万达万千百货档案管理制度.docx
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万达万千百货档案管理制度
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万千百货档案管理制度
第一章总则
1.为规范万千百货档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》，结合万千百货实际情况制定本制度。
2.本制度所指的档案，是指万千百货在经营管理活动及建设过程中直接形成的，对公司有保存价值的各种文书档案、实物档案、声像档案、会计档案、人物全宗等历史记录。
3.公司全体员工要树立档案意识。
对规定应当立卷归档的文件材料，必须按期向档案管理人员移交，集中管理，任何人不得据为己有或者拒绝归档。
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第二章管理职责
1.万千百货实行统一领导、集中与分级管理相结合的档案管理模式。
总部行政部为万千百货档案管理机构，负责管理总部各部门按规定移交的档案，并对各地公司档案管理工作进行监督指导和考评。
2.总部行政部履行下列职责：
2.1根据国家有关法律法规，结合万达集团要求和万千百货实际情况，建立健全档案工作制度和具体实施细则；
2.2负责万千百货归档范围内档案的收集、整理、保管工作；
2.3监督、指导各地公司档案管理工作；
2.4开展档案统计工作；
2.5组织档案鉴定和销毁工作；
2.6开展档案管理员培训。
3.百货总部和各地公司应确定一名公司领导分管档案工作，把档案工作列入工作计划和管理程序，纳入到各部门的职责范围和有关人员的岗位职责中，依据万千百货档案制度确定的原则建立健全本公司档案制度，明确档案工作主管部门，配备档案管理人员具体负责档案管理工作，统一管理本公司档案并按规定移交。
4.百货总部行政部设立专职档案管理员，负责总部档案的收集、整理和保管工作，监督、指导总部各中心、部门及各地公司档案管理工作，统计、收缴移交档案并做好百货系统档案编目整理工作。
5.百货总部各部门及各地公司行政部配备兼职档案管理员具体负责本部门/公司档案的收集、整理工作，并按规定向总部行政部移交档案资料。
6.原则上各级档案管理员为本部门助理，财务部为财务经理，人力资源部为薪酬经理。
档案管理人员应保持相对稳定，如有变更应在5个工作日内以OA形式向百货总部行政部报备。
7.档案管理员职责：
7.1贯彻执行万千百货档案制度，建立健全本部门/公司档案工作实施细则，做好档案的接收、借阅登记手续；
7.2熟悉本部门/公司文件材料归档范围和保管期限，做好本部门/公司文件材料的收集、整理和立卷归档工作，确保部门/公司文件材料的齐全、完整、准确；
7.3负责对本部门/公司各类电子文件进行整理、着录，建立本部门/公司的电子文件档案库；随时做好电子文件备份工作；
7.4根据本部门/公司不同门类文件材料的特征，对立卷归档的纸质文件正确分类，合理组卷，准确编写件号，清楚填写卷内目录和备考表；
7.5做好档案统计工作，主动接受业务指导和督促检查，按规定时间向百货总部行政部上报档案统计报表和移交档案；
7.6负责本部门/公司档案信息系统的管理和维护工作。
第三章档案构成
1.凡是反映公司主要经营管理活动和基本历史面貌的，对公司工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；公司工作活动中形成的在维护公司权益等方面具有凭证价值的文件材料；及其它对公司工作具有查考价值的文件材料均应作为档案保存。
2.文书档案：
是公司在职能活动中形成的具有保存价值的各类文件及接收的外部文件，包括行政管理类、经营管理类、计财管理类、人事劳资类、策划宣传类、法律工作类等。
3.实物档案：
是指公司在成长、发展过程中形成的，能够反映本公司的各项工作成绩和历史面貌的奖章、奖杯、奖状等实物材料。
4.声像档案：
是指公司在成长、发展过程中直接形成的能够反映本公司历史面貌的以感光、磁性材料为载体，以声音、图像形式为反映方式，具有保存价值的磁带、照片、VCD等。
5.会计档案：
是指公司在日常经营管理过程中形成的会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计核算材料及清单、交接手续等。
6.人物全宗：
公司主要领导人和榜样职员的生活经历、工作业绩等。
7.归档的文书包括：
6.1公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等；
6.2公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）；
6.3公司制订的计划、统计、预决算、工作总结；
6.4公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要；
6.5公司对外交流的来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料；
6.6公司各部门的发文；
6.7其他具有保存价值的文件材料，重要的工作经验材料；
6.8外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。
第四章归档要求
1.应当归档的文件材料由具体承办人负责积累，办理完毕后应在3个工作日内向所在部门档案管理员移交。
移交时需填写《档案交接单》（附件2）。
2.文书结案后，原稿由行政部归档，经办部门根据实际需要留存影本；如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，但应经行政部同意后妥善保存，行政部以影本归档。
3.凡以百货总部名义对外签署的重大商务谈判（协商）形成的合同、协议、意向书、备忘录、信函等法律文件，应在文件签署后5个工作日内向总部行政部报送一份原件。
4.各部门经营管理工作中形成的综合类档案应在办理完毕后的第二年2月1日前整理立卷，向本公司行政部移交。
5.外购设备仪器的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
6.特种载体档案可随时归档。
7.会计档案由公司财务部负责保管。
8.人事档案由公司人力资源部负责保管。
9.对已归档文件进行变更、修改、补充的、公司产权变动过程中形成的文件材料应随时归档。
10.员工调离职时，应将手中所有文件材料整理好后移交本部门或公司档案管理员，在办理档案移交手续后方可办理调离职手续。
11.专业性较强或需要保密的档案，经公司主管档案工作副总经理同意，可以延长向档案室移交的期限；由于保管条件恶劣可能导致档案不安全或者严重损毁时，可以提前移交。
12.归档的文件材料一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
13.归档的文件材料应齐全完整，遵循其形成规律加以系统整理，按归档范围及保管期限分类组卷，并编制卷内文件目录。
14.各部门/公司档案管理员应检查本部门/公司归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制《档案移交清册》（附件3），由主管档案工作领导签字核准后向百货总部行政部移交。
重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。
档案人员接收时应全面检查归档文件材料的质量。
15.各地公司应在每年3月1日前完成上一年度的文件资料整理归档，编制《档案移交清册》，并移交总部行政部。
16.交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册一式两份，双方各留一份以备查考。
档案移交清册及卷内目录应同时报送电子表格形式的文件备查。
第五章类目的设置与标识
1.一级类目的设置与标识
一级类目是万千百货档案实体分类的最高层位。
根据档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定五个一级类目。
其名称、标识符号和主要内容如下：
综合档案、业务档案、合同档案、会计档案和特种载体档案，共五类。
一级类目的标识采用英文字母表示，如“A”为“综合档案”的标识。
2.二级类目的设置与标识
二级类目的设置，依据每一个一级类目的内容特点，分别按职能、问题、项目等设置。
2.1综合类档案的二级类目按部门职能设置；
2.2业务类档案的二级类目按部门职能设置；
2.3合同类档案的二级类目按项目设置；
2.4财务类档案的二级类目按帐薄、凭证、报告、其他分别设置；
2.5特种载体档案的二级类目按载体形式设置。
二级类目的标识采用汉字缩写字母表示，如：
“XZ”即“Xingzheng”（行政）的简称。
3.三、四级类目的设置和标识
根据实际需要设置三级类目，三级类目是在二级类目设置的基础上，对二级类目的细划分。
4.档号的编制
4.1万千百货的档号由三部分组成，即：
类目号+年度号+案卷号。
4.2类目号：
类目号是档案实体分类的类目代号。
4.3年度号：
年度号由四位阿拉伯数字组成，如“2008”即“2008年度”。
4.4案卷号：
即案卷顺序号，用阿拉伯数字标识（1～n），不编虚位。
万千百货各类档案类目根据实际情况分别划分到二级或三级。
4.5档案标识：
采用汉字、英文字母、汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。
为了避免重号，便于区分、查找和计算机检索，二级类目和三级类目，三级类目和四级类目之间采用符号“.”间隔。
类目与案卷号（实物编号）之间采用符号“—”连接。
三级类目的标识，一般采用阿拉伯数字“双位制”。
如“以公司名义制发的文件”为“11”，其余三级类目依次为12,13，.......99,但10，20......等带“0”的数字不用。
4.6档号模式
综合类行政部会议文件档号模式示例：
类目号（一~三级类目）+年度号+案卷号
A-XZ.19-2008-1
案卷号
年度号
三级类目（会议文件）
二级类目（行政部）
一级类目（综合类）
5.档案实体排架：
：
采用年代—一级类目横向排架。
6.万千百货档案分类主表
一级类目
二级类目
代号
类目名称
代号
类目名称
A
综合档案
ZB
总经办
RZ
人力资源部
XZ
行政部
XX
信息部
CJ
筹建管理部
CB
成本管理部
GC
工程物管部
AQ
安全监督部
B
业务档案
YY
营运中心
ZS
招商中心
C
合同档案
SJ
设计合同
GC
工程合同
XS
销售合同
ZL
租赁合同
QT
其它合同
D
财务档案
ZB
账簿
PZ
凭证
BG
报告
QT
其它
E
特种载体档案
SW
实物
ZP
照片
LY
录音带
LX
录像带
GP
光盘
QT
其它
7.三级类目及保管期限
A-ZB综合档案总经办
11
以公司名义制发的文件
永久
12
以公司名义对外签署的重大商务谈判（协商）形成的合同、协议、意向书、备忘录、信函等法律文件
13
总经理签批的文件
A-RZ综合档案人力资源部
11
公司庆典资料
永久
12
投诉材料
13
以人力资源部名义制发的文件
二十年
14
薪酬档案
15
员工资料
16
考核档案
17
培训资料
五年
18
简历复试资料
一年
A-XZ综合档案行政部
11
公司设立、变更、年检等工商相关文件
永久
12
20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料
13
公司年度工作总结、计划、报告
14
公司制订的规章制度
15
档案借阅、移交、销毁清册
16
以行政部名义制发的文件
二十年
17
20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料
18
用印留存资料
19
会议文件
五年
21
外部往来信函
22
固定资产台帐、盘点报告、报废清册
23
低值易耗品及办公用品台帐
一年
A-XX综合档案信息部
11
软件开发操作手册
永久
12
信息化建设培训资料、用户使用手册、系统维护手册等
五年
13
信息化管理制度
A-CJ综合档案筹建管理部
11
规划板块的文件
永久
12
施工现场交底图
13
施工阶段变更图
14
筹建板块的文件
五年
A-CB综合档案成本管理部
11
招投标文件
永久
12
合格供方库资料
13
非中标单位投标文件
一年
A-GC综合档案工程物管部
11
施工现场交底图
永久
12
施工阶段变更图
13
相关调改文件
14
工程进度表
一年
A-AQ综合档案安全监督部
11
应急预案
永久
12
安全宣传资料
13
安全责任书
14
安全检查报告
五年
15
安全整改资料
16
安全管理方案、报告文件
B-YY业务档案营运中心
11
万千刊物、出版物
永久
12
公司VI、形象、宣传、广告资料
13
反映公司和总经理的相关媒体报道、文学、实物、图片、语音、影像等一切有效记录资料
14
媒体发稿原件
五年
B-ZS业务档案招商中心
11
战略合作协议书
永久
12
联营合同
13
商务条件
14
门店定位报告
15
重点供应商档案
16
招商手册
五年
C合同档案
SJ
设计合同
永久
GC
工程合同
XS
销售合同
ZL
租赁合同
QT
其它合同
D财务档案
BG
财务报告
永久
YS
预算档案
QT
其它档案
CK
现金和银行存款日记账
二十五年
ZB
日记账、明细账、总账、辅助账
十五年
PZ
凭证
RS
人事档案
十年
E特种载体档案
SW
实物
保管期限参照前述各类相同内容档案
ZP
照片
LY
录音带
LX
录像带
GP
光盘
QT
其它
第六章整理规则
1.归档文件：
公司在经营管理工作中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件以“件”为单位，每份文件为一件，涉及同一主题的文件为一件，正文与附件为一件，来文与复文为一件，报表、名册、图册、投标书、刊物等一册（本）为一件。
2.整理原则：
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
3.归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
归档文件内容应真实、准确，字迹清楚，图样清晰，图标整洁，签字盖章手续完备，对传真件、复印件，应确保文字清晰可辨。
4.归档文件一般按件装订，装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；结论性文件在前，依据性文件在后；文字在前，图样在后；有译文的外文资料译文在前，原文在后。
对已装订成册的可不再拆卷重装。
5.采用左上角装订的，应将左上侧对齐；采用左侧装订的，应将左下侧对齐。
大于A4幅面的要按A4的规格进行折叠，小于16开幅面的要用A4纸进行托裱。
财务档案装订另有规定的，根据财务档案管理规定执行。
6.归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间顺序、重要程度排列。
会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件可集中排列。
对年度的判定，以文件落款日期为准。
跨年度形成的会议文件和案件材料等，统一在闭幕年和结案年立卷。
几份文件为一件时，以装订时排在前面的文件日期为准。
7.归档文件应逐件编目。
来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。
归档文件目录（附件4）设置件号、责任者、文件编号、题名、日期、页数、备注等项目。
8.归档文件目录应装订成册并编制封面。
归档文件目录封面（附件5）设置组织机构名称、问题（项目）名称、保管期限等项目。
目录一式三套，一套由归档部门（公司）保存备查，一套装入档案盒，一套档案室备案。
9.归档文件应按机构件号顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表。
10.档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽）,盒脊厚度可以根据需要设置为30mm、40mm、50mm等。
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11.档案盒应在盒脊设置机构名称、问题（项目）名称、保管期限、起止件号、盒号等项。
其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用"-"号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交时统一编制。
（附件6《盒脊格式》）
12.备考表（附件7）置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
第七章保存期限
1.文档保存期限：
原则上分为永久、长期（二十年）、短期（二十年以下）。
2.永久保存：
公司章程、股东名册、组织规程及办事细则，董事会及股东会纪录、财务报表，政府机关核准签注文件、不动产所有权及其他债权凭证，工程设计图及其他经核定须永久保存的文书。
3.二十年保存：
预算决算报告类，会计凭证，事业计划资料、请求审批提案文书、人事任命文书及其他经核定须保存二十年的文书。
4.五年保存：
期满或解除之合约、其他经核定保存五年的文书。
5.一年保存：
临时性文书或结案后无长期保存必要的文书。
第八章保密制度
1.档案按密级程度可分为以下几类：
1.1绝密：
指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的档案；
1.2机密：
指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的档案；
1.3秘密：
指不宜向公司以外人员透露内容的档案；
1.4普通：
指非机密档案。
如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论；
1.5传阅：
指在本公司内部传阅或传达的档案。
2.带有密级的档案，要在档案的右上角标记密级，机密（含）以上的档案，应专柜存放。
3.万千百货的一切规章制度、管理程序、财务数据、投资信息、资本运作信息、项目发展信息、销售信息、人力资源信息、成本信息、客户名单、投资计划、谈判底限等都属于万千百货商业秘密，未经万千百货总部批准不得对外传播。
4.公司在对外交流与合作中需要提供档案资料时，必须经百货总部分管档案工作副总批准同意。
凡需提供涉密档案资料时，应以一定形式明确当事人须承担的保密义务和责任。
5.对各类档案均应按规定的范围进行查询，并严格履行借阅手续。
利用者必须维护档案机密的安全，不得扩散档案机密。
任何档案未经批准不得随意抄录、拍照、复制和公布；凡是出借的档案，利用者必须保证档案的完整、准确，不得转借他人。
6.涉密档案在规定的时间内使用完毕后，档案管理员应及时核对、检查，发现失密、泄密问题，应立即向上级汇报，及时查明原因，进行补救。
7.对违反保密制度而给公司造成损失的，公司将对当事人及相关负责人给予严肃处理及至追究法律责任。
第九章借阅与利用
1.员工借阅公司档案，须填写《档案借阅审批单》（附件8），并经相关负责人批准。
2.员工借阅本部门档案，须经部门负责人批准；如查阅其它部门或公司档案，须经相关部门或相关公司总经理批准；涉密及其它重要文件的借阅须经百货总部分管副总批准。
3.电子档案的封存载体不得外借，利用时使用拷贝件。
4.档案借出时，档案管理员应填写《档案借阅登记表》（附件9），一般档案借阅不超过一周，重要档案当日归还，节假日期间，档案应送回行政部保管。
凡延期使用者，要办理续借手续。
归还时，档案管理员须当面查看，并进行注销，如有遗失或损毁应书面上报主管领导，视情节轻重予以处理。
5.档案管理人员应每月检查借阅记录，对到期未还的档案及时催还。
第一十章保存与销毁
1.档案室内应保持清洁，发现异常及时采取调整措施；定期擦拭档案架，以防虫蛀腐朽；档案存放要求整齐有序、齐全完整；档案出入必须有详细记录，借用完毕的档案及时收回，并放回原处，不得串类易位。
2.对保管到期的档案，各公司应组织专人进行鉴定，鉴定工作由公司分管后勤副总、分管业务副总、行政部负责人三方组成的鉴定小组负责。
鉴定小组对经过鉴定确无保存价值的档案，应写出鉴定报告并编制《档案销毁清册》（附件10），报百货总部行政部审批后，进行销毁。
3.档案销毁后，应在保管期限上注明“已销毁”字样和销毁日期，并在案卷目录上注明；销毁清册应在立卷目录上注明；销毁报告和销毁清册应立卷划为永久保管。
4.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，应将“档案续存单”附注在其保留文件上，并注明其他文件销毁的日期。
附件1
万千百货文件材料归档范围及保管期限表
一、综合档案
1.总经办
（1）以公司名义制发的文件永久
（2）以公司名义对外签署的重大商务谈判（协商）形成的合同、协议、意向书、备忘录、信函等法律文件永久
（3）总经理签批的文件永久
2.人力资源部
（1）以人力资源部名义制发的文件二十年
（2）薪酬档案二十年
（3）员工资料二十年
（4）考核档案二十年
（5）培训资料五年
（6）公司庆典资料永久
（7）投诉材料永久
（8）简历复试资料一年
3.行政部
（1）以行政部名义制发的文件二十年
（2）公司设立、变更、年检等工商相关文件永久
（3）20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料永久
（4）20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料二十年
（5）会议文件五年
（6）外部往来信函五年
（7）公司年度工作总结、计划、报告永久
（8）公司制订的规章制度永久
（9）用印留存资料二十年
（10）固定资产台帐、盘点报告、报废清册五年
（11）低值易耗品及办公用品台帐一年
（12）档案借阅、移交、销毁清册永久
4.信息部
（1）信息化建设培训资料、用户使用手册、系统维护手册等五年
（2）信息化管理制度五年
（3）软件开发操作手册永久
5.筹建管理部
（1）筹建板块的文件五年
（2）规划板块的文件永久
（3）施工现场交底图永久
（4）施工阶段变更图永久
6.成本管理部
（1）招投标文件永久
（2）非中标单位投标文件一年
（3）合格供方库资料永久
7.工程物管部
（1）工程进度表一年
（2）施工现场交底图永久
（3）施工阶段变更图永久
（4）相关调改文件永久
8.安全监督部
（1）应急预案永久
（2）安全检查报告五年
（3）安全整改资料五年
（4）安全宣传资料永久
（5）安全责任书永久
（6）安全管理方案、报告文件五年
二、业务档案
1.营运中心
（1）万千刊物、出版物永久
（2）媒体发稿原件五年
（3）公司VI、形象、宣传、广告资料永久
（4）反映公司和总经理的相关媒体报道、文学、实物、图片、语音、影像等一切有效记录资料永久
2.招商中心
（1）战略合作协议书永久
（2）招商手册五年
（3）联营合同永久
（4）商务条件永久
（5）门店定位报告永久
（6）重点供应商档案永久
三、合同档案
1.设计合同永久
2.工程合同永久
3.销售合同永久
4.租赁合同永久
5.其它合同永久
四、财务档案
1.日记账、明细账、总账、辅助账十五年
2.现金和银行存款日记账二十五年
3.凭证十五年
4.财务报告永久
5.预算档案永久
6.人事档案十年
7.其它档案永久
五、特种载体档案（保管期限参照前述各类相同内容档案）
附件2
档案交接单
交接档案名称
档案明细
此移交单一式两份，行政部存档一份，移交部门存档一份。
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