展会准备培训资料展会前必看.docx

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展会准备培训资料展会前必看

展会参展准备（Planning&Promotion）

1）展示品类/组成参加团队

2）预算案/制作整体计划书

3）决定展示主题

4）布置/展柜计划

5）宣传计划（Promotion）

6）资料制作:

印刷/出版

7）宾馆/机票预订

8）提交服务申请书

9）航运（SHIPPING）

10）展会场派遣人力管理

1）展示品类/组成参展团队

  ▶展示品类应在展会3个月前确定好。

◦一位专门‘展会担当者’

   一个担当主导来运作整个展会比较适合。

展示宣传,展柜Design,人力管理等要有着一贯性，会给参展的客人们留下一种统一而整体的印象。

    每年定期参加海外展会的话，有必要选拔专门1人来进行展会专业培训。

◦展会担当者的职务

     ￭展会流程了解

        -展会的最后期限为准，对展会的各项规定理解并准守。

         最近流行网上系统，信息网上更新。

申请成功后会发放账号和密码。

不是非常忙碌的话，最好把信息都打印出来做成一本册子为最安全。

     ￭制作整体计划书

        根据参展手册制定一份时间表及确认点检表。

     ￭交通整理

        展会担当要与展会组织方有着良好的联系关系。

规定事项，展会变动等要及时与展会组织方进行确认。

也要对整体计划书进行状况及活动进行详细确认。

2）预算案/制作整体计划书

   预算案要提前准备，在展会各个阶段需要多少预算，有必要提前预测。

另一个方面也为展会预算提前确保。

预算案如下：

展会预算

预算项目（ITEM）

费用（COST）

预算金额（Extimated）

实际金额

（Actual）

差额

（Difference）

1。

展位租金  

2。

展位布置

     a。

展柜设计/制作

     b。

展柜租赁及采购

     c。

展柜施工（设置及拆除）

     d。

图像显示器

     e。

各种工具道具

     f。

照明布置

3。

展柜物品

     a。

家具（桌子/椅子/垃圾桶）

     b。

地毯

     c。

盆栽

     d。

白板

     e。

电脑/打印机租赁

     f。

影音设备（TV/摄像机/DVD等）

4。

海运/保管

     a。

运费

     b。

展示品保管费

     c。

通关费

     d。

保险

5。

服务

     a。

客户管理系统（BadgeReader）

     b。

电

     c。

空压机,排水

     d。

电话/传真/网络

     e。

经费（保安）

     f。

拍照留影

     g。

保险

6。

广告/宣传费

     a。

印刷/出版费（传单,宣传画册）

     b。

其他各种印刷物

     c。

DM发送费

     d。

徽章，服装，礼品，纪念品等

7。

出差经费

     a。

交通费

     b。

住宿费

     c。

餐费,接待费,欢迎会

     d。

应急资金

     e。

展会培训费

     f。

SalesMeeting

     总经费（TotalshowBudget）

※费用相关注意事项

 ◦展会布置费相关

     布置租赁/设置费等所有费用交齐了，有些还要信用卡的情况。

这是为了防止租赁物品时拒绝赔偿提前记录卡号。

。

告诉卡号的情况下确认好需要支付前必须需得到同意。

 ◦人工费

     像美国的情况，要聘请有劳动条约承认的当地劳动者布置展柜。

 ◦TAX及附加税返还

     像美国每周的税率都不一样，法国19。

8%等附加多样的Tax。

展柜规模较大的话税金也是不少的抵扣的话这也是不少的节省。

当地附加税手续公司不好选择的话可以利用国内公司（例:

国家和附加税）比较手续费的话没有多大差异。

 ◦预备费用确定

     预算费用应该充足，发生异常情况时可用于预备费用。

3）决定展示主题

   为展会的所有活动一贯而统一，在一个大主题下进行“展示主题（Theme）"决定。

这是为了给访客留下一贯而深刻的印象。

4）布置/展柜计划

   重要的部分是设计重点，要能吸引众人眼球。

绚烂的灯光或者动用美女来集中视线是无意义的。

不能过于华丽会造成产品暗淡无光。

复试结构展柜租金增加的情况也很多，要确认好进行设计。

◦展柜布置计划的顺序

展柜Design构思

Design公司及装修公司选定

展柜Design内部决定

装修公司通报/装修

Design构思图书面提供展会主持方/确认

展柜布置及拆除计划

附带物品确认/准备

 ※展柜设计时注意事项

 ➡展柜设计时照明的位置要指定好。

     太亮的颜色会使展品的小小问题都能清楚体现。

字数尽量减少字体加大。

 ➡客人一般集中在照明所指的方向所以照明位置要指定好。

 ➡设计接待台。

 ➡利用大型图片。

比上几个小图片，1张大图片效果更佳。

 ➡现在世界倡导绿色。

木工装饰不如多使用环保材料及反复利用物品。

 ➡不要摆设过多的展品感觉凌乱。

 ➡自然的参观路线:

客人不喜欢强行的参观路线。

 ➡做些休息区。

确认项目

确认

1。

展柜物品

   电话/传真

   电脑（笔记本电脑）LCDTV,打印机,软件,DVD

   徽章读卡器

2。

印刷品

   促销品/产品宣传单

   订货单（Order/SuotationForm）/问卷调查

   报道资料名片,名片座

3。

宣传礼品,小礼物

   展柜内活动物品

4。

餐饮供应

   勺子/叉/杯/盘/托盘/水壶/咖啡壶/桶/开瓶器

   毛巾/纸巾

5。

小道具

   纸巾/别针/针线包/镜子/书写工具/透明胶带

   急救包/垃圾桶/电话号码表

6。

现场费用确认记录者

  ◦展会场所需物品确认清单

 ■展会宣传依赖于展会组织方?

展会组织是举办方的责任,但展会场来宾怎么吸引到自己公司柜台，是各个公司的责任了。

 ■展会结束后就不用再宣传了?

    展会结束后让贵宾记忆深刻的宣传，会有这双倍的宣传效果，这是市场营销的基本。

5）宣传计划（Promotion）

 a）展会主办方宣传物展会组织方的宣传资料

     ◦目录–最有效的宣传

     ◦展会宣传册     ◦天花板横幅

       ※要求主办方不停地给你宣传。

        这样可以争取到更多机会。

 b）个别邀请-DM/发送邀请函

   邀请函一般展会前2周以供客户安排时间。

 c）媒体宣传–准备报道资料

 d）一般广告–专业贸易杂志,展会场内广告,当地广告

 e）参加研讨会

 f）赞助式的宣传

  利用附近宾馆新闻中心，商务中心，VIP休息室，正式用餐，购物袋，海报，条幅，迎接，营造特殊事件等是宣传的好主意。

 g）展会期间的促销品发放

确认项目

确认

 1。

宣传战略树立

（            ）

 2。

DM发送清单确保

（            ）

 3。

邀请函申请

（            ）

 4。

DM/邀请函发送

（            ）

 5。

报道资料/照片准备

（            ）

 6。

报道资料/照片发布

（            ）

 7。

媒体日/为新闻中心的准备

（            ）

 8。

产品宣传单准备

（            ）

 9。

专门杂志等的一般宣传准备

（            ）

10。

小礼品准备/展会场活动计划

（            ）

11。

赞助种类确认/申请

（            ）

12。

媒体邀请及约定时间

（            ）

13。

展览后宣传活动计划

（            ）

▶展示宣传CHECKLIST

  6）资料制作:

印刷/出版

 印刷,出版物按照船期提前完成,发航运比较适合。

完成比较晚的话，职员们要自带，不仅仅是重费用可能更高。

 ➡产品目录/宣传册/海报

    所有资料根据特定地区、参加地、客户，内访客性格进行了解后进行资料本地化。

只强求英文资料效果上会大打折扣。

 ➡调查表样式制作  

    必要的情况下，为的到展会场访客们的情报制作调查表。

觉得麻烦的话需要申请客户管理系统（BadgeReader）。

➡报道资料  

     描述的时候不能给人一种广告的印象，根据六何原则要写成报道形式。

协商产品的有点，效果等分量一搬为1页为最佳。

报道资料最上端协商报道标题和希望报道日期。

记者也有可能需要更多情报，需要留下联系地址，电话，必要的情况也发送照片。

一般杂志的情况发刊3个月前,报纸是2周前发送。

能看等到1-2报纸上也是很大的收获。

  7）宾馆/机票预订

    宾馆及机票预订越是提前可能费用也会相应减少。

一般使用展会官方指定宾馆价格可能高一些。

在展会场临近的地方找，会给展会运作有所帮助。

  8）服务申请书提交

  电脑,打印机,试听觉设备等附加物品租赁，电，自来水，燃气，压缩空气,电话,传真,清洁,纪念照,经费,保险等针对各服务事项要提交服务申请书Dead-Line前要提交到相关部门。

根据各服务条款Dead-Line,申请样式,一般各部门有着独立样式。

   ➡Dead-Line没有遵守的情况，一般要支付20%程度附加费用。

   ➡各国电源插头形状各异，也要提前准备。

   ➡展柜清洁工作一搬为自理,有专门清洁公司的话，也可以单独申请费用。

   ➡有昂贵的展品时需要特别的经费申请。

  9）航运（SHIPPING）

  展示物品一般利用展会专门的货运公司为最佳。

空运比较航运的价格很高这点要记住，部分国内货运公司虽然做的很好，但是货物到了当地，当地官方代理公司处理不好的情况也可能发生。

所以要跟进好。

特别是巴西、俄罗斯都属于国际上恶名昭彰的航运国家，运送费要多计划进去。

 ■展会航运相关文件

1Invoice/PackingList

各品类价值记录/展示品的机种名及序列号标注

    ②事由书

    ③营业执照副本

    ④海外展会参加证明文件（展柜图纸,展柜租赁合同书,外汇汇款单）

    ⑤保险

 ■展会船期相关文件

1海运:

釜山CFS入库期望日（欧洲展会的情况展会约50天前）

2航运:

仁川机场入库期望日（欧洲展会的情况展会约30天前）   

  10）展会场派遣人力管理

确认项目

确认

  1。

展会场派遣人力确定

（       ）

  2。

宾馆预订

（       ）

  3。

本地临时助理预约

（       ）

  4。

业务分担

（       ）

  5。

展会场内交班计划确定

（       ）

  6。

职员培训/会议日程（展会前/展会期间）

（       ）

  7。

展会场职员出入证申请

（       ）

  8。

展会场停车证申请

（       ）

  9。

研讨室等预订

（       ）

 10。

CateringService确认 （展会场内/外,职员/客户用）

（       ）

 11。

职员服装/公司徽章/名签准备

（       ）

 12。

访客调查表样式制作 （可用客户管理系统代替）

（       ）

 13。

传真/Modem/电脑准备

（       ）

 14。

职员用内部手册准备

（       ）

▶展会场派遣人力CHECKLIST

  11）最终确认事项点检

       a。

宾馆/机票预订确认

       b。

服务申请书收到与否确认

       c。

展会场所需物品确认

       d。

当地可使用的信用卡,旅游支票,现金等准备

  12）现场点检

       a。

展会布置设置事项点检

           -是否在按申请进行准备?

           -有必要追加申请与否?

           -有破损时及时联系相关公司替换

      b。

售后、邀请事项准备与否确认