公文知识培训讲座.docx
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公文知识培训讲座
公文知识培训
一、公文写作常见问题及常见错误例析
二、写作规范
三、草拟公文要求
四、请示、报告及其区别
五、会议纪要的写法
六、怎样写工作总结
一、公文写作常见问题及常见错误例析
（一）公司公文处理常见问题有哪些？
1.混用文种
常见的是把相近的“请示”和“报告”两种文种张冠李戴。
例如：
《关于批准成立×××的报告》，《关于××所需经费的报告》。
两个标题内容十分明确，就是要求上级解决问题，应该用“请示”而不是“报告”。
2.规矩格式乱
公文的格式、标准都有明确的规定。
在具体行文中常见错误有：
（1）排版规格不当。
公文标题应在红色反线下空２行，用２号小标宋体字，正文用３号仿宋体字，一般每面排２２行，每行排２８个字。
而在实际操作中往往上各行其是，严重影响了公文的严肃性。
（2）发文号标注不规范。
主要表现在，一是错用括号。
如，××发（2006）240号；二是用虚数。
如××发〔2006〕005号；三是字体字号不标准。
《格式》规定：
发文字号，用３号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即１不编为００１），不加“第”字。
特别对于字号和字体，有的小于3号；有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体，五花八门。
（3）标题滥用符号。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（4）结构层次序数使用不规则。
结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”，第四层为“
（1）”。
但是目前有些单位一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况，要注意：
其中“一、”下面是顿号，“1.”下面是圆号，而“
（一）”和“
（1）”括号外面是不带顿和点号。
（5）引用文号格式不对。
《办法》规定：
“引用公文应当先引标题，后引发文字号。
”目前，有些单位对这一规定没有掌握好。
如，“据××办〔2009〕12号文《关于××××××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为据《关于××××××通知》（××办〔2006〕12号）。
（6）成文时间标志不清。
单一机关制发的公文在落款处不署制发机关名称，只标识成文时间，用汉字将年、月、日标全；“零”写为“０”，并且右空４字，但在实际写作中样式更是花样百出，有的成文日期甚至早于签发日期。
3.标题不规范
标题太大；
标题词不达意，冗长、混乱、残缺不全；
标题结构层次序数混乱。
4.时间表述含糊
（1）用时间代名词而不用具体日期。
（2）年份随意省略。
（3）年份不使用公元纪年。
5.数字使用不统一
公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确，主要有以下几种情况：
（1）数字概念不清楚。
（2）数字概念不准确。
（3.）数字书写形式不统一。
6.空头标题
《通知》、《报告》、《请示》等等。
公文的主要问题：
主题是否明确，主题论述是否集中。
观点是否正确，表达有无问题。
材料是否有说服力，材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。
结构是否严谨，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。
语言是否精炼，主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。
（二）容易用错写错的字词如何区辨？
1.“二”与“两”的区别
使用“二”的地方：
①自然数。
②序数、小数、分数。
使用“两”的地方：
①一位数的基数。
如“两台机器”。
②概数。
如“三两天”。
2.“倍”的运用
“倍”虽是一个比较简单的词，但在公文写作中误用的情况却是多见的。
一是与“增加了”合用时的误用。
“增加了”是在原数基础上，向上增加若干个原数。
二是与“增加到”合用时的误用。
“增加到”是包括底数，指增加后的总数。
三是把“倍”用在降低、减少上。
如有的公文中出现“降低×倍”或“减少×倍”的提法，这是不妥的。
因为“倍”只能用于增加，不能用于降低或减少。
如果说用于减少，就应该加“负”字。
3.“以上”与“以下”的运用
“以上”、“以下”等词与前面的数字连用，这种表达方法的数目概念，习惯上应包括前面的本数在内，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不应把本数排除在外。
但是，为了使界限的划分清晰准确，应注明本数是否包含在内。
如：
“十四岁、十四岁以上儿童不得入内。
”或“十四岁以下（包括十四岁在内）儿童不得入内。
”
4.“制定”与“制订”的运用
“制定”即制作、定出。
公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等，如：
“党的第十七次代表大会，为我们制定了……的总任务和政治路线。
”
“制订”即制作、订立。
公文中习惯用于具体规章制度的订立。
如：
“我们单位相继制订了防火、门卫等安全管理制度。
”
5.“物质”与“物资”的运用
“物质”即能触及、能见到的客观存在的东西。
该词多用于哲学和物理学上的抽象概念。
“物资”即指具体的财物资源。
6.“需要”与“须要”的运用
“需要”即对“缺乏”而言，还有“要求”的意思。
词性为及物动词，后可带宾语。
“须要”即说明“应当”、“必须”的意思。
词性为能愿动词，修饰限制动词。
7.“权力”与“权利”的运用
“权力”即可以管辖、统治、支配别人的权柄，受其管辖者必须服从。
“权利”即指一定的人被规定赋予的可以享受的权益。
如：
“公民有监督公共权力正确行使的权利。
”
8.“截止”与“截至”的运用
“截止”即到期停止。
“截至”即到……为止。
9.“违反”与“违犯”的运用
“违反”即不遵照，反着方向做。
“违犯”即违背，触犯。
10.“以至”与“以致”的运用
“以至”即到，直到。
用于时间、数量、范围的延伸或扩大。
“以致”即弄得，由此而造成，用于下半句的开头，表示结果。
11.“象”与“像”的运用
在公文写作中重点要注意，当“像”作为比喻词或作为其它系动词时不能写作“象”。
12.“的”、“地”与“得”的运用
“的”、“地”、“得”是结构助词，在口语里都念“de”。
“的”用在名词前，是定语的标志；“地”用在动词和形容词前，是状语的标志；“得”用在动词和形容词后，是补语的标志。
13.“部署”与“布置”的运用
“部署”即指全局重大工作的安排。
“布置”即指全局具体工作和事项的安排。
14.“既”与“即”的运用
“既”是并列连词，通常与“又”配对使用。
“即”相当于判断词“是”的用法。
另有“即使”的含义。
15.“和”、“与”、“及”的运用
“和”口语色彩比较浓；“与”带一些文言色彩，常用于比较郑重的场合；“及”连接的成分虽然也是并列，但表达的意思上有轻重的分别，即前重后轻。
（三）如何处理公文标题制作中的几个棘手问题
1.标题中标点符号的运用
为了保持标题简炼和整洁大方，一般地尽量不用标点符号的尽可能的不用。
非用不可的有下面几种情况：
（1）可用书名号。
主要用于法规、规章名称和被批转、转发的公文标题等。
（2）可用问号。
如：
《人的正确思想是从哪里来的？
》
（3）可用引号。
如：
《中共中央关于坚持“少宣传个人”的几个问题的指示》
2.长标题的排列
根据标题长短，分一行、二行、三行均可，注意分割合理，布局匀称、美观，不可割裂题意，即一个词不可断开分在两行。
（四）结构层次序数是如何规范的？
第一层为“一”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”，第四层为“
（1）”。
在一段文字内部常使用“一是、二是、三是……”，“首先、其次、第三……”。
（五）公文中的数字运用有哪些规范要求？
公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
年份一律使用公历年份的全称，如1978年、2009年不能略为78年、09年。
同一文件中同类数量的表示方法应前后一致。
（六）公文字体和字数有哪些规范要求？
主标题字号一般应为二号标宋字体，副标题的字号应小于主标题字，大于或同于正文字。
正文用三号仿宋字体。
以A4纸型编排，每页文字22行，每行28字。
公文主题词用三号标宋字体，“主题词”三字应用三号黑体。
公文中的页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。
单页码居右空1字，双页码居左空1字。
空白页和空白页以后的页不标识页码。
（七）正确使用标点符号有哪些讲究？
1、并列短语中的顿号、逗号的使用。
并列短语中各成分之间如果没有显著的停顿，当中便不用顿号。
如“工农业生产”不写成“工、农业生产”，“五六个”不写成“五、六个”，“各乡镇”不写成“各乡、镇”，“青红皂白”不写成“青、红、皂、白”。
并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿，中间应用逗号。
如“刀子，叉子，玻璃酒杯，大大小小的花瓷盘子，都放出晃眼的光。
”
2、破折号、省略号同点号连用。
破折号和省略号都是标号。
用在有停顿的地方，不论是句中或句末，如果本来应该用点号的，可以用了点号再加破折号或者省略号。
3、引号同点号连用。
凡是完整地照录别人的话，末了的点号（多为句终号）放在引号之内。
如：
俗话说：
“到什么山上唱什么歌。
”又说：
“看菜吃饭，量体裁衣。
”
凡是把引文作为作者一句话的一部分，末了的点号放在引号的外面。
如：
我们有些同志喜欢写长文章，但是没有什么内容，真是“懒婆娘的裹脚，又长又臭”。
4、句内括号与句外括号的使用。
句内括号（即注释句中某一部分的）紧贴在被注释部分之后，倘若正文在这里该用点号，点号应放在括号之后，括号内部可以有逗号或分号，但不能有句号，尽管已经是一个句子。
如：
这就是说，将群众的意见（分散的无系统的意见）集中起来（经过研究，化为集中的系统的意见），又到群众中去作宣传解释，化为群众的意见，使群众坚持下去，见之于行动，并在群众行动中考验这些意见是否正确。
句外括号（即注释全句的）前边正文的点号用在括号之前。
括号内部如果是句子，可以用句号。
如：
全国各族人民间的大团结万岁！
（长时间的鼓掌）伟大的、光荣的、正确的中国共产党万岁！
（全场起立。
热烈的经久不息的鼓掌，转为欢呼。
）
二、写作规范
公文写作要努力做到“七个规范”：
（一）主题规范。
主题是文章所要表达的中心思想。
任何文章都要有主题，公文也不例外。
公文主题的提炼标准，就是集中单一、鲜明显露。
要求一文一事，一个主题，主题鲜明突出。
主张什么，反对什么，要鲜明直接，不能含糊，不能让人产生歧义。
（二）使用材料规范。
公文材料的选用标准必须是真实典型，新鲜有力。
所谓真实，就是实实在在存在的、反映当前事物本质规律的真实。
我们分析问题时，所列举的现象，不是假的、人为编造的，也不是偶然现象和个别现象。
所谓典型，就是既是个性特征，又是共性特征。
新鲜有力，就是我们所列举的、分析的问题、提出的办法，必须是符合当前实际的，必须是有说服力的。
公文的选材标准与文学作品不同，公文强调真实，强调掌握最基础最真实的材料，摒弃想象（合理的推测可以），而想象则是文学作品的核心和灵魂。
（三）文章格式规范。
公文普遍的结构格式是：
公文标题－－主送机关――正文――结尾――成文时间。
为了便于大家理解，我把公文格式方面的内容分为写作格式和印制格式两个方面来讲，这里主要讲公文的写作格式，写作格式包括标题、正文、结尾三个部分。
1.标题：
公文标题的写法一般是发文机关+事由+文种。
2.主送机关的写法：
一是只写受文机关的名称，不写领导个人名字（领导特别要求的除外）；二是只能写一个主送机关；三是用统称或者规范的简称，不能随意写；四是行文关系，只能逐级行文，一般不能越级行文。
3.正文的写法：
正文是主送机关以下、结束语之前的部分。
正文是一篇公文用笔最多、最重要的部分。
一般是在主送机关之后，先写一段或几句导语，说明写这篇公文的原因、根据或者目的，导入正文。
正文要做到逻辑层次清楚有序，说理简洁准确并力求深刻，用语符合规范。
4.结尾：
正文写完后，一般要写几句号召的话（一般针对下行文），或者表决心、态度的话（上行文）。
《请示》要说“妥否，请批示；《意见》要说“以上意见若无不妥，请批转执行；《通知》和《报告》可以不要结尾，说完就落款结束；讲话稿类的一般有鼓劲、号召的话语；汇报材料一般有表示感谢和今后打算、态度的。
（四）文字表述规范。
公文的用语用字要求简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂，体现字面意义而非联想意义，讲求陈述性、写实性，而非描绘性、虚拟性。
一般以概述为主，据事说理，言之有物。
不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆铺展、渲染，大量的想象，细致的描写，这些，恰恰是写公文所忌讳的。
（五）标点符号使用规范。
该用逗号用逗号，该用句号用句号。
需要慢慢积累琢磨。
（六）数字和计量单位使用规范。
一般使用阿拉伯数字。
前后要统一，不能一时用大写，一时用小写。
（七）印制规范。
包括印制格式、排版、用纸规格，紧急程度、发文机关、发文字号、印制份数、发送单位、印制机关等要素标识。
1.印制格式（印制方式）：
两种，红头文件和白头文件。
红头就是单位的文件头、简报、信息等，一般适用于正式形成的请示、报告、意见、通知、函等文件。
白头就是不冠特定的文件用纸，直接排版印制，一般会议印发的讲话稿、汇报材料等用白头印制。
调查报告、对内的工作方案等，这类文件既可印制成红头，也可印制成白头，视具体情况定。
红头文件拟文单位、成文时间等落款在结尾处，白头文件一般把拟文单位、成文时间放在标题下。
2.签发：
公文的制作签发程序很严谨，不能谁写谁签都行。
重要文件要一把手或单位主持工作的领导签发，一般文件由一把手、分管领导或主要领导委托的领导签发。
3.印鉴：
即盖章，也有讲究。
首先是不能盖倒了；其次是要盖在单位落款和成文时间之间，具体有下套、中套两种盖法；联合行文的落款盖印，一般每排平行落两个单位的名称，依次往下排，盖印时不能相互侵占。
4.成文时间：
领导签发的时间，而不是拟稿的时间和印制时间，印制时间在版记部分专门有一栏，哪天印的就写哪天。
5.行文层次序数的写法及排版：
目前有些乱。
一个正式的文件材料，除总标题外一般有四个层次，总标题用二号华文中宋字体。
第一个层次，是大标题，一般用三号黑体，写成一、二、三；第二个层次是小标题，用
（一）、
（二）、（三）来表示，三号楷体；第三个层次用阿拉伯数字表示，即1、2、3，用三号仿宋可加粗以醒目；第四个层次用
（1）、
（2）、（3）表示，三号仿宋体。
三、草拟公文要求
1、符合国家的法律、法规及其他有关规定。
如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
3、公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
5、人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题，后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
6、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”，第四层为“
（1）”。
7、应当使用国家法定计量单位。
8、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
9、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。
10、附件
公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：
1．×××××”）；附件名称后不加标点符号。
附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。
如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
11、装订要求
平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。
平订钉锯与书间的距离为3mm～5mm。
四、请示、报告及其区别
（一）报告:
1.用途:
适用于向上级部门汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
2.种类:
从不同的角度可将其划分为不同的类别:
（1）按其性质的不同划分为:
①综合报告:
是为使上级部门全面了解工作状况或有关情况而制发的报告。
特点:
内容全面,带有工作总结的某些特征.。
②专题报告:
专门反映某一事项或某一方面的工作情况的报告。
特点:
内容集中,单一,常常写在上级部门部署某项工作任务或某一事件出现之后,这是同综合报告的主要区别。
（2）按其行文的直接目的的不同划分为:
①呈报性报告:
是单纯向上级部门汇报工作,反映情况,而不要求转发的报告。
特点:
只陈述情况,不提出意见,或以情况的陈述为主,以意见的提出为辅。
②呈转性报告:
是指针对涉及面广,特别是涉及其他平行机关或不相隶属机关的工作的问题,提出处理意见或建议,请上级部门审阅并批转有关部门的报告。
呈转性报告一经转发或批转,便具有同转发或批转部门的公文相同的效力。
特点:
既要反映情况,又要拿出意见,甚至要写明具体的措施和办法。
注意:
自2001年1月1日起开始施行的《国家行政机关公文处理办法》取消了报告原有的“提出建议”的功能,而从以往的实际情况来看,呈转性报告主要为提出建议的报告,由此看来,这类报告可能会越来越少。
提出建议并请求批转的报告,将主要由请示代替。
（二）请示:
1.用途:
适用于向上级机关请求指示,批准。
2.种类:
按照请示内容和请示目的的不同,可将请示分为：
（1）请求指示的请示；
（2）请求批准的请示。
3.写作注意事项:
（1）要正确选用文种;
（2）要做到一文一事。
所谓“一事一报”，就是一件事一个请示，实际上，一件事中可以包含多个请求事项；
（3）要避免多头请示;
（4）要避免越级请示；
（5）标题中的事由一项不能省去,反而应写得具体详细。
材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。
理由充分，请示事项明确。
（6）请示事项要写的具体、明确、条项清楚、不超出审批部门的职权范围。
缘由、事实、根据、请示事项要有合理、严密的逻辑性，表达时要有层次性，处理意见要合法、合情、合理、合度，既要符合实际情况需要，也要切实可行，具有可操作性，有利于上级部门的决断和批复；
（7）语气平实、恳切，以引起上级的重视。
4.写法:
请示的正文，主要由请示的原因、内容、要求三部分组成，请示时应将理由陈述充分，提出的解决方案应具体，切实可行。
（1）请求指示的请示:
是指针对工作中出现的具体问题,向上级机关申明情况,请求予以答复和下达处理意见的请示。
重点:
情况的陈述和问题的强调。
（2）请求批准的请示:
是就某一问题或事项提出本单位的处理意见,请求上级部门给予批准或表明态度的请示。
重点:
意见,办法的说明。
注意：
请示的公文须送组织，不要直接写领导者个人姓名。
如工作需要又系领导要求呈送的，对组织，如部门、公司领导，可直接送有关领导。
5.请示的常见的问题
（1）缘由不清楚、详略不当，没有抓住问题的要害；
（2）理由不充分，或者过于狭窄，或者缺少必要有力的事实、数据、根据的支撑；
（3）根据不足、特别是缺乏强有力的根据。
关键的事实、重要的时间、必要的数据、充分的根据（特别是相关的法律法规或领导指示、批示）是组成的要素；
（4）缘由、根据、请求事项杂糅，颠三倒四、翻来覆去，不得要领；
（5）结语表达不当，如已经是十分具体、明确的请示，还要写上“以上请示如无不妥，请予批准（批示、批复）”；
（6）逻辑混乱、层次不清、请求是想表达不清晰、明确、准确。
（三）报告与请示的区别
1.具体功用不同;
2.行文时机不同。
报告在事中都可以写,即事发前,事发过程中,事发后。
而请示必须是在事发前写；
3.内容含量不同:
从文字上讲,报告的文字多,而请示的文字少。
五、会议纪要的写法
会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。
有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。
（一）会议纪要有以下几个特点
1.综合性。
会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本特点。
2.指导性。
这一特性包含两层含义：
一是会议本身的权威性；二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。
因而纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。
会议纪要还可以作为与会人员向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。
3.备考性。
一些会议纪要主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报情况，必要时可作查阅之用。
（二）分类
按照会议性质来分，会议纪要大致有办公会议纪要、专题会议纪要、联席（协调）会议纪要、座谈会议纪要等。
办公会议纪要是记述机关或企业、事业单位等对重要的、综合性工作进行讨论、研究、议决等事项的一种会议纪要。
办公会议纪要一般有例行型办公会议纪要，即记述例行办公会议情况及其议决事项的会议纪要，以及现场办公会议纪要，即为解决某重大问题而召集有关方面和有关单位在现场研究、议决或协商的办公会议纪要。
专题会议纪要是专门记述座谈会讨论、研究的情况与成果的一种会议纪要。
其主要特点是主题的集中性与观点意见的分呈性相结合，既要归纳比较集中、统一的认识，又要将各种不同观点和倾向性意见都归纳表达出来。
（三）写法
会议纪要一般分两大部分。
开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。
第二部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。
根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：
1.集中概述法。
这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。
这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。
如果会议的议题较多，可分条列述。
2.分项叙述法。
召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。
这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。
这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。
3.发言提要法。
这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。
这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。
某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。
六、怎样写工作总结
（一）总结的含义
总结是对前段工作进行全面回顾、检查、分析、评判，从理论认识的高度概括经验教训，以明确努力方向，指导今后工作的一种文体。
通过总结，人们可以把零散的、肤浅的感性认识上升为系统、深刻的理性认识，从而得出科学的结论，以便
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