诚信程序文件.docx
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诚信程序文件
生效：
2016-08-01
状态：
□受控□非受控
分发号：
持有者：
诚信管理体系
诚信管理程序文件
编制：
诚信管理小组
审核：
批准：
××食品有限公司
Q/SBG0551-2016
诚信因素识别、评价、管理和更新程序……………………………
03
Q/SBG0552-2016
信息交流管理程序…………………………………………………
07
Q/SBG0553-2016
文件管理程序………………………………………………………
12
Q/SBG0554-2016
记录管理程序………………………………………………………
16
Q/SBG0555-2016
诚信运行管理程序…………………………………………………
18
Q/SBG0556-2016
应急准备和响应管理程序…………………………………………
21
Q/SBG0557-2016
监视和测量管理程序……………………………………………
24
Q/SBG0558-2016
不符合识别、纠正、预防及信用修复管理程序……………………
26
Q/SBG0559-2016
内部核查管理程序…………………………………………………
29
Q/SBG0560-2016
合规性评价管理程序………………………………………………
32
Q/SBG0561-2016
体系评价管理程序…………………………………………………
34
××食品有限公司
文件编号
Q/SBG0551-2016
版次
A版
文件名称
诚信因素识别、评价、管理和更新程序
页数
共4页
1目的
识别、评价本公司能够控制以及可以期望对其施加影响的诚信因素，确定重要诚信因素，并及时更新这方面信息，以对其进行管理和控制。
2适用范围
适用于本公司的活动、产品、服务的诚信因素的识别、评价、更新与管理。
3职责
3.1诚信负责人负责重要诚信因素的批准。
3.2各部门负责本部门诚信因素及其影响的识别和初步评价。
3.3诚信管理体系小组组织诚信影响的评价活动，进行综合评价，编制重要诚信因素汇总及控制表，负责根据确定的重要诚信因素制订管理方案，负责重要诚信因素的更新。
4工作程序
4.1工作流程图
4.2诚信因素识别与评价的时机
a．公司诚信管理体系建立之初进行初始诚信评价时；
b．以公司全体部门为对象，每年年底前，在设定目标指标前进行；
c．相关法律法规变更或追加，涉及到新的开发或修改活动、产品、服务以及相关方要求情况下。
4.3初次进行诚信因素识别和评价前，诚信因素识别和调查人员应参加诚信管理体系小组组织的诚信因素调查和评价培训，掌握诚信因素识别评价的基本方法和技巧。
4.4诚信因素识别
4.4.1诚信因素包括，但不限于以下几个方面：
a）生产经营、产品供应、广告宣传、技术改造、新产品配方和销售服务等活动中涉及的诚信因素包括：
——食用农产品原料及其它投入品的质量安全控制，特别是微生物、农残、重金属、环境污染物、违法添加物等；
——生产过程质量安全控制；
——包装材料、标识管理；
——仓储、物流管理；
——其它
b）与新项目有关的诚信因素包括：
——新产品配方与预期用途；
——技术改造；
——其它
c）影响诚信的其他因素
4.4.2主要以过程方法来控制各部门的工作过程活动作为主线；生产企业以工艺流程为主线，加以后勤管理的过程活动来进行诚信因素分析，其中有外包过程的如虫害的控制、包装供应、广告策划、物流运输等也要求进行诚信因素分析，并施加诚信影响。
在识别诚信因素和诚信影响时应考虑以下方面：
a）人员结构：
包括能力要求、健康状况、对本岗位工作的胜任程度等；
b）制度履行：
指制度制订是否满足法律法规要求，对制度执行情况是否合适；
c）环境设施：
应包括工作环境、诚信环境及设施要求是否满足；
d）信息沟通：
内部沟通、外部沟通、上下沟通。
4.5诚信因素评价
4.5.1评价流程
a．各部门使用《诚信因素识别评价表》针对本部门职责的活动，产品、服务的诚信因素、失信表现、失信影响、失信风险分析评价、控制措施等相关内容进行填写。
b．各部门按照《诚信因素识别评价表》对本部门的诚信影响进行初步评价，经部门负责人核查后，汇总成公司《诚信因素识别评价表》。
c．诚信管理体系小组对各部门判定结果，并进行综合评价，确定重要诚信影响因素，编制公司的《重要诚信因素汇总及控制表》。
4.5.2评价原则
a.诚信影响的范围、规模及严重程度；
b．发生频率、持续时间；
c．法律法规遵循情况；
d．改变诚信影响对其他活动与过程将带来的“影响”；
e．相关方的利益；
f．公司的公共形象等。
4.5.3评价重要诚信因素的方法
a）定性判断
公司的诚信因素的评价基本上以定性判断为主，定性判断时的风险评估按照“风险评估表”的标准进行。
若出现不符合法律法规，不符合国家、行业、企业标准的任一方面时，都要把它确定为重大诚信因素。
b）失信风险评估方法
风险评估表
危害的可能性
危害的严重性
频繁
经常
偶尔
极少
不可能
A
B
C
D
E
严重
Ⅰ
极高风险
高风险
一般
Ⅱ
轻微
Ⅲ
中等风险
低风险
可忽略
Ⅳ
注：
颜色相同，风险等级相同
c）重大诚信因素确定后，填写《重要诚信因素汇总及控制表》，并制定管理方案、应急预案经批准后加以控制。
4.6诚信因素更新
4.6.1更新时机
a.相关法律法规变更或追加；
b．涉及到新的开发，使用新技术、新工艺、新材料、新设备时；
c．当本组织活动、产品、服务发生较大变化时；
d．当相关方有合理抱怨时；
e．当公司诚信方针有变化时。
4.6.2对于开发和新的修改活动、产品、服务（新项目），由诚信管理体系小组组织相关部门、诚信体系管理小组对计划实施的项目进行初步诚信评价，确定主要诚信影响和诚信因素，经诚信负责人批准，并及时更新《诚信因素识别评价表》和《重要诚信因素汇总及控制表》。
4.6.3诚信管理体系小组应及时将更新后的《重要诚信因素汇总及控制表》发至各相关部门。
4.7重要诚信因素管理
对登记于《重要诚信因素汇总及控制表》中的重要诚信因素的管理通过目标/指标、诚信管理方案，运行控制及应急准备和响应程序的方式加以控制，对因经济、技术条件等原因暂时无法实施的，要制定具体实施计划。
5相关记录
诚信因素识别评价表
重要诚信因素汇总及控制表
××食品有限公司
文件编号
Q/SBG0552-2016
版次
A版
文件名称
信息交流管理程序
页数
共5页
1目的
确保公司内、外与诚信相关信息及时有效传递、畅通交流和正确理解。
2适用范围
本程序适用于本公司内部以及公司与相关方（顾客、供方、政府机构、社会团体、公众、媒体等）之间有关诚信信息交流。
3职责
3.1技术中心为诚信信息交流的归口管理部门。
3.2各部门负责相应业务范围的内外部诚信信息交流，配合技术中心和诚信小组做好诚信、质量和食品安全信息交流工作。
3.3全体员工：
公司内部各层次人员的诚信信息交流。
4工作方法/程序
4.1内部信息交流
4.1.1内部信息交流包括：
a）诚信方针传达到全体员工和有关相关方；
b）诚信目标、指标的细化和指令的传达、反馈；
c）各岗位职责和权限；
d）诚信、质量和食品安全管理体系文件的分发及改进；
e）培训的有关信息；
f）对体系进行监测、测量结果的传达及反馈信息；
g）运行状态及紧急状态信息；
h）与产品质量、安全有关的半成品、成品检验数据的信息；
i）涉及诚信、食品安全的信息，如诚信管理小组和食品安全小组的信息、供方的信息、与外部组织有关的诚信、食品安全信息、任何工艺及配方、设备的更改信息等；
j）体系内部核查和体系评价或质量和食品安全管理体系内部审核和管理评审的信息。
4.1.2内部信息交流按“4.5信息交流传递图”进行。
4.1.3诚信管理小组负责传达公司诚信方针、诚信管理体系手册、程序文件到各部门，各部门再传达到各相应工作岗位，操作规程由各部门自行传达。
4.1.4总裁、诚信管理小组负责人对诚信管理体系的有关指示，由各部门主管负责传达。
4.1.5各部门的日常联络、常规报表、一般信息通报等，由各部门自行负责传达、交换信息。
4.1.6诚信管理体系运行中的不符合和所采取的纠正、预防措施及其实施结果等信息的交流，参见《不符合识别、预防/纠正、信用修复管理程序》中的要求进行。
4.1.7内部信息交流通过会议、简报、通知或电话形式予以传达，诚信管理小组就诚信问题或食质量和食品安全问题根据实际情况不定期地进行讨论、分析，力求提高产品质量，避免失信。
4.2外部信息交流
4.2.1外部信息交流的范围：
a）诚信管理有关的法规要求、新标准出台或标准修改内容；
b）新工艺、新材料、新能源、新设备等方面的国内、外信息；
c）顾客、社会、政府、公众的要求、希望和抱怨等信息；
d）产品重大安全问题在媒体上发布警告信息；
e）按《预包装食品标签通则》要求，编制产品信息和标识。
4.2.2各部门在各自职责范围内，接收来自相关方对公司要求、希望和抱怨等信息，由信息接收部门负责记录，传递给技术中心。
4.2.3对于各部门在职责范围内能处理的信息，应由各部门直接研究、批复和处理，并将处理意见记录、归档。
4.2.4对于各部门在职责范围内无法处理的信息，由各部门及时传达至相关部门。
相关部门接收信息后，应及时对此信息进行调查、批复和处理，需要时可同其他部门协商处理。
4.2.5诚信管理小组负责处理涉及本公司诚信信息、产品质量的外部信息和产品、原辅料标准、工艺操作规程等信息的收集、处理、传递、答复和记录。
4.2.6技术中心负责处理涉及本公司的政府机构、社会团体、公众、个人的外部各类信息（包括安全生产方面的信息）收集、处理、传递、答复和记录。
4.2.7研发部负责产品开发信息的收集、处理、传递、答复和记录。
4.2.8各相关部门负责生产设备、设备改进、自动化、计量设备、节约能源、环境保护等信息收集、处理、传递、答复和记录。
4.2.9采购部负责外部原辅料信息的收集、处理、传递、答复和记录，负责原辅料标准等信息及时传递至相关供方。
4.2.10销售部门负责与顾客的沟通，配合诚信管理小组对质量投诉的处理及市场退回产品的处理，对涉及食品安全问题或有失信风险时，应及时通知经销商和顾客，必要时实施产品召回，详见质量和食品安全管理体系《不合格品、不符合项管理程序》、《产品召回管理规定》。
4.2.11财会部负责与税收、金融信贷、会计事务所及客户账务往来等信息，或有失信风险时，及时收集，记录、答复、传递至相关领导及相关方。
4.3食品安全信息
食品安全小组应收集涉及食品安全的任何信息，包括但不限于以下信息：
a）产品或新产品；
b）原料、辅料和服务；
c）生产系统和设备；
d）生产场所，设备位置，周围环境；
e）清洁和卫生计划；
f）包装、贮存和分销体系；
g）人员资格水平和（或）职责和权限分配；
h）相关法定要求；
i）与食品安全危害和控制措施有关的知识；
j）公司遵守的顾客、行业和其他要求；
k）来自外部相关方的有关问询；
l）表明与产品有关的健康危害的抱怨；
m）影响食品安全及有失信风险的其他条件。
各部门就上述变更发生前及时向诚信管理小组组长通报，征求其意见；若不能做到事前通报，责任部门应将变更信息及时向诚信管理小组组长通报，诚信管理小组应就变更信息进行食品安全评估，提出预防或纠正措施，责任部门负责落实。
4.4由技术中心负责本公司诚信管理体系情况的对外宣传工作，宣传资料会同相关部门共同编制，形式可以是书面、标语、电子传媒、广告等类型，各相关部门应作好对外宣传的记录。
4.5信息交流图如下：
4.6信息交流方式和内容
4.6.1信息交流可以采用口头或书面形式，也可以采用其他适当的方式，如电话、传真、电子邮件、座谈会和新闻发布会等。
4.6.2对内对外交流的信息应进行记录，并对这些记录和证据按规定进行适当的保存。
4.6.3一旦收到对公司有关质疑，质询和投诉信息，应尽快登记；核实质疑和投诉人的身份（包括姓名、服务机构和联络电话等），查清质疑或投诉的原因。
4.6.4对员工提出的建议、质疑或投诉的问题进行回复、解释，妥善处理质疑和投诉事件，并及时作出纠正措施，重大问题应报总裁批准。
4.6.5如经发现有违反公司政策、法律法规事项的，应及时采取补救和纠正措施，情况严重时,应及时报告总裁。
4.6.6信息交流过程中，应注意保护个人隐私和公司商业机密。
5相关文件
《不合格品、不符合项管理程序》
《产品召回管理规定》
《不符合识别、纠正、预防及信用修复管理控制程序》
《检验和试验管理程序》
《监测和测量装置管理程序》
6相关记录
会议记录
顾客投诉记录表
投诉调查报告表
投诉处理意见表
××食品有限公司
文件编号
Q/SBG0553-2016
版次
A版
文件名称
文件管理程序
页数
共4页
1目的
为保证公司在诚信管理体系运行中，所有诚信管理活动场所使用有效版本的文件（包括适用范围的外来文件），以防止使用失效或作废文件。
2适用范围
本程序适用于诚信管理体系中有关诚信活动的文件控制和管理。
3职责
3.1诚信管理小组负责诚信管理体系文件的编制、控制和管理。
3.2技术中心负责技术标准及操作岗位的工作标准的编制、控制和管理。
3.3人力资源部负责诚信管理体系有关的行政性文件的编制、控制和管理。
3.4相关部门负责设备、监测和测量设备、设备技术改造以及计量管理的文件编制、控制和管理。
3.5各使用部门应加强对文件的识别和保管。
4工作程序
4.1文件的分类
4.1.1诚信管理体系手册、程序文件。
4.1.2与诚信管理体系有关的行政性文件。
4.1.3管理标准：
包括有关的管理办法，管理职责、管理制度和实施细则。
4.1.4技术标准：
包括产品标准、方法标准、原辅材料标准，标签标识标准。
4.1.5工作标准：
包括部门、各级人员及操作岗位等工作标准。
4.1.6质量记录表格和报告等。
4.1.7外来文件。
a、国家及上级机关颁发的与诚信管理体系策划和运行所必须的法定要求。
b、行业可直接引用或执行的规范、规则、技术标准等。
c、顾客提供的资料、来函、传真及电话记录等。
4.2文件的编号
4.2.1下列文件的编号按《公司标准化管理手册》规定执行：
a、诚信管理体系手册的编号；
b、程序文件的编号；
c、管理标准的编号；
d、技术标准的编号；
e、产品标准的编号；
f、原辅材料标准（包括包装物）的编号；
g、方法标准的编号；
h、工艺标准的编号；
i、工作标准的编号。
4.2.2记录的编号参照《公司记录管理程序》（Q/SBG0507-2010）规定执行,格式如下：
JL×××××××
流水号（从501-999顺序编号）
年代号（从16-99顺序编号）
职能部门代号
诚信记录代号
职能部门代号采用部门拼音首个字母的简称：
如总裁办为ZC,人力资源部为RZ,技术中心为JZ，行政部为XZ,维修中心为WX，采购部为CG，财会部为CK，销售部为XS，研发部为YF，计划部为JH，生产部为SC，品管部为PG，设备部为SB，食品事业部为SS。
4.3文件和资料的编制、批准、发放
4.3.1诚信管理体系手册、程序文件
诚信管理体系手册由诚信管理小组组织编制，修改和换版工作，由诚信管理小组组长审核，总裁批准后，技术中心负责发放。
4.3.2技术文件和资料
技术文件和资料及操作岗位工作标准由技术中心组织编写，由部门经理审核，报总裁批准后，由技术中心负责发放。
4.3.3管理标准
各类管理标准由各职能部门编写，交诚信管理小组审核各文件之间的相融性和合规性，并报总裁批准后，由技术中心负责发放。
4.3.4诚信记录
各部门需使用的诚信记录表格设计后，报技术中心审核后统一编号，发放样表。
4.3.5诚信管理体系有关的行政性文件及部门、各级人员的工作标准由技术中心编制，报总裁批准后由技术中心发放。
4.3.6外来文件
各部门收集与诚信管理体系有关的外来文件，必须报诚信管理小组，由诚信管理小组识别其有效性，统一发放。
客户提供的资料或文件，由各主管部门参照本程序，确定自行管理办法，控制其有效性。
4.4文件的发放范围
4.4.1诚信管理体系手册、程序文件发放范围：
公司领导及诚信管理体系覆盖的部门各一份。
4.4.2各类文件和资料的发放范围，由各发放部门编制“受控文件领用申请表”，确定发放范围，报该文件资料审批人批准。
4.4.3对诚信管理体系运行起重要作用各场所都应得到相应文件有效版本。
4.4.4各文件和资料发放部门，在文件和资料发放时做好签收记录。
4.4.5各文件资料发放后，各发放部门及时将发放记录存档。
4.4.6各部门需增发的文件和资料，不得自行复印，需经原发放部门批准后，统一发放。
4.5文件和资料的有效性
4.5.1每年合规性评价、体系评价前，由诚信管理小组对所发放文件的适宜性和有效性进行识别、核对、汇总，必要时进行修改。
4.5.2各部门编制本部门在用文件和资料目录，并与诚信管理小组所发的总目录核对，确保部门使用文件的有效性。
如发现所使用的文件与总目录的版本不一致，向该文件的管理部门获取最新版本。
4.5.3诚信管理小组在每年度内部核查前组织对诚信管理体系文件进行识别，有下列情况发生时，应及时识别文件的适应性和有效性。
a、国家法规要求有变化、调整，新的有关法规要求出台；
b、产品发生调整；
c、组织机构调整或发生变化。
4.6文件和资料的更改
4.6.1经评价或工作中遇到文件和资料需要更改时，应事先由各职能部门提出更改申请，经原审批部门同意方可更改。
4.6.2经更改后的文件必须经原审批人审批。
如需由其它部门审批，须经总裁同意，审批时应获得有关的背景资料。
4.6.3任何文件的更改必须作好记录。
4.6.4更改后的文件应按原确定的发放范围发放，并收回作废的文件，作记录。
4.7文件和资料的保管、查阅
4.7.1所有文件和资料使用部门都应妥善保管、防止损坏，如发现丢失，应立即报告，申请补发，经该文件和资料发放部门确认同意进行补发，并作记录。
4.7.2各部门对文件和资料应有专人保管，保管场所应便于查索、使用。
4.7.3需查阅文件和资料的应经保管部门负责人批准后，到保管处进行查阅。
4.7.4因各种原因所保留作废文件和资料，应盖“作废”章，并单独存放。
4.7.5销毁，换发新版时，原版失效文件由发放部门负责收回并作好记录，除按“4.7.4”要求外，应由该文件资料保管员及时销毁。
4.8各文件使用部门及管理部门应及时反馈有关文件使用及控制中的问题，并可向诚信管理小组就文件控制提出改进意见。
5相关文件
《合规性评价控制程序》
《不符合识别、纠正、预防及信用修复管理程序》
《记录控制程序》
6质量记录
受控文件清单
受控文件领用申请表
文件修改审批表
××食品有限公司
文件编号
Q/SBG0554-2016
版次
A版
文件名称
记录管理程序
页数
共2页
1目的
为了保护证明产品、过程和体系符合要求及体系有效运行的证据完整，需要时可追溯，并为采取不符合识别、纠正、预防及信用修复时提供证据，并对已建立的记录得到有效控制。
2适用范围
本程序适用于本公司诚信管理体系各过程活动中与诚信管理活动、产品质量、食品安全和员工诚信行为有关的各种记录，包括来自供方及其它组织与诚信管理、质量和食品安全有关的记录。
3职责
3.1本程序由诚信管理小组归口管理。
3.2各部门配合诚信管理小组对本部门的诚信记录及相关记录按本程序要求做好管理和控制。
3.3过程中按规定设置的诚信及相关记录由相关人员按本程序要求实施。
3.4人力资源部是员工诚信档案的归口管理部门，具体按《诚信档案管理办法制度》执行。
4工作程序
4.1诚信及相关记录的标识
由各部门负责编制各自部门所需的诚信及相关记录表格，报诚信管理小组审批后，按《文件控制程序》规定进行统一编号，并发放样表。
4.2诚信及相关记录的填写
诚信及相关记录必须认真填写，应做到：
项目完整；内容真实；数据准确；字迹清晰；不准涂改；如需更改，应在错误处划上“—”，写上正确内容，并有更改人签名。
4.3诚信及相关记录的收集、贮存和防护
4.3.1各部门应指定专人收集、保管诚信及相关记录。
4.3.2诚信及相关记录的贮存环境应干燥、防鼠、防虫蛀，保持诚信及相关记录不受损坏、变质。
4.4诚信及相关记录的编目、存档和查阅的控制
4.4.1诚信管理小组对公司使用的诚信及相关记录编制目录——“诚信体系记录一览表”。
4.4.2需存档的诚信及相关记录由各填写部门负责存档。
4.4.3诚信及相关记录的查阅
a、本公司内需查阅诚信及相关记录的，应经该记录存档部门负责人批准后向存档部门查阅；
b、原则上外来人员不得查阅诚信及相关记录，合同要求时，可在定期内向顾客提供诚信及相关记录的查阅，报诚信管理小组组长批准后，到有关部门查阅；
c、诚信及相关记录一律不准外借。
4.5由各填制部门按季将诚信及相关记录整理、装订、交指定人保管。
4.6诚信及相关记录期限、处置的控制
4.6.1超过存档期的诚信及相关记录，由各存档部门负责人批准后销毁。
4.6.2如遇超期的诚信及相关记录，但各部门认为有保留价值的诚信及相关记录，各部门应做好标识，妥善保存。
4.7监测、改进
4.7.1每年由诚信管理小组对记录使用的规范情况和归档的及时性、完整性进行检查。
4.7.2各记录归档部门在归档记录时，核对记录表式的准确性及填写是否清晰、可辨。
4.8各部门根据平时的使用及管理情况，及时反馈问题并实施改进。
5诚信及相关记录
诚信体系记录一览表
个人诚信档案
××食品有限公司
文件编号
Q/SBG0555-2016
版次
A版
文件名称
诚信运行管理程序
页数
共3页
1目的
本程序规定了本公司诚信运行管理的内容，以预防失信行为，确保本公司诚信体系的持续改进。
适用于本公司诚信因素，特别是与重大诚信因素有关的运行活动控制，以确保这些活动按计划进行，并纠正各种重要偏差的过程。
2适用范围
适用与本公司诚信体系运行过程中所有控制程序的管理。
3职责
本程序由诚信管理小组归口实施，相
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