青年志愿者协会活动及经验汇总.docx
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青年志愿者协会活动及经验汇总
青年志愿者协会活动及经验汇总
校青协第十二届执委会
序言··············································4
第一章概说·····································
第一节青协框架··································5
第二节心态篇····································6
第三节技能篇··································
第四节分享一些观念······························
第五节纪律严明································
第六节话说“爱心”·······························
第二章人事篇·······························
第一节及时上报制度·······························
第二节会长的期待·······························
第三节副会长的职责·······························
第四节作为（副）部长的期待····················
第五节如何扮好干事角色····················
第六节如何与人沟通合作····················
第七节培训·······························
第三章活动篇························
第一节活动概说··························
第二节举办一个活动的流程························
第三节校青协第十二届概况··························
第四节打有准备的仗·····················
第五节迎新·····································2
第六节招新·····································3
第七节品牌活动·····························
第八节非常规性活动·····························
第九节立项·····································4
第一十节秩序维持·······················8
第一十一节活动宣传·····················
第一十二节笑谈“创新”··························
第四章组织建设
第一节部门合作·····················
第二节部门建设（以办公室为例）·····················
第三节谈谈“规范化管理”·····················
第四节规范性文件一览表·····················
结束语············································22
序言
三年志愿历程，一路走来，经历了风风雨雨。
大一，我在校青无忧无虑；大二，我迅速成长；大三，我收获了温馨的硕果。
即将卸任之际，一贯火热的心对青协抱着热切的期望。
毋庸置疑，创新是一个组织永葆活力的源泉，建立在对前人经验传承和发展的基础之上。
因此，经验传承对一个组织来说至关重要，也是组织文化不断沉淀的需要。
当前有关经验总结的文件多如牛毛，缺乏系统的整合。
这是创建本文档的逻辑起点。
希望通过对大量资料的整合，汇总成一份体系较为合理，内容较为完善，参考价值较高的文件。
每个人都有丰富的经验，不同的角度能展现多姿的风采。
单靠个人力量的经验汇总难免会显单薄。
基于此，本文档力求从多个角度汇总执委会成员的经验，并在这基础上进行整合，保证其参考价值。
本人希望能抛砖引玉，后来者不断完善，传承宝贵的经验；青协的志愿者朋友不断拓展思路，在活动过程中上新台阶。
希望新一代能迅速全方位感受青协文化，成为系统培训的素材。
最后，衷心感谢第十二届执委成员，大家的无私铸就了我们间亲密的友谊。
特别感谢王锦祥会长，在他带领下，校青协不断拓展，稳定地朝着规范化发展，并产生了具战略性的全局观念；感谢我的部长们，他们是可爱的一群。
编辑04法学汤国坚
2007-5-30
青协框架
心态篇
我们加入校青协很大程度因为其宗旨：
奉献、友爱、互助、进步。
自做出选择时起就有一颗志愿者的热忱的心，希望帮助人、奉献社会。
十一届会长刘家成师兄说过“我们不如校会制度严谨，不如社联活动丰富，但青协的交流是校会社联没法比的”。
因大家都是有共同志向走在一起，之间的距离很容易变成“O”。
加入组织，往往为了提升素质；大学生心态应该是比较纯洁的，要过得坦荡荡，没必要挖空心思去争一些实际没必要的东西。
学生的天职是学习，大学生也一样，学业不好往往会极大地影响你参加实践活动，自信心备受打击。
学业上面有信心，做起事来得心应手。
加入组织，理想地模型应该是：
志同道合的同学组成一个团队，相互合作，共同高效率地完成有意义的事情。
适当地参加组织活动不会浪费你的时间，相反收获会大于付出。
周总理是多个学生组织的领导人，组织卓有成效的工作，而每天还可以看书14小时，我们还抱怨我们时间不够？
因为时间是济出来的。
青协的组织氛围是很宽松的，大家都可以是好朋友，敞开心扉，我们跟校团委的指导老师BF同志能够成为很好的朋友关系，因为我们志愿者有一颗互助友爱、包容理解的心。
技能篇
加入学生组织，是提高技能、提升个人素质的很好的平台，但需要一个条件：
你在这过程中用心去学习。
运筹帷幄，总揽全局的领导能力可以在学生组织中迅速培养，当了一段时间学生干部后在处理事情时的有条不紊是非常明显的。
因为培训或潜移默化或场合需要，礼仪也很有可能变得得体，口才会有明显提升，洞察力的敏感性会增强。
经历一些组织层面的事情，对平常身边的一些事理往往洞若观火，领悟处事的原则。
在一些细节上面可以观察出很多事情。
论及技能，分配时间的能力不得不提。
加入学生组织能很好地挑战你分配时间的能力，促使你形成时间规划，进而让你在这方面更得心应手。
或许因参加很多活动周末特别忙，在活动取舍与时间分配过程中，能力的提升是潜移默化的。
沟通能力越来越重要，组织活动能让你认识很多朋友，学会与人合作。
分享一些观念
●厉行节约
社会大环境都强调节约，校团委喻书记经常提到这一点。
校团委不支持派发传单，邀请函改用一张A4纸做，都体现此要求。
曾出现例会时提交一个活动就是8张纸的情况，也出现一张例会报表可以合成1张却分开2张的事情，本人都希望尽量避免。
我坚决认为，这不是吝啬，而是细节，“细节决定成败”
●细节决定成败
守时
坚持
耐心
。
。
。
。
。
。
。
。
●立即行动
为写计划书头痛？
立即行动！
根据模板，半小时就有个框架；想伸出援手？
立即行动！
即将收获欢悦；想结识朋友？
立即行动！
不要被其外表吓倒。
●做过大写的人
在青协不需过多掩饰，畅通地表达你真诚而纯洁的情感；微笑面对困难，坦诚迎接批评，真诚给人予帮助。
话说“爱心”
现在“爱心”一词大行其道，并开始步入贬值的时代。
“爱心”义卖、“爱心”行动、“爱心”营销，“爱”之层出不穷促使我们思考――特别是以“奉献爱心”为己任的志愿者朋友。
美国电视秀“飞黄腾达”有一个场景，竞争者打“献爱心”的旗帜推销，受到评判组“你为什么要利用人们的爱心”的质疑。
倡导“献爱心”非常好，特别是在越来越缺少信任的现代社会；但要注意技巧。
“爱心”二字之敏感，用不好会杀伤力会比较大。
当你听到“你那么有爱心，×××！
”“×××，献爱心”这样的话，会不会有点尴尬？
一来不×××，显得自己没爱心，×××之后，也不觉的真的奉献了什么爱心。
爱心被人利用之后，后果很严重。
有没有献爱心，当事人自己感觉得到；他们有判断能力，我们可以适当引导，但不需要挂在嘴里。
爱心是需要感受的；说得多了就没有了那种感觉。
笑谈“创新”
“要创新就好像我一直都在想着，什么时候咱们换届选举能够在荷花池进行，什么时候我们的面试能够在校道边上聊天那样子，什么时候我们的12·5能够延展到晚上，有乐队在一旁演奏助兴”―――顾问Charsman同志突然发话，如是说。
活动概说
“现在不缺乏活动，但缺乏高质量的活动”出席汕青全体大会时陈智武老师如是说。
说得太有道理了！
汕大组织林立，活动多如牛毛。
每周BBS都有炮轰式的宣传，但如果你细心观察，很多时候组织的活动都有很大改进的空间。
“不是不发，而是蓄势待发”任校会主席的同乡师兄说过。
很多时候搞活动都是小打小闹的，久而久之，就没什么意思。
“低调做人，高调做事”指导老师BF同志经常对我们说。
“成败在于细节”，真的很有道理。
06的答辩会之所以是值得称道的成功，很多都是细节，落实得好，给人印象深刻，回味无穷。
举办活动要明确目的和意义，要达到的效果。
计划可以随情况调整，但目的和意义基本是不变，要不断审视――不要为搞活动而搞活动。
计划要周详、严密，精确制导，一发命中。
规划突发情况，使其发生在事先预计的轨道。
真切期望活动负责人能够自豪地对自己说：
我是这个活动的设计师，我非常乐意推动如此有意义的事情。
开展一个活动的流程
你知道开展一个活动的程序是怎样的吗？
也许有一天你突然想到一个很好的活动方案。
你很想把这个活动搞起来。
可是你有没有想过你要从那里开始着手搞活动才会得到学校团委以及有关部门的支持吗？
要知道，如果他们不支持，即使这个活动你考虑得多么周到，最终都会招来很多不必要的麻烦。
以下就是我们作为一个校级组织如何搞一个活动的基本流程：
Ø拟定计划书
1）计划书要求严格按照制度规范写。
2）计划书后面附上详细的活动经费预算：
预算要求合理。
Ø计划书上交
计划书应该首先发给各个执委、部长。
各位部长、执委在收到计划书后给予答复。
在会议上或者主席团通过最终审议之后。
计划书提交团委审批。
团委审批内容包括活动意义、可行性、经费预算是否合理等等。
如果团委批准该活动。
接下来——
Ø做出活动的详细工作安排
要求把事情落实到每一个人。
注意：
工作中的重点包括活动宣传。
宣传方式力求多种样，宣传时间应该尽可能提前。
Ø在活动举行的前一天保证所有准备工作就绪
Ø活动结束后
1）两天之内上交活动总结（总结要求严格按照制度规范），同时附上经费结算和250字左右的简讯（若有照片要附上挑选出来的质量较好的）
2）计划书及结算经主席团最终审议通过上交团委，同时上交的包括简讯。
3）一个星期之内完成活动费用报销。
为保证各部门能顺利开展工作，计划书要进行具体明确的分工，同时要有强烈的时间观念；活动进程严格按照计划进行，特别是经费支出要严格遵照预算。
计划书的拟订要及时、周全，从时间安排、分工、到预算等都要合理并尽可能的完善；做好工作计划，包括全年的工作计划、每月工作计划报表等，对将要进行的活动有一个了解，从而争取时间做好准备工作，按照计划的步骤有条不紊地进行，既可以提高效率，又能避免急中生乱的情况。
校青协第十二届概况
第十二届校青协是非常重要的一年，机构改革基本完成，越来越规范化，各项工作都能力求上一个台阶，沉淀了很多值得借鉴的活动经验。
Ø9月7日迎新大型义卖、三下乡图片展
Ø9月7日通过义卖开始招新宣传
Ø9月11日晚完成招新
Ø9月16日在789楼顶举行第一次亲密接触，奠定工作基调
Ø全体大会召开
Ø培训工作开展
Ø失物管理中心、长期回收启动
Ø福利院长期探访
Ø“迎评创优我先行”系列活动
Ø“12.5国际志愿者日服务日”
Ø“情系藏区，雪中送炭”
Ø3.12植树节植树活动
Ø2007年全年素质拓展立项开展
Ø市区服务一条街
Ø青协一家亲
Ø汕头招商引资
Ø“萤火虫”成立
Ø明信片义卖
品牌活动
青协作为七大校级组织之一，有自己的品牌活动：
三下乡、曙光助学工程、服务一条街道、无偿献血、回收与义卖、植树节活动。
品牌活动有些一个就N年，年年如一次，没什么新意。
需要加入创新的元素
非常规性活动
校青协会有很多非常规性活动，可称为突发行动。
往往考验一个组织运筹帷幄的能力。
第十二届的招商引资活动、回乡招生宣传志愿者、多次秩序维持都是。
迎新
2006年青协的迎新工作非常繁重：
迎新志愿者的招募。
迎新衣服的设计、制订。
方案需要我们自己找人设计，要早与团委沟通，早确定方案，早联系生产厂家。
06年方案经多次修改我还比较满意，不过第一次去办这么不专业的事情，没什么经验，时间没把握好，联系生长商时已经很急，最终每件20元订了550套（时间允许，价格质量会有更多商量余地）
大礼堂新生注册安排。
这两年第一天早上都是人流高峰，因此特别需要足够人手；秩序维持的负责人应当能对突发事情表现足够冷静、坚定，勇于做决定（包括要不要订水、饭盒等），可以适当请示在场的学生处领导或电话联系指导老师。
召集志愿者会议。
招新
2006年校青协招新效率高，质量优，表现如下：
办公室各部与曙光统一步伐，联合招新。
形式新颖。
宣传到位，高质量完成。
新生入学有横幅、海报、义卖宣传，准备充足；9号面试，10号早上统计好，立即召开会议确定二轮人选，晚上各部分别二轮面试，当晚基本完成。
表现出来的高效率是其他各大组织望尘莫及的。
期待改进的地方：
1、节约为重。
校团委如今非常注重节约，不支持派发传单。
06年一份宣传单7页，实在是非常大的浪费！
而其他有些组织很能体现节约，将宣传单折成图形、分栏，既节约又美观，整个资料就两页（一页是报名表）。
建议：
能省就省；字体小点，用上背面。
立项
首先，要有这么一个观念：
学院青协等志愿者组织因为我们的努力取得很大的成果，校青协应该欣慰，也是我们的成果，因为青协一家亲，校青协就应该给学院青协做好铺垫，搭建唱戏平台。
立项主要目的还是创新，学院青协有项目，我们应该高兴，甚至要千方百计引导他们想出好的项目。
我们有项目可以通过申请经费，学院青协比较难，立项很大程度就是为他们搭建平台，因此，不要担心他们比我们好。
07年立项答辩会在726召开，结合以前的经验，是3年立项中最成功的，给青协带来很大的正面影响。
1、文档质量高。
体现了文档规范的重要性，包括字体、字号、段落格式、对齐方式都应该按规定完成。
2、细节安排好。
文档都配以可翻页的文件夹，给评委很舒服的感觉。
3、项目质量高。
校院青协的项目质量对志愿者的创造力有了新的认识。
可改进地方：
1、签到要正式、大方。
任何在7号楼的面试、会议建议统一用721的长桌、布条。
2、更注重细节。
现在不缺乏活动，缺乏的是质量好的活动。
可以说，立项是细节决定成败。
应当让观众知道流程的进展情况，给他们发流程表（为践行节约理念，节约纸张，可以在黑板写上项目，定时更新）。
培训
培训很重要，也是组织内部的重要沟通途径，06年的培训方式是挺不错的，包括观看『杰出华人――李嘉诚』并讨论以及实际性的礼仪培训。
培训要注重参与面，讲究实效，注重互动性。
首先需要一个富吸引力有活力的整体方案。
其次时间地点要选好。
再次全面发动，营造氛围，主席团、各部要高度重视，为部门工作推波助澜。
秩序维持
1、提前40分钟到场签到。
赶在观众经常前，有利于掌控全局，利于沟通，科学分配任务；活动前签到已经是常规，注意写学号、年级专业，因为活动后需要存档、上交团委的。
2、注意仪容仪态，展现志愿者风貌。
不要穿短裤、七分裤、拖鞋、上衣扣好钮，注意胡须、头发。
想象一下：
你见到一个穿短裤拖鞋的仁兄佩戴胸卡维持秩序，有什么高见要发表？
打有准备的仗
一要快，一经确定就着手做。
“这次活动不能借到校会的音箱，我认为主要还是我们工作不够及时。
因为音箱的借出时间是没有规定的，所以我们一确定要用就要借了”
二要细。
一些大型的会议，如换届、全体大会、答辩会，工作需要细而到位，会场提前1－2小时布置，调试电脑等
活动宣传
“高调做事”这一办事方针要求注重宣传，志愿者的精力、能力有限，通过宣传，宣传可以让人家感受到我们的努力，获得更多支持，吸收更多的力量进来。
提前宣传时间，加强宣传力度；海报、横幅早些贴出来，横幅提前一个星期都很合理。
我更看重宣传方案。
希望网路部或者项目策划部能够策划出一套行之有效的宣传方案。
其实宣传途径是可以很新颖的而有效的。
既然楼梯都可以用来贴宣传单，餐桌可以摆放宣传单，楼道可以悬挂灯笼，必定存在没有想到的更好的宣传方式。
上一年的“情系藏区，雪中送炭”是一个非常高效率的活动，活动从策划到完成报销只用了短短4天。
没有海报、横幅、传单。
宣传方式可以如此经济：
办公自动化、bbs、摆摊设点、上门。
部门合作
一个活动，不是单靠一个部门就可以解决所有问题的，必须要群策群力，集思广益。
要和组织内各部门的工作协调好，明确分工；同时也要注意征集和听取各部门的意见和建议。
各部们合作不够。
除了一个部门能够准时的把活动名单发过来之外，其他部门都是经过一催再催才把名单发过来。
而且，其他部长通知其部门的人员不够具体，对工作造成了影响。
一个活动展开，并不是一个部门单独的完成，而是要各个部门合作的，各个部门能够及时完成自己的工作就是对活动的支持。
各个部门把相关文件上交到办公室时，没有一个统一的模式，给办公室带来了很多不必要的工作，也浪费了很多时间，给之后的工作带来了困难。
因此，以后在一个通知下达后，需要各部门上交文件的，办公室应该先把模板发到各部，并且给予合适的期限。
在期限前催促提醒各部完成相应的工作。
主持人与电脑操控的人员的配合不够，会议过程中出现流程的进度与ppt的播放不同步的情况。
这点是由于两者对会议ppt的熟悉程度不够，也是因为两者在会议前没有做好充足的准备。
虽然这次失误没有给会议带来很大的影响，但是为了避免同样的事情再次发生，以后无论时间再紧，主持人和相关的工作人员都要在会议前进行彩排，确保会议的顺利进行。
部门建设（以办公室为例）
责任制。
为了明确各成员的工作职责，更好地开展工作，今年办公室实行了责任制。
主要是每一个工作任务都有一个领队和一个小组长。
组员对小组长负责，小组长向领队负责。
其中，领队由主任和副主任担任，小组长则由干事推举、自荐产生。
竞争制。
实行工作责任制后，在完成工作任务的基础上，领队对小组长的表现进行评定，小组长进行自评和对组员的表现进行评定，组员也可以在部门例会上提出自己的意见，这些评定和意见将成为月末考核的一个评定标准。
为了得到更好的锻炼机会，在考核中脱颖而出，干事们的积极性、参与性都很高。
从一年前的被动接受到如今的主动争取，先报先得，办公室干事的主动性得到了充分的提高和体现，从部门工作到校青协各项活动，我们的成员都积极参与，认真工作。
这个也是我们的工作能够顺利完成的很重要的因素。
部门培训。
因为办公室处理的工作的性质，除了进行相关文书的要求、规范培训以外，我们更多地把培训融合在具体的工作当中，力求在一种具体工作的循环下更快更好地完成各项工作技能的普及。
因为实行了责任制和提倡和平竞争，很多干事都在工作中争取表现，努力学习各项部门相关工作的知识，而其中各项工作的小组长得到锻炼的机会最多。
同时，为了公平和更好地在部内普及相关知识，这类工作的小组长在下次的此类工作中只能担任指导，既把再次具体实践的机会让给其他尙没有此类工作经验的干事，也有了接触更多不同种类的工作的机会。
部门例会。
每周一次的部门例会在近半年的试用当中逐渐形成自己的规范，不仅有会前通知、考勤、会议记录等工序，例会上还有一周工作总结、干事工作经验交流和下周工作任务安排等。
使办公室的工作更好地下达到干事当中，也使没有参与到某项工作当中的干事有机会去了解并且交流。
联谊。
虽然我们实行了责任制、竞争制，强调了工作的规范性和纪律性，但是办公室整体的气氛十分和谐，成员间关系融洽而且团结。
这主要是因为除了每周一次的部门例会外，我们坚持每两周都举行一次部门聚会，在一起聊天、唱歌，也会给成员搞生日派对，在一片欢笑声中增进彼此的感情。
建立通讯网络、设立通讯员。
很多工作任务都不在我们的预期内，那么我们事先就要做好各项准备工作以处理紧急情况。
这里面最重要的一点就是建立一个可靠的完善的通讯网络，设立专门的通讯人员，以帮助接到紧急任务后可以第一时间把通知和任务下达，以最快的速度把工作分配到各个部门、干事手中，也使工作进度可以第一时间向上汇报。
加强工作技能培训。
在接到工作任务时，要很好地完成任务，需要工作人员有较强的专业技能。
这就需要在日常的工作中做好这方面的培训，除了理论的教育，更多的是要在可能短的时间内把干事的部门专业技能培养起来。
如果短时间内没有相关的工作任务，可以以模拟工作的形式进行培训。
增进各部门间的交流。
除了工作人员的部门工作专业技能外，各部门间的协作也是十分重要的。
我们必须看到很多工作的顺利完成都不是一个部门的功劳，而部门与部门之间的充分的交流对于共同的工作有着极大的促进作用。
办公室今年在部门内部沟通方面做得不错，但是忽视了与各部门的交流，虽然还没有造成很大的消极影响，但是这个问题必须引起我们的重视。
知而后动。
在接到紧急的工作任务时，很多时候我们在对该项工作还没有充分的了解就已经开始行动，这点虽然情有可原，但是却可能会使之前做的工作成为“无用功”，甚至对校青协带来不良的影响。
如本次的寒假回乡宣传志愿者和中学恳谈会志愿者补助签领的工作，虽然志愿者的补助资金的确定不是我们办公室决定的，但是也因为对此项决定的一无所知而在面对学生的质疑和责备时失语，造成部分同学的不满。
事后经过了解，进行澄清，才平息了那些同学的不满。
注意外交词令。
这里主要针对我们的工作遭到质疑、责骂时干事们的反应而提的。
在招商引资的培训和寒假回乡宣传志愿者补助资金签领的工作中，我们都受到了质疑和责备，不少工作人员对此感到十分委屈和不平，但是可幸的是大家在对外发言时都能克制住这种委屈，没有因一时意气而与闹事的同学发生更激烈的冲突，才使误解在解释后冰释。
这一点是值得表扬的，但是要注意保持，我们要清楚，在工作的场合，我们不仅仅代表自己，更代表了校青协。
在从事志愿者工作时，要有充分的心理准备面对同学的刁难和误解。
谈谈“规范化管理”
我比较推崇“规范化管理”。
原因有二：
一来学生组织流动性强，对主要负责人的素质具有依赖性，实行“规范化管理”可避免先后水平高低起伏，保证稳步提升；二是工作效率高，根据规范，即使是干事也可以迅速熟悉掌握。
一年前力促一系列规范化文件的出台，感觉是一个好开始。
执行过程中文件很多都得以统一。
希望接下来下一届能在这方面做更大的整合、完善，执行。
“规范化管理”，在我看来，有比规范化文件更广的含义。
笔下的这个文档我认为也是“规范化管理”的体现。
希望通过规范的整合，不断完善，形成一整套组织文化，流传阅读。
很多资料以后还会用到，希望对一个或一类活动，能不断更新到整合后的最有效率，最完善的程度。
这样就能更上一层楼。
我们要重视文档的管理利用。
在活动开展前注意资料的搜集和参考；在每项活动结束后，做好相关资料的整理和保存。
这些对于以后工作的开展都有着极大的促进作用——既有助于活动的计划书完善，也可以节省更多的时间去做实际的准备工作。
“这个活动需要的物资较多，也就要向各个部门，组织借物资。
但是，对于申请书和借条的书写规范也是一个问题。
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