物资采购管理办法煤矿集团.docx

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物资采购管理办法煤矿集团

物资采购管理办法

为加强对物资采购活动的控制，确保工程项目所使用的各类物资符合公司管理体系的要求，特制定本管理办法。

1.管理职责

1.1公司经营管理处是物资采购控制的主管部门，负责编制、修改本办法并对实施情况监督检查。

1.2工程处物资管理部门对项目部执行本办法的情况进行检查指导。

1.3项目部负责物资采购活动的实施和控制。

2.管理程序

工程处确定项目物资采购权责，向项目部颁发采购授权书或在项目部承包责任状中予以明确。

3、物资分类

3.1按物资对最终建筑产品质量影响的程度，将物资划分为三类，进行分类控制。

A类：

钢材、水泥、结构预制件、机械设备、重要施工周转材料（如脚手架、钢模板等）高级装修材料及对工程质量有重大影响的特殊物资。

B类：

碎石、河沙、机制砖、砌块、防水材料、各类门窗、焊条、电缆等。

C类：

A、B类以外的其它物资。

2.2按照工程结构类型和使用功能的不同，项目部可对不同物资分类进行必要的调整。

4.物资计划

4.1项目物资需求计划，包括项目物资总计划（或分阶段－分部工程的物资计划）及按进度要求编制的季（月）度物资计划，由施工技术员提出，项目工程师批准。

向业主提出的业主提供产品计划还需标注“甲供”以区别。

4.2物资采购计划由项目部物资采购部门根据物资需求计划和库存情况编制，报项目负责人审批。

4.3物资计划必须详细标明产品名称、规格型号，必要时，还应标明性能指标和生产该物资的技术标准。

4.4有特殊要求的材料、构件、安装设备，应提供图纸样本，并提供检验规程和验收方法.

5.供应商的评价和选择

5.1对供应商的评价主要指对生产厂家的评价，对中间经营商则进行辅助性评价。

5.2对供应商的评价方式可选择下列一种或数种：

A．审查供应商产品供应表现情况，包括产品质量、交货期、履约能力等。

B．审查供应商的质量管理体系对于按要求如期提供产品的保证能力。

C．审查供应商的产品社会信誉，其产品在本公司或外单位使用效果。

D．审查供应商在交付产品之后的服务和支持能力，如零件供应、配套服务等。

E.对供应商提供的样品或说明书进行检验或与类似产品进行对比。

对样品进行的检验包括样品外观的检验或样品性能的检验、试验。

F.审查供应商产品价格的竞争力。

G．审查供应商在环保方面的业绩及所采购材料是否符合环保要求。

5.3对供应商的评价由工程处物资管理部门以及经授权的项目部物资部门进行。

A类物资由工程处物资管理部门对可选用的供应商进行逐个评价,确定合格供应商名单，采购人员应从名单中选择供货单位进行采购。

批量的B、C类物资可由项目部物资管理人员对供应商进行评价后直接采购；零星C类物资可由采购人员进行简单的评价后采购。

对工程结构、外观和使用功能有重要影响的物资，项目有关技术人员应参与对供应商的评价。

5.4评价合格的供应商填写“合格供应商推荐评价表”，A类物资供应商经工程处物资管理部门负责人审批；B、C类物资供应商经项目负责人审批。

经批准的供应商列入“合格供应商名单”。

5.5业主指定的供应商，按本程序4.2条款的规定进行评价。

如供应商不合格，书面通知业主更换。

5.6重要物资（A类）急需从合格供应商名单外采购时，项目部物资管理人员应对供应商进行应急评价，并经过项目负责人审批。

事后，应及时上报工程处物资管理部门。

5.7各单位A类物资供应商名册应在每年年底上报公司经营管理处，由经营管理处编制全公司统一的A类物资合格供应商名册。

对列入名册的供应商，各单位可直接选用，不再进行评价。

6对合格供应商的控制

6.1批量采购的A、B类物资，应与供应商签订供货合同。

供货合同中应规定适宜的控制内容，如商标、质量标准、技术性能要求、提交质量合格证件、检验试验记录、供货时间、方式、地点、到货抽样检验责任等。

6.2按本程序6条款的规定，对采购物资进行质量验证。

6.3依据进货验证记录，项目部物资管理部门对合格供应商供货过程进行跟踪评价，对合格供应商的跟踪评价的内容包括：

a.供应商履行合同的情况（含供货次数，履约率）；

b.所供应物资的品质；

c.服务质量（包括售后服务）；

d.使用效果。

e.环保情况。

6.4物资供应商经评估不合格的应从合格供应商名单中予以除名，有下列情况之一的物资供应商应判定为不合格：

a.物资供应商不能及时供货而影响工期的；

b.一年内有两次供应物资达不到合同和技术质量要求的规格或标准的；

c.因使用所提供的物资而影响工程质量的；

d.供应商服务质量低下的。

e.提供的物资造成重大环境污染的。

5.5对于A类物资的合格供应商，一经除名，项目部应在7日内及时上报工程处物资供应管理部门。

7采购物资的验证及检（试）验

7.1负责收料、保管的人员（或在有关技术人员的参与下）对采购物资进行验证。

7.2验证内容包括：

商标、规格、型号、外观、数量等各种应具备或合同规定的质量合格证件、检验试验记录（包括规定的进场复检记录）等。

7.3验证方式按供货方式和物资重要程度可采取：

A、对进场物资、设备进行现场检验、开箱检验。

B、对按规定需复检、复试的物资、设备，初验并进行复检复试后，正式验证。

C、进货前到生产厂家对准备发货的物资、设备进行实地查验或监视生产厂家的出厂试验。

D、业主提供产品质量的验证，应视同自行采购的物资，按以上条款进行，但项目部的验证不能免除业主提供最终合格品的责任。

7.4项目部拟委托检（试）验的检测机构，必须具备相应的资质，除本公司和当地质监部门指定的检测机构外，其他的检测机构按分包方控制，执行本办法有关条款的规定。

7.5现场材料取样和试验人员必须经过专业培训，持证上岗。

7.6现场收料人员对按规定须检验或复检的物资，及时填写材料报验单，并通知试验人员取样。

试验人员及时向物资管理人员反馈结果。

7.7项目物资管理人员对现场物资须标明下列四种检验和试验状态：

⑴未检；⑵已检待定；⑶已检合格；⑷已检不合格。

7.8物资须紧急放行时，须经项目工程师批准。

8对不合格品的控制

8.1进入施工现场的物资经检验、试验，凡达不到规定标准，不符合使用要求的为不合格品。

不合格品按供货来源分自行采购产品、业主提供产品及自制产品。

8.2物资不合格品的标识和记录

物资不合格品以验收报告单形成记录标识，并由保管人员隔离存放，再以标牌或标签标识。

8.3物资不合格品的评审和处置

8.3.1不合格品未做评审处置以前不准使用。

8.3.2物资不合格品由工程项目部供应主管人员组织评审和提出处置方案，采购、技术人员参与。

8.3.3对不合格品可分别采取降级使用、改作它用、拒收、报废处置等方法。

紧俏、急用且不致影响工程质量评级和使用功能的不合格物资，可经项目工程师批准后，让步接受。

8.3.4不合格品评审和处置结论由项目部主管供应的领导批准。

8.3.5项目部物资管理部门应建立不合格品及其评审处置记录台帐，并在7日内报工程处物资管理部门备案。

8.3.6业主提供产品在保管、使用期间出现质量问题、不适用问题，材料人员或技术人员应及时记录，项目负责人及时向业主报告并记录。

9.搬运

9.1物资搬运前，搬运人员对照单据，检查确认物资名称、数量、包装、标识的准确完好。

运达目的后，与保管人员交接单据，验收质量、数量，作好交接记录。

9.2项目部根据物资的特点，选用适当的搬运机械设备和工具，采取妥善的保护措施，进行必要的包装，防止物资在搬运中被损坏、污染和腐蚀。

9.3搬运重要/特殊物资（含防震、防压及对温度、湿度和其他条件敏感的物资）、大型砼构件、大型和精密设备、易燃、易爆、有毒产品时，应在搬运前，由承担该搬运任务的部门技术员或有关责任人制定方案，规定搬运方法、专门的防护措施、行驶道路、人员操作、堆放方法等方面的要求。

9.4搬运超长、超重和涉及起重机械使用的构件、设备时，项目部检查、监督自有或租赁设备操作司机持证上岗，起重工要经培训合格。

9.5搬运中由搬运人员保护好物资的原有标识和检验标记。

9.6项目部在进行施工平面图设计时，统筹考虑物资搬运和堆放的道路和场地。

10.贮存

10.1项目部根据公司“物资管理工作实施细则”，制定本项目的物资入库验收、标识、保管、发放的制度或办法，做到出入库帐目清楚，帐、卡、物相符，贮存的物资质量得到保证。

10.2项目部选择适宜的场所贮存和堆放物资，贮存条件应符合物资要求，防止物资在贮存期间变质和损坏。

10.3不宜露天存放的物资必须入库存放，库房条件应符合物资对库房的要求条件；对易燃、易爆、有毒的产品应有专门保管措施。

10.4对贮存的物资定期盘点，做到先入先出。

对有时效要求的物资定期查验，以保证物资的适用性。

11.物资标识

11.1标识的范围

11.1.1项目部采购的原材料、半成品、工程设备；

11.1.2业主提供的产品，包括原材料、半成品、工程设备；

11.1.3施工单位制造的半成品，包括结构材料、砼预制件、门窗、成型钢筋等。

11.1.4对于原有标识清晰可见以及不用标识也可防止混用、误用的物资，可以不作标识。

11.2产品标识的内容，视不同产品选择以下一种或多种标识内容。

11.2.1产品的名称、品种、规格、等级等。

11.2.2产品的批号、批量、生产日期、到货日期、有效期等。

11.2.3产品的供货单位、生产厂家等。

11.2.4业主提供的产品，应有“甲供”标识。

11.3产品标识方式

11.3.1产品标识分为现场实物自身标识和文件（记录）标识两大类。

11.3.2现场实物自身标识，对不同的产品选择以下的标识方式。

a、挂牌、标签、色标、在产品上直接书写文字。

b、分类堆放，分类入库存，不同容器，辅以4.10.3.2a的标识方式。

c、保管好原有的厂家标识、铭牌。

11.4文件（记录）标识，产品保管人员负责健全各种进货文件、记录，包括各种材料和工程设备的入库存验收记录、进货台帐、保管台帐、规定的质量证明书（合格证）、产品技术资料、厂家检验试验报告、规定的复试报告等。

11.5标识转移

各类进货材料及设备，保管人员在依据材料领用单发放材料时，及时将质保证明、复试报告、技术资料等文件（记录）、标识转交给施工技术人员（或资料员）保存、归档。

12.追溯

12.1有可追溯性要求的“产品”的范围：

a.用于基础或主体结构的对最终产品质量有较大影响的A类物资；

b用于隐蔽工程的重要材料；

c.国家法规规定的产品，如易燃、易爆、有毒的产品；

d.采用了新材料、新设备、新结构的产品。

12.2项目部根据本程序要求和工程特点，规定要求可追溯的产品项目。

12.3要求可追溯的产品，每件（批）都要通过批号、编号、进场日期等标识内容，形成区别于其它批（件）的唯一性标识。

12.4一般工程材料通过进货记录、材料领用单、施工日志、砼施工日志和隐蔽工程记录等实现追溯。

这些施工记录要对有追溯要求的材料进行批号、使用部位的跟踪记录。

12.5易燃、易爆、有毒产品通过收货、进货验收单、入库台帐、发放单、退料单实现可追溯性。

12.6工程设备通过开箱验收单、测试报告、施工记录实现可追溯性。

13.采购物资文件、档案控制

13.1物资质量证明资料、合格证、检验文件、技术资料随物资发放交项目部工程技术部门或由专人保管，最终纳入工程技术资料档案。

13.2业主提供产品的质量证明资料需由保管人员单独建帐，并在有效证件上作出标识以区别于自采物资。

13.3采购计划、合格供应商评审资料、购货合同、验收单、发放单、台帐等，由项目部物资管理部门保管。

项目完成时，移交工程处（厂）物资供应管理部门归档，作为新项目合格供应商选择的依据。

14.检查与控制

14.1项目部物资管理部门除及时按照4.7.3.5条、4.5.5条、4.4.6条反馈信息外，每季度还应向工程处物资供应部门反馈以下资料，供备案和审核。

A.批量B、C类物资合格供应商的评价资料复印件；

B.批量B、C类物资合格供应商清单；

C.阶段性合格供应商质量跟踪评审记录；

14.2工程处物资供应主管部门应及时给项目部下达合格供应商清单，并每半年向公司经营管理处反馈A类物资合格供应商清单和对项目部的质量管理体系检查分析表，以供备案和审核。

14.3工程处物资供应管理部门通过每季度对项目部管理体系运行的检查或抽查，对项目部的物资管理活动进行监督、指导，纠正项目部物资管理活动的偏差。

14.4公司经营管理处通过每半年对工程处物资管理部门进行一次管理体系检查以及对项目部进行不定期的抽查验证，确保公司范围内物资管理工作按照管理体系的要求持续、有效的运行。

15．管理记录

1）物资采购授权书

    2）物资需求计划

    3）物资采购计划

  4）合格供应商推荐评价表         

5）合格供应商清单

6）合格供应商质量跟踪评审记录

    7）物资进货验收记录

8）进场物资不合格品台帐

9）进场物资不合格品评审处置记录 

10）物资出库记录

11）物资搬运交接记录