行政管理体系文件.docx
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行政管理体系文件
《公司行政管理体系》
V2013
编制
审核
审批
版本号
杨乐文、蔡杰珊
邵健华
杨国聚
V2013
广东保力得物流有限公司
2013年05月
一、总则3
二、《员工行为规范制度》5
三、《公司印章管理办法》7
四、《公司固定资产管理办法》20
五、《办公用品管理办法》28
六、《车辆安全管理制度》33
七、《公司会议管理制度》38
八、《信息化管理制度》44
九、《办公室环境管理办法》48
十、《员工宿舍管理制度》50
一、总则
二、
1、编制体系目的
2、
为加强公司行政事务管理，明确公司内部关系，使各项管理工作标准化、制度化，简化工作审批流程，提高办事效率，特汇总制定本体系。
3、适用范围
4、
公司行政管理体系制度内容原则上适用于全公司，所有行政管理事务均按体系规定内容执行。
各驻外分公司、办事处、业务机构可根据现场工作环境、业务操作的实际需要和情况补充修订执行。
各驻外分公司、办事处、业务机构在完成修订和经审批后，需将相关制度报公司综合部备案执行。
5、各分公司、部门职责
6、
●综合部职责
●
1）负责《公司行政管理体系》的编制、修订、发布，以及行政管理工作的检查和监督。
该体系经总经办核准后由综合部发布正式实施；
2）
3）负责每季度定期核查各分公司、部门行政工作执行情况，汇总和公布检查结果。
4）
●分公司、部门职责
●
1）负责按《公司行政管理体系》规定落实相关内容，自觉遵守执行。
若违反规定，按公司员工福利基金管理流程执行；
2）
3）各分公司、办事处、部门负责人负责每季度定期反馈执行效果，提出完善意见，监督本部门人员执行情况；
4）
5）各部门员工对本部门或其它部门人员进行互相监督，若发现违反规定的情况可通知综合部或分公司、部门综合部按公司员工福利基金管理流程处理。
6）
注：
《公司行政管理体系》未尽事宜，按公司各部门、分公司实际情况修订执行。
三、《员工行为规范制度》
四、
1、目的
2、
为规范公司员工日常工作行为，明确员工着装、言语等形象要求，达到提升公司品牌影响力和外部形象，提高内部员工凝聚力的作用，特制订本规定。
3、适用范围
4、
本办法适用于公司所有员工。
5、员工形象规范
6、
（1）工作证：
员工上班时间进入办公区需正确佩戴挂带式工作证，保持工作证整洁。
●违反规定者先以口头警告，若再次发现未佩戴者，记录当月工作证佩戴情况异常一次，当月累计超过三次者，综合部填写《贡献通知单》，以邮件方式通知财务部在当月工资中贡献50元作为员工福利基金；
●
●工作证丢失后到综合部补办，需交工本费50元/张；
●
●员工离职，须将工作证交回综合部，否则向综合部交纳50元工本费。
●
（2）胸章：
员工（监管员）工作期间须佩戴胸章于左胸前，胸章内的名字纸条应保持完整无损。
●胸章属公司资产，如有丢失，应及时联系片区主管或负责人向综合部提出补办申请，费用20元；
●
●员工离职，必须将胸章交回综合部，监管员可由片区主管或负责人代交综合部，否则当月工资扣除20元。
●
（3）仪态：
员工应当保持仪表整洁、着装整齐、坐姿端正。
7、服务规范
8、
（1）用语：
在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。
（2）接听：
接听电话应及时，一般铃响不超过三声，如受话人不能接听，离之最近的员工应主动接听，重要电话作好记录，严禁电话私用超过三分钟。
接听电话时应礼貌称呼“你好！
”。
（3）服务态度：
在接待公司内外人员的垂询时，需微笑应答，以客户为上，不能冒犯对方。
9、员工行为规范
10、
（1）按时上下班，不迟到、早退。
亲自刷卡，不得委托或代人刷卡；
（2）爱惜办公用品，桌面物品摆放整齐；
（3）上班时间不玩游戏，不观看视频，不听音乐，不闲聊电话；
（4）为了公司安全，不得将无关人员带入办公场所。
五、《公司印章及证照管理办法》
六、
1、目的
2、
为使公司印章和证照日常使用流程规范化，确保各类印章和证照的安全使用，特制订本规定。
3、适用范围
4、
本办法适用于全公司。
5、印章的分类
6、
印章按使用范围及公司实际情况，可分为公章、法人代表章、业务专用章、财务专用章、仓单专用章、各部门用章。
7、证照的分类
8、
按颁发机构的类别分为营业执照正副本、组织机构代码证正副本、道路运输许可证正副本、国税税务登记证正副本、地税税务登记证正副本。
目前公司印章及证照情况见附表一《公司印章及证照情况汇总表》。
9、印章及证照具体管理办法
10、
第一条公司总经理授权由综合部全面负责公司的印章及证照发放、回收、监督、保管、使用等管理工作。
第二条
第三条公司各类印章及证照由专人依职权领取并保管。
第四条
第五条综合部负责建立印章及证照管理册，把印章和证照使用情况登记在册。
第六条
第七条综合部将持有印章及证照的情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有印章及证照，须在办理归还印章及证照手续后，方可办理离职手续。
第八条
第九条公司印章（只限公章、法人手签章及业务专用章）须按要求填写附表二《公章呈批表》，将其与所需盖印的文件一起呈批上报，经公司有关人员审批后，方可用印。
其它部门印章或部门业务专用章由部门负责人审核后即可用印。
第一十条
第一十一条印章保管人应对文件内容和《公章呈批表》的名目予以核对，涉及公司经营方面的业务合同必须与已备案标准版本的合同进行核对，经核对无误的方可盖章。
第一十二条
第一十三条在审核过程中被否决的，该文件予以退回。
第一十四条
第一十五条用印后把《公章呈批表》作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理后交综合部归档。
第一十六条
第一十七条公司印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章外借使用的，需填写《印章或证照借用申请表》，经公司总经理批准后由当事人及综合部（管理印章特权员工）共同携带使用。
综合部人员外出使用印章也需总经理审批。
第一十八条
第一十九条公章、业务专用章、法人手签章和法人私章的使用决定权归公司总经理，或其授权人；财务专用章的使用决定权归财务部负责人；仓单专用章的使用决定权归风控部主管副总或其授权人；各部门专用章的使用决定权归各部门负责人。
其他各印章的使用决定权由公司总经理根据实际工作需要进行授权。
分公司的各类印章参照总公司的规定执行。
第二十条
第二十一条公司证照的原件使用权在综合部负责人（税务登记证除外），税务登记证的原件使用权在财务部负责人，但如果跨保管部门需使用证照原件的，需由使用部门填写《印章或证照借用申请表》经总经理或授权人同意后，方可由保管部门人员共同携带使用。
分公司的各类证照参照总部的规定执行。
第二十二条
第二十三条印章及证照保管人必须妥善保管印章或证照，如有遗失，必须于自发现遗失时起12小时内向综合部报告。
第二十四条
第二十五条公司所有行政事务申请和审批，需统一填写《公司行政事务审批表》，完成相关审批流程。
第二十六条
注：
违反本规定办法，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政和经济处分；造成严重损失或情节严重的，公司保留移送司法机关处理的权利。
附：
表一《公司印章及证照情况汇总表》
表二《合同审批表》
表三《公章呈批表》
表四《印章或证照借用申请表》
表五《使用公司公章和法人手签章流程》
表六：
对外《授权委托书》模版
表七：
内部《授权委托书》模版
表八：
《公司行政事务审批表》模版
附表一：
公司印章及证照情况汇总表
序号
印章名称
存放部门
保管人
上级责任人
1
公章
综合部
综合部文员
综合部经理
主要用途：
以公司名义进行的书面文件往来，加盖公司公章；
2
业务专用章
综合部
综合部文员
综合部经理
主要用途：
用于公司确认业务的发生；
3
法人手签章
综合部
综合部文员
综合部经理
主要用途：
公司的法定代表人认可，一般与公章使用表示法人认可，同法人签名具有同等效力；
4
法人印鉴
财务部
主管副总
总经理
主要用途：
公司法人私章，与公司财务专用章开具公司基本帐户，并用于公司开具支票；
5
财务专用章、发票专用章，
财务印鉴
财务部
财务部经理
总经理
主要用途：
用于财务收支的确认和财务、银行、税务、支票、发票、贷记凭证等。
6
人力资源专用章
综合部
综合部文员
人力资源经理
主要用途：
公司内部员工入职、调动、离职、奖惩、开据说明、内部介绍信或对外开具员工收入、工作证明时用。
7
仓储专用章
物流部
1号仓
1号仓
数据统计主管
1号仓经理
主要用途：
用于客户库存核对表盖章,客户送货回单,各类行政文件通知及仓储部出具的操作确认函；
8
运输业务
专用章
物流部
运输部
运输部
数据统计员
物流部
经理
主要用途：
用于公司确认业务的发生；
9
仓单专用章
佛山分公司
监管部
监管部
文员
风控部
经理
主要用途：
用于三方合同的印章预留、开具给银行的质物清单等文件；
10
分公司
公章
分公司
综合部
分公司综合部文员
分公司
总经理
主要用途：
分公司业务操作文件、员工劳动合同、办理税务；
11
分公司
财务专用章、发票专用章、
财务印鉴
分公司
综合部
分公司综合部文员
分公司
总经理
主要用途：
用于分公司财务收支的确认和财务、银行、税务、支票、发票、贷记凭证等。
12
分公司
法人印鉴
分公司
综合部
分公司
总经理
主管副总
主要用途：
分公司法人私章，与公司财务专用章开具公司基本帐户，并用于分公司开具支票。
13
营业执照正副本
财务部
财务部
经理
总经理
主要用途：
常用于合同签订、银行开户，一般外出办理业务用副本。
14
组织机构代码证正副本
综合部
综合部
文员
主管副总
主要用途：
合同签订、银行开户、单位在进行社会交往、开展商务活动所必需的证明。
15
道路运输许可证正副本
综合部
综合部文员
综合部经理
主要用途：
从事道路运输经营的证明，物流和货运站场企业经营之用；
16
国税税务登记证正副本
综合部
综合部文员
综合部经理
主要用途：
申请减税、免税、退税；领购发票；办理外出经营活动税收管理证明；办理其他有关税务事项。
17
地税税务登记证正副本
综合部
综合部文员
综合部经理
主要用途：
申请减税、免税、退税；领购发票；办理外出经营活动税收管理证明；办理其他有关税务事项。
注：
各分公司相关印章和证照的管理，参照表中要求执行。
附表二:
合同审批表
注：
1、公司经营性业务合同均需统一填写该表；
2、各分公司、业务部门的业务合同均按公司合同审核流程规定进行审批，统一填写《合同审批表》后，方可加盖公司公章；
3、公司固定资产采购、设备维护、服务协议等合同不需填写该表，但需填写《公章呈批表》，由主管副总和总经理审批。
见附文一《合同审批表》。
附表三:
非合同文件公章使用
《公章呈批表》
拟稿部门
拟稿人
拟稿日期
份数
内容
稿件之用途
部门领导
签名
公司领导
审批
附表三：
使用公司公章和法人手签章申请流程图
注：
●合同呈批表或审批表保存二年以上，每二年清理一次；
●
●如员工持有印章，须向综合部或相关主管负责人办理归还印章手续后，方可办理离职手续；
附表四：
印章或证照借用申请表
《印章或证照借用申请表》
借用部门
借用人
借用时间
年月日时分
印章
或
证照
归还时间
年月日时分
类别
□正本□副本
借用份数
共份
借用原因
部门经理或负责人
主管
副总
总经理或授权人
附表五：
《合同签收确认表》
序号
合同名称
数量
附件名称
数量
签收时间
签收人
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
附表六：
对外《授权委托书》模版
授权委托书
委托单位：
广东保力得物流有限公司
法定代表人：
关忠伟
法人授权责任人：
胡敬锋（公司总经办副总）
法人授权责任人签字样式：
；
身份证号码：
工作单位：
广东保力得物流有限公司
一、现委托上述授权责任人作为我司的代表，处理我司质/抵押实物及相关文件资料（包括但不限于购销合同、发票、汇款凭证、发货单、收货单、质押物进出结存表）移交的经办人，上述授权责任人签字即构成本司的认可，签字确认的法律后果由我司承担。
特此授权！
二、委托期限：
自授权委托签字日起生效，至2013年12月31日止。
附：
法人授权责任人身份证复印件
委托单位：
广东保力得物流有限公司
法定代表人：
法人授权责任人：
年月日
附表七：
内部《授权委托书》模版
授权委托书
委托人：
关忠伟
受权人：
胡敬锋和杨国聚
兹委托胡敬锋和杨国聚为受权人，当胡敬锋和杨国聚同时签名后，可全权代表本人办理下列事项：
一、使用公司公章和手签章；
二、需总经理审核的分公司或财务部业务。
注：
1、受权人在其权限范围内签署的相关文件，承担相应权责；
2、受权人无转委托权；
3、授权时间：
2013年05月03日至06月16日。
受权人1：
（签名）
受权人2：
（签名）委托人：
（签名）
年月日
附表八：
《公司行政事务审批表》模版
公司行政事务审批表
项目名称
《公司行政管理体系》V2013版实施
申请部门
综合部
实施时间
自2013年6月01日起执行。
申请部门意见
负责人：
年月日
综合部
意见
负责人：
年月日
主管副总
意见
负责人：
年月日
总经理
意见
负责人：
年月日
备注：
七、《公司固定资产管理办法》
八、
一、目的
二、
为使公司固定资产管理流程化、规范化，达到公司固定资产安全、高效使用，特制订本规定。
三、适用范围
四、
本管理办法适用全公司。
注：
固定资产是指使用期限超过12个月的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。
不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用期限超过2年的，或电子设备单位价值在500元以上且使用年限超过1年，均可作为固定资产。
五、固定资产管理流程
六、
1、固定资产申购流程
说明：
1）500~2000元/次只需主管副总审批；高于2000元/次需主管副总审核，总经理审批。
2）所有的固定资产必须由综合部专人登记，使用人保管，部门共用资产由部门经理负责；
3）所有固定资产必须由申请部门和综合部共同验收通过，并统一填写《固定资产设备验收单》，否则综合部拒绝办理付款手续；
4）由综合部制定固定资产登记表，统一管理。
2、固定资产维修申请流程
说明：
1）200~2000元/次只需主管副总审批；高于2000元/次需主管副总审核，总经理审批。
2）本流程专指房屋、汽车及其他固定资产批量维修。
3、固定资产报废流程
说明：
1）原值500~2000元的资产，需主管副总同意审批；
2）原值高于（含）2000元的资产，需主管副总审核，总经理审批。
4、固定资产调拨流程
说明：
1）综合部根据各分公司、部门需要及实际情况合理调拨公司固定资产；
2）
3）原值低于（含）20000元的资产，只需主管副总审批；原值高20000元的资产需主管副总审核，总经理审批。
4）
5）所有调拨后的固定资产必须由综合部更改相关信息。
6）
5、固定资产盘点流程
综合部和财务部每季度盘点公司固定资产一次，将变动内容填写到《固定资产盘点明细表》中。
●盘盈：
综合部联同财务部统一重新评估价值后，通知公司财务部入账处理；
●
●盘亏：
对于固定资产台帐上存在的资产，而实物不存在，确认为盘亏处理时，处理流程等同报废流程。
需填写《固定资产报废申请表》，交综合部、财务部、分公司总经理（主管副总）、总经理审批后进行盘亏处理。
●
附文表3：
《固定资产盘点明细表》。
附表一：
固定资产申购表
年月日
申请人
所属部门
固定资产
名称及型号
估计购入金额
申请原因
部门经理
意见
综合部
意见
主管副总
意见
总经理
意见
备注
附表二：
固定资产设备验收单
日期
申请部门
购物部门
编号
设备名称
型号（规格）
生产厂家
数量
单价
1
2
3
备注：
验收意见：
验收人：
制单人：
日期：
附表三
固定资产维修申请表
年月日
申请人
所属部门
使用年限
固定资产
名称及型号
固定资产原值
估计维修费用
申请原因
部门经理
意见
综合部
意见
主管副总
意见
总经理
意见
备注
附表四：
固定资产报废申请表
年月日
申请人
所属部门
已使用年限
年
固定资产
名称及型号
固定资产原值
申请原因
部门经理
意见
综合部
意见
主管副总
意见
总经理
意见
备注
附件五：
固定资产调拨单
年月日
固定资产
名称
资产使用年限
是否
正常使用
型号
规格
品牌
数量
调出部门
调入部门
调拨日期
年月日
调拨原因
1、调出部门
意见
2、调出部门
主管副总
意见
3、调入部门
意见
4、调入部门
主管副总
意见
综合部
意见
总经理
意见
备注
九、《办公用品管理办法》
一十、
一、目的
为使公司办公用品管理合理化、规范化及程序化，更方便工作的开展，合理节约开支及利用资源，特制订本规定。
二、适用范围
本办法适用于全公司。
三、办公用品采购管理
1、日常用品申请及领用流程（不含低值易耗品）
1）低于200元（含200元）的文具由部门经理审批；200~2000元由主管副总审批；
2）
3）各部门在每月的25号前将下月办公用品申请计划做好，并经部门负责人核准后交综合部复核；
4）
5）各部门在预算本部门的办公用品时，应根据下月（季度）实际需要制定，不得虚报计划，部门经理要对本部门的预算负责；公司公用的办公用品由综合部进行计划统一采购，如办公用A4纸、传真纸等。
6）
7）综合部在复核各部门的计划时，对不合理的计划应退回该部门，并责令其重新提交计划；
8）
9）综合部复核各部门计划合理后，将其汇总并计算出总金额，制定每月费用汇总表交部门经理及总（副）经理审批后采购。
10）
11）综合部每月5日前，将办公用品采购后一次性发放到各部门并做好登记。
12）
13）公司办公用品的采购，原则上由综合部统一购买，属特殊办公用品经综合部同意，可由申购部门或指定部门自行购买，批量办公用品采购入库时,必须由部门负责人或非经办人的其他人员验收。
14）
15）办公用品采购由综合部指定专人负责，并采取以下方式：
16）
A、定点：
大型超市或指定办公文具店进行物品采购；
B、定时：
每月月底汇总申请计划后，进行采购；
C、定量：
动态调整，保证常备物资的库存合理性；
D、择优：
选择价赚物美且售后服务好的供应商进行定点采购；
E、
F、特殊物品：
选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。
G、
2、低值易耗品的采购
3、
低值易耗品指单位价值在50~2000元，非经常性采购的办公用品；如椅、柜、白板、电话等。
1）申购流程
2）
说明：
●统一填写《低值易耗品申购表》。
50~2000元（含2000元）的资产，可通过低值易耗品申请流程，由主管副总审批；高于2000元的物品需经固定资产申购流程，由主管副总审核，总经理审批；
●
●所有低值易耗品必须由综合部专人登记，使用人保管，部门共用资产由部门经理负责；
●
●所有低值易耗品必须由申请部门和综合部共同验收通过，否则综合部拒绝办理付款手续。
●
四、办公用品领用管理
1）各部门必须在每月上旬到综合部领用计划内的办公用品；
2）
3）各部门的暂时未领用的办公用品必须由部门专人保管，部门经理进行监督；
4）
5）综合部建立统一办公用品（低值易耗品和固定资产）清单和负责人名单。
6）
五、其它
1）员工离职时，必须向综合部或部门负责人办理办公物品归还手续，未经综合部或部门负责人认可的，各部门不得为其办理离职手续；
2）
3）综合部可按实际使用情况，分配员工的办公物品领用数量、规格和型号。
附件：
附表一
广东保力得物流有限公司
购买文具申请表
部门
申请人
申请日期
文具清单
申请
原因
审核
日期
批准
日期
附表二：
广东保力得物流有限公司
低值易耗品申购表
部门
申请人
日期
购物清单
预算金额
申请
原因
审核
日期
批准
日期
一十一、《车辆安全管理制度》
一十二、
1、目的
为进一步规范车辆管理，降低成本、节约费用，保障公司业务正常运行，以使车辆得到安全、合理、有序及高效的使用，特制定以下制度。
2、适用范围
本制度适用于全公司非营运车辆，公司营运车辆由物流部负责制定。
3、职责
3.1综合部
综合部作为公司车辆总协调部门，负责制定用车管理规定，检查车辆安全，监督用车情况；以及办理车辆证照稽查、购买年票、车船税、保险。
3.2车辆管理部门
作为车辆管理部门，负责指定用车的日常清洁、例行保养、故障维修；以及车辆的使用登记和管理。
4、车辆日常管理
4.1证件办理
综合部登记备案所有公车的证件资料，及时办理车辆年审
升级会员 