电子文件归档与管理规范.docx
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电子文件归档与管理规范
电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）
1 范围
本规范规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、捕获、积累、归档、保管、利用的基本方法与要求。
本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关与社会团体、企事业单位，其他社会组织可参照执行。
各级党政机关与社会团体，应依据本规范对本单位形成的具有保存价值的电子文件进行及时捕获、归档、分类、鉴定、利用、统计与科学有效的管理。
各级国家档案馆应依据本规范对接收进馆的归档电子文件，以及馆藏档案数字化资源进行备份、管理与长期保存。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T11821－2002 照片档案管理规范
GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范
GB/T 基于XML的电子公文格式规范第1部分：
总则（SpecificationforthestructureofelectronicofficialdocumentbasedonXML—Part:
1Generalprinciples）
GB/T 基于XML的电子公文格式规范第2部分:
公文体
GB/T20916-2007 中文办公软件文档格式规范
DA/T1-2000 档案工作基本术语
DA/T18-1999 档案著录规则
DA/T31-2005 纸质档案数字化技术规范
DB/T380-2002 江西省归档文件整理规则
中办发[1996]14号 中国共产党机关公文处理条例
国发﹝2000﹞23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知
国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》，2003年7月28日
国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，2006年12月19日
中华人民共和国电子签名法
ISO15489Informationanddocumentation—Recordsmanagement（信息与文献——文件管理）
ISO23081-1Informationanddocumentation–RecordsManagementProcesses–MetadataforRecords—Part1:
Principles（信息与文献——文件管理——元数据原则）
ISO14721Openarchivesinformationsystem（OAIS,开放档案信息系统）
W3CNamespacesinXML XML的命名空间（Namespaces）
ISO/IEC26300:
2006INFORMATIONTECHNOLOGY-OPENDOCUMENTFORMATFOROFFICEAPPLICATIONS（OPENDOCUMENT）（信息技术—办公应用程序开放文档格式）
ISO19005-1:
2005DOCUMENTMANAGEMENT-ELECTRONICDOCUMENTFILEFORMATFORLONG-TERMPRESERVATION-PART1:
USEOFPDF（PDF/A-1）（文件管理—电子文件长期保存格式—第一部分：
PDF的使用）
《电子文件管理指南》，国际档案理事会电子文件管理委员会,1997
3 术语与定义
电子文件（ElectronicRecords）
电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
形成于办公自动化等业务信息系统中的电子文件称为正式电子文件。
为制作纸质正式文件而形成的、与纸质定稿文件内容相同的电子文件称为辅助性电子文件。
归档电子文件（ArchivalElectronicRecords）
具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件。
一份完整的归档电子文件由足以为其职能活动提供凭证的内容、结构与背景信息构成。
结构与背景信息决定了归档电子文件的历史价值。
内容（Content）
内容是指与电子文件行文目的有关的主题信息，包括正文、附件等，是电子文件形成的最初目的。
结构（structure）
结构是指表述电子文件内容排列，各构成部分之间的连接方式、相关文件之间的关系及其在存储器中的构成等信息。
背景（context）
背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
背景信息有助于理解职能活动过程，有利于辨别电子文件所处的大业务活动背景和职能活动背景，有益于记录职能活动过程的顺序，维护文件之间的联系。
真实性（Authenticity）
指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
包括三重含义：
电子文件内容与其用意相符，电子文件的形成和发送与其既定的责任者和发送者相符，电子文件的创建时间或发送时间与其既定时间相一致。
完整性（Integrity）
指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
完整性有三层含义：
第一，电子文件的内容、结构、背景信息没有缺损；第二，作为记录社会活动真实面貌的、有着内在有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；第三， 与主文件相关的支持性、辅助性、工具性文件齐全。
有效性（Utility）
指电子文件应具备的可查找、可检索、可呈现和可理解性，即电子文件的可靠性与长期可读性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
一份有效的电子文件应该能够表明其与形成它的职能活动和履行职能过程的直接关系，这种关系应由背景信息加以保存和表达。
电子文件元数据（ElectronicRecordsMetadata）
电子文件元数据是描述电子文件内容、结构、背景信息及整个管理流程，又能够被计算机及网络系统自动辨析、分解、提取和分析归纳的数据。
信息包（InformationPackage）
信息包，又称为信息总体，是一组信息的集合，由为长期保存电子文件所需的所有内容信息与保护描述信息组成。
内容信息与保护描述信息构成电子文件的元数据总体。
信息包分为提交信息包（SIP）、档案信息包（AIP）与分发信息包（DIP）。
提交信息包用于归档电子文件的移交，档案信息包用于归档电子文件的长期保存，分发信息包用于归档电子文件的查阅。
经过数字签名封装的，基于XML（可扩展标记语言）的信息包是确保电子文件凭证性、实现电子文件长期保存与海量存储的有效数据格式。
保护描述信息（PreservationDescriptionInformation）
保护描述信息是对电子文件自身最基本特征的描述，能在电子文件自生成直至永久保存全过程中用于显现、理解电子文件内容信息。
保存描述信息由内容描述信息、结构信息、背景信息、管理信息、固化信息构成。
管理信息（ManagementInformation）
管理信息是指描述电子文件管理过程的信息，由鉴定信息、归档信息、权限管理、维护历史等信息集组成。
固化信息（FixityInformation）
固化信息是用以保障并确认电子文件及其元数据信息可信性与完整性的信息，如能够描述数字签名的内容值、校验和等。
捕获（Capture）
指对电子文件及其元数据进行实时收集和存储的方法与过程。
迁移（Migration）
在保证电子文件真实性、完整性与有效性前提下，将电子文件从源系统向目的系统转移（硬件平台转移、操作系统平台转移、数据库平台转移、中间件平台转移等）、从一种格式向另一种格式转换、从一种存储介质向另一种存储介质转移、应用软件升级的方法与过程。
逻辑归档（LogicalFiling）
指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
物理归档（PhysicalFiling）
指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
鉴定（Appraisal）
指鉴别、判定电子文件真伪、价值与有效性的过程，包括内容鉴定与技术鉴定。
电子文件的双重鉴定贯穿于电子文件管理的全过程，从室藏鉴定、馆藏鉴定到保管期满鉴定，从系统迁移到存储介质转换，都需进行内容鉴定与技术鉴定。
电子文件的室藏鉴定又分为先期鉴定、归档鉴定。
内容鉴定是根据电子文件的内容确定密级、确定安全分类、归档范围和划定保管期限的鉴定。
技术鉴定指对电子真实性、完整性、有效性鉴定，以及无病毒鉴定、存储介质状态鉴定。
先期鉴定是指在电子文件创建过程中、未正式形成之前，对其归档范围和保管期限所作的一般推断。
先期鉴定有利于及时捕获具有保存价值的电子文件。
4 总则
开展电子文件归档与管理工作，旨在留存信息时代的机构记忆与社会记忆，保护立档单位核心信息资源，保证归档电子文件凭证性，避免政府及社会各界在电子政务与档案信息化建设中的重复投资和资源浪费。
立档单位应健全制度、领导分管、明确职责、规范技术与方法四项并重，为电子文件的归档与管理提供政策、制度、技术与人员保障。
电子文件归档与管理应以保证其凭证性与长期可读性为主要目的。
为保证具有保存价值的电子文件得以及时捕获，保证归档电子文件的真实性、完整性与有效性，应遵循前端控制与全程管理原则。
为保证电子文件真实性、完整性、有效性，应自设计其生成环境直到永久保存或销毁，从电子文件的管理制度、管理系统功能、长期保存策略、系统安全防范、存储与备份等各方面加以规范并实施严格管理。
办公自动化等业务信息系统应按保证电子文件凭证性功能要求建设，在规划、需求分析、业务流程与功能设计阶段，将电子文件归档与管理的重要功能嵌入系统，提高管理自动化程度，使具有保存价值的电子文件及其元数据得以及时捕获，并得到规范管理。
纸质正式文件的印制工作应集中于机关打字室进行，有利于辅助性电子文件的统一管理与收集。
正式电子文件与辅助性电子文件一经形成，其原始文件经加密或数字签名后封存于专用存储器中，采用复制件进行电子文件的鉴定、整理与归档工作。
根据归档电子文件的凭证性保障与长期保存对技术、软硬件系统架构、管理成本、安全、专业技术人员等各方面提出的高要求，应对归档电子文件实行异地集中统一管理策略，各级党政机关和社会团体应将经加密或数字签名处理的原始归档电子文件定期进行物理归档，移交至同级国家档案馆。
各级国家档案馆应作为同级党政机关和社会团体电子政务信息集中备份的重要场所之一，应按凭证性保障与长期保存的要求对接收进馆的归档电子文件实行集中统一管理，并向党政机关与社会团体提供归档电子文件的查阅利用。
电子文件易受损、易篡改、非直读、非实体存在、易丢失等特点，决定电子文件管理要求不同于纸质文件，电子文件的捕获、收集、鉴定、归档、整理等各项工作必须前移。
各级档案行政管理部门，对同级立档单位电子文件归档与管理工作负有监督、指导职责，应从制度建设、技术应用、管理方法、人员培训等各方面提供指导与帮助。
5 电子文件真实性、完整性与有效性保障
管理制度与职责保障
立档单位电子文件管理制度、机关公务员及相关工作人员应备的职业道德是电子文件真实性、完整性与有效性的重要保障，是确保电子文件凭证性的基础。
5.1.1 立档单位应将电子文件管理纳入本机关文件管理体制，明确分管领导，建立相应制度。
5.1.2 立档单位应根据本机构电子政务建设情况，就电子文件的捕获、归档、分类、鉴定、编目、统计、管理、存储、利用、备份、安全等各方面确定岗位职责与责任人，并在机构内公布。
5.1.3 档案管理人员应对电子文件归档与管理工作的各方面负责。
5.1.3.1 应参与制定本单位电子文件归档与管理制度。
5.1.3.2 应参与本单位电子文件管理系统的设计、实施与维护；尤其是办公自动化系统的设计，档案管理人员应根据电子文件凭证性保障要求，拟定功能需求、元数据方案、安全利用方案并嵌入系统，实现对电子文件的前端控制。
5.1.3.3 是电子文件归档与管理各工作流程的主要责任人。
5.1.3.4 应负责维护归档电子文件及其元数据的准确性、可获取性与可靠性。
5.1.3.5 应负责本单位电子文件管理系统涉及文书处理各流程用户的操作指导与培训。
5.1.3.6 应加强电子文件管理与计算机应用技术的学习与培训。
5.1.4 立档单位信息管理部门对电子文件管理系统软硬件平台的设计与正常运转，对系统安全体系的设计与实施，对归档电子文件及其元数据的准确性、可获取性与可靠性负有责任。
5.1.5 立档单位涉及系统内文书处理各流程的机关工作人员，对电子文件的形成、捕获与先期鉴定负有责任。
基本技术保障
5.2.1 电子文件管理系统
电子文件管理系统作为一种特殊的信息系统，其主要功能是捕获、管理并维护归档电子文件真实性、完整性与有效性，支持电子文件检索，为机构的职能活动提供凭证。
电子文件管理系统是办公自动化等业务信息系统的有机组成部分；电子文件管理系统也可以是一个相对独立的系统，通过符合规范要求的系统接口与办公自动化等业务信息系统相连，以捕获具有保存价值的归档电子文件及其元数据。
5.2.1.1 电子文件管理系统旨在保证电子文件的真实性、完整性与有效性，保护归档电子文件的凭证性。
5.2.1.2 系统应支持并满足党政机关与社会团体的现行业务管理与事务处理要求，支持对电子文件的检索与利用。
5.2.1.3 规范元数据捕获技术
5.2.1. 系统应能常规性捕获职能活动范围内的所有电子文件，其管理对象为党政机关与社会团体在其全部职能活动范围内开展工作所形成的电子文件。
5.2.1. 应将主要门类文件保管期限划定依据先期嵌入系统，供文件创建人员选择，初步划定电子文件的保管期限，实现电子文件的先期鉴定，保证具有保存价值的电子文件得以捕获并保存。
如机关文书类文件，可将《机关文件材料归档范围和文档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）中永久保管的8条依据、定期保管的9条依据嵌入系统。
5.2.1. 应将DBXX/TXXX-2007电子文件元数据规范必备元数据随业务流程嵌入系统，根据系统研发成本及电子文件管理要求选择非必备元数据嵌入系统，实现元数据的自动或半自动捕获，从而证明电子文件的真实性、完整性。
5.2.1. 在电子文件创建过程中，能自动捕获题名、责任者、文件编号、文件形成时间等内容描述信息。
5.2.1. 在电子文件创建过程中，能自动捕获格式、文件大小、数字化制作等结构信息。
5.2.1. 在文书处理过程中，系统应能自动捕获并记录创建过程、数字化过程等背景元数据，如处理类型、处理人、各种处理时间、处理意见、数字资源制作等元数据。
5.2.1. 在电子文件正式签发后，系统应自动为其分配一个唯一标识符，用于为电子文件命名、为标识符元数据赋值。
标识符可保持原始电子文件与复制件、不同稿本电子文件、元数据之间的链接，直到档号生成为止。
电子文件命名、标识元数据赋值应由系统自动完成。
5.2.1. 在归档电子文件管理过程中，系统应能自动捕获并记录鉴定、归档、保存、利用等管理元数据。
5.2.1. 具有默认值域的元数据，系统研发时应将相关值域植入系统，供文书处理人员与档案管理人员选择并赋值。
如文种、稿本、文件集合类型、电子文件类别代码、保存历史的操作类型、关联类型、全宗内分类代码及名称、鉴定类型、归档类型、保管期限、密级、安全分类、处置类型等元数据。
5.2.1. 系统应能为全宗号、全宗名称、全宗类型、组织机构代码、立档单位组织沿革、立档单位联络方式、全宗构成、全宗维护历史、归档标识等元数据自动赋值，并可维护。
5.2.1. 系统应能根据档号元数据项自动或人-机互动为电子文件命名，为电子文件号元数据赋值。
5.2.1. 系统应能自动捕获数码照片的相关内容描述与结构元数据。
5.2.1. 对符合国家公文格式要求的纸质文件进行数字化处理时，系统应能自动捕获题名、文件编号、责任者等元数据。
5.2.1. 在标准、技术、管理体制能够支持时，系统内应采用规范化模板技术实现对电子文件及其元数据的捕获。
5.2.1.4 安全保管措施
5.2.1. 应为归档电子文件及其元数据的保管配置符合安全要求的专用服务器或存储阵列。
应配置专用的符合安全要求的临时存储器，用于存储系统中处于流转状态，暂时无法确定保管责任的电子文件，保存时间不应少于1年。
5.2.1. 应为归档电子文件及其元数据的保管配置必要的安全设备，如硬件防火墙、硬件防毒墙、入侵检测、正版杀毒软件等。
5.2.1. 应根据归档电子文件的密级、分类方案、受限程度等制定安全利用方案并嵌入系统，在系统内为归档电子文件的访问与利用设置严格的身份识别与权限管理机制，阻断XX的、针对归档电子文件进行的删除、修改、下载、复制等非法操作。
5.2.1. 系统应能跟踪、审计并捕获对归档电子文件的利用，在利用历史元数据中自动记录利用类型、利用描述及利用时间。
5.2.1. 系统应设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对归档电子文件实施操作的人员、时间、设备、项目与内容等。
5.2.1. 系统应对归档电子文件逐页加注防错漏、防调换标记。
5.2.1. 系统应对电子印章、数字签名等采取防止非法使用的措施。
5.2.1. 经正式签发的电子文件存入专用存储器后，系统应根据先期鉴定及查杀病毒结果自动为应归档电子文件制作一份拷贝，并对原始电子文件进行加密或数字签名，以保证自形成直到物理归档期间归档电子文件的真实性。
复制件用于电子文件的鉴定、元数据著录、立档单位留存查阅利用等。
经数字签名的原始电子文件用于物理归档。
原始电子文件与复制件分别集中存储管理。
5.2.1.5 电子文件的光盘存储与备份应规范化、标准化。
5.2.1. 系统应按照DBXX/TXXX-2007电子文件归档与存储光盘规范的要求，支持归档电子文件的光盘存储与备份。
5.2.1. 用户根据授权许可进行备份操作。
5.2.1. 备份操作者可自定义备份对象。
5.2.1. 为移交或备份的电子文件自动形成目录数据库并存入规定文件夹。
当发现目录数据信息错误，需更新数据时，应按DBXX/TXXX-2007江西省电子文件归档与存储光盘规范的要求进行更新。
5.2.1. 系统应为移交或备份操作提供文件的编写窗口，以及光盘编号输入窗口。
5.2.1. 系统应支持将同一份电子文件的原始格式文件、标准化格式文件分别建立文件夹集中存储于同一张光盘的DATA文件夹下。
5.2.1. 系统应能自动为当前备份的电子文件赋值光盘编号元数据。
5.2.1.6 电子文件登记措施
5.2.1. 登记元数据项包括标识符、文件题名、责任者、文件形成时间、文件编号、稿本代码，保管期限，档号，光盘编号。
其它登记信息可由系统自动赋值，包括形成部门、登记日期、通讯地址、电话、联系人。
5.2.1. 系统应能根据先期鉴定结果，对被捕获的电子文件进行自动或半自动登记，以确认电子文件正式进入电子文件管理系统，为后续的归档与整理提供依据。
首次登记项包括标识符、文件题名、责任者、文件形成时间、文件编号、稿本代码、保管期限。
见附录《电子文件登记表》
5.2.1. 电子文件归档、整理完毕，系统应能根据全宗号等标识元数据自动生成并登记档号项，确认保管期限项，形成归档电子文件登记表。
见附录《归档电子文件登记表》
5.2.1. 登记表XX许可不得进行增加、修改操作，应对登记操作形成跟踪审计记录。
5.2.1. 系统应针对纸质档案数字化资源为元数据登记提供屏幕OCR功能。
5.2.1. 首次登记完成后，系统应使用标识符与电子文件复制件之间建立链接，供鉴定时查看原文。
5.2.1.7 电子文件鉴定与整理功能要求
5.2.1. 根据电子文件登记表，系统应形成并显示已逻辑归档的、需鉴定的电子文件清单。
5.2.1. 系统应为需鉴定的电子文件提供查杀病毒引擎，启动杀毒软件。
5.2.1. 系统应设计并实施电子文件真实性、完整性与有效性自动鉴定功能。
自动鉴定可依据文件最后修改时间、创建时间、签发时间、元数据捕获完整性、系统日志等重要数据进行。
对缺少必备元数据的电子文件，系统应形成报告清单，供档案管理人员对照进行补充著录。
5.2.1. 系统应根据电子文件登记表以及其中的原文链接，为档案管理人员提供电子文件可读性鉴定窗口。
5.2.1. 系统应在内容鉴定窗口，同时打开元数据著录窗口及原文显示窗口，使档案管理人员能方便、准确地鉴定电子文件，为归档标识、密级、安全分类、保管期限元数据赋值，还可同时补充著录相关元数据。
5.2.1. 归档电子文件鉴定、整理完毕后，系统应能自动生成档号，使用档号为不同稿本的电子文件命名，为档号元数据、电子文件号元数据自动赋值。
5.2.1.8 电子文件物理归档功能要求
5.2.1. 在保证归档电子文件真实性、完整性与有效性前提下，系统应支持归档电子文件及其元数据的获取、迁移与移交。
5.2.1. 符合XML规范要求的办公自动化等业务系统应支持生成XML格式的元数据集。
5.2.1. 系统应能生成归档电子文件的提交信息包，用于归档电子文件的物理归档。
提交信息包内包含原始电子文件、基于XML的元数据或目录数据库、《移交电子文件登记表》、《归档电子文件交接文据》等。
提交信息包内可以是一份归档电子文件，也可以是一批归档电子文件。
物理归档时应对提交信息包进行数字签名，从而确保传输过程中的真实性与完整性。
5.2.1. 《移交电子文件登记表》格式与《归档电子文件登记表》相同。
《归档电子文件交接文据》应包括如下项目：
移交单位名称、接收单位名称、电子文件所属年度、归档电子文件类别代码、归档电子文件格式、档号范围、移交总件数、真实性检测、完整性检测、有效性检测、无病毒检测、移交单位说明、接收单位意见、交接时间、移交单位签章、接收单位签章。
见附录《归档电子文件交接文据》。
5.2.2 各级党政机关与社会团体升级原有或新建办公自动化等业务信息系统，应符合基于XML电子公文格式规范要求，关于电子文件凭证性保障功能应按照条要求规划、设计、研发与实施。
5.2.3 立档单位未实施办公自动化系统，电子文件作为辅助性文件被收集时，应采取必要措施保证电子文件的真实性、完整性与有效性。
5.2.3.1 立档单位升级或新购置文档一体化档案管理系统时，电子文件管理功能应按条的相关要求进行规划与实施。
5.2.3.2 电子文件的收集可根据本单位计算机网络、岗位职责等实际情况，选择相应方式进行。
如内部专用邮箱，专用交换软件，专用脱机存储载体等。
5.2.3.3 本单位发文、内部应归档文件的印制工作应集中于打字室进行，以利于电子文件的集中收集与真实性保障。
5.2.3.4 立档单位相关职能部门、电子文件创建人员、打字室文印人员、档案管理人员对本单位形成的辅助性电子文件的及时收集负有责任。
5.2.3.5 立档单位相关职能部门、文书处理人员、档案管理人员等对电子版收文的采集、纸质收文数字化负有责任。
5.2.3.6 应对网上收集通道采取必要的安全措施，如数字签名、安全协议、邮箱专用密码等。
5.2.3.7 电子文件的收集应及时，以防电子文件的散失、受损。
5.2.3.8 立
升级会员 