办公自动化系统 OAportal 需求书.docx

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办公自动化系统OAportal需求书

办公自动化系统

OA-portal

需求书

2010年8月5日

目录

第1章项目概述5

1.1系统背景5

1.2系统目标5

1.3建设原则6

第2章需求规定7

2.1总体功能结构7

2.2角色划分8

2.3Portal首页面9

2.4各分公司视图10

2.5新闻管理11

2.5.1新闻发布11

2.5.2新闻审核13

2.5.3新闻修改13

2.5.4新闻删除14

2.5.5新闻浏览14

2.5.6新闻查询15

2.5.7新闻类别维护15

2.6文档管理16

2.6.1文档库的创建与维护16

2.6.2文档库内容及成员设置17

2.6.3部门文档库18

2.6.4公共文档库19

2.6.5特殊职能的文档库19

2.6.6文档搜索19

2.7组织机构管理19

2.8员工信息管理21

2.9员工通讯录22

2.10及时提醒24

2.11公告管理25

2.12个人设置26

2.12.1个人信息26

2.12.2登录设置26

2.13权限管理26

2.13.1系统角色分配26

2.13.2权限转移26

2.14首页定制26

2.15系统数据统计27

2.16登录帐号管理27

第3章运行环境规定28

第1章项目概述

1.1系统背景

某公司是中国推行互联网宽带接入的先驱，一直致力于以新一代以太网技术为基础的宽带网络建设。

伴随中国宽带产业的健康成长，长城宽带已成为国内知名的宽带接入服务公司，成为国内颇具影响力且发展潜力巨大的驻地网运营商。

目前长城宽带已经发展成为以北京为核心，通过上海、深圳、成都、武汉等区域向全国辐射的宽带综合网络服务体系。

目前公司总部设在北京，在全国30多个城市设有分支机构。

随着公司业务的蓬勃发展、规模的不断扩大，公司对办公自动化方面的需求日益明显。

在经过前期的调研分析的基础之上，某公司提出了建设内部OA&Portal系统的需求，并本着务实有效的原则，提出了系统建设初期要实现某公司总部及分公司内部部分必需的OA管理、员工通讯录管理以及Email系统改造等方面的功能要求。

1.2系统目标

本期系统的建设目标如下：

1.建设一个稳定的企业级邮件系统

2.初步建立公司内部的OA&Portal体系，首先实现新闻发布、文件管理、员工管理等方面的应用需求。

系统可实现集中式处理，易进行二次开发，并且满足性能、安全、易管理等方面的要求。

3.邮件系统和OA&Portal系统可良好的集成。

4.同步做好信息化基础平台的建设，为后续的信息化建设打好基础。

5.系统能够满足总公司及各分公司所有系统用户的使用，并有良好的可扩容性，包括功能的扩容和用户的扩容。

第2章需求规定

2.1总体功能结构

系统包含的功能项：

⏹Portal首页面

⏹各分公司视图

⏹新闻管理

⏹文档管理

⏹组织机构管理

⏹员工信息管理/员工通讯录

⏹及时提醒

⏹公告

⏹个人设置

⏹权限管理

⏹首页定制

⏹系统数据统计

在实际系统中功能的展现结构：

2.2角色划分

系统角色：

以下所有一级角色都包括总部级和分公司级

用户级别：

⏹总经理级

⏹经理级

⏹员工级

2.3Portal首页面

首页面格局：

说明：

⏹即时提醒、公告、各类新闻栏目中显示的信息条数可由系统管理员在“系统管理”应用下的“首页定制”功能模块中进行灵活设置。

⏹首页上显示哪些类别的新闻栏目，可由系统管理员在“系统管理”应用下的“首页定制”功能模块中进行灵活设置。

2.4各分公司视图

在首页右上角“当前站点”后的下拉菜单中选择某一分公司，则可切换到所选分公司的分公司Portal。

分公司Portal上的功能结构与总部Portal的功能结构基本一致，只是显示的内容都是本分公司的信息，只有某公司总部新闻做为公共部分在所有分公司Portal上仍旧显示。

2.5新闻管理

2.5.1新闻发布

功能描述

各部门都可申请设立本部门的新闻发布人员，负责本部门的新闻发布。

被授权后的新闻发布人员可以在“系统管理”应用下的新闻发布模块中进行新闻的发布操作。

系统提供两种发布新闻的方式：

页面直接编辑新闻方式和上载格式文档方式。

页面直接编辑新闻方式是在浏览器WEB页面上直接输入新闻内容并对内容排版，有图片的新闻可上传图片。

上载格式文档方式是用户不必在浏览器中进行录入编辑，而是直接上载已经编辑好的新闻Word文档，上载后系统自动将Word文档中的内容转换成HTML格式，其中Word文档中的排版格式在转换后的HTML中都会原样保留。

在新闻发布时发布人员可选择新闻的机密程度、阅读权限和新闻所属类别。

并且每条新闻可选择有多个附件同时发布。

如果是分公司新闻发布人员，则在发布新闻时可以选择是否申请在总公司Portal上也同时发布该条新闻。

新闻发布时系统将自动记录新闻的发布人和发布时间。

2.5.2新闻审核

功能描述

审核人员审核新闻发布人员提交的新闻内容，来决定是否批准发布新闻。

如果审核通过则发布到相应的Portal上，否则退回给发布人员。

2.5.3新闻修改

功能描述

对已经提交过的新闻进行修改，可以修改的内容包括：

标题、正文、图片、附件、所属类别等的修改，不可修改发布者、发布时间等信息。

记录最后修改者和最后修改时间。

2.5.4新闻删除

功能描述

新闻发布人员可以删除自己发布的新闻（附件同时删除），审核人可以删除通过审核的新闻，系统管理员可以随意删除新闻。

2.5.5新闻浏览

功能描述

用户进入公司Portal后可以浏览本用户有权限的新闻。

新闻按类别分类显示。

2.5.6新闻查询

功能描述

系统提供丰富的查询功能，可分为两大类：

⏹简单查询：

直接输入关键字查询，系统将符合条件的新闻检索出来，并展现在浏览器中。

⏹高级查询：

根据新闻的属性，按发布时间、按标题、按部门、按发布者等进行匹配，将符合条件的新闻检索出来。

2.5.7新闻类别维护

功能描述

维护新闻的类别信息。

2.6文档管理

功能描述：

●目标：

实现公司内部文档的管理。

●分级管理：

各部门文档管理、跨部门文档管理、公共文档管理

●权限管理：

灵活的权限设置功能，跨部门的文件权限设置

●功能：

文件的上传（Web）、浏览、删除、修改、版本控制、讨论、查询

2.6.1文档库的创建与维护

功能描述

由文档系统管理员根据各部门的需求，为各部门创建各种文档库，并可对所有已创建的文档库进行删除及属性维护。

具体功能点包括：

1.按组织机构展示已有文档库；

2.在组织机构下建立新文档库；

3.维护已有文档库基本属性；

4.将文档库转移到其它部门；

5.删除已有文档库；

6.维护部门下文档库的分类目录。

2.6.2文档库内容及成员设置

功能描述

文档系统管理员的主要职责就是创建所有文档库并为每一个文档库指定该文档库的管理员（各部门的文档库可由本部门的人担任文档库管理员），然后由文档库管理员来管理各自文档库的成员及内容。

由文档库管理员进行自己所管辖的文档库的内容及成员权限维护。

具体功能点包括：

1.列表显示自己是管理员的所有文档库

2.设置文档库的用户及角色

3.管理文档库的内容，包括在文档库中创建、删除文件夹、删除文件。

2.6.3部门文档库

功能描述

每个部门都可以按需要申请建立多个文档库，每个文档库中保存某一类文档，比如会议纪要文档库、参考资料文档库等。

部门文档库一般用于部门内部使用，但也可以跨部门使用，只需将其它部门的人加入到文档库成员中，并授予相应的权限即可。

用户可以在自己有权查看的文档库中完成各种文档操作。

业务角色

业务角色1：

读者

可阅读该文档库中的文档

业务角色2：

作者

可上载文档，修改、删除自己上载的文档，发讨论意见，进行版本管理等。

业务角色3：

文档库管理员

拥有所有文档操作权限。

2.6.4公共文档库

在总部下面，可以创建一些用于全公司知识共享的公共文档库，用于存放规章制度、学习资料等公共文档。

公司所有用户都可浏览，即所有用户都具有公共文档库的读者权限。

公共文档库中的文档由文档库的管理员来统一管理。

2.6.5特殊职能的文档库

部门文档库主要用于部门内的使用，公共文档库用于全公司所有用户使用。

除了这两类文档库之外，还可以创建一些用于特殊用途的文档库，用于那种非行政部门性组织群体的成员之间进行文档共享和交流之用。

比如公司/分公司总经理文档库，用户由各公司总经理组成，用于存放面向所有分公司总经理的文档。

2.6.6文档搜索

可按各种条件对系统中的所有或部分文档进行搜索查询。

2.7组织机构管理

功能概述

本模块的功能主要是方便管理人员根据实际情况对公司组织结构信息（总分公司、中心、部门），进行增加、删除、修改、查询、统计等工作，可以进行机构管理的主要是具有“人力资源管理员”角色的人员（该角色可以由一个人或者多个人担任）。

对于“人力资源管理员”，在组织机构管理模块中可以进行如下的操作：

1.增加组织机构信息；

2.修改组织结构信息；

3.删除组织结构信息；

4.查询组织结构信息；

5.对组织结构信息进行统计，主要是统计组织机构下的人数。

2.8员工信息管理

功能概述

本模块的功能主要是方便管理人员对公司所有员工信息的维护，可以进行员工管理的主要是具有“人力资源管理员”角色的人员（该角色可以由一个人或者多个人担任）。

对于“人力资源管理员”，在员工管理模块中可以进行如下的操作：

1.增加员工信息（包含员工登录帐号的设置）

2.修改员工信息

3.删除员工信息

4.查询员工信息

2.9员工通讯录

功能概述

员工通讯录的数据主要是根据员工管理模块中输入的信息由系统自动生成的，其功能主要是方便用户查看公司内员工的相关信息，方便员工之间的联系与交流。

公司内的所有员工，在员工通讯录模块中可以进行如下的操作：

1.查看员工通讯录列表，按组织机构显示；

2.查看部门所有员工照片缩略图列表，点击查看名片及大图；

3.打印员工通讯录；

4.把员工通讯录导入Excel。

2.10及时提醒

功能概述

及时提醒模块的功能主要是方便员工之间进行快捷的交流，并对相应事件提供了一种及时提醒的机制，方便相应人员对某些事件进行快速处理。

及时提醒的数据来源主要有两部分，即人为的提醒和系统自动发出的提醒。

系统对提醒的条数及字数进行限制（比如在首页显示5条并提供查看更多的链接，字数视实际情况而定）。

公司内的所有员工，在及时提醒模块中可以进行如下的操作：

1.查看提醒内容；

2.新建并发送及时提醒。

2.11公告管理

功能描述

公告发布与管理采用和新闻发布与管理同样的管理办法，并且由新闻发布人执行发布公告、修改公告、删除公告的权限，由新闻审核人执行待发公告的审核权限。

具有直发权限的新闻发布人发布的公告可以不经审核直接发布。

发布人发布的公告在本公司portal上开放给所有员工查看，即总部发布的公告在总部Portal上显示，分公司发布的公告在分公司Portal上显示。

2.12个人设置

2.12.1个人信息

用于显示个人在系统中的身份信息（被授予了何种角色），并可在这里修改个人密码。

2.12.2登录设置

对于分公司用户，在这里可设置每次登录时是缺省进入总部Portal还是缺省直接进入本