饭店开展会展业务的基本条件.docx

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饭店开展会展业务的基本条件

第一章饭店开展会展业务的基本条件

会展业务对于饭店具有极高的商业价值，具体表现在以下几个方面：

第一，增加饭店综合收入。

第二，使饭店能较准确的预测入住率

第三，能在淡季时带来更多的业务

第四，能带来更多的优质回头客

第五，能提高饭店知名度和声誉。

第一节 饭店外部宏观条件分析

一、     城市区位

       区位：

区位是指城市在世界、全国或者某个区域范围内地理空间上的位置。

一个城市有无区位优势在很大程度上反映在其交通便利程度上，如航运中心、交通枢纽等都说明了该地的区位优势。

区位优势常常成为城市发展经济的先天优势；这一点被无数的事实所验证。

二、      气候条件

      1999年“昆明世界园艺博览会”顺利召开

三、     城市形象

四、     经济形式

五、     市政建设

六、    生态形势

七、     旅游资源

八、      市场竞争

第二节  饭店基本服务能力

      一、住宿服务

Ø      房间总数和类别

Ø      饭店是否有为贵宾准备的房间

Ø      房间条件如何

Ø      是否所有的房间都有媒体设备

Ø      是否定期向每个客房发放报纸

Ø      客房管理水平

Ø      登记入住

Ø      何时退房

Ø      饭店是否可以快速退房

     二、餐饮服务

Ø      中餐厅

Ø      风味餐厅

Ø      主题餐厅

Ø      宴会餐厅

Ø      咖啡厅

Ø      自助餐厅

      三、安全服务

Ø      饭店的工作人员是否具有安全意识

Ø      是否每个房间都安装了烟雾警报器和洒水装置

Ø      饭店是否设置了可用的火灾警报系统

Ø      是否公开了撤退程序

Ø      是否每一个紧急出口都做了明显标志

Ø      使用什么样的客房钥匙

Ø      饭店是否在合适的地方配置了保险箱

Ø      饭店是否有常住医生

Ø      饭店的急救能力

      四、康乐服务

Ø            酒店对与会客人提供娱乐活动的原始原因之一是帮助客人摆脱开会环境及开会内容造成的精神心理压力,求得精神上的休息      

Ø      饭店的康乐项目主要包括运动、娱乐和保健三大类。

      1、运动类设施

     健身房            是饭店康乐设施中集体操、田径、等多种运动于一体的康乐场所，具有比较明显的健身功能。

     游泳池       游泳是一种最全面的健身运动，是高星级饭店必不可少的一种康乐设施。

我国星级酒店评定标准规定：

游泳池水面面积应在40平方米以上。

     保龄球           气氛应宁静

     台球           台球又称为桌球，一般分为英式台球和美式台球两种。

讲究幽雅的氛围

  网球            是一项十分高雅的、受西方人欢迎的运动项目。

地面材料有草地、沙地和涂塑合成硬地，要求平整、舒适。

      壁球          又称“软式网球”，是一项比较新兴的运动项目

      乒乓球

      2、饭店娱乐类设施

      歌舞厅、    KTV房、     棋牌房、      、 影剧场、

      3、保健类设施

    桑拿浴             桑拿浴又称蒸汽浴，分干、湿两种。

干蒸气浴也称芬兰浴；湿蒸汽浴也称土耳其浴，浴室内的湿度较高。

    按摩室             按摩属于医疗保健的康乐项目。

它具有促使客人的血液循环、恢复疲劳、增进身心健康的作用。

    日光浴

 美容美发            理发、美容是技术性和艺术性都很强的高档服务项目

五、商务服务

Ø      中、英文打字

Ø      复印

Ø      传真、电报

Ø      设备出租

Ø      秘书服务

Ø      翻译服务

Ø      代定车、船、飞机票

Ø      国际与国内长途电话

Ø      代办邮件

商务中心应配备的设备：

     多功能复印机      传真机      电脑及打印机      装订机及配套用品      办公桌及沙发      书报架及一定数量供客人翻阅的杂志、刊物、报纸等      商用辅助工具，如电话薄、车船飞机时刻表      直播长途电话      其他办公用品

第三节饭店会展专业服务能力

      会议组织者在选择举办会展饭店时，除了考虑一些基本的服务条件，如客房、餐饮、娱乐，代买机票、传真、复印等因素外，会议所需的专业服务项目也是会议组织者考虑的重要因素。

一、会议场地

Ø      会议室面积

Ø      隔音设备是否良好

Ø      电源开关、冷暖气控制是否单独分开

Ø      会议室的音响效果，是否有良好音响系统

Ø      足够的电源插座

Ø      洗手间数量、位置及洁净程度

Ø      紧急逃生口

二、展览场地

    有多少卸货点、位置及洁净程度

     最大地面承载量

    展览场地是否接近会场

      是否可提供展览厂商一间临时办公室

   存放打包箱的地点和方式

三、视听设备

     1、放映设备

        电动升降台式投影、        双门开启式投影仪  平板样投影仪、三角支幕、电动屏幕

     2、音响设备

     麦克风（固定麦克风、别针型麦克风、无线麦克风）、    音控台、      音箱、

      3、特殊视听设备

           多媒体设备、同声传译设备、同声传播和表决系统（同声传播和表决系统是叫高级的会议设备，包括：

主席发言机，并带有开关话筒、扬声器，投票按键；语言通道选择器、软触键、身份图象器等）

Ø      所谓同声传播是当演讲者使用自己国家的语言演讲时，经由同声传译人员的翻译，使另外语言的使用者通过同声传译设备听懂演讲者发言的内容

     同声传译设备可分为三种：

    红外线译音：

由电声转为光再复原为电声的一种较先进的译音设备

    有线译音（只适合固定会场使用）

   无线译音

四、会展服务人员

    基本素质

Ø      具有娴熟的专业技术和服务技能

Ø      乐于与人交往，具有人缘和亲和力

Ø      善于指导与诱导，具有一定组织能力

Ø      热爱生活，喜欢与不同文化背景的人打交道

Ø      具有适应多种工作角色的能力

Ø      作为本章的结束，将以上海国际会议中心东方宾江大酒店作为案例，以直观形式来分析上述外部和内部条件是如何促进一家饭店会展业务的成功经营

“上海诡计会议中心东方滨江大酒店地处陆家嘴金融贸易中心，毗邻东方明珠电视塔，与外滩万国建筑群隔江相望。

酒店于1999年8月开业，总建筑面积11万平方米，作为上海标志性新景观，被评为建国五十年十大经典建筑之一。

开业至今，上海国际会议中心东方滨江大酒店已经出色完成了99“财富”全球论坛、朝鲜访华代表团、2001年APEC领导人蜂会议及系列会议、第35界亚洲发展银行年会、APEC第五次电信部长会议等国内外重要会议及政府接待任务，受到各方赞誉。

”

      一、蓬勃发展的上海会展业

    二、得天独厚的地理位置

     三、饭店基本服务能力

    四、专业的会议设施

     五、训练有素的服务人员

第二章饭店会展产品购买者分析

饭店会展产品的购买者，即各种类型的会展活动组织者按其性质来划分，可以分成三类：

公司、协会、其他组织。

其中公司而后协会是最主要的会议产品购买者，二者的会议占整个会议市场的80%。

    一、公司购买者特点

    成功会议杂志的调查表明，公司全年都有可能举办不同类型的会议，一般会议多在每周工作日时间举行，见表

公司不同季节召开的会议比例

1月、2月、3月

25.9%

4月、5月、6月

24.9%

7月、8月、9月

25.3%

10月、11月、12月

25.3%

公司每周不同时间召开会议比例

工作日（星期一至星期五

59.8%

周末（星期五至星期日）

16.8%

工作日+周末（星期一至星期日）

23.5%

     2、会议前期准备工作时间

            公司会议的策划时间相对来说教短，很少长于一年。

绝大多数公司会议前期时间都很短，大型会议准备时间一般为3~6个月。

如果是奖励旅游的话，公司会在8~12个月就要考虑所要去的目的地，但是这与协会使用的前期策划时间相比还是短得过。

营销年会通常在召开前，要策划8~12个月。

    3、地理位置选择

          与协会会议不同，大部分公司会议不需要通过变更地理位置来吸引会议出席人员。

   4、对饭店的选择

       公司召开的会议多种多样，因此其使用的饭店也几多种多样。

美国《会议杂志》的研究表明，一般来说，公司会议组织者使用的饭店类型，首先是市区饭店，然后是度假饭店和郊区饭店（见表），开会的目的是影响公司会议选址的关键因素。

会议饭店组织者使用的饭店类型

市区饭店

61%

度假饭店

52%

郊区饭店

50%

机场饭店

29%

私人会议中心

19%

套房饭店

16%

   5、出席情况

        国际会议组织组织了一次有2210名公司会议策划人员参与2000年度公司会议市场调查，结果表明，大多数会议的参与人员与少数少于500人，只有7%的会议代表人数达1000人以上。

      6、会议期限

        决大多数公司会议的是短会。

某些会议仅限制在一天范围内，有些会议的会期可长达5天，但3天的会期最为常见。

   7、会议厅要求

      由于公司会议规模大小不一，所以公司会要求饭店做到大小会议厅都能提供。

   8．会议决策人员

       对举办会议做出决定的具体人员，不仅公司与公司之问的情况不同，即使是同一个公司也有可能发生变化。

有些公司有专门负责会议计划的部门和计划者。

如果饭店了解并直接与他们打交道，其工作就变得容易得多，因为这些人员有一定的会议组织经验，了解会议期间需要什么，并知道该如何去完成会议。

     二。

协会类购买者特点

         协会是由具有共同兴趣和利益的专业人员或机构组成，如国际会议协会（ICCA）、国际展览管理者协会（IAEM）、国际饭店协会（IHA），会员通过它来交流。

协商、研讨或解决本行业的最新发展、市场策略，以及存在的问题。

各种类型的协会会议都遵循着相当统一的模式，了解这些模式和特点，将有助于饭店组织接待好协会会议并做好会议市场的销售工作。

  1．时间选择

        大型会议的举行有着固定的时间周期，虽然有些协会一年召开两次大会，也有些协会每两年召开一次会议，但最常见的是每年一次的年会。

一些国际性或全国性协会除了以一年为周期的会议外，会有规模小些的一次。

两次或者三次的地区性会议作为补充。

在美国，大型会议常常从星期天开始，到星期三，或者星期四开到星期天，开完即结账离开饭店。

   2．地点选择

        大多数协会在选择开会地点时，十分看重协会会员对地理区域的特殊兴趣。

如果协会会员没有特殊兴趣的话