中盛光电集团档案管理规定.docx
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中盛光电集团档案管理规定
中盛光电集团档案管理规定
文件名称：
中盛光电集团档案治理规定
编号：
M/ET-MTCE01
密 级：
无
版本/修订号：
A/1
受控状态：
二级
签发人：
佘海峰
生效日：
20200328
页 数：
10页
分发号：
适用范畴：
全体职员
文件类别：
综合类
签发部门用印：
中盛光电集团
2020年3月28日
中盛光电集团档案治理规定
一、档案治理目的
为健全和加强集团档案工作，统一档案工作标准，更好地为公司各项工作和公司总体治理要求服务，结合本集团实际情形，特制定本规定。
二、档案治理范畴
本规定所称的档案是指中盛光电集团所属各单位在职能活动中所形成的、具有储存价值的各种载体形式的历史记录。
集团的人事档案、财务类档案按照公司相关规定执行，不在本制度规定的档案范畴内。
本规定适用于本集团所属各单位及各单位职能部门。
三、档案治理部门及其职责
〔一〕集团档案工作实行统一领导，分级治理的原那么，各部门不同类别、不同形式、不同载体的档案实行集中统一治理，以确保档案的完整与安全，促进档案的有效开发和利用。
〔二〕集团办公室是全集团档案业务主管部门，实行统筹规划、组织和谐和监督指导。
要紧职责是：
1、贯彻落实国家档案工作法律、法规和有关方针政策，组织制定集团档案工作规章制度及实施细那么，建立健全公司档案工作的治理网络和各项治理制度，确保档案治理与集团生产经营治理同步；
2、统筹规划并负责集团档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；
3、监督、指导各职能部门档案材料的形成、积存、整理和归档工作；
4、负责开展档案宣传和业务交流活动，组织各部门档案从业人员进行业务培训。
5、定期对各部门档案治理工作进行考核，逐步实现档案治理工作规范化、标准化。
〔三〕各部门应加强对档案工作的指导，把档案工作纳入本部门进展规划和年度工作打算中，以保证档案工作顺利开展。
〔四〕各部门应增加必要的档案治理设备，配备档案治理专〔兼〕职人员，加强档案集中统一治理与档案工作的监督能力。
其要紧职责是：
1、贯彻落实国家档案工作法律、法规和有关方针政策，以及集团档案工作规章制度和实施细那么；
2、负责本部门档案的收集、整理、归档、保管与利用工作；
3、负责本部门档案统计分析和汇总上报移交工作。
〔五〕各部门应保持档案治理队伍的相对稳固，如有变动应及时通知集团办公室；档案工作人员应忠于职守、遵纪守法，严守公司隐秘，非档案工作人员也有移交和爱护档案的义务。
四、档案的收集、整理与归档
〔一〕档案的整理要求
1、集团实行〝谁形成，谁归档〞的归档整理制度，各部门应把文件材料归档整理工作列入本部门各项治理程序、部门职责范畴和有关部门人员的岗位责任中。
2、归档文件材料应依据«中盛光电集团归档文件整理规那么»〔参见附件1〕进行整理。
〔二〕归档时刻
1、一样性治理性文件材料应在办理完毕后第二年3月30日前归档。
2、产品、科研课题、基建项目等文件材料应在其项目鉴定、竣工或财务决算后三个月内归档。
3、外购设备文件材料应在开箱验收或者接收后即时登记，安装调试后归档。
4、录音带、录像带、照片及底片、胶片、光盘、实物等形式的文件材料应在工作终止后及时归档。
5、电子文件逻辑归档适时进行，物理归档与纸质文件归档时刻一致。
6、以下文件材料应随时归档：
〔1〕、已归档的文件材料显现变更、修改、补充等情形后，新形成的文件材料。
〔2〕、各部门在资产与产权变动过程中形成的文件材料。
〔3〕、各部门职工外出参加公务活动形成的文件材料。
〔4〕、各部门内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或者个人手中的文件材料。
〔三〕归档要求
1、各部门在筹备、成立、经营、治理及产权变动过程中形成的具有储存价值的档案材料应列入归档范畴〔参见附件2〕。
2、归档的文件材料包括纸质、光盘、录音带、录像带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
3、归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持有机联系，做到齐全、完整、准确、系统。
4、归档的文件材料应为原件，一样一式一份。
有文号的文件归档时，应归有部门领导在发文稿纸上签发的定稿和盖有公章的正本；通过网上办理的电子公文可将发文稿纸和用印后的电子文本打印归档，因其他缘故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。
归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
文件材料归档后不得更换。
5、两个以上部门合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。
主办部门一样应储存全套文件，协办部门储存与所承担任务相关的正本文件。
6、各部门移交归档文件材料时，应填写«档案交接登记表»〔M/ET-FMCE31〕，并由部门负责人签字核准。
档案部门接收归档文件材料时，应认真检查核对归档文件材料，履行交接手续，«档案交接登记表»各留一份以备查考。
五、档案的保管
〔一〕集团办公室应按时接收应归档的各类文件材料，通过科学分类、排列、编目，对全部档案进行有序化治理。
〔二〕集团办公室档案室应依照集团档案内容和载体形式等实际情形，制定统一的分类方案，分类后应保持前后一致，不宜随意变动。
〔三〕档案室是储存集团隐秘的重地，必须设在安全地点，结构牢固，室内保持适当的温度和相对的湿度〔温度一样为14～24℃，相对湿度为45～60％〕，有防火、防盗等〝八防〞设施和措施。
档案库房应有专人负责治理，实行定期检查和清点制度，并做好平常记录。
〔四〕档案治理人员定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符，对破旧或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要查明缘故，储存依据。
〔五〕保管期限的划分
1、档案保管期限应依照文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。
2、本集团档案保管期限一样分为永久和定期两种。
〔1〕永久保管档案。
凡是反映集团要紧职能活动和历史面貌，对本集团、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。
〔2〕定期保管档案。
凡是反映集团一样工作活动，在一定时刻对本集团各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。
定期保管档案的年限可依照其参考利用价值分为30年和10年。
〔六〕档案密级的划分
属于集团隐秘的档案资料，应按规定标明密级〔绝密、隐秘、隐秘〕，确定保管期限。
属于集团商业隐秘的文件资料，如重大科研成果、发明制造以及试验、生产的配方和工艺诀窍、审计报告等，应由文件形成部门标明密级并确定保密期限。
保密期限届满的，自行解密；保密期限需要延长的，由原确定密级和保管期限的部门决定；在保密期限内不需要连续保密的，原确定密级和保管期限的部门或者上级机关应当及时解密。
〔七〕本集团档案治理要逐步实现现代化治理。
档案室要应用现代化治理手段和方法，充分发挥运算机在档案治理中的作用。
六、档案利用工作
〔一〕档案属于集团隐秘，未经许可不得外借、外传、私自复印。
只有在某些专门情形下，如必须以档案原件作为证据等，须说明借阅理由，经所在部门分管副总裁签字批准后，方承诺外借使用。
〔二〕档案利用申请人填写«档案借阅利用审批单»〔M/ET-FMCE33〕至档案室确认，档案室依照档案的密级程度确定审批级别，利用申请人经相关领导审核批准后凭«档案借阅利用审批单»方可至档案室借阅利用。
〔三〕外单位人员如因公需要，须持单位介绍信和本集团各分管副总裁批准文件，方可利用。
利用者应在«档案借阅登记表»〔M/ET-FMCE34〕上登记，并当面点交清晰，归还时点收注销。
归还时如发觉与原档案不符，档案治理员应及时报告上级领导，作出处理。
〔四〕因工作需要复印档案文件应经分管副总裁同意后复印；复印重要技术资料需经总裁批准。
原那么上复印件应归还档案室，但假设因需要将复印件提供给外界相关部门或单位等缘故无法归档，应在«档案借阅登记表»中注明不予归还复印件。
〔五〕借阅档案资料一样应提早2个工作日申请，10个工作日内归还，如需延长使用时刻，须经档案人员同意并办理续借手续，每次续借不得超过10个工作日；利用者如遇出差、休假、探亲、工作调动时，应先归还所借档案。
〔六〕任何单位、部门或个人不得自行复制或传阅档案资料。
档案利用者应保持档案原貌，严禁涂改、伪造、损毁、拆散、抽取、销毁档案等行为，未经承诺不得转借他人或携带外出一经发觉依法处理。
〔七〕档案利用者必须保守档案隐秘，在不阻碍保密的前提下，可利用档案材料举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的档案材料。
凡损坏档案和私自泄露档案内容，给集团造成重大缺失和恶劣阻碍的，应按«档案法»等有关规定办理，情节严峻的将追究其法律责任。
〔八〕档案利用者在归还档案时，应如实填写«档案利用成效登记表»〔M/ET-FMCE35〕，交档案室存查。
七、档案的统计、鉴定和销毁
〔一〕档案的统计
1、集团办公室应建立健全档案统计工作制度。
统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。
2、档案统计内容包括：
档案治理设施、设备统计，档案人员统计，档案数量统计，档案提供利用及其成效统计等。
〔二〕档案的鉴定和销毁
1、鉴定档案应坚持储存从宽、销毁从严，复本从宽，孤本从严的原那么。
2、档案鉴定人员应直截了当对档案原件进行鉴定，准确判定档案的价值，鉴定中如发觉档案保管期限划定不准确、档案不完整，应及时责成有关部门和人员修改、补充。
3、鉴定档案应由档案形成、整理、归档部门人员组成鉴定小组，形成鉴定报告，在档案备考表中注明鉴定意见、鉴定日期。
4、集团办公室应组织相关人员对已到保管期限的档案进行鉴定。
经档案鉴定小组鉴定，仍需连续储存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无储存价值的档案应登记造册，填写«档案销毁清册»（M/ET-FMCE32），经集团分管副总裁批准后进行监督销毁，«档案销毁清册»永久储存。
5、档案销毁应由两人以上进行监销，监销人要在«档案销毁清册»上签字。
销毁档案应严格执行保密规定。
八、奖励与惩处
〔一〕关于积极贯彻执行本制度，对集团档案事业有突出奉献，在档案工作中作出显著成绩的部门或个人，应给予表彰和奖励。
〔二〕对以下行为之一部门或个人，能够给予通报批判，责令其限期改进；情节轻重的，给予行政处分；造成经济缺失的，责令赔偿缺失；关于违反档案法律、法规，构成犯罪的依法追究刑事责任。
1、档案治理制度执行不严，造成档案缺失的；
2、将应归档的文件据为己有，拒不向档案室移交的；
3、因保管不严，因而造成损毁、丢失、泄密的；
4、擅自提供、复制、涂改、伪造、销毁档案的。
九、相关流程
〔一〕档案借阅利用流程
十、附件
〔一〕«中盛光电集团归档文件整理规那么»
〔二〕«中盛光电集团文件归档差不多范畴和保管期限参考表»
〔三〕«档案交接登记表»
〔四〕«档案销毁清册»
〔五〕«档案借阅利用审批单»
〔六〕«档案借阅登记表»
〔七〕«档案利用成效登记表»
十一、附那么
〔一〕本规定由集团办公室负责说明。
〔二〕本规定自公布之日起施行。
附件1
中盛光电集团归档文件整理规那么
一、目的
为适应档案治理现代化，简化立卷程序，提高工作效率，更好地为集团公司各项工作提供优质服务，依照国家档案局颁布的中华人民共和国档案行业标准«归档文件整理规那么»〔DA/T22—2000〕，结合集团公司系统档案工作实际，制定本规那么。
二、范畴
〔一〕本«规那么»规定了归档文件整理的原那么和方法。
〔二〕本«规那么»适用于全集团各级立档部门。
三、归档文件整理原那么
〔一〕归档文件的整理，应遵循文件材料形成的差不多规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
〔二〕归档文件的整理，以件为单位进行，一样以一份文件为一件：
1、文件的正文与底稿合为一件；
2、原件与复制件合为一件；
3、转发文与被转发文合为一件；
4、正文与附件合为一件；
5、同一年度内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各为一件，跨年度的各为一件；
6、文件处理单与相关文件合为一件；
7、不同文字的文本，无专门规定的，中文本在前，外文本在后；
8、报表、图册、图表、审批表、土地使用证、会议记录、简报、各类登记册等按其本来的装订方法，一个自然本〔册〕为一件。
四、归档文件的质量要求
1、归档文件的整理，按分类、装订、排列、编号、编目、装盒的步骤进行。
2、归档文件的分类
〔1〕归档文件采纳〝年度—机构—保管期限〞分类法。
〔2〕归档文件按以下步骤进行分类：
分年度：
将归档文件按其形成年度分开；
分机构：
将同一年度的归档文件按机构分开；
分保管期限：
将同一年度、同一机构的归档文件按永久、定期两种保管期限分开。
〔3〕填写保管期限时，传统的要把相同保管期限的放一个盒里，假如不同，就高不就低，一律从长；如一个盒内文件保管期限也不尽相同，应尽量保证装同一期限的。
3、归档文件的装订
〔1〕归档文件应逐件装订。
〔2〕储存的文件材料必须拆除订书钉等金属物；成册的文件材料，〔如会议记录、名册、报表等〕可保持原貌；已装订成册的刊物、书籍等不必拆开重新装订。
4、归档文件的排列
〔1〕将归档文件依据分类结合事由按时刻顺序排列。
〔2〕同一事由、同一事件或同一问题的文件材料按重要程序排列；将反映本部门要紧职能或本部门重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面；将综合性工作形成的文件材料排在前面，具体业务工作形成的文件材料排在后面。
〔3〕会议记录、统计报表等成套性文件材料应按照重要程度分别排列。
5、归档文件的编号
〔1〕移交集团档案室的归档文件编号统一由档案室编写。
〔2〕档案号的构成：
年度+机构代码+分类号+案卷号+件号。
年度即文件形成的年度；机构号指文件形成的部门即发文部门；分类号指以类型的形式给予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码；件号指文件档案排列的顺序号。
如：
2020-------EE-------B12-------1〔1-N〕
↓↓↓↓
年度机构号分类号件号
〔3〕每件文件材料分别编写页号，正面编在右下角，背面有文字图表的编在左下角。
每份文件从〝001”开始流水编制。
〔4〕归档文件应依据分类、排列的次序逐件编号，重复文件的储存，以原件为主，复印件作为资料由各立档部门自行储存即可。
6、归档文件的编目
〔1〕归档文件在分类、排列、编号以后，以卷为单位编制卷内名目。
〔2〕归档文件卷内名目为A4竖式，项目至少包括档案号、文件题名、页数、备注这四项。
〔3〕归档文件卷内名目的填写要求：
档案号：
即文件的归档号；
文件题名：
一样情形下，照录文件题名，不得省略或变更。
关于无题名或题名含义不能全面揭示文件内容的归档文件，应依照文件内容重新拟写或补充题名，并外加〝[]〞以示区别。
此外，有些归档文件的附件独立性强，如正文仅有实施意见，附件那么是具体的条文规那么，或者附件是正文的重要补充和说明，在这种情形下，如将正件、附件作为一个整理单位〔件〕，应在正件题名后抄录附件题名，外加〝〔〕〞号。
页数：
以件为单位填写总页数。
备注：
用于填写归档文件需要说明的各种情形，包括密级、缺损、销毁等。
〔4〕在正确编制归档文件卷内名目后，须及时录入至档案治理系统中。
〔5〕编制归档文件备考表
备考表：
是对盒内文件情形的说明：
对本文件情形的说明，在归档前或归档时对文件的完整、准确、系统或缺损情形的说明；文件存放一定时期后对第二次鉴定文件情形的说明。
一样情形下可不填。
填写立卷人即可。
7、归档文件的装盒
〔1〕归档文件应按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面，盒脊及备考项目。
五、归档文件的移交
〔一〕集团内各立档部门须明确本部门的档案员；各部门专〔兼〕职档案员定期负责向集团档案室移校档案并办理交接手续。
〔二〕各立档部门在文件材料收集齐全完整后按照«中盛光电集团档案治理规定»中的归档时刻移交集团档案室。
六、附那么
〔一〕本规那么由集团办公室负责说明。
〔二〕本规那么自印发之日起实施。
附件2
中盛光电集团文件归档差不多范畴和保管期限参考表
A行政治理类
序号
基本范围
保管期限
1
行政事务
1.1
上级机关颁发的本企业应执行的有关文件
30年
1.2
上级领导视察本企业的题词、指示、讲话材料
1.2.1
重要的
永久
1.2.2
一样的
10年
1.3
行政工作打算、总结等
永久
1.4
经理办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等
永久
1.5
企业制发的行政决定、通报和签订的行政协议、合同
永久
1.6
工商行政治理方面的材料
30年
1.7
企业的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模等方面的文件
永久
1.8
企业文秘、机要、保密、信访、综合治理等方面的文件
1.8.1
重要的
30年
1.8.2
一样的
10年
2
法务事务
2.1
法律事务治理与和谐工作
2.1.1
法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件
永久
2.1.2
一样法律事务工作文件
30年
2.2
案件、纠纷及公证事务中结论性材料
永久
2.3
案件、纠纷及公证事务中调查过程形成的文件
30年
3
审计稽查工作
3.1
上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关审计工作文件
30年
3.2
审计意见、审计报告及批复等
永久
3.3
审计工作会议记录、纪要、打算、报告、总结、调查材料、方法、一样的请示与批复等
30年
3.4
专项审计通知、报告、批复、评判书〔结论〕、调查与证明等材料
3.4.1
重要的
永久
3.4.2
一样的
30年
3.4.5
下级单位报送的审计工作文件
10年
4
外事工作
4.1
发表的公告、签订的协议、协定、备忘录、重要的会谈记录、纪要等
永久
4.2
出访考察、参加国际会议、接待来访等外事活动、出访审批文件
30年
4.3
出口审批手续，执行日程安排，考察报告等一样性文件
30年
B经营治理类
序号
基本范围
保管期限
1
经营决策
1.1
企业进展规划、经营战略决策、企业改革等文件
永久
1.2
转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、报告等
永久
1.3
董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件
永久
1.4
股东大会文件
1.4.1
重要的
永久
1.4.2
一样的
10年
1.5
董事会、股东会会议记录、纪要、工作报告、声明、决定、决议、通知、名单、议程、报告、讨论通过的文件、公告、总结等
永久
1.6
监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等
永久
1.7
红利分配材料
永久
2
生产经营打算
2.1
生产经营打算、总结、报告及打算调整等材料
30年
2.2
打算任务书或作业打算
30年
2.3
生产技术、经济指标完成情形分析
30年
3
统计工作
3.1
统计工作制度、规定、方法、通知
30年
3.2
生产、技术、经济统计报表
永久
3.3
企业综合性统计报表及分析材料
30年
3.4
工业普查报表
永久
4
资产治理
4.1
房产、土地点面的文件
4.1.1
房地产的权属证明材料
永久
4.1.2
房地产的租赁、使用方面的合同、协议等文件
30年
4.2
对外投资项目
4.2.1
投资规划、决策等方面的材料
永久
4.2.2
投资企业的董事会、股东会材料
永久
4.2.3
投资企业的财务报告、红利分配材料
永久
4.2.4
股权证、转让协议等股权治理方面的材料
永久
4.4
企业的产权变动
4.4.1
产权变动的请示、批复方面的材料
永久
4.4.2
清产核资、资产评估工作的文件
永久
4.4.3
产权变动的协议、合同等
永久
4.4.4
资产处置方案、归属方面的材料
永久
4.4.5
因产权变动所致职工身份变化的材料
永久
4.5
多种经营治理
4.5.1
经营机构的工作打算、汇报、总结
30年
4.5.2
内部承包章程、合同、协议
30年
4.5.3
经济核算材料
永久
4.6
境外项目治理
4.6.1
境外项目的前期设计、规划、协议、合同等文件
永久
4.6.2
项目检查、竣工验收、重要的专项报告、审批意见等
永久
4.6.3
工作总结、打算、业务方面的一样来往函件
30年
5
物资治理
5.1
物资分配打算、记录
10年
5.2
物资采购、保管
5.2.1
重要物资和生产资料的采购审批手续、保管及招投标合同、协议、来往函件、总结
永久
5.2.2
办公设备及用品、机动车等的采购打算、审批手续、招投标、购置，机动车调拔、保险、事故等一样性文件
30年
5.3
仓库治理规章制度、台帐、统计报表
30年
5.4
职工承租、购置单位住房的合同、协议和有关手续
永久
5.5
职工住房分配、出售的规定、方案、细那么，职工住房情形统计、调查表、职工住房申请
30年
6
产品销售
6.1
营销组织治理、网络建设材料
30年
6.2
产品销售打算、广告宣传、总结、会议记录与纪要等
30年
6.3
销售合同、协议、函件
30年
6.4
订货会、市场分析和用户调查材料
30年
6.5
售后服务材料
10年
6.6
统计报表
永久
7
合同治理
7.1
商务合同正本及其补充件
7.1.1
重要的
永久
7.1.2
一样的
30年
7.2
客户资信调查材料
7.2.1
重要的
30年
7.2.2
一样的
10年
8
信用治理
8.1
企业认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等
永久
8.2
企业形象宣传、展览会文件
30年
8.3
企业获得的资质、信誉方面的证书及其他奖励
永久
8.4
企业客户资信调查材料
30年
9
知识产权治理
9.1
企业标识、商标标识方面的材料
永久
9.2
专利、商标和其他知识产权方面的申报、证明及治理方面材料
永久
C生产技术治理类
序号
基本范围
保管期限
1
生产调度
1.1
生产调度工作打算、总结、报告
30年
1.2
生产作业打算的编制、执行及调度工作情形
10年
1.3
生产调度会议记录
30年
1.4
生产调度的职责、制度、规程
永久
1.5
生产活动综合分析
10年
2
质量治理
2.1
质量治理打算、措施、总结
10年
2.2
质量治理制度、方法、规定、条例
30年
2.3
产品质量检测、化验、试验材料
30年
2.4
质量异议处理、事故分析及处理材料，质量认证、检查、评比材料
30年
2.5
全面质量治理工作形成的文件、质量体系运行及治理文件、产品创优的获奖证书
30年
3
能源治理
30年
3.1
能源治理的规定、打算、总结、请示、批复
30年
3.2
能源消耗定额治理材料
30年
3.3
节能工作方案、措施、总结
30年
3.4
统计报表
30年
4
安全生产
4.
升级会员 