归档文件整理规则.docx

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归档文件整理规则

归档文件整理规则2015

、八—

前言

本标准代替DA/T22-2000《归档文件整理规则》。

本标准与DA/T22-2000相比主要变化如下：

标准的总体编排和结构按GB/T1.1-2009进行了修改；将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；调整归档文件分类方法；增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；增加归档文件档号结构和编制要求；将室编件号、馆编件号统一为件号；在附录中增加归档章示例、直角装订方法。

本标准的附录A是规范性附录，附录B、附录C附录D、附录E是资料性附录。

本标准由国家档案局提出并归口。

本标准起草单位：

国家档案局档案馆（室）业务指导司。

本标准主要起草人：

许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌

本标准于2000年12月6日首次发布。

归档文件整理规则

1范围

本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归

档文件的整理。

其他门类档案可以参照执行。

企业单位有其他特殊规定的，从其规定。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。

凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本

适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T18894电子文件归档与管理规范

DA/T1-2000档案工作基本术语

DA/T13-1994档号编制规则

DA/T25-2000档案修裱技术规范

DA/T38-2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范

3术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3.1归档文件archivaldocument（s）

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

3.2整理arrangement

将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

3.3件item

归档文件的整理单位。

3.4档号archivalcode

在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

4

4.1

整理原则

归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

4.3

4.4

归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

5一般要求

5.1组件（件的组织）

5.1.1件的构成

归档文件一般以每份文件为一件。

正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

5.1.2件内文件排序

归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

5.2分类

5.2.1立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

5.2.2归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。

a）按年度分类

将文件按其形成年度分类。

跨年度一般应以文件签发日期为准。

对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。

跨年度形成的会议文件归入闭幕年。

跨年度办理的文件归入办结年。

当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

b）按机构（问题）分类

将文件按其形成或承办机构（问题）分类。

机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。

采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。

采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

c）按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。

5.2.3规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度保管期限等方法进行两级分类。

5.3.1

5.3排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

5.4编号

5.4.1归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。

档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

5.4.2档号的结构宜为：

全宗号-档案门类代码?

年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。

上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用"•”隔开。

如“Z109-WS•2011-Y-BGS-0001'。

5.4.3档号按照以下要求编制：

a）全宗号：

档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识,

按照DA/T13-1994编制。

b）档案门类代码？

年度：

归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”

标识。

年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。

5.4.4归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

电子文件可以由

系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

5.4.5归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项（见附录期限、件号、机构（问题）按照5.4.3编制，便于识记，归档章保管期限也可以使用“永久”也可以用“办公室”等规范化简称标识（见附录

A图A1）。

归档章中全宗号、年度、保管

页数用阿拉伯数字标识（见附录A图A2）。

为

“30年”“10年”简称标识，机构（问题）

A图A3）。

5.5编目

5.5.1归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。

编目应准确、详细，便于检索。

5.5.2归档文件应逐件编目。

来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。

归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

i）备注：

注释文件需说明的情况。

5.5.4归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。

装订成册的归档文件目录，应编制封面（见附录B图B2）。

封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。

归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。

6纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架

6.1修整

责任者：

制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

题名：

文件标题。

没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方

便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[]”。

6.2装订

6.2.1归档文件一般以件为单位装订。

归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。

装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

6.2.2应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。

为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

6.2.3用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。

不使用回形针、大

头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

6.2.4永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。

页数较少的，使用直角装订（见附录

C图C1、图C2）或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。

永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。

6.2.5永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

6.2.6定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照6.2.4-6.2.5执行。

定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以按照6.2.4执行，也可以

使用不锈钢夹或封套装订。

6.3编页

6.3.2

页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

6.3.3

持原有页码不变。

文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保

6.4装盒

将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。

不同年度、机构（问

题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

6.4.1档案盒

641.1档案盒封面应标明全宗名称。

档案盒的外形尺寸为310mmX220mm（长x宽），

盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm、50mm等（见附录D图D1）。

6.4.1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、

起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见附录D图D2、图D3）。

其

中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写

在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。

6.4.1.3档案盒应采用无酸纸制作。

6.4.2备考表

a）

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（见附录E）。

盒内文件情况说明：

填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

d）

检查人：

负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

6.5排架

6.5.1归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。

6.5.2归档文件按年度—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。

6.5.3归档文件按年度—保管期限—机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。

7归档电子文件的整理要求

7.1归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》“5一般要求”的规定。

7.2归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等标准执行。

（2014年）、GB/T18894

7.3归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》等标准的应用系统。

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