用excel自动生成《国资委企业财务决算报表》数据.docx

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用excel自动生成《国资委企业财务决算报表》数据

用exceｌ自动生成《国资委企业财务决算报表》数据

《国资委企业财务决算报表》系统,一下简称《系统》，表格较多，填报工作量大,相关表之间又存在勾稽关系，在实际填报时即麻烦又容易出错，现在我介绍一种简便填报方法,能够达到既快又准的效果，极大程度提高了工作效率。

一、导出Excel报表

《系统》，提供了报表数据于Eｘceｌ的连接,可直接将已有的报表数据导入到Eｘcｅｌ中，生成Eｘcel表格。

其格式和《系统》内报表完全相同。

为了方便操作，我尽量详细说明,并附《系统》相同图示。

1、启动《系统》（如图１）

图1

２、单击“传送”菜单下的“导出到Exceｌ”子菜单，出现如下窗口（如图2）

图２

３、在弹出的窗口中选择要导出数据的单位,单击“确定”按钮；出现如下窗口（如图3）

图3

4在弹出的窗口中单击按钮，选择导出Excｅl文件的保存路径；

５、选择要导出Eｘcel的报表（点全选），单击“确定”按钮即可。

到此《系统》内部报表已完整成功导出来了。

为了方便叙述，我们导出的国资委ｅxｃeｌ报表定名称为《国资委excｅl表》。

二、数据采集

1、首先导出一个年度《科目发生额及余额表》

成功导出《国资委excel报表》才算顺利完成了第一步,接下来就是数据的采集问题，既如何快速完成数据的录入工作。

此方法技术含量较低，不使用连接数据库技术，一般人员都能够掌握,如果你现在使用了财务软件,那更方便数据的采集了。

打开财务软件导出一个年度《科目发生额及余额表》，设定会计科目为二级，导出格式为excｅl,（具体方法不在赘述）

把年度《科目发生额及余额表》插入到《国资委excｅl报表》工作簿中,成为《国资委ｅxｃel报表》中的一个工作表。

把《科目发生额及余额表》命名为“基本数据”。

2、利用eｘcｅl函数自动生成相应报表

以资产负债表为例，详细说明怎样利用“基本数据”生成资产负债表，为了便于理解下面插入一个资产负债表。

　　利用条件求和函数自动生成相应的数据，例如:

在货币资金年初余额单元格输入“=SUMＩF（基本数据!

A:

Ａ，"库存现金",基本数据!

C:

C）+ＳUＭIF（基本数据!

Ａ:

A,＂银行存款＂,Ｓheet1!

C:

C）”,资产负债表中货币资金年初余额就自动把“基本数据”表中的库存现金好银行存款期初数据相加,合计金额为.９0元。

其他表和科目原理相同，在这里不在叙述。

同理根据“基本数据”表中的数据可以自动生成全部的《国资委ｅｘceｌ表》数据。

三、导入Excel数据

下面的工作就是将Exｃeｌ表格中数据，批量导入《系统》报表中,导入Ｅxceｌ数据时,为确保数据的正确性,Exｃｅｌ表格中表结构应与《系统》表结构一致,当然我们导出的《国资委excel表》与《系统》表结构完全一致,然后要明确导入数据存放的单位，就是你导出的《国资委eｘcel表》存放的路径。

 选择[传送／导入Eｘcｅl数据]菜单,弹出导入Eｘcel数据窗口见图4

图4

 单击“选择单位”按钮，弹出单位选择窗口,选择要导入数据的单位（可多选,进行批量导入），见图５

图5

选择你要导入的单位，（当然就是你刚才导出的单位）,单击“确定”按钮,回到导入Eｘcel数据设置窗口:

可以看到,窗口中包含两个页签：

“单位→文件”、“报表→区域”见图4,需要用户分别设置,单位对应的Excel文件及报表对应的工作表区域，只有设置了数据表格的对应关系,才能进行数据的导入。

 设置导入的《国资委excel表》文档位置

设置导入的《国资委excel表》文档需要耐心,单击“导入文档位置”编辑框后的按钮,选择《国资委eｘｃel表》文件存放的路径,选择完成后，系统将读入该路径下的所有《国资委exｃel表》文件。

如果你知道其位置,又找不到选择按钮,可以直接输入其路径。

 设置单位与《国资委excel表》文件的对应关系图6

图6

 　单位与《国资委ｅｘｃel表》文件的对应关系是最重要的，设置不正确就不能导入数据，我已经全部正确设置好了对应关系,在图6中可以看到,并且生成了通用的接收关系文件,每个使用《系统》的朋友都可以直接接收使用，窗口中罗列了所有需要导入数据的单位，双击“对应Excel文档”列下的编辑框,弹出可选Eｘcel文件列表，分别选择各单位对应的Eｘcel文件。

ﻫ设置报表与工作表中，导入数据的区域的对应关系：

（1）选择“2.报表→区域”页签,系统将读入该Exｃeｌ文件中所有工作表，由于每户单位的报表都是相同的,所以只要设置一个示例文件的报表对应关系即可;

（2）双击“对应Exceｌ表页”列下的编辑框，分别选择各报表所对应的工作表；

（３）设置数据区域

    　使用“设置关系”按钮进行数据区域设置：

单击“设置关系”按钮进入设置关系界面，在报表中选择要导入的区域，然后填写对应的Excel行和Exｃel列的区域，点击添加即可；

    也可以直接在“数据区域”框中输入导入数据的区域:

数据区域设置方法：

Eｘcel表中要导入数据的起始单元格﹕中止单元格（如:

A9﹕Z14表示导入从单元格A９到单元格Z14的5行２6列的数据）。

如果要导入的数据，是Ｅxｃeｌ工作表中的几块不同区域，设置时，各区域之间用分号隔开（如C1:

D15;Ｊ１:

H15）。

 设置完成，单击“导入数据”按钮,数据导入完成后，单击“关闭”按钮,退出当前窗口，可以进入数据录入界面,对导入的数据进行查看。

　叙述了这么多不知道大家看明白没有,不明白不要紧，我给大家个例子,我相信一定能够达到抛砖引玉的效果。

以资产负债表为例,详细说明关系的设置。

附图7设置关系,图8资产负债表。

图７

我们首先选择“期末余额”和“年初余额”“区间（行）”里自动显示“2～2１，２3～４6”,就是我们选择的范围，下一步选择“负债和所有者权益”的数据，左右不可同时选,那么在excel（行）里就要我们自己输入了,也就是在“资产负债表”里所对应的区域,输入“6～25,27～５0”就可以了，其他表同样方法，大家可以试试。