如何成为一名出色的秘书.ppt

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成为一名出色的秘书成为一名出色的秘书一名一名出色的秘书出色的秘书具有良好的专业技能具有良好的专业技能提高公司的工作效率提高公司的工作效率减轻上司的工作负荷减轻上司的工作负荷享受更多的工作乐趣享受更多的工作乐趣秘书的工作职责秘书的工作职责接待来访客人接待来访客人接听各类电话接听各类电话文档资料管理文档资料管理起草或协助起草各类文件起草或协助起草各类文件帮助上司安排工作行程，并及时记录和提醒帮助上司安排工作行程，并及时记录和提醒各种会务安排及会议记录各种会务安排及会议记录处理往来信函和传真处理往来信函和传真上司和部门同事出差安排上司和部门同事出差安排办公设备和物品的购置办公设备和物品的购置FollowUp秘书的素质秘书的素质保守机密保守机密良好的文字处理能力良好的文字处理能力时间管理时间管理个人形象个人形象主动性和可靠性主动性和可靠性准确准确随机应变随机应变认同不同个性认同不同个性冷静处事冷静处事FollowUp秘书的重要秘书的重要现今社会现今社会,一名出色的秘书不再仅限于做一名出色的秘书不再仅限于做上司的助手上司的助手,他他/她已经承担着一个部门她已经承担着一个部门沟通、协调的任务，成为整个机构中不沟通、协调的任务，成为整个机构中不可缺少的角色。

可缺少的角色。

保守机密保守机密SecretSecretary（保守机密的人）保守机密的人）不向任何人透露所见所闻的公司机密信不向任何人透露所见所闻的公司机密信息：

如财务报表、人事变动、内部策略、息：

如财务报表、人事变动、内部策略、销售数据等销售数据等,包括自己的家人和朋友。

包括自己的家人和朋友。

英文保密标识：

英文保密标识：

ConfidentialPrivate良好的文字处理能力良好的文字处理能力熟练使用电脑熟练使用电脑掌握办公文字应用软件：

掌握办公文字应用软件：

Word、Excel、Powerpoint中、英文文字使用能力中、英文文字使用能力熟悉各种办公文案格式熟悉各种办公文案格式时间管理时间管理你你一直都觉得很忙吗？

一直都觉得很忙吗？

你能在被要求的时间内准时完成工作吗你能在被要求的时间内准时完成工作吗？

你怎样去处理紧急与重要的事情？

你怎样去处理紧急与重要的事情？

个人形象个人形象员工所制造的印象就是公司的广告员工所制造的印象就是公司的广告外人会从雇员的表现对机构下判断外人会从雇员的表现对机构下判断每个人只有一次机会给人第一印象每个人只有一次机会给人第一印象个人形象内容：

个人形象内容：

容貌、声音、衣着、容貌、声音、衣着、动作、表情动作、表情主动性和可靠性主动性和可靠性主动完善与工作相关的各种技能：

如电脑、速主动完善与工作相关的各种技能：

如电脑、速记、写作等记、写作等主动承担更多的工作责任主动承担更多的工作责任不断寻求更有效的工作方法不断寻求更有效的工作方法面对困难和问题，能独立思考并找到相应的解面对困难和问题，能独立思考并找到相应的解决方案决方案把自己的时间、想法和精力贡献给团队把自己的时间、想法和精力贡献给团队准确无误准确无误我们工作的准确性会影响：

我们工作的准确性会影响：

工作的进程工作的进程上司对我们工作能力的评估上司对我们工作能力的评估上司和同事的信任上司和同事的信任工作效率工作效率随机应变随机应变寻找不同的方法去适应成长中的变化寻找不同的方法去适应成长中的变化不断改进个人的工作习惯以适应工作需不断改进个人的工作习惯以适应工作需要要对不期而至的改变要有充分的思想准备对不期而至的改变要有充分的思想准备认同不同个性认同不同个性学会与各种个性的人打交道学会与各种个性的人打交道尊重他人的观点及工作态度尊重他人的观点及工作态度与人和睦相处与人和睦相处不要对别人要求过高不要对别人要求过高容忍别人的不足容忍别人的不足冷静处事冷静处事始终保持平和的心态始终保持平和的心态勇于面对困难和挫折勇于面对困难和挫折从不以喜、恶示人从不以喜、恶示人乐于助人乐于助人FollowUp一件事情有始有终一件事情有始有终跟综事件的进程和结果跟综事件的进程和结果这是秘书工作的重要方法和习惯这是秘书工作的重要方法和习惯你想你想成为怎样的秘书？

成为怎样的秘书？

A、“打印这个文件打印这个文件”、“复印那个文件复印那个文件”、“把这些文件存档把这些文件存档”；B、“这个文件要打印吗？

这个文件要打印吗？

”“需要我去复印需要我去复印吗？

吗？

”“需要我去复印吗？

需要我去复印吗？

”C、“我准备去打印这个文件我准备去打印这个文件”、“我要改变我要改变这种存档方式这种存档方式”D、她已完全知道怎样安排自己的工作，上司已她已完全知道怎样安排自己的工作，上司已不用去过问她的工作细节不用去过问她的工作细节E、她已成为上司的得力助手，能帮助上司管理她已成为上司的得力助手，能帮助上司管理好一切好一切“后勤后勤”支持工作支持工作秘书工作服饰规范秘书工作服饰规范服装质地要更讲究服装质地要更讲究款式端庄大方、稳重高雅，不要太时髦款式端庄大方、稳重高雅，不要太时髦更多地选择裙装更多地选择裙装服装色彩不能太艳服装色彩不能太艳上下班服装有别上下班服装有别袜子的搭配要注意颜色袜子的搭配要注意颜色避免平底和超高跟鞋避免平底和超高跟鞋秘书工作形象秘书工作形象必要的化妆必要的化妆化妆的高明与否会直接影响外界对你的化妆的高明与否会直接影响外界对你的评价评价学会微笑学会微笑秘书举止规范秘书举止规范站立站立行走行走就座就座回头回头下蹲下蹲见面见面握手握手介绍介绍交谈交谈有效接听电话有效接听电话声音和语气声音和语气迅速接听迅速接听应答方式应答方式代人留言代人留言准确、有效地转接电话准确、有效地转接电话不要让对方长久等待不要让对方长久等待帮上司接听来电帮上司接听来电处理往来信函处理往来信函传真：

传真：

-收到传真时查看内容是否齐全收到传真时查看内容是否齐全-一份传真同时抄送给几个人时一份传真同时抄送给几个人时-有关人员出差在外时有关人员出差在外时-传真中没有注明收件人姓名传真中没有注明收件人姓名-发完一份传真要注明发完一份传真要注明“已发已发”字样字样-发传真时要留意发传真时要留意“C.C”字样，以免遗漏其他发字样，以免遗漏其他发送对象送对象-记住使用标准的传真文件格式记住使用标准的传真文件格式处理往来信函处理往来信函来往信件：

来往信件：

-如发现信封上注有如发现信封上注有“PrivateConfidentialPersonal”字样，应将信件交予本人字样，应将信件交予本人-及时发送对外信件及时发送对外信件-发送信件前对地址、姓名和邮编进行核发送信件前对地址、姓名和邮编进行核对，对，以防有误以防有误-在寄发平信、国内外特快专递时，应对所有发在寄发平信、国内外特快专递时，应对所有发送信息进行记录送信息进行记录处理往来信函处理往来信函内部内部MEMO（文告）文告）-通过通过MEMO增进部门与部门间的沟通增进部门与部门间的沟通-当收到其它部门当收到其它部门MEMO时，秘书应将时，秘书应将MEMO内容及时告诉本部员工，可采内容及时告诉本部员工，可采用用“CirculationSlip”签字的办法签字的办法处理往来信函处理往来信函注意事项：

注意事项：

-将每天收到的传真、信件和内部文件将每天收到的传真、信件和内部文件按按重要和紧急性分重要和紧急性分类呈送给上司类呈送给上司-所有往来信函除机密信件外，秘书应所有往来信函除机密信件外，秘书应大致了解内容，并提醒上司或同事及大致了解内容，并提醒上司或同事及时回复时回复使用标准文件格式使用标准文件格式传真传真信件信件内部通知内部通知文具订购单文具订购单新员工物品清单新员工物品清单公用财产记录公用财产记录休假单休假单待客礼仪规范待客礼仪规范仪容整洁，并先整理好房间和接待用品仪容整洁，并先整理好房间和接待用品重要客人应提前在门外迎接重要客人应提前在门外迎接介绍和名片的使用介绍和名片的使用引导客人就座引导客人就座茶、水茶、水接待客人时，不要经常看手表接待客人时，不要经常看手表当客人起身告辞时，再起身相送当客人起身告辞时，再起身相送送客送到电梯口或大门口，代按电梯，送客送到电梯口或大门口，代按电梯，电梯关闭或客户上车后再离开电梯关闭或客户上车后再离开会议安排会议安排会议前的准备：

会议前的准备：

-会议日程表会议日程表-场地的勘查和准备场地的勘查和准备-准备会议所需一切设备与物品：

准备会议所需一切设备与物品：

文具、白板、白纸、笔、投影系统、影响系统文具、白板、白纸、笔、投影系统、影响系统多备一些会议日程表多备一些会议日程表如是月如是月/季的会议，应备有上次会议记录季的会议，应备有上次会议记录来宾签到处的安排来宾签到处的安排会议安排会议安排会议日程表：

会议日程表：

-会议的日期、地点、目的和内容，必要的地方还要有会议的日期、地点、目的和内容，必要的地方还要有文字说明文字说明-会议涉及的讲座和发言内容需在日程表中列明会议涉及的讲座和发言内容需在日程表中列明-有时需将与会人的名单列于日程表中有时需将与会人的名单列于日程表中-会议日程表应于开会前两周通知让与会者有充分的时会议日程表应于开会前两周通知让与会者有充分的时间准备间准备-如是公开报名性质的会议，除将日程表发送外，应同如是公开报名性质的会议，除将日程表发送外，应同时附有报名表或回执时附有报名表或回执会议安排会议安排会议中：

会议中：

-提前到达开会现场，仔细检查是否按计提前到达开会现场，仔细检查是否按计划准备好划准备好-检查现场投影、麦克风效果检查现场投影、麦克风效果-照顾签到处客人入座，并确保提供客人饮用水照顾签到处客人入座，并确保提供客人饮用水-带好开会所需的文件，当需要是及时提供带好开会所需的文件，当需要是及时提供-做好会议记录做好会议记录-协调开会时可能发生的紧急事件协调开会时可能发生的紧急事件会议组织安排会议组织安排会议结束后：

会议结束后：

-检查现场，确保公司的财产和物品都带检查现场，确保公司的财产和物品都带回公司回公司-准备会议记录，并将由上司签字认可的准备会议记录，并将由上司签字认可的会议记录发送给有关人员会议记录发送给有关人员-将开会所用任何文件及资料存档，方便将开会所用任何文件及资料存档，方便以后查询以后查询会谈会谈/会见的安排会见的安排会谈：

会谈：

-场地布置为谈判式场地布置为谈判式-主、宾座位安排主、宾座位安排会见：

会见：

-主、宾座位主、宾座位-翻译或记录员座位翻译或记录员座位文档资料管理文档资料管理两种类型的文件夹：

两种类型的文件夹：

-普通型（厚普通型（厚/薄）：

对每个档案名略作薄）：

对每个档案名略作注释注释-悬挂式文件夹悬挂式文件夹首先应与你的上司商量选用哪种文件夹首先应与你的上司商量选用哪种文件夹存档存档存档方式按按AZ的顺序来分：

人事档案的顺序来分：

人事档案按内容和主题来分：

需保留一份档案索引按内容和主题来分：

需保留一份档案索引按地域来分：

如销售报告按地域来分：

如销售报告按数字来分：

按数字来分：

1X，同样需要一份档案索引同样需要一份档案索引按时间先后次序来分：

如会议记录、工资评定按时间先后次序来分：

如会议记录、工资评定等等“其它文档其它文档”：

一些没有特别实用价值，但可：

一些没有特别实用价值，但可以作参考的文件可以存放于此。

以作参考的文件可以存放于此。

文档资料管理文档资料管理中央文档（中央文档（CentralFiling）文档资料借阅制度文档资料借阅制度帮助上司和同事做好文档资料管理帮助上司和同事做好文档资料管理用悬挂式文件夹来放置日常文件用悬挂式文件夹来放置日常文件存档文件柜应靠近你的办公区域，以便存档文件柜应靠近你的办公区域，以便及时寻找文件及时寻找文件出差安排出差安排机票预定机票预定-联系旅行社预定最佳路线及价格的机票联系旅行社预定最佳路线及价格的机票-与上司确定一个后备的订票时间，以防第一选择时间与上司确定一个后备的订票时间，以防第一选择时间的机票已满的机票已满-特价机票的限制条件要告诉你的上司和同事，在得到特价机票的限制条件要