采购仓储管理程序.docx

采购仓储管理程序.docx

《采购仓储管理程序.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《采购仓储管理程序.docx（27页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

采购仓储管理程序

吉祥航空股份有限公司

采购管理程序

文件编号：

JXPC-ZK002-2017

（第－版）

编制：

采购部

审核：

批准：

本程序为了保证产品质量和生产能力,充分体现“公正、公平、公开”原则，以合理价格购入优质产品，逐步建立稳定的供货网络，确保正常生产。

本程序适用于生产所需的各种食品原料、各类物资的采购过程，包括供方评定和监督，实施订货作业及原料、物资入库验证。

1、新产品的选择与确认

新产品指未在机上使用过或曾经使用但停用6个月以上的产品。

1.1此类产品采购前，标准制定人员要将推出新产品的需求数量、何时要求到货，何时调拨到位及何时开始配发等相关信息通知采购与物资调拨管理员。

1.2采购与物资调拨管理员应要求采购人员提供3家供应商提供不同品牌的同类产品备选，在对产品的特性进行初步了解后由配餐部同客舱部对产品进行试用，并将具体的试用意见由填写在《机上供应品使用情况征询意见表》中（见附录A），作为产品选择的参考依据，对产品进行分析后对选择品种进行确认，按照“采购经理－配餐部总经理及公司分管领导”的顺序进行报批，确认最终选择的产品。

1.3在产品品种确认以后，各制定标准人员应结合使用标准和预计的航班数量，测算计划采购产品的数量（原则上新产品的订购数量不超过3个月的使用量，其他产品的采购量应控制在12个月以内），将信息报采购与调拨管理专员，由其统一安排采购与调拨；

1.4在完成采购数量测算后，由采购与物资调拨管理员负责上报《机供品采购立项审批表》，在明确的填写采购品种的品名、品牌、规格、最高限价后，按“采购经理－配餐部总经理及公司分管领导－计划财务部”的顺序进行报批。

2职责

2.1采购处负责组织供方评定，编制采购计划，原料、物资入库验证和保管及对外质量投诉的处理。

2.2生产处负责编制所需原料的品质、规格要求及准确的需用计划。

2.3质量控制处负责编制所需培养基、药品的品质、规格要求及准确的需用计划。

2.4维修工程组负责制定部门各种设备采购计划，并按计划开展申购。

2.5综合事务组负责编制电脑、通讯设备、办公用品的品质规格要求及准确的需用计划，并按计划开展申购。

2.6航机保障处负责车辆及零配件、油耗的品质、规格要求以及准确的需用计划。

2.7财务管理部门负责按合同的执行情况进行付款。

3程序

3.1供方选择与评价

3.1.1食品原料供方的选择和评价

A采购处根据公司生产所需食品原料、用具及其他有关信息，会同相关处室，经综合研究分析后，确定三家以上管理好、产品质量稳定、售后服务佳、有良好信誉、具有竞争价格的供货商作为候选供方，并编制《物资采购货比三家表》（见附录B）。

B向候选供方发出原料采购标准、质量要求，并请候选供方提供样品、报价、企业“工商营业执照、食品卫生许可证、税务登记证”等有关资料。

同时要求候选的供方到机场出入境检验检疫局注册备案；

C所有熟食制品、小包装食品等样品需交餐食制作部厨师长进行测试；餐食制作部厨师长对样品进行初步鉴定，出具《样品测试报告》（见附录C），并将测试结果反馈至采购处；

D根据《样品测试报告》（见附录C）等生产处反馈的结论，选择合适的供方；

E组织质量控制处、生产处等有关人员对熟食制品、无需加工直接使用的原料以及长期提供原料的供方进行现场调查，了解供方的企业管理、生产能力、技术水平、卫生状况、产品质量、设备情况、企业信誉、供货及服务水准等，并共同填写《供方评定调查表》（见附录D），以优中选优的原则，确定合格的供方；

3.1.2配件、用具用品等供方选择

采购处根据有关配件的技术要求向有关供方询价，一般配件和用具用品由采购供应部门负责采购。

3.1.3设备的供方选择

A维修工程部门对所有设备的技术资料、性能价格比等因素进行审核，据此编写供方的分析评价报告，编制《设备采购货比三家表》（见附录E）报公司领导审批；

B根据公司领导批示，确定合格的供方，开展采购工作。

3.1.4合格供方的质量监督

A采购处建立合格供方档案，以安全质量监控处的进货检验记录和现场评估记录为依据，积累归档；

B每年定期组织对供方的现场检查，对供方进行评估，并填写《供方评定调查表》（见附录D）；

C对供货质量不稳定的供方发出整改通知，要求限期整改。

必要时要进行现场审核，填写《供方评定调查表》（见附录D）；

D对产品质量的下滑、到期限无明显改进的供方，取消其合格供方资格；

E每年根据汇总的所有资料进行质量分析，作为选择供方的依据。

3.1.5阶段性、临时性供方评价

A采购处因航空公司配餐要求实施阶段性采购时，采购供应部门通知供方提供样品或从市场选购样品，由生产处进行测试，根据测试结论组织采购；

B根据供方的信誉、供货渠道等因素选择临时性或零星采购的合格供方。

3.2采购需求计划

3.2.1生产处、保障处、机供品需求计划

A根据航班计划和菜谱要求，编制各种原料、供应品需求计划，注明品种、规格、数量及到货日期，并由相关处室经理审核批准；

采购处

B根据批准的计划在定点合格供方处进行采购，合格供方无法供给且生产急需时，需按本程序4.1.1C条规定，选择临时供方。

3.2.2采购处仓库采购计划

A生产处根据航空公司配餐的特定要求编制“原料订货月计划”，注明品种、规格、月度用量等，经处室审批后交采购处；

B采购处仓库根据需求计划，核实仓库库存量，综合考虑保障供给能力、各类原料物质保鲜度和保质期等因素，由仓库主管分批生成“采购申请”，处室领导批准后执行。

3.2.3零星采购（专机、试餐和日常采购）

A因生产急需的少量原料、物质、须经使用处室领导审核，方可实施采购。

B因品种、规格、质量或市场供给波动等原因造成零星原料不能符合要求时，采购处应及时提出原料短缺更换申请，经使用处室领导确认后，报部门领导确认；

C配件的采购

各需求处室根据备件库存和需求情况，需求处填写《购物申请单》，并注明技术要求，由需求处室领导核准后实施。

若单件配件金额超过2000元，由需求处室负责填写《固定资产添置申请表》，经部门领导审批后实施；

维修工程部门根据本程序4.1步骤选定合格供方。

3.2.5质控处实验室培养基、药品需求计划

根据培养基、药品的库存和使用情况，填写《采购计划单》，并注明药品的名称、规格、数量等，由处室领导审批后，交采购处实施。

3.2.6采购合同的签订

A采购处负责拟定合同责任条款和合同其他有关事项，并与供货方进行洽谈；

B合同须规定相应的处罚条款，例如质量不合格，第三方投诉赔偿和到货不及时等事宜；

C最终合同必须相关部门签订合同意见书后，方能由委托人签字生效；合同的管理详见公司《采购合同管理规定》。

3.2.7采购合同的执行

A采购处督促供应商按照已签署合同的具体条款按时提供货物；

B及时将供应商有关合同的执行情况提供给财务管理部门；

C对于不履行合同条款的供应商，应严格按照合同中明确的有关处罚条款与供应商协商解决；双方不能协商解决的，可交相关的仲裁机构裁决；

D财务管理部门按照采购供应部门提供的有关合同执行情况付款。

3.3设备、备件的验证

3.3.1工程部门协同采购处对设备供方产品进行验收，必要时到供方现场验收。

3.3.2对数量大的外包制品，以样品确认的方式对外包制品进行验证。

3.3.3设备拆箱后，由维修工程部门负责点检、查验产品说明书，使用手册，维修手册等各种随机技术资料。

3.3.4安排供应方进行设备安装调试，安毕后办理正式验收手续，并按《固定资产管理程序》规定填写《设备验收调试报告》。

3.4市场调查

3.4.1采购处根据原料使用情况，对新鲜蔬菜、水果、鲜活水产品等，进行定期（每周一次）或不定期的市场调查，了解货源、价格等信息。

3.4.2.对市场调查情况进行整理、分析、比较，及时与供应商进行洽谈，重新调整价格，填写《市场行情调查表》（见附录F），编制市场行情调查报告，并报部门领导。

3.5进口业务管理

3.5.1生产处负责提供进口原料的月度需求计划。

3.5.2采购处参与库存实际情况，按照生产需求制定进口原料订单。

3.5.3根据订货数量和进口许可范围，将确认的订单传真给海外供应商。

3.5.4审核确认海外供应商提供的反馈价格后，以书面形式通知海外供应商实施采购。

3.5.5海外供应商负责货物托运，货到后由报关员负责清关提货，并交质量控制部门验收。

3.6采购文件和设备技术资料的保管

3.6.1采购处负责保存合同文件及采购过程的有关记录。

3.6.2财务管理部门负责建立并保存《固定资产登记表》、设备技术资料。

3.7机上供应品采购与入库具体要求

3.7.1产品的选择与确认：

采购经理负责机上产品的选型与设计工作，在产品的选择上按照采购用品的使用情况可分为续签产品和新开发产品两种情况：

1）续签产品的选择与确认：

续签产品指已在机上使用，因合同到期需重新立项采购的产品。

此类产品采购前，采购协议专员与机供品配餐管理专员需制定机上供应品使用情况征询意见表，报客舱部乘务大队征询对该产品的意见，如无异议视为可用产品；有疑义的参照新产品的选择程序进行重新选择。

2）新产品的选择与确认：

新产品指未在机上使用过或曾经使用但停用6个月以上的产品。

此类产品采购前，采购人员需提供2-3家供应商提供不同品牌的同类产品备选，在对产品的特性进行初步了解后会同乘务大队对产品进行试用，并将具体的试用意见填写在机上供应品使用情况征询意见表中，作为产品选择的参考依据，对产品进行分析后对选择品种进行确认，按照“标准处高级经理——配餐部总经理/副总经理”的顺序进行报批，确认最终选择的产品。

3.7.2采购立项报批（数量确认）

在产品品种确认以后，应结合使用标准和预计的航班数量，测算计划采购产品的数量（原则上新产品的订购数量不超过3个月的使用量，其他产品的采购量应控制在12个月以内）；

在完成采购数量测算后，采购经理与标准经理负责上报《机供品采购计划审批表》，在明确的填写采购品种的品名、品牌、规格、最高限价后，按“标准处高级经理——配餐部总经理/副总经理——财务部”的顺序进行报批，由财务部门确定最终的采购数量与价格。

3.7.3价格的确认与合同签订：

在财务部门确认订量与最高限价后，由配餐部进行采购合同的谈判工作，采购经理与采购协议专员应及时催办并监控合同的签订进程，在合同签订完成以后，采购协议专员应及时索取采购合同和样品，并交机供品库房作为入库检查的依据进行保存。

3.7.4.产品采购的实施：

在采购合同确认后，采购经理根据《月机供品采购计划》通知采购协议专员采购并将相关信息通知库房管理专员。

5附录

5.1附录A《机上供应品使用情况征询意见表》

5.2附录B《物资采购货比三家表》

5.3附录C《样品测试报告》

5.4附录D《供方评定调查表》

5.5附录E《设备采购货比三家表》

5.6附录F《市场行情调查表》

机上供应品使用情况征询意见表

2009-06-06

情况意见汇总

序号

机供品名称

建议优化措施

备注

可行性评价

部门（或单位）主管领导意见

附录A

物资采购货比三家表

物品名称

现用品牌

规格

现执行价

市场考察价

供应商甲名称：

供应商乙名称：

供应商丙名称：

全年用量

拟定价格

所报品牌

规格

报价

所报品牌

规格

报价

所报品牌

规格

报价

附录B

样品测试报告

MATERIALSAMPLESTESTINGREPORT

填表者

PreparedBy

供应商

Supplier

日期

Date

1样品品名

DESCRIPTION

牌名

BRAND

原产地

ORIGIN

报价

QUOTATION

2生/冷样品

RAW/FROZENMATERIALSAMPLE

2.1包装规格

SPECIFICATION

生/冷重量___克，解冻后重量___克，损耗重量___克

RAW/FROZENWEIGHTGRAMWEIGHTAFTERTHAWINGGRAMWASTAGEGRAM

2.2烹饪方法

METHODOFCOOKING

烹饪前重量___克烹饪后重量___克

WEIGHTBEFORECOOKINGGRAMWEIGHTAFTERCOOKINGGRAM

2.3样品感官质量

SENSORYQUALITYOFTHEMATERIALSAMPLE

颜色气味质地

COLORSMELLTEXTURE

测试者

TestedBy

日期

Date

3测试结论

CONCLUSION

口同意进货口暂时不进货口拒绝进货

AGREETOPURCHASEDEFERPURCHASEREFUSETOPURCHASE

部门主管（签名）

SignatureofDepartmentDutyOfficer

日期

Date

备注

REMARKS

说明：

《样品测试报告》由采购供应部门发出，最终返回采购供应部门。

由采购供应部门存档。

Note:

ThisReportshouldBeDistributedandeventualarchivedByPurchaseandSupplyDept.AftercompletelyFilledIn,

附录C

供方评定调查表（现场评估）

调查日期：

调查人：

评估具体内容

期望分数

实际得分

备注

1.质量管理

6.员工管理

11.卫生规范

16.生产状况

21.仓库管理

26.售后服务

合计：

合格供方标准：

实际得分率80分以上为合格供方

百分比：

综合评定：

供方评论结论：

口合格

口不合格

负责人/日期

附录D

设备采购货比三家表

经办人：

设备名称

经办部门意见

立项依据（计划、资金来源）

数量

金额

供应方情况

序号

供应方名称

供应方资格及资信

设备质量

设备价格

地址、电话、联系人

1

2

3

4

事务部意见

财务部意见

质控部意见

分管领导意见

使用部门意见

纪检委意见

法律顾问意见

财务顾问意见

附录E

市场行情调查表

MARKETPRICESURVEYREPORT

调查人/日期

ResearchedBy/Date

采购供应部门

SignatureofOfficer

日期200年/Y

Date月/M日/D

市场

MARKET

原料名称

MATERIAL

规格

SPEC

市场价格

MARKETPRICE

质量状况

QUALITY

公司进价

PURCHASEPRICE

备注

REMARKS

生产原材料仓储管理程序

1.1本程序为了加强仓库管理，保证原料、物资的仓储质量，有效地减少浪费。

1.2本程序使用于所有货物的仓储管理，对入库到出库的全过程加以监控。

2术语

无

3职责

3.1采购处室负责部门各类货物的存储和发货工作，同时将各类物品的库存情况及时反馈至各相关处室，以确保部门所有物资的正常供应。

3.2质量监控处负责各类原料的进货检验。

3.3生产处维修主管负责做好冷库设备的日常维护与保养工作。

3.4财务管理部门配合做好月度库存物资的盘点工作。

4程序

4.1验收入库

4.1.1质量控制处对于熟食制品、新鲜蔬菜、水果和鲜活水产品等检验合格的原料。

贴上《星期~颜色》标签；对其它检验合格的原料。

放在指定的验收合格区域内。

4.1.2对购进食品原材料必须符合国家卫生标准:

不鲜不收,味道不正不收等。

4.1.3采购处对新鲜原料自动进行及时有效的出库处理。

4.1.4对其它货物进行分类，登记每批货物的收货日期、数量、规格、保质期等事项并签名。

4.1.5收货的先后秩序按照：

A熟食制品

B乳及乳制品

C冷冻食品

D鲜活食品

E干货及罐头食品

F办公用品

G清洁用品

4.2贮存

4.2.1根据贮存条件的要求，将各类货物分库、分区存放，必要时隔离存放。

4.2.2必须按照如下温度要求贮存各类货物：

A所有干货存放于综合仓库，温度一般控制在18~25℃；

B所有乳及乳制品存放于0~5℃的冷藏库内，使其质量保持稳定良好的状态；

C所有熟食制品应存放在0~5℃的冷藏库内。

对于暂不用的可存放在-25~-18℃冷冻库内，但一般不超过3个月，以保持其品质；

D所有每日用于生产所剩的新鲜蔬菜、易烂水果类原料应存放于0~5℃冷藏库，确保其新鲜度；

E所有速冻蔬菜、水产品、冻肉类原料应存放于-25~-18℃冷冻库内，使原料质量处于完好状态。

4.3发货

4.3.1按“先进~先出”或“保质期限接近的货物先用”的原则发放。

4.3.2提前一个时间段由相关人员根据航班计划需求制定“原料需求计划”，经处室领导批准转入采购处。

4.3.3为了保证生产有计划进行，各处在固定领货时间领货（特殊情况除外）。

4.3.4根据实际库存量，决定是否进行“采购”或是“出库”处理。

4.3.5仓库应遵守“凭单发货”的原则。

4.3.6对于专包机配餐、临时加餐、航空公司试餐、公司商务接待等需要领货，仓库均按特殊情况处理，急事急办，随到随领，给予使用部门方便。

4.3.7对于特殊情况，仓库可按使用部门个车间主任或值班领导签署的借条发货。

事后使用部门及时补办领货手续。

采购处

4.3.8仓库保管员每日根据实发数量及时登记台帐，确保“帐物”一致。

4.4盘点

4.4.1每隔一个月，对所管辖范围的常用货物进行清点，同时核查食品原料的保质期，检查原料的质量状况，填写《在库原料质量检查情况表》（见附录A）。

4.4.2每月月底，会同财务管理部门相关人员进行月度全面盘点工作。

当盘点数和实际数有差异的，仓库人员应将情况报处室经理，经核对批准后方可调整账目。

5附录

5.1附录A《在库原料质量检查情况表》

在库原料质量检查情况表

IN-STOCKMATERIALQUALITYCHECKLIST

表06编码：

库区

Area

检查人

CheckedBy

日期

Date

品名

DESCRIPTION

规格

SPECIFICATION

数量

QUANTITY

包装情况

PACKAGE

进货日期

RECV.DATE

生产日期

PRDT.DATE

保质期

SELFLIFE

备注

REMARKS

备注

REMARKS

机供品库房管理规定

1、机供品管理

1.1机供品入库

对到货机供品，库房管理员应根据《采购申请单》，对所有进库的货物按照公司规定的比例进行抽样检查其数量、规格型号、包装、生产日期等