操作手册采购订单和无订单的收货doc.doc
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采购收货操作手册
一.采购收货的两种方式
采购收货指与采购部门有关的收货,分为两种形式:
即对于采购订单的收货和无采购
订单的采购收货。
二.采购订单的分类
仓储常见的采购订单包括以下几种:
标准采购订单:
订单格式为45XXXXXXXX,包括所有物料从国内采购的采购订单。
普通采购订单:
订单格式为90XXXXXXXX,包括所有物料从国外采购的采购订单。
转储订单:
转储订单是当物料从一个事业部调到另一个事业部,或从同一事业部
的一个存储地点调往另一存储地点时,事业部为了监控在途情况而建立
的采购订单。
订单格式为60XXXXXXXX。
索赔订单:
将库存中的不合格向供应商索赔时,为监控索赔物料的返回情况,而建
立的一种采购订单。
订单格式为80XXXXXXXX。
*******索赔订单的发货、收货都从下面的收货录入界面录入。
********
外协加工订单:
订单格式与标准订单相同,也是45XXXXXXXX。
*******外协加工订单在操作采购订单收货时,系统会自动完成外协生产的物料
消耗。
如果外协订单发料数量与BOM单不一致,在外协采购订单收货
时,系统会给出供应商库存不足的提示,如果与事业部沟通后,确认可
以收货,则可以修改数量(可改为0),完成收货操作。
第三方采购订单:
这是一种特殊的采购订单。
操作完成采购订单收货后,系统自动触发一
个规定了的销售订单,同时完成物料的收货和销售,库存帐不发生变化。
三.无采购订单的收货
无采购订单的收货包括两个部分:
1.赠送收货:
指供应商免费向联想提供的物料的收货。
收货状态可为非限制、质检或冻结。
2.零价值工厂收货:
指将物料从材料(商品、成品)库转到零价值工厂的研发库或备件库时,
对零价值工厂的物料收货。
ERP系统中的操作
一.基于采购订单的收货
1.ERP菜单如下:
后勤商品管理库存管理货物移动收货
或:
直接点击收藏夹中事物MB01-采购订单的收货过帐
2.具体操作如下:
通过菜单,进入按采购订单收货的初始屏幕,如下:
图1
在上图1中输入以下内容:
1)交货单:
外部单据号
2)移动类型:
根据收货时具体情况不同,可用101;
3)采购订单号:
由采购商务部人员维护,并填写在《收货单》上;
4)工厂:
应由采购商务部人员在《收货单》上注明,操作员按单据录入。
**注:
工厂可不输入,由采购订单细节自动带出;但如果输入错误,
则系统会提示“E:
凭证XXXXXXXX(采购订单号)不包含可选项”。
5)仓储地点:
按收货单注明的地点录入。
**注:
有时采购人员建立采购订单时,会在采购订单中直接指定一个库存地,这样在下
一界面操作时,库存地会与此处输入的不一致;而如此处不录,且采购订单中未
指定库存地,后面操作中系统会提示,要求录入。
因此建议此处不录入。
输入完以上内容后回车,进入采购订单的收货选择屏幕。
如下:
收货状态
行项目号
库存地,此处的内容可能与前面录入的不一致。
工厂,采购订单自动带出
物料编号,应与收货单内容核对
数量,依据收货单进行修改
项目选择标志,打b表示选中
图2
在上图中,对以下内容进行录入和核对:
1)项目:
根据《收货单》填写内容,在相应的行项目选择框中打b。
2)数量:
根据《收货单》填写的应收数量,修改此处内容。
3)物料编码:
根据《收货单》填写内容进行核对,确保两者一致。
4)库存状态:
根据《收货单》填写内容进行选择—非限制为空,质检为X,冻结为S。
5)库存地:
根据《收货单》填写内容输入;如前面已输入,此处应认真核对,防止出错。
确认所有数据正确后,按F11或同时按Ctrl+S键,进行保存。
保存完毕后,系统提示—物料凭证号“凭证XXXXXXXX已记帐”,将物料凭证号登记在票据上。
二.对基于采购订单收货的反冲和退货
1.反冲和退货的不同
反冲的使用标准:
对于系统操作中发生的数据错误。
比如采购订单价格维护录入错误,或
库房对收货单录入时录入错误。
注:
如果是采购订单数据维护有误,采购人员会提供一张冲红、一张入库两张票据。
但在
操作时应注意,在冲红后,应先通知相关采购人员,将订单的错误修改过来,再录入
入库单据,否则,冲红操作将失去作用。
退货的使用标准:
对于非系统数据错误的所有情况,都应使用退货的移动类型。
2.ERP的菜单路径:
与采购收货相同。
3.具体操作过程:
通过菜单进入如前图1的界面:
(如下图3)
1)在‘交货单’栏内输入票据的外部单据号
2)根据具体情况,输入移动类型代码——122或102。
3)如果移动类型用122,则应在此处选择移动原因。
操作方法如下:
移动类型122对应的三个移动原因
按‘移动原因’栏上的下拉菜单箭头,系统弹出如下选项表,在表中选中相应的内容。
图3
在实际操作中,移动原因的选项主要是0002(未完成的)和0003(损坏的)。
*******注意,移动原因必须通过下拉菜单选取,不能用手工录入*******
在输入移动原因后,通过菜单继续选择——
菜单路径如下:
收货带参考的冲销对于采购订单(如下图)
上图为系统给出的订单输入界面,在‘采购订单号’栏中输入要冲销的采购订单号后,回车,
系统会进入下一界面,给出此采购订单的过往收货记录,由操作人选择反冲哪一笔收货。
如下图所示。
选中全部选项
取消全部选项
在如图界面,先按‘取消全部选项’按钮取消选择项,再根据要反冲的数量选择某个收货项目,
并将数量修改成票据上所写的数量,然后就可以按F11或Ctrl+S或鼠标点保存图标进行存盘。
选取行项目注意事项:
系统显示的是采购订单上所有的过往收货记录。
从上图可以看出,这张采购订单的第10个行项目此前已做过6次收货。
做第10个行项目的收货反冲时:
***当操作退货时(移动类型为122时)
1)如果能找到数量一致的收货记录,则直接选中此记录进行反冲;
2)如果没有数量一致的记录,则选择数量大于要反冲的数量且相差最少的一条记录,进行数量修改后记帐;
3)如果所有数量均小于要反冲的数量,则选择两条记录,修改数量,使两条记录数量字段的和等于要反冲的数量。
****当因为录入错误而进行反冲操作时(移动类型为102时)
必须选择刚录入的收货记录进行反冲。
三.基于无采购订单的收货和收货反冲
1.无采购订单的收货:
通过菜单:
后勤商品管理库存管理货物移动收货其它
在上图界面中录入以下内容:
物料单:
收货单的外部单据号
移动类型:
依据收货物料状态分为501(收到非限制),503(收到质检),505(收货到冻结)
工厂:
依据收货单上标明的进行录入。
库存地:
依据收货单上写明的进行录入。
移动原因:
通过下拉菜单,按收货的具体情况进行选择。
录入所有项目后,回车,系统进入细节录入界面
在上图的细节录入界面中,录入要收货物料的物料编号和数量(如图),按F11或按Ctrl+S或用鼠标点击保存图标,则完成了录入。
2.无采购订单收货的反冲
无采购订单收货的反冲操作与无采购订单收货的录入方法相同,其差别在于使用的移动类
型不同。