费用管理制度.docx
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费用管理制度
费用报销管理制度（试行）
为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,统一费用开支标准，增强开支合理性，合理控制费用支出，特制定本制度。
一、总则
（一）本办法规定的费用包括差旅费、业务招待费、宽带网络邮寄及通讯费、交通费、房租费、会议费、培训费、车辆使用费以及其他因日常经营管理需要而发生的费用。
（二）费用管理原则：
预算控制、目标管理、厉行节约、合理开支。
即在公司年度经营预算指导下，进行费用预算控制及管理；遵循国家有关成本费用的支出规定，以管理服务于业务、有助于业务开拓为宗旨，明确费用核销手续，厉行节约，控制成本，实现经营目标。
（三）各部门费用开支实行单独核算，可根据本部门实际情况，具体落实管理。
（四）费用预算额度的核定：
各部门根据本部门的业务或职能范围，结合各自的经营管理目标或承担的各项职能，按照公司统一部署，编制本部门的年度费用预算。
公司财务部会同相关部门根据公司整体经营目标和费用控制总体要求来最终核定各部门的费用预算。
（五）各部门的日常费用支出必须按经批准的年度预算方案规定的预算额度和开支进度进行。
公司按季跟踪考核各部门的费用预算执行情况，并采取以下措施进行控制：
1、定期将各部门的费用开支情况和预算执行情况进行通报。
2、对费用开支大幅超出预算进度、费用控制不理想的部门进行费用开支专项检查。
（六）将费用预算指标与业绩考核挂钩，根据各部门年度费用预算执行情况结合其他考核指标来考核各部门经营、管理业绩。
（七）费用审批权限
1、常规费用的审批
公司常规费用主要指房租、水电费、网络邮寄电话费、交通费、车辆使用费、差旅费等发生的日常费用。
（1）各部门的费用由部门负责人及分管副总审核、财务部复核、分管财务副总审核、董事长（或授权总经理）签字批准后报销。
（2）公司总经理、副总经理的费用按程序由总经办统一报财务复核，分管财务副总审核、经董事长（或授权总经理）签字审批后报销。
二、关于发票
（一）发票必须真实、合法和有效；
（二）发票必须按规定内容填写齐全，包括时间、品名、数量、金额、收款单位全称、付款单位全称，金额的大写和小写、裁剪额（指裁剪发票）必须一致；
（三）发票必须加盖收款单位发票专用章或财务专用章，印章应清晰可见；
（四）特殊情况不能取得合法发票的，应由收款单位开具收款收据证明，收据的填写要求与发票相同，并加盖收款单位清晰印章；
三、关于费用报销单的填写
（一）费用报销人必须按规定填写统一的费用报销单，其内容包括：
时间、部门、报销项目、摘要、金额、单据及附件、报销人；
（二）报销部门按公司现有编制对应填写，包括：
办公室、财务部、业务中心、生产部、质量部、采购部等；
（三）报销项目按发票的费用性质根据预算项目填写；
（四）摘要栏主要简述费用发生的情况和注明对应的项目合同编号；
（五）单据及张数根据发票张数填列；
（六）报销单填写不符合要求的，各级审核审批人应不予签审，退回上一级程序补充资料;
（七）财务人员依据国家及公司的有关财务制度，对报销的各类费用票据有审核其真实性、合理性的权力，对不符合规定的可不予以报销；
（八）填写好的费用报销单据统一交至财务部，由财务部每周四集中递交董事长（或授权总经理）审批签字。
每周周二和周五财务部对各部门的费用统一进行报销，每月28日以后停止一切报销。
各部门享受通讯费用报账的员工，由部门指定专人将部门人员汇总一张报账单据于每月15日前交财务，逾期视为自动放弃处理；其他业务费用完成三日内必须将费用报账单据交给财务。
（九）所有对外的费用、货款为每个月的3号、23号统一支付，遇节假日顺延。
四、新运营机制下业务员的费用报销
（一）业务人员新运营机制下所产生的一切费用均由业务员自行负责。
（二）新运营机制下业务员承包的配送费，一般要求业务员按照公司制度提供对应票据作为凭证予以领取。
单次金额在3千元以内经财务部长签字、分管财务副总审核、总经理审批后后可直接从财务领取，超出3千元必须董事长（或授权总经理）签字批准。
五、其他规定
（一）报销或借款2000元以上需提前一天通知财务部以便备款
（二）差旅费的特殊规定：
1、 差旅费按照公司规定标准执行，依据实际出差天数结算，若实际发生额超过限额标准时，超出部分由员工自行承担。
2、 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准，12：
00以后出发（或12：
00以前到达）以半天计，12：
00以前出发（或12：
00以后到达）以一天计。
3、伙食标准实行包干制，早餐标准5元/人/餐；中晚餐标准10元/人/餐，不需要早上7:
00之前工作的不报销早餐，出差未加班不予报销晚餐。
依据实际出差天数结算。
出差人员在外地宴请客户，每宴请一餐减除当天伙食补助费10元。
4、住宿费实行包干限额内凭票报销（限额标准附后）。
2人或2人以上共同出差需住宿的，应本着节约的原则安排住宿，尽量安排2-3人同住一间房，住宿费以出差人员包干限额之和的半数为基准限额（特殊情况除外）。
5、公司人员出差一般不得乘坐飞机和高速列车，特殊情况应先请示董事长（或授权总经理）同意。
一般不得报销的士费用和摩的费用，特殊情况应先请示部门负责人同意，方可乘坐和报销。
公司员工出差连续乘车时间超过12小时或夜间出差（指晚8时至次日凌晨7时）连续乘坐长途汽车、硬座、轮船统舱超过6小时以上的，可购硬席卧铺票，不再给予当天住宿补助。
6、出差按包干制报销费用的，出差时发生的汽车、火车、船舶、飞机等长途交通费用据实报销，不予报销市内交通费。
7、 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
（三）市内交通费的规定：
为补贴员工上下班及公务外出交通费，限额内凭票报销，超额不补，具体标准另行制定；凡办理公务的部门负责人以下人员，一般只能乘坐市内公共汽车，其他特殊情况报董事长（或授权总经理）审批。
（四）行政杂项费用支出标准
1、行政杂项费用包括办公费、水电费、租赁费、报刊书籍资料费、印刷费、车辆使用费等费用。
统一由办公室负责审核与管理。
2、办公用品费用的规定。
（1）凡批量购买属于固定资产，金额在4000元以上的办公用品，采购部应会同财务部、使用部门对其规格、型号、性能、价格等内容进行市场调查，货比三家，确定较优采购方案，报公司董事长或授权总经理审批后由采购部签订正式采购合同。
2、零星、易耗办公用品、办公设备等采购业务由办公室依据“价廉物美”的原则予以采购。
3、除采购部、办公室外，其他部门和个人不得自行购买办公用品。
特殊情况下（主要指因公出差或因公出席会议）所购办公用品，应经部门负责人签字并附简短文字说明理由，按公司办公费用报销程序办理。
其中，耐用性办公用品须凭发票及所购办公用品到财务部登记，并办理领用手续。
礼品类用品按公司业务招待费报销程序办理。
4、办公用品由办公室指定专人统一管理，财务部应建立购销存台帐。
（五）差旅费报销标准：
出差补助标准表
地域
项目
副总
经理/部长级
副经理（副部长）级/主管
一般员工
国内（人民币/天）
直辖市、经济特区
住宿
300
200
130
100
伙食
60
50
50
50
交通
90
50
40
30
合计
450
300
220
180
省会城市
住宿
240
160
100
80
伙食
60
50
50
40
交通
80
40
30
20
合计
380
250
180
140
其他城市
住宿
180
110
80
60
伙食
60
40
40
30
交通
60
30
20
20
合计
300
180
140
110
1、总经理及以上领导出差费用按实报销。
2、出差人员费用按以上标准执行，低于差旅费报销标准的按实际发生额报销。
3、外出参加会议（含培训、学习），凭通知按标准据实报销。
未含食宿的，按出差标准报销住宿和生活补贴。
（六）通讯费
1、通讯费用是指因工作需要所发生的手机费、住宅话费、网络费。
按照公司有关规定，享受手机费、住宅话费、网络费用报销的有关人员，均实行费用合并计算，下达限额包干指标，限额内凭票报销，超额不补。
（1）享受话费报销人员必须是本人使用的手机号，用户名必须是本人。
（2）享受话费报销人员必须保持手机二十四小时畅通，工作需要而因关机不能联系的，每次处以50元罚款。
（3）享受话费报销人员，当月休假超过5个工作日的，按照50%报销费用；超过10个工作日的不予报销费用。
2、通讯费用包干标准
1、董事长、总经理按实报销
2、副总经理级350元/月
3、总监级200元/月
4、经理级/部长级150元/月
5、副经理（副部长）级/主管级100元/月
（七）培训费
1、培训费是指为提高员工素质或开展业务等需要支出的与培训有关的费用，公司员工的培训由办公室负责安排。
2、拟举办培训的部门应预先编制详细的培训计划及费用预算，以签报的形式报批。
培训举办部门应将支出控制在公司批复的预算额度内。
3、员工经批准参加公司内部或外单位举办的培训活动发生的培训费用据实报销，住宿费按照培训通知执行，交通费依照出差标准执行。
（八）修理费
1、修理费是对房屋、办公设备、电脑设备等进行日常维护所发生的各项费用。
2、办公室负责管理公司房屋、办公设备等各项修缮工作以及电子通讯、电脑等信息技术设备的日常耗材、配件及维修管理。
（九）车辆使用费
车辆使用费详见公司车辆管理制度。
（十）除上述项目外的其他行政杂费（包括专业书籍费、零星杂费支出等）应按照有关条款审批报销。
（十一）费用报销流程（如下图）
报销
分管财务副总审核
附件1
市内出差报销单
部门：
日期：
年月日
事由
人数：
人，出发：
（上、下午）点，返回（上、下午）点
报销
金额
1、交通费
元
2、误餐费
元
3、的士费
元
合计金额
元
的士费说明：
部门负责人审批
填报人
附件2出差申请单
制单日期：
年月日
部门
姓名
预计出差天数
目的地
出发时间
途中停留地点
出差事由:
审批
出差考勤核定
董事长（或授权总经理）：
主管领导：
部门意见:
附件3
*****出差工作报告
时间
出差事项
出差结果
填表人：
填表时间：
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