景观工程工程档案归档细则.docx

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景观工程工程档案归档细则

新汴河景观工程项目档案归档细则

1目的

1.1为规范新汴河景观工程各项目工程档案归档内容及要求，保证项目档案的完整和有效利用。

2依据

本细则依据的主要法规和制度：

《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《建设项目档案管理规范》（DA/T28）、《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》（国家档案局、国家发改委文件档发【2016】11号）、《照片档案管理规范》（GB/T11821）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T50）《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15）。

3术语定义

3.1建设工程：

经批准按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的建设工程基本单位。

它由一个或若干个具有内在联系的单位工程、单项工程所组成。

3.2建设项目文件：

建设项目在立项、招投标、勘察、设计、设备材料采购、施工、监理、检测、试生产及竣工验收等过程中形成的文字、图表、音像等形式的文件。

3.3工程前期文件：

工程开工以前，在立项、审批、用地、勘察、设计、招投标以及开工准备过程中形成的文件。

3.4监理文件：

工程监理单位在履行建设工程监理合同工程中形成或获取的，以一定形式记录、保存的文件。

3.5施工文件：

施工单位在施工过程中形成的反映项目建筑情况的文件。

3.6竣工图：

工程竣工后真实反映工程施工结果的图样。

3.7竣工验收文件：

项目竣工验收阶段形成的文件。

3.8项目档案：

经过鉴定、整理并归档的项目文件。

3.9项目电子文件：

在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，记录和反映项目建设和管理各项活动的文件。

包括文本电子文件、图像电子文件、图形电子文件、视频电子文件、音频电子文件等。

3.10项目电子档案：

具有参考和利用价值并归档保存的项目电子文件。

项目电子档案由内容、结构和背景组成。

3.11项目文件归档：

项目建设单位过程管理相关部门及勘察、设计、施工、监理、设备制造、总承包等单位将办理完毕且具有保存价值的项目文件经系统整理交景观办档案室的过程。

3.12整理：

按照一定的原则，对项目文件进行价值鉴定、分类、组卷、装订、编目，使之有序化的过程。

3.13案卷：

由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

3.14立卷：

按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。

3.15项目档案移交：

项目竣工验收合格后，文件形成部门或形成单位，将有关项目档案，向景观办档案室或向城建档案管理机构移交的过程。

3.16永久保管：

项目档案保管期限的一种，指项目档案无限期地、尽可能长远地保存下去。

3.1730年保管：

项目档案保存期限为30年，但不得低于工程的使用年限。

3.1810年保管：

项目档案保管期限为10年，但不得低于工程的使用年限。

4归档文件范围和质量要求

4.1归档文件范围

4.1.1（去掉）对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

具体归档范围应符合本细则附录K、L、M、N的要求。

4.1.2声像资料的归档范围和质量要求应符合现行行业标准《城建档案业务管理规范》CJJ/T158的要求。

（建议去掉，前款“各种载体”已经包括声像资料）

4.2归档文件质量要求

4.2.1归档的纸质文件应为原件，当为复印件时，提供单位须在复印件上加盖单位印章，并须有经办人签字及日期。

提供单位应对资料的真实性负责。

4.2.2项目文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘察、设计、施工、监理等标准的规定。

4.2.3项目文件的内容必须真实、准确，应与工程实际相符合。

4.2.4项目文件应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。

计算机输出文字和图件应使用激光打印机，不应使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机。

4.2.5项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续应完备。

4.2.6项目文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。

4.2.7工程文件的纸张应采用能长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

4.2.8归档的项目电子文件应采用表4.2.8所列开放式文件格式。

表4.2.8工程电子文件存储格式表

文件类别

格式

文本（表格）文件

PDF、XML、TXT

图像文件

JPEG、TIFF

图形文件

DWG、PDF、SVG

影像文件

MPEG2、MPEG4、AV1

声音文件

MP3、WAV

4.2.9归档的项目电子文件应包含元数据，保证文件的完整性和有效性。

元数据应符合现行行业标准《电子文件归档与管理规范》《建设电子档案元数据标准》CJJ/T187的规定。

4.2.10归档的项目电子文件应采用电子签名等手段，所载内容应真实和可靠。

4.2.11归档的项目电子文件的内容必须与其纸质档案一致。

4.2.12离线归档的项目电子档案载体，应采用一次性写入光盘，光盘不应有磨损、划伤。

4.2.13存储移交电子档案的载体应经过检测，应无病毒、无数据读写故障，并应确保接收方能通过适当设备读出数据。

4.2.14所有竣工图均应加盖竣工图章（样式如下），并应符合下列规定：

4.2.15竣工图章的基本内容应包括：

“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、监理工程师、总监工程师。

4.2.16竣工图章尺寸应为：

80mm×50mm。

4.2.17竣工图章应使用不易褪色的红印泥，盖在图标栏上方空白处。

4.2.18利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改的依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

4.2.19改绘竣工图时，应首先核对。

竣工图目录要以在原施工图纸目录基础上进行核对和修改，如有作废或新增的图纸，应在图纸目录上标注清楚。

作废的图纸应在目录上扛掉，新增图纸的图名、图号应在目录上列出。

竣工图目录中所列的图纸数量、图名、图号都应和实际竣工图相符合。

竣工图目录中不应有相同名称的图纸。

4.2.20如某施工图改变量大，设计单位重新绘制了修改图的，应以修改图代替原图，原图不再归档。

4.2.21如设计变更附图是设计单位提供的带图签和签字的施工蓝图，可以经确认后加盖竣工图章作为竣工图，但应在原设计变更上注明附图已归入竣工图。

4.2.22凡一条洽商涉及到多张图纸的，每张图纸均应做相应变更修改。

4.2.23由施工单位完成的深化设计图也应作为竣工图的内容，做法和要求同设计图。

4.2.24竣工图中的文字说明，字体大小应与原图字体的大小相一致，修改的内容不应超出图框线。

5组卷流程、原则和方法

5.1组卷应按下列流程进行

5.1.1对属于归档范围的项目文件进行分类，确定归入案卷的文件材料。

5.1.2对卷内文件材料进行排列、编目、装订（或装盒）。

5.1.3排列所有案卷，形成案卷目录。

5.2组卷应遵循下列原则

5.2.1组卷应遵循项目文件的自然形成规律和工程专业的特点保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

5.2.2项目文件应按不同的形成、整理单位及建设程序，按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、工程竣工验收文件分别进行立卷，并可根据数量多少组成一卷或多卷。

5.2.3一项建设工程由多个单位工程组成时，项目文件应按单位工程组卷。

5.2.4不同载体的文件应分别立卷。

5.2.5组卷应采用下列方法：

5.2.5.1项目前期文件、项目管理性文件按主题、事由结合时间组卷，其中招标投标、合同文件按招标标段、合同组卷；

5.2.5.2监理综合性文件按主题、事由结合文种组卷，质量、进度、造价、安全等控制性文件按单位工程组卷；

5.2.5.3施工文件、第三方检测文件按单位工程、阶段、组卷；

5.2.5.4竣工图应按单位工程、阶段、组卷；

5.2.5.5竣工验收文件应按主题、事由组卷；

5.2.5.6项目电子文件整理时，应当按照项目电子档案分类体系并参照《建设项目档案管理规范》7.3,2,5的规定分别组成多层级文件信息包，文件信息包应当包含项目电子文件及过程信息、版本信息、背景信息等原数据。

5.2.5.7声像资料应按建设工程各阶段立卷，重大事件及重要活动的声像资料应按专题立卷，声像档案与纸质档案应建立相应的标识关系。

5.2.6施工文件的组卷应符合下列要求

5.2.6.1专业承（分）包施工的分部、子分部（分项）工程应分别单独立卷；

5.2.6.2室外工程应按室外建筑环境和室外安装工程单独立卷；

5.2.6.3当施工文件中部分内容不能按一个单位工程分类立卷时，可按建设工程立卷。

5.2.7不同幅面的工程图纸，应统一折叠成A4幅面（297mm×210mm）。

对大于A4的图纸，以图纸标题栏的正视位为基准，以手风琴式的折叠方式，先竖后横，将图纸统一折成A4图纸的规格。

折叠后，标题栏必须被叠在最上层并露出来。

折叠方法也可参照《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）。

但底图不折叠，组卷后一般是装在大牛皮纸袋中，平放于专用底图柜中，或卷成筒形装入硬纸筒保存。

5.2.8案卷不宜过厚，一般不宜超过50mm。

5.2.9案卷内不应有重复文件。

印刷成册的工程文件宜保持原状。

5.2.10项目电子文件的组织和排序可按纸质文件进行。

6卷内文件排列

6.1卷内文件应按本细则附录K、L、M、N的类别和顺序排列。

6.2文字材料按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并应按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

6.3图纸应按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列，新绘制的竣工图附有原图时，新绘制的竣工图在前，原图在后。

6.4当案卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料应排在前面，图纸应排在后面。

6.5每个案卷内文件的排列顺序：

案卷封面→卷内目录→内容→备考表。

7案卷编目

7.1编制卷内文件页号应符合下列规定：

7.1.1整卷装订时，卷内文件有书写内容的页面均应编写页号。

每卷单独编号，页号均从“1”开始。

采用号码机打印页号。

7.1.2页号编写位置：

单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。

折叠后的图纸一律在右下角。

7.1.3按件装订时，成套图纸或印刷成册的文件材料自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编页码。

无页号的每份可从1开始编页号，也可只需将该份文件的总页数标注于最后有文字一页的左上角（背面）或右上角（正面）。

同时，需在每份文件的首页右上方用不褪色红色印泥加盖并填写档号章。

7.1.4档号章内容有：

档号、序号。

其中“档号”栏填写案卷档号，“序号”填写该份文件在本卷中的顺序号（即件号）。

档号章规格为50mm×20mm，样式如下：

档号

序号

20mm

50mm

7.1.5案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

7.2卷内目录的编制应符合下列规定

7.2.1卷内目录排列在卷内文件首页之前，式样应符合本细则附录A的要求。

7.2.2序号：

应以一份文件为单位编写，用阿拉伯数字从1依次标注。

7.2.3责任者：

文件的直接形成单位或个人。

有多个责任者时，应选择两个主要责任者，责任者之间以“、”号相隔，其余用“等”代替。

7.2.4文件编号：

填写文件形成单位的发文号或图纸的图号，或设备、项目代号。

7.2.5文件题名：

填写工程名称+文件标题的全称。

当文件标题不能反映文件内容时，应根据内容拟写标题，拟写标题外应加“[]”符号。

7.2.6日期：

应填写文件的形成日期或文件的起止日期，竣工图应填写编制日期。

日期中“年”应用四位数字表示，“月”和“日”应分别用两位数字表示。

7.2.7页次：

应填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件应填写起止页号。

卷内文件单份装订时，页次同序号（件号）。

7.2.8备注：

应填写需要说明的问题。

7.2.9工程项目组应利用新汴河景观办文档电子管理系统，编制工程档案卷内文件目录。

7.3卷内备考表的编制应符合下列规定

7.3.1卷内备考表应排列在卷内文件的尾页之后，式样应符合本细则附录B的要求。

7.3.2卷内备考表应标明卷内文件的总页数、各类文件页数或照片张数及立卷单位对案卷情况的说明。

“说明”栏填写内容应是立卷时资料的完整和质量情况，以及应归档而缺少的资料的名称和原因。

7.3.3立卷单位的立卷人和审核人应在卷内备考表上签名；“立卷人”由责任立卷人签名，“审核人”由案卷审核人签名；年、月、日按立卷、审核时间填写。

7.4案卷封面的编制应符合下列规定

7.4.1案卷封面应印刷在卷盒的正表面，案卷内也应有案卷封面形式。

案卷封面的式样应符合本细则附录C的要求。

7.4.2案卷封面的内容应包括档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、本案卷所属工程的案卷总量、本案卷在该工程案卷总量中的排序。

7.4.3档号应由全宗号、分类号、项目号（工程号）和案卷号组成。

档号由工程项目组填写。

7.4.4案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。

7.4.5编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。

7.4.6起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

7.4.7保管期限应根据卷内文件的保存价值在永久、30年、10年三种保管期限中选择划定。

当同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长（立卷时不同保管期限的应尽量分开）。

各类文件的保管期限详见本细则附录K、L、M、N的要求。

7.4.8密级应在绝密、机密、秘密三个级别中选择划定。

当同一案卷内有不同密级的文件时，应以高密级为本卷密级。

7.4.9采用内封面时，应用打印机打印封面内容；采用卷盒封面时，可用打印机整体打印部分内容后剪贴在封面对应位置处。

7.5编写案卷题名，应符合下列规定

7.5.1建筑工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、实体分类名称、分部工程或专业名称、卷内文件概要等内容。

当房屋建筑有地名管理机构批准的名称或正式名称时，应以正式名称为工程名称，建设单位名称可省略；必要时可增加工程地址内容。

7.5.2道路、桥梁工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、实体分类名称、分部工程或专业名称、卷内文件概要等内容；必要时可增加工程地址内容。

7.5.3地下管线工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、实体分类名称、分部工程或专业名称、卷内文件概要等内容；必要时可增加工程地址内容。

7.5.4卷内文件概要应符合本细则附录K、L、M、N中所列案卷内容（标题）的要求。

7.5.5外文资料的题名及主要内容应译成中文。

7.6案卷脊背由档号、案卷题名构成。

应用打印机打印案卷脊背的对应内容（可加边框）剪贴在卷盒对应位置处。

式样应符合本细则附录E的规定。

7.7卷内目录、卷内备考表、案卷内封面宜采用70g以上白色书写纸制作，幅面应统一采用A4幅面。

8案卷装订与装具

8.1案卷装订

8.1.1案卷可采用装订与不装订两种形式。

8.1.2文字材料必须装订，装订时不应破坏文件的内容，并应保持整齐、牢固，便于保管和利用。

8.1.3既有文字材料，又有图纸的案卷应装订，可采用整卷装订方式，也可采用单份文件按件数装订方式（1份文件即为1件）。

8.1.4案卷装订时要剔除金属物，应采用线绳三孔左侧装订法。

装订要整齐、牢固，便于保管和利用。

8.1.5案卷采用双线绳左侧三孔装订时，线绳装订结打在背面。

8.1.6装订时，须将封面、目录、备考表与案卷一起装订。

8.1.7移交城建档案馆（室）的案卷，按当地城建档案馆（室）要求装订。

8.2案卷装具

8.2.1案卷装具应采用无酸纸制作的卷盒。

8.2.2案卷盒的外表尺寸应为310mm×220mm，厚度可为20、30、40、50mm。

8.2.3同一工程的案卷应采用统一规格尺寸的装具。

8.2.4一个档案装具里可存放一卷或多卷文件。

9案卷目录编制及分类方案

9.1各项目在汇总完勘察、设计、监理、施工等单位移交的项目档案后，还应利用新汴河景观工程文档电子管理系统编制整个工程项目的总案卷目录，并按照项目档案总目录封面、案卷目录和卷内文件目录的顺序装订，案卷封面的式样应符合本细则附录J。

9.2同一个工程的案卷目录，应按本细则附录K、L、M、N的类别和顺序排列。

一个项目一个流水号；

9.3编制单位应填写负责立卷的法人组织或主要责任者；

9.4编制日期应填写完成立卷工作的日期。

9.5分类方案

9.5.1新汴河景观工程档案分类号码采用英文字母和阿拉伯数字相结合的方法，不同层次类号之间用间隔符号“·”分开，类号和案卷号之间用“-”隔开。

具体见下列所示：

例如：

J196-JJ-DL·1·A-01

案卷顺序号

工程准备阶段文件

1标段

堤岸绿化

基建档案

全宗号

本方案一级类目共分16个部类，每个部类名称中字的声母为代字，分别是：

Z:

总类

DL:

堤岸绿化工程

ZL:

主景观绿化工程

DB:

地被工程

ZQ:

栈桥、步道工程

DZ:

堤顶道路及自行车道工程

GC:

广场节点工程

JQ:

景观大道引河桥工程

SD:

景区水电及附属物工程

JG:

监控及广播工程

GD：

供变电安装工程

JZ:

建筑工程

DS:

雕塑工程

Q:

其它工程

C:

政府采购

各档案资料类目下应收集整理归档的档案资料具体内容参见《档案分类方案》中有关档案资料整编分类方案表。

档案资料整编分类方案情况见下表：

新汴河景观工程工程档案分类及编码

新汴河景观工程（代字：

）

代码

类目

档案资料名称

总类

（代字：

Z）

1.新汴河景观工程建设指挥部办公室

2.新汴河城区段管理办公室

3.宿州汴河建设工程责任有限公司

1.前期与设计文件材料

2.工程建设管理文件材料

3.设备材料文件材料

4.科研项目文件材料

5.试生产文件材料

6.器材管理文件材料

7.竣工验收文件材料

堤岸绿化工程（代字：

DL）

1.总类

2.堤岸绿化工程1标

3.堤岸绿化工程2标

4.堤岸绿化工程3标

5.堤岸绿化工程4标

6.堤岸绿化工程5标

A.工程准备阶段文件

B.监理文件

C.施工文件

D.竣工图

E.工程竣工验收文件

主景观绿化工程（代字：

ZL）

1.总类

2.主景观绿化工程1标

3.主景观绿化工程2标

4.主景观绿化工程3标

5.主景观绿化工程4标

6.新汴河景观绿化工程

A.工程准备阶段文件

B.监理文件

C.施工文件

D.竣工图

E.工程竣工验收文件

地被工程（代字DB）

1.总类

2.地被工程1标

3.地被工程2标

4.地被工程3标

5.地被工程4标

A.工程准备阶段文件

B.监理文件

C.施工文件

D.竣工图

E.工程竣工验收文件

栈桥、步道工程（代字：

ZQ）

1.总类

2.栈桥、步道工程1标

3.栈桥、步道工程2标

4.栈桥、步道工程3标

5.栈桥、步道工程4标

A.工程准备阶段文件

B.监理文件

C.施工文件

D.竣工图

E.工程竣工验收文件

堤顶道路及自行车道工程

（代字：

DZ）

1.总类

2.堤顶道路及自行车道工程1标

3.堤顶道路及自行车道工程2标

A.工程准备阶段文件

B.监理文件

C.施工文件

D.竣工图

E.工程竣工验收文件

广场节点工程（代字：

GC）

1.桥下广场及停车场工程

2.一期节点广场工程

3.二期节点广场工程1标

4.二期节点广场工程2标

5.演义广场工程

6.三期节点广场工程

7.206节点工程

8、206游船码头工程

9、管理房附属及栈桥连接工程

10、亲水平台提升改造工程

11、孝贤文化广场工程

12、风车瀑布广场工程

13、206下穿人行通道工程

A.工程准备阶段文件

B.监理文件

C.施工文件

D.竣工图

E.工程竣工验收文件

景观大道引河桥工程（代字：

JQ）

1.景观大道引河桥工程

A.工程准备阶段文件

B.监理文件

C.施工文件

D.竣工图

E.工程竣工验收文件

景区水电及附属物工程

（代字：

SD）

1.景区水电及附属物工程

A.工程准备阶段文件

B.监理文件

C.施工文件

D.竣工图

E.工程竣工验收文件

监控及广播工程（代字：

JG）

1.监控及广播工程

A.工程准备阶段文件

B.监理文件

C.施工文件

D.竣工图

E.工程竣工验收文件

供变电安装工程

（代字：

GD）

1.供变电安装工程

A.工程准备阶段文件

B.监理文件

C.施工文件

D.竣工图

E.工程竣工验收文件

建筑工程（代字：

JZ）

1.配套用房工程

2.景观附属商业街工程

3.商业街附属工程

4.远航土建工程

5.游客服务中心工程

6.206停车场工程

7.配套用房装饰工程

8.管理大队办公用房工程

9.配套用房和商业街亮化工程

10.博物馆布展工程

11.远航室外工程

12.印象宿州商业街工程

A.工程准备阶段文件

B.监理文件

C.施工文件

D.竣工图

E.工程竣工验收文件

雕塑工程（代字：

DS）

1.雕塑工程制作及安装

2、亲水平台雕塑小品

A.工程准备阶段文件

B.监理文件

C.施工文件

D.竣工图

E.工程竣工验收文件

其它工程

（代字：

Q）

1.标识标线工程

2.绿道系统指示牌工程

3.生态厕所工程

4.监控及广播安装活动板房

5.强弱电工程

6.土方开挖工程

7.提防护栏工程

8.渣土工程

9.其它零星工程

10.护栏安装工程

11.水源连接项目

A.工程准备阶段文件

B.监理文件

C.施工文件

D.竣工图

E.工程竣工验收文件

政府采购

（代字：

C）

1.面包砖采购

2.路牙石采购

3.塑木栈桥采购铺装项目

4.栈桥青石板采购

5.景观灯及电缆采购1标

6.景观灯及电缆采购2标

7.箱式变压器及电缆采购

8.电缆采购1标

9.电缆采购2标

10.座椅采购

11.玻璃钢座椅采购

12.垃圾箱采购

13.观光车采购1标

14.观光车采购2标

15.广场健身器材采购

16.萧濉新河引河口垂柳栽植采购

17.LED大屏

18.办公楼广播设备

19.管理房停车场充电桩采购

20.办公家具采购

21.空调采购

22.自行车棚采购

23.管理用房门采购及安装

24.主景区养护保洁1标

25.主景区养护保洁2标

26.堤岸绿化养护1标

27.堤岸绿化养护2标

28.堤岸绿化养护3标

29.主景区养护保洁1标

30.主景区养护保洁2标