备件管理制度.docx
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备件管理制度
文件编制（或更改或采用）审批表
表码：
QP06T03-B
编号：
18M18（A0）-00
拟编（或更改或采用）文件名称
黄石工厂备件仓库物资管理制度及实施细则
编制（或更改或采用）文件目的
规范仓库的管理
文件起草（或申请采用）部门
黄石储运部
文件起草（或申请）人
程青霞
拟定密级
√1.非密件□2.秘密□3.机密
更改内容摘要
新编
起草（或申请）部门审核意见
√完全同意文件编制或修改草案。
□同意采用该外来文件。
请下列有关部门予以评审。
部门经理：
曾军2016年01月12日
相关部门经理评审
会签
部门
黄石质管部
黄石生产部
黄石采购组
黄石人资部
黄石财务部
意见
√同意
□不同意
√同意
□不同意
√同意
□不同意
√同意
□不同意
√同意
□不同意
□同意
□不同意
签名
林志生
纪坤利
吕亮
谢刚
王刚
部门
意见
□同意
□不同意
□同意
□不同意
□同意
□不同意
□同意
□不同意
□同意
□不同意
□同意
□不同意
签名
文控部门审查意见
√1.同意文件草案。
□2.同意采用该外来文件。
□3.未通过标准符合性审查,请拟编部门按附页修改意见修改后重报。
□4.该外来文件非最新版本，请申请部门查新或重新确认后重报。
拟定文件编号：
QP18M18版本号：
A0修改次号：
0
发放范围见《文件发放控制表》，编号：
18M18（A0）-00-1
ISO办：
罗庆敏2016年01月18日
领导审批意见
√1.批准发布该文件。
□2.文件按附页意见修改（或查新确认）后重新评审与报批。
审批领导：
李白千2016年01月18日
文件发放控制表
表码：
QP06T01-A2/2
编号：
18M18（A0）-00-1
文件名称
黄石工厂备件仓库物资管理制度及实施细则
文件编号
QP18M18
编制部门
黄石储运部
发布部门
ISO办
第A0版
受控状态
√受控□非受控
第0次修改
受控号
发往部门/人员
数量
接收人
回收记录（第版第次修改）
备注
回收数量
回收日期
回收签名
40
黄石储运部
1
曾军
37
黄石质管部
1
林志生
38
黄石生产部
1
纪坤利
39
黄石人力资源部
1
谢刚
07
黄石采购组
1
吕亮
15
黄石财务部
1
王刚
编制：
审批：
作业管理文件
黄石工厂备件仓库物资
管理制度及实施细则（HS）
（第A0版）
文件编号：
QP18M18
审批依据：
18M18（A0）-01
受控号：
适用部门
黄石储运部
黄石采购组
黄石生产部
黄石人资部
黄石质管部
黄石财务部
第0次修改：
2016-01-19发布；2016-01-24实施。
第1次修改：
2017-07-11发布；2017-07-15实施。
第次修改：
发布；实施。
第次修改：
发布；实施。
第次修改：
发布；实施。
第次修改：
发布；实施。
第次修改：
发布；实施。
文件修订履历
文件编号:
QP18M18
Page:
6
文件名称:
黄石工厂备件仓库物资管理制度及实施细则
修改
版序
修改
页次
变更内容
申请单
NO.
申请部门/
申请人
实施日期
A0版
第0次修改
全文
新编
18M18（A0）-00
黄石储运部/
程青霞
2016.01.24
A0版
第1次修改
部分内容
因系统切换，系统操作由NBS更改为SAP
黄石储运部/
余晓萌
2017.07.10
黄石工厂备件仓库物资管理制度及实施细则（HS）
作业管理文件文件编号:
QP18M18第A0版第1次修改
1总则：
1.1为了强化对备件仓的日常管理，确保公司财产的安全，规范备件的进出仓流程，严格备件的领用审批程序，加强对废旧备件的回收，特制定本制度。
1.2本制度适应于黄石工厂备件仓库的所有物资。
1.3本制度中所指的备件，主要指黄石工厂由于生产的需要，适用于公司所有生产、检测、行政管理用的备件，即指生产、科研、检测及行政管理等部门由于生产的需要，用于生产、研发、检测设备设施的修理、维护保养、技术改造等所耗用的各类工具类、维修类的设备备件（劳保类、生产辅料、试验辅料、办公用品等耗用性物资不归属为备件，作为一般物料管理）。
1.4公司各厂区备件及相关物资的采购、发外维修业务，均由使用部门填写申购单并经审批后交由采购部门实施。
1.6本制度中所指的备件仓库是指位于黄石厂内所设立的备件仓库，由黄石储运部负责管理，黄石财务部负责监督。
1.7要确保“帐、卡、物一致”原则，有差异要及时查找原因，并及时改善，属于不遵守制度操作和失职导致公司财产损失的，将根据相关制度追究个人责任。
2、工作职责
2.1备件使用部门：
负责制定本部门的需求计划申请、质量验收、领用审批、旧品返还、
维修管理、使用分析等。
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黄石工厂备件仓库物资管理制度及实施细则（HS）
作业管理文件文件编号:
QP18M18第A0版第1次修改
2.2设备部门：
负责维护以旧换新数据。
2.3采购部门：
负责备件的采购和发外维修。
2.4财务部：
负责监督备件仓帐物管理。
2.5备件仓：
负责备件的收货、入库、储存、发放、旧品处理、帐物管理等。
3、备件申购
3.1按备件使用周期分为三类：
A类：
为容易损坏、使用周期短、更换频繁或采购难度大、采购周期长
的各类备件，这类备件需保持一定库存；如焊头、灯泡、螺杆等。
B类：
为使用周期长、极少损坏及采购周期较短的各类备件，这类备件只需保持较低库存或不储备库存，如温控器、轴承等。
C类：
为因特殊原因、偶尔需要使用而无需储备库存的备件和其他部门使用的常耗物资。
备件申购
3.1按备件使用周期分为三类：
A类：
为容易损坏、使用周期短、更换频繁或采购难度大、采购周期长
的各类备件，这类备件需保持一定库存；如焊头、灯泡、螺杆等。
B类：
为使用周期长、极少损坏及采购周期较短的各类备件，这类备件只需保持较低
库存或不储备库存，如温控器、轴承等。
C类：
为因特殊原因、偶尔需要使用而无需储备库存的备件和其他部门使用的常耗物资。
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黄石工厂备件仓库物资管理制度及实施细则（HS）
作业管理文件文件编号:
QP18M18第A0版第1次修改
3.2需求计划及申请：
备件使用部门根据次月生产计划、设备保养周期和备件物资库存状况，定期或不定期编制需求计划、采购申请，交相关部门评审，领导审批的过程，根据申购内容不同，分别以下情况处理：
3.2.1补充库存：
1）对A、B类备件，根据备件库存量及库存定额标准，由备件使用部门定期于每月5
日前编制备件采购计划，并经部门经理、主管领导审批确交后交采购部门采购。
2）补充库存的采购适用于月初可预计使用情况的所有备件物资；
3.2.2临时采购
临时采购仅作为不可预计的临时性使用物资（包括由于生产或设备等原因而需额外增加采购的A、B类备件）的采购，由使用部门根据需要提交计划，经部门经理、主管领导审批确认后，由采购部门采购。
3.2.3紧急采购
由于设备抢修等突发因素采购的备件，如为使用部门口头直接通知采购部门购买的，必须在备件到货后一个工作日内将审批确认的采购申请提交给采购部门，紧急采购的审批权必须为部门经理。
3.2.4特别规定
因特殊情况需进口的备件，单位价值超过20,000元人民币的，须报经集团总裁审批同意，方可采购。
4、备件的采购
备件供应商的开发管控和临时紧急采购的供应商管控、备件的采购流程等参照《非生
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黄石工厂备件仓库物资管理制度及实施细则（HS）
作业管理文件文件编号:
QP18M18第A0版第1次修改
产物资采购管理办法》相关规定执行。
5、备件验收和入库
5.1收货：
备件仓凭正式订单及送货单清点备件到货数量，无误后暂收签单。
无正式订单的不允许办理收货手续。
5.2验收：
由申购部门负责所申购备件的验收工作，在申购时评估列明是否需要验收，并在订单注明，需要验收的8小时内到仓库验收完成，如不需要验收的备件仓收货后直接入库。
5.3入库：
备件验收合格确认后备件仓于一小时内完成正式入库手续。
5.4退货：
分入库前退货及入库后退货两各个情况。
5.4.1入库前：
备件仓在收货环节发现单据不符或货物有异常的可当场退货；如无法确认的，通知申购部门或采购部门协助在两小时内出具处理结论。
5.4.2入库后：
使用部门领用后，发现物料质量无法达到约定的质量要求的，应及时提交书面报告给采购部门，说明退回原因，采购部门应在4小时内处理相关退货事宜。
如结论为退货的领用人将备件退回备件仓办理退货。
6、备件领用和出库
6.1按领用备件价值分类
A类：
单价400元以上（含）的备件列为A类，重点管理；
B类：
单价50元（含）-400元的备件列为B类，中等管理；
C类：
单价在50元以下的列为C类，按一般物料管理。
6.2领用权限
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黄石工厂备件仓库物资管理制度及实施细则（HS）
作业管理文件文件编号:
QP18M18第A0版第1次修改
领用部门需对领用人员进行领用备件授权，XX人员无权领用备件。
6.3领料单据制作
已授权人才可制作系统领料单据，并经签名确认后视为有效领料单据，备件仓凭有效领料单据发放备件，其它无效单据不得发放。
6.4先进先出原则
除授权人书面指定的特殊需求外，其它正常备件发放仓库均需要按先进先出原则发放。
6.5以旧换新原则：
维修业务类备件需按“以旧换新”的形式领用。
6.5.1由设备部门统一设定需以旧换新备件并在系统中维护生效。
判定标准为：
A类：
全部需要以旧换新；
B类：
由设备部门主管（没设主管的由部门指定人员）根据使用情况、是否能收回、旧品是否有价值等方面综合判定；
C类：
由设备部门系统维护人员根据旧品是否有价值直接判定。
6.5.2设定为不需要以旧换新的备件，仓库直接按单发放。
6.5.3设定为需要以旧换新的备件，在领用新备件时需交回同类同数量的不可修复残废旧品
到备件仓，经仓库核对后发放新备件。
特殊情况无法提供旧品的分以下情况处理：
1）没有旧品交回的：
在领用单上注明原因，并需由领用部门审批通过后才可领用新备
件，审批级别为A类—部门经理、B类--部门主管（没设主管的由部门指定人员）、C类—授权领用人，未经审批通过的不能领用。
2）延后交回旧品的：
同上由部门审批通过后先发放新品，第二天12点前交回旧品到
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备件仓。
3）夜班领用无旧品的：
由于夜班的特殊性，在部门无法当时审批的情况下，可先由有
权限领用人代加签审批意见，仓库凭加签意见发放新备件，领用部门审批人需要在12小时内正式补审批通过。
4）设备领用部门每月需核查无旧品交回数据，分析合理性。
6.5.4新设备安装及设备改造业务领用新备件的，不需要执行以旧换新操作，由负责安装及改造部门按项目计划安排领用所需备件。
6.6违反领用及发放备件规定者，按每单扣行为绩效0.4分处罚，情节严重的可给予警告处分并处于行为绩效扣2分处罚，如有造成损失的需要实际情况负责赔偿损失。
7、备件维修及旧备件管理
7.1备件是否可维修由备件使用部门判定，可维修备件由使用部门管理，不可维修备件如需领新品的按以旧换新形式交备件仓管理，不需领新品但有残值的按废品交废品仓管理。
7.2可维修备件管理
7.2.1本厂内可修的交修复部门修复后继续使用。
7.2.2需发外部维修的经部门审批后由采购部门安排发外维修，修复完成后继续使用。
7.3不可维修旧品管理
7.3.1以旧换新形式交回备件仓的旧品均为残废旧品，需交回人在入库前判定为不可修复的，可修复备件不允许交回备件仓换领新品。
7.3.2备件仓旧品需入库管理，由交回人将入库单与旧品同时交仓库，仓管员核对后签
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作业管理文件文件编号:
QP18M18第A0版第1次修改
名确认正式入帐。
7.3.3备件仓按原备件价值分类储存管理，A、B类备件旧品需分类储存，可清点盘查，C类备件旧品则可混合堆放储存。
7.3.4旧品按库存量半个月或一个月周期定期处理，财务成本组负责在处理前监督抽查A、B类旧品，监督抽查确认后才可转废品处理。
8、备件帐卡物管理
8.1按《仓库物资管理制度》相关要求对备件进行管理。
8.2单据、帐、卡、报表的业务处理规范按财政部颁发的《会计基础工作规范》执行。
8.3根据由于备件物资品项繁多、收发不频繁特点，存卡更换周期可不用每月更换，但至少每年更换2次（年中、年底）。
8.4备件仓帐物需接受财务成本组及计划中心的监督，协助进行帐物抽查并核查差异原因及改善。
8.5备件仓每月需对备件进行一次全面盘点，按规定出具月结盘点数据，按时分析差异及跟进调整处理。
8.6由于仓库管理失误原因造成帐物差异的处于行为绩效扣0.2分/项处罚，最多可处于扣行为绩效10分处罚，如有造成财产损失的需承担赔偿责任。
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