用人单位来说就是实施职业健康安全管理工作的法规性文件，也是实施审核的依据。
无论是第一方审核还是第三方审核，标准中所规定的管理要素都要进行审核，一个也不能少。
但是针对第二方合同审核作准备而实施的内部审核，则应针对合同条款对管理要素的要求实施审核。
目前用人单位实施的内部审核基本上都是为实施第三方审核作准备，为改进用人单位的职业健康安全管理体系而实施的内部审核。
因此，内部审核中应覆盖职业健康安全管理体系标准中全部管理要素，但用人单位有时为加强职业健康安全管理，采用严于标准条款的要求，即在职业健康安全管理体系标准的基础上，又增加了若干相关的管理要素，并准备进行第三方审核认证，则在内部审核中也应包括这些新增加的管理要素。
除非在第三方审核时不包括这些新增加的管理要素，这时内部审核范围是否增加这些管理要素，由用人单位内部自定。
（2）产品的范围 审核产品的范围可以是变化的。
一个以产品生产为主的用人单位，其产品的类型及所涉及的生产工艺流程差别很大，生产现场也可能分散在不同的场所。
因此，只要产品生产的场所能界定，危险源所造成的风险能界定，审核范围可以依据产品来确定。
目前用人单位实施的内部审核，较多的是为第三方审核认证作准备。
因此，内部审核是依据用人单位与审核方商定的产品范围来确定用人单位的内部审核范围，一般情况下可以比第三方审核的审核范围大，但不宜于比第三方审核所确定的产品范围小。
（3）场所的范围 一般涉及到两个概念，一个是部门，一个是地区。
凡是与审核的职业健康安全管理体系所覆盖的产品和管理要素中的活动所涉及到的部门和地区均应列在审核范围之内。
任何一个产品的生产，依据其生产工艺流程的特点有可能分散在不同的生产场地，即不同的场所。
切忌为了有利于获取第三方审核认证把生产工艺流程中具有危险源的生产过程排除在外，这是不允许的，这没体现全过程控制。
另外场所的范围还包含有这样几种情况：
如一个用人单位可能在不同的场所，使用不同或相似的生产工艺流程生产同一类型的产品，或某一用人单位包含有多个生产现场，分别生产相同或不同的产品，这种情况是属于多现场。
如何界定其场所的范围同样是依据第三方审核认证时所界定的审核范围而定。
但用人单位可以依据其活动、产品或服务的特点采取分批实施第三方审核认证时，除对准备实施第三方审核认证的场地实施内部审核，对其他多个场所是否界定为内部审核范围，则依据用人单位自身的职业健康安全管理需求而定。
可以实施内部审核，也可以不实施内部审核，但为了改善用人单位的职业健康安全管理，有条件时可以纳入到内部审核范围内，创造条件，为扩大用人单位第三方审核范围作准备。
（4）活动的范围 是指凡是与安全生产有关，易产生安全事故及职业伤害的活动都应当界定在审核范围之内。
2．组成审核组
组成审核组的关键是确定审核组长、内部审核组组成一般可由以下几种情况来组成。
①由用人单位内部聘用经过专门培训，并符合审核员资格要求的员工作为内部审核员。
②由咨询机构聘请熟悉职业健康安全管理体系标准要求，并具有审核实际经验的人员（最好是国家注册审核员）作为内部审核员。
③聘请与用人单位活动、产品或服务特点相关的，并已经实施了职业健康安全管理体系的用人单位中的内部审核员作为用人单位的内部审核员，协助实施内部审核。
对审核组及审核组各类人员的要求如下。
（1）对审核组的要求 审核组通常由审核组长及审核员组成，审核组的组建应保证其具备实施审核的全面经验与技术，组建审核组应考虑以下几点要求。
①对审核组成员应有一定的资格要求，应满足所规定的教育与工作经历、个人素质与能力、职业戒律等要求，并经过正规培训和在岗培训。
②审核组成员应具备有熟悉受审核方产品、活动与服务类型的职能。
③审核组成员与受审核方不存在利害关系。
④审核组成员应经委托方或受审核方认可，有矛盾时，双方可协商解决。
（2）审核组长 审核组长的职责是确保审核能根据已确定的审核范围和计划有效地实施与完成。
审核组长的职责与活动应包括：
①与职业健康安全管理者代表及内审主管部门共同商定审核准则和范围；
②获取实现审核目的所需的背景材料，如受审核方的活动、产品、服务、工作现场及周围环境的具体情况，以前审核的详情等；
③组建审核组，在人员的选用上，应对可能存在的利害关系予以考虑，其最后组成应经职业健康安全管理者代表批准；
④根据职业健康安全生产管理体系的要求来指导审核组的活动；
⑤制定审核计划，必要时应与职业健康安全管理者代表及内审主管部门、受审核方和审核组成员进行磋商；
⑥将最终审核计划传达到审核组、职业健康安全管理者代表、内审主管部门和受审核方；
⑦协调工作文件和实施程序的准备，并下达给审核组成员；
⑧设法解决审核中出现的问题；
⑨当审核目的无法实现时予以确认，并向职业健康安全管理者代表及内审主管部门和受审方通报原因；
⑩在审核期间及其前后代表审核组与受审核方进行商谈；
⑾及时向受审核方通知有关严重不符合的审核发现；
⑿在审核计划规定的时间内向职业健康安全管理者代表及内审主管部门清晰明确地通报审核情况； ⒀在审核范围内，依据情况可对受审核方的职业健康安全管理体系的改进提出建议。
（3）审核员 审核员的职责和活动应包括：
①根据审核组长的指导，支持审核组长开展工作；
②在审核范围内客观地、高效地、富于成果地计划与开展指定的工作；
③充分收集与分析有关的审核证据以确定审核发现，并进而作出关于职业健康安全管理体系的审核结论；
④在审核组长的指导下准备工作文件；
⑤将个人审核发现形成文件；
⑥保管好与审核有关的文件，如有要求应予归还；
⑦协助审核组长编写审核报告。
对于实施第三方审核认证时，依据情况可酌情聘请与受审核方活动、产品或服务特点相关专业的技术专家，或受审核方组织所在地的安全生产部门人员以观察员身分参加审核活动。
3·编制审核计划
审核计划是指现场审核人员的时间安排和审核路线的确定，审核计划，对第三方审核（外部审核）一般应至少提前10日给受审核方，而对于第一方审核（内部审核）也不应少于5日前交给审核部门。
如受审方有异议，可以通过双方协商调整。
（1）审核计划的内容一个完整的审核计划应包括下述内容。
①审核目的。
对第三方审核来说其审核目的是验证职业健康安全管理体系的实施能否通过管理体系的认证，获准注册。
对第二方审核来说其审核目的是评价用人单位的职业健康安全管理体系是否符合合同条款的要求。
对第一方审核（内部审核）来说其审核目的主要是检验用人单位职业健康安全管理体系实施中不符合标准要求的事实，进行纠正，改进管理，为用人单位进行第三方审核认证作准备。
②审核范围。
即界定职业健康安全管理体系所覆盖的活动、产品、部门及场所的范围。
③审核依据。
主要是选定职业健康安全管理体系标准及受审核方的职业健康安全管理体系文件。
④审核组成员。
其中包括审核组长和组员名单及分工，需要时尚需列出观察员的名单。
⑤审核日期。
即现场审核的起止日期。
⑥审核日程。
即审核时间安排，一般以小时或上下午为单位安排审核日程。
⑦保密承诺。
审核组所有成员应表明保密承诺，包括用人单位的产品、技术、管理及审核信息，在没有征得受审核方同意的情况下不得透露给第三方。
⑧其他有关需要说明的问题。
（2）职业健康安全管理体系内部审核计划 职业健康安全管理体系的内部审核（第一方审核）是用人单位职业健康安全管理体系的自查过程，制定审核计划时原则上也是依据上述内容编制审核计划，但由于审核组及受审核方均是用人单位内部人员，因此内部审核的审核计划可以适当简化。
职业健康安全管理体系内部审核一般已列在用人单位的年度工作计划中，规定了实施的时间和方法。
内部审核按职业健康安全管理体系标准条款的要求每年定期的实施审核，或在某种特殊情况下，如第二方或第三方审核认证前实施审核，其审核频次依据用人单位安全管理的需求自定，但无论如何每年至少进行一次内部审核。
其审核方法有以下两种方法。
①滚动式审核。
即依据管理要素的要求及部门情况编制年度滚动式内部审核计划，即每个月对一个或几个部门、管理要素进行审核，逐月展开，一年内把所有部门、所有要素都覆盖至少一次，最好是覆盖两次。
对重点部门或重要要素的审核频次可适当增加。
这种年度滚动式审核计划可以跨年度连续的进行，这样可以体现出审核的连续性。
年初编制的这份年度滚动式内部审核计划应请用人单位的最高管理者批准实施，修改时要按一定的程序进行，修改后的计划仍需由用人单位最高管理者批准。
审核组成立后，即可以依据年度滚动式内部审核计划，逐月编制具体实施计划。
②集中式审核。
目前较多的用人单位均仿效第三方审核（即外部审核）的做法，采用一年1～2次集中式的内审方式，即每次集中几天对整个用人单位的全部管理要素和所有部门进行一次审核。
这种审核的审核效率比较高，而且对于审核中发现也便于集中整改。
无论是质量管理体系内部审核还是环境管理体系内部审核，较多的用人单位是采用这种集中式内部审核方式。
4．文件审查
文件审查开始实际上已进入到职业健康安全管理体系正式审核阶段，即依据职业健康安全管理体系标准的要求对受审核方的职业健康安全管理体系文件进行审查和评价。
（1）文件审查的目的 主要目的有两点。
①评价受审核方职业健康安全管理体系文件是否符合职业健康安全管理体系标准条款的要求，即“标准要求的，文件是否写到”。
如果不符合标准要求，审核方有权要求受审核方修改直至重新编写并试运行，有时因为文件严重的不符 合而中止审核。
②通过文件审查可以初步了解受审核方职业健康安全管理体系的管理特点和运行情况，为审核方编制审核计划和检查表有所借鉴，使审核检查表的编写可以有“计时性”。
（2）文件审查的要求 文件审查一般由审核组长负责或由审核组长指定专人阅读，按职业健康安全管理体系标准要素条款逐项审查并写出文件审查报告或文件审核检查表。
文件审查主要要求有以下几点。
①职业健康安全管理手册中管理要素的描述是否覆盖了职业健康安全管理体系标准的全部要素；职业健康安全管理体系文件内容是否符合职业健康安全管理体系标准的要求。
如果受审核方职业健康安全管理体系文件的规定超出了标准的要求，而又未指明该部分不作认证依据时，一旦审核组发现其职业健康安全管理体系运行中，该超出部分不符合职业健康安全管理体系文件的相应规定时，也会构成不符合。
②职业健康安全管理体系手册和程序文件分属两个不同层次的文件，职业健康安全管理手册是用人单位贯彻职业健康安全管理体系标准要求的概要描述，而程序文件是实施体系要求的管理制度。
文件审查时应注意两者的关联性和一致性，接口要明确，职责要清楚。
③用人单位的职业健康安全方针应由最高管理者批准，并发布实施。
职业健康安全方针是否反映了用人单位活动、产品或服务的特点，对遵守法律、法规及风险控制、持续改善是否作出承诺，制定的用人单位的职业健康安全目标应有针对性，指标应量化，职业健康安全管理方案具有可操作性。
④危险源辨识中发现的危险源，是否按其优先顺序采取了相应措施或制定了相应的程序文件实施控制。
⑤对受审核方的某些部门如监测和测量部门，引用的国家、地方及用人单位内部的相关标准对其有效性也要进行审查。
对职业健康安全管理体系其他文件（如作业指导书、操作规程、工艺卡或其他有关规程）一般是放在现场审核时审查，除非是特别重要的过程作业指导书，也可在审核准备阶段调阅，熟悉过程控制内容，以备现场审核时有所准备。
（3）文件审查报告或文件审查检查表 文件审查结果较多的是利用文件审查检查表的格式来表示。
文件审查最终应得出文件审查结论。
结论一般有三种情况即合格、合格但尚需进行修改及不合格。
目前在实施中较多的是第二种即合格但需进行修改，需修改职业健康安全管理手册及程序文件不足之处，通常要求受审核方在规定的期限内完成。
5．编制审核工作文件
审核工作文件一般包括如下几个。
（1）审核检查表
①检查表的作用。
审核检查表实际是审核员的工作文件、审核提纲或审核工作指导，其作用如下。
a·保持审核目标的清晰和明确。
审核员可以依据检查表的内容进行审核，使审核员不致于偏离目标和审核主题，检查表实际起到提示作用。
b·保持审核内容的周密和完整。
审核过程是为达到审核目的而事先经过周密设计的抽样过程，其中包括抽样方法及抽样数量的确定。
因此，检查表是审核 员的工作提纲，使审核内容周密和完整，不致于遗漏。
c·保持审核工作的节奏和连续性。
审核过程实际上是一次紧张而有节奏的活动，检查表中详细地写明了审核计划和审核程序，用以指导审核员有目的地、有针对性地实施审核，保持工作有节奏和连续性。
d．树立审核员的职业形象。
作为一个审核员，特别是一名新参加工作、年轻的审核员，审核工作中如有一份经过周密设计编制的检查表，有针对性的提出问题，抽样有代表性，严格按审核程序办事，会给受审核方树立一个熟练、经过专业训练的审核员的职业形象。
e·作为审核记录存档。
审核结束，检查表、审核计划与审核报告均作为审核记录存入档案备查。
审核机构也可以利用若干相关的检查表建立数据库，以备今后为同类型的审核编制检查表作参考。
②检查表的内容。
检查表的主要内容有两个方面。
a·查什么（100kat）。
列出审核项目的审核要点，确保审核覆盖面的完整性，不要遗漏。
b·怎么查（100kfor）。
确定该审核项目的审核步骤和方法，对该审核项目的抽样方法及抽样量进行设计。
③检查表设计中的几个问题
a·以职业健康安全管理体系标准及受审核方职业健康安全管理体系文件为依据。
b·审核项目可以以部门审核为主，以部门审核为主时应列出该部门所涉及到的主要要素（并非所有要素）的审核内容、步骤和方法。
也可以以要素为主进行审核，以要素为主审核时，应列出到哪些部门去查，如何查。
C．注意逻辑顺序，明确审核步骤。
d．抓住重点，抽样应有代表性。
在初次进行职业健康安全管理体系审核时，多采用以部门为主的方式编制审核检查表，其特点是工作量比较少，而且覆盖面比较宽。
④检查表使用中的问题。
检查表是审核员的工作文件，不能披露给受审核方，更不能事前通报给受审核方，以使其有针对性的做好准备。
a·检查表最好由审核员默记，并以巧妙的方式进行提问，检查表仅起备忘录的作用。
切忌在受审核方面前照本宣科、生硬提问，这样做的结果，容易使受审核方感到紧张，影响取证的效果。
b·检查表对审核员来说，仅起备忘录和提示的作用，使审核员在审核过程中不致于偏离目标和主题。
但在审核过程中可能会有新的情况和新的发现，这时审核员可以在不偏离审核目标和主题的前提下，对查什么和怎么查可以适时、巧妙的调整，不要过于拘泥，但也不能抛开检查表进行随机应变式的审核。
（2）不符合报告表 为了审核工作的方便，除编制检查表用以指导现场查证工作，使其按预先设定的审核目标，有序地实施查证工作。
当查证工作中发现体系实施不符合标准要求时，应填写不符合报告。
其中包括：
①不符合事实的描述；
②不符合职业健康安全管理体系标准某一条款要求；
③不符合性质。
检查表和不符合报告的格式没有统一的要求，各审核认证机构可以结合审核工作中的经验自行设计，其目的是引用这些工作文件能协助审核员有效地实施现场查证，检查表等工作文件仅是审核员的一个工具。
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