质量管理体系程序文件.docx
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质量管理体系程序文件
禹州市胜明机械有限公司
程序文件
（符合ISO9001:
2015标准）SMJX-CX-2016
版本：
A修改码：
0受控号：
编制：
办公室（2016年4月1日）
审核：
黄畄乾（2016年4月1日）
批准：
黄胜利（2016年4月1日）
2016年4月1日发布2016年4月1日实施
程序文件
版本
A
修改码
0
内容
程序文件清单
页码
1/1
序号
名称
编号
ISO9001：
2016条款对照
1
文件控制程序
SMJX-CX01—2016
7.5.3
2
记录控制程序
SMJX-CX02—2016
7.5.2
3
管理评审控制程序
SMJX-CX03—2016
9.3
4
人力资源控制程序
SMJX-CX04—2016
7.1.5、7.2、7.3
5
市场需求的确定和顾客沟通控制程序
SMJX-CX05—2016
8.2
6
外部供应产品和服务控制程序
SMJX-CX06—2016
8.4
7
产品生产和服务提供控制程序
SMJX-CX07—2016
8.5.1
8
标识和可追溯性控制程序
SMJX-CX08—2016
8.6.2
9
产品防护控制程序
SMJX-CX09—2016
8.6.4
10
内部审核控制程序
SMJX-CX10—2016
9.2
11
产品和服务放行控制程序
SMJX-CX11—2016
9.1.1
12
不合格产品和服务控制程序
SMJX-CX12—2016
8.7
13
不符合和纠正措施控制程序
SMJX-CX13—2016
10.2
14
风险和机遇控制程序
SMJX-CX14—2016
6.1
程序文件
版本
A
修改码
0
内容
一、文件控制程序SMJX-CX01-2016
页码
1/4
1.0目的
对与公司质量体系有关的文件进行控制，确保各有关场所使用的文件为有效版本。
2.0范围适用于公司所有与质量管理有关的文件控制。
3.0职责
3.1总经理负责《质量手册》的发布、批准。
3.2管理者代表
1）负责程序文件及其他文件的批准。
2）负责质量手册的审核。
3.3领导层负责组织编写质量手册，并定期对文件评审。
3.4相关部门负责编写程序文件，部门经理审核。
3.5各部门负责各自职能范围的有关的文件控制。
4.0工作程序
4.1文件的分类
4.1.1通常分为公司内部与质量管理体系有关的文件和来自公司外部与质量管理体系有关的文件。
4.2文件的编写和审批
4.2.1《质量手册》由领导层组织编写，管理者代表审核，总经理批准发布。
4.2.2程序文件由相关部门拟定，部门负责人审核，管理者代表批准实施。
4.2.3作业指导书由各部门负责拟稿，部门负责人审核，管理者代表批准。
4.3文件的编号、登记、标识
4.3.1编号受控文件应进行编号，编号规定如下
程序文件
版本
A
修改码
0
内容
一、文件控制程序SMJX-CX01-2016
页码
2/4
1）质量手册：
公司英文名称代号—SMJX版次——实施年号
如：
SMJX-QM—2016表示公司质量手册第A/0版2016年实施
2）程序文件：
公司英文名称代号—SMJX-CX版次文件序号——实施年号如：
SMJX-CX—2016表示公司程序文件第A/0版2016年实施。
3）其他文件：
公司英文名称代号——部门代号文件序号——实施年号如：
SMJX—Z—2016表示公司2016年实施的支持性文件。
4.3.2登记
a）各部门编制本部门《文件控制清单》，并及时报行政领导层汇总，以反映版本实施状况。
b）各部门的文件发放，由领导层根据发放范围给予受控状态后，进行发放。
c）文件的发放前需拟定《文件发放、回收记录》，并经主管领导审批后执行。
4.3.3标识文件分为“受控”和“非受控”两类。
a）“受控”文件的标识“受控”文件的标识方式如下：
受控文件由领导层负责加盖红色“受控版本”字样印章，每份文件应在适当位置标
注发放号码。
b）“非受控”文件的标识“非受控”文件的标识由各部门视情况自行规定，若无必要，可不进行标识。
4.4文件的发放和签收文件发放部门填写《文件发放、回收记录》，收文部门进行签收。
4.5文件的回收和处理
4.5.1失效或作废文件由原发文部门按原发放范围收回并记录，加盖“作废”印章，需作保留的，要加盖“仅供参考”章后方可留存。
并从所有发放和使用场所及时撤出失效和/或作废文件，确保防止误用。
程序文件
版本
A
修改码
0
内容
一、文件控制程序SMJX-CX01-2016
页码
3/4
4.5.2持有受控文件的人员，因工作调动或其他原因离开原工作岗位，本部门应收回该
人员持有的受控文件。
4.6文件的更改
4.6.1《质量手册》的更改由领导层组织实施，填写《文件更改通知单》，经管理者代表审核、总经理批准后实施。
4.6.2《程序文件》及其他文件的更改，由相应主管部门填写《文件更改通知单》经管理者代表审批后实施。
4.6.3《文件更改通知单》经审批后应下发到原文件的持有者，文件持有者按通知单要求更改，采用单杠划去原内容，并在其上方写上更改后的内容。
4.6.4所有被更改的原文件需由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。
4.7文件的使用和保护
4.7.1当文件破损严重影响使用时，可到文件控制部门办理更换手续，交回破损文件，换取新文件。
新文件仍沿用原发放号码，破损文件由发放部门销毁。
4.7.2当文件使用人所持文件丢失后，申请补发，补发文件给予新的发放号，同时注明丢失文件的发放号码作废。
4.7.3文件应分类存放在干燥、通风、安全的地方。
4.7.4任何人不得在受控文件上涂画、折页，不准私自外借。
4.8文件的评审领导层委托审核组内审前对现有体系文件的适用性进行评审。
4.9控制章的管理
4.9.1控制章由领导层负责管理。
4.10文件的销毁文件失效、作废后，各部门编制《文件销毁申请单》报管理者代表审批同意后销毁。
4.11外来文件的控制领导层负责对外来文件识别，统一编号，加盖受控章，并控制分发。
程序文件
版本
A
修改码
0
内容
一、文件控制程序SMJX-CX01-2016
页码
4/4
5.0相关文件
5.1SMJX-CX01—2016文件控制程序
6.0记录
6.1《受控文件清单》
6.2《文件更改通知单》
6.3《文件发放、回收记录》
6.4《文件销毁申请单》
程序文件
版本
A
修改码
0
内容
二、记录控制程序SMJX-CX02-2016
页码
1/2
1.0目的
对记录进行控制，以提供符合要求和质量体系有效运行的证据。
2.0范围适用于证明符合要求和质量管理体系有效运行的所有记录。
3.0职责
3.1办公室负责保存的相关记录。
3.2各部门负责做好本部门的记录和整理、归档、保管、传递工作。
4.0工作程序
4.1记录编制
4.1.1除了使用国家规定的记录外，各部门根据工作需要自行编制记录，并指定专人负责。
4.1.2记录根据其重要性和必要性来确定内容及深度的设计，以满足相应规定的证实要求。
4.1.3记录必须能准确反映过程的质量和各专业实施要素活动的情况。
4.2记录的媒介形式记录的媒介形式可以是纸张或非纸张
4.3记录的填写
4.3.1记录填写必须严肃认真、做到真实准确，字迹清晰。
4.3.2记录必须有填写人的签字，必要时应由主管领导确认签字。
4.4记录的编号
4.4.1记录用QR代替，按标准条款号编目。
4.4.2办公室将各部门提供的记录清单进行汇总，形成总的记录清单，并保存所有记录空白有效版本一份。
4.4.3各部门新定的记录在使用前，需经备案后方可使用，同时对新的记录进行编号，列入记录清单。
程序文件
版本
A
修改码
0
内容
二、记录控制程序SMJX-CX02-2016
页码
2/2
4.4.4记录作废或版本变化时，各部门及时调整记录清单，并通知办公室，同时提供空
白有效版本一份。
4.4.5对于有国家统一编号的记录，各部门不再对其重新编号，只在记录清单中注明名称，并使用有效版本。
4.5记录的保存
4.5.1保存的记录应做到字迹清晰，能正确辨认，保存环境适宜，防火、防潮、防虫蛀鼠害，保管方法便于检索。
4.5.2凡属归档的记录，其保管期限应根据产品的寿命期、法律法规要求的保存期及合同要求规定的有效期等进行规定。
4.6记录的处理过期的或没有必要保存的记录，由各使用部门填写《文件销毁申请单》，经领导层审核、管理者代表批准后销毁。
5.0相关文件无
6.0记录
6.1记录清单
程序文件
版本
A
修改码
0
内容
三、管理评审控制程序SMJX-CX03-2016
页码
1/3
1.0目的
定期或适时地对质量管理体系进行管理评审，以确保质量管理体系持续的适宜性、充分性和有效性。
2.0适用范围适用于公司质量管理体系的评审。
3.0职责
3.1总经理
1）主持管理评审.
2）负责批准管理评审报告
3.2管理者代表
1）负责制定《管理评审计划》。
2）审核《管理评审报告》。
3.3领导层
1）负责编写管理评审报告
2）负责管理评审结果的跟踪监督
3.4各相关部门负责人
1）准备并提供与本部门要作相关的评审所需的资料
2）负责评审活动中提取出的纠正和预防措施的实施.
4.0工作程序
4.1管理者代表制定《管理评审计划》，经总经理批准后下发相关部门实施。
管理评审活动每年至少进行一次，必要时可随时进行。
4.2《管理评审计划》内容应包括管理评审的时间，参加人员、地点、评审时各部门提交的资料内容等。
4.3各部门按《管理评审计划》安排参加管理评审，以会议形式进行时，与会人员应签到。
程序文件
版本
A
修改码
0
内容
三、管理评审控制程序SMJX-CX03-2016
页码
2/3
4.4评审的输入
管理评审的输入应包括以下几个方面：
1）审核结果，包括第一方、第二方、第三方质量管理体系审核等的结果由领导层提供。
2）客户的反馈，包括满意程度的测量及与客户沟通的结果等办公室提供。
3）过程的业绩由各部门提供；产品的符合性由办公室提供。
4）纠正和预防措施的状况，包括对内部审核和日常发现的不合格项采取的纠正和预防措施的实施及其有效性的监控结果由监督部门提供。
5）以往管理评审跟踪措施的实施及有效性由行政领导层提供。
6）可能影响质量管理体系的各种变化，包括内、外部环境的变化，如法律法规的变化等由办公室提供。
7）质量管理体系运行状况及改进的建议：
包括质量方针和质量目标的适宜性和有效性由各部门根据其工作负责提供。
4.5评审的实施
4.5.1评审按照《管理评审计划》进行。
4.5.2总经理、各部门负责人及有关人员可按评审内容展开讨论对所涉及的评审内容作出结论，对评审后改进建议提出明确的要求。
4.6评审的输出管理评审的输出应包括与下列活动有关的任何决议和措施：
1）质量管理体系及其过程的有效性的改进。
2）与客户要求有关的项目改进。
3）资源的需求。
4.7评审报告
4.7.1领导层根据管理评审会议记录编写《管理评审报告》，经管理者代表审核、总经理批准后下发到参加评审人员及有关部门并实施。
程序文件
版本
A
修改码
0
内容
三、管理评审控制程序SMJX-CX03-2016
页码
3/3
4.7.2评审报告的内容
1）管理评审的目的和内容；
2）参加评审的人员和日期；
3）评审后需采取的改进建议等。
4.8管理评审中出现的改进项目及质量管理体系变化的需求，由相关部门分析原因，并制定纠正措施，领导层负责跟踪验证。
4.9《管理评审报告》、《管理评审计划》等相关文件由行政领导层保存。
5.0相关文件
5.1SMJX-CX10---2016《内部审核控制程序》
5.2SMJX-CX13---2016《纠正措施控制程序》
5.3SMJX-CX14---2016《预防措施控制程序》
6.0记录
6.1管理评审计划
6.2管理评审报告
程序文件
版本
A
修改码
0
内容
四、人力资源控制程序SMJX-CX04-2016
页码
1/2
１.0目的
对从事影响公司业绩和产品质量工作相关的人员进行培训，保证他们满足相应工作的规定要求，并对培训的有效性进行评价。
２.0适用范围适用于所有影响公司业绩和质量相关人员。
3.0职责
3.1领导层
1）负责体系各岗位人员能力的确定。
2）负责制定和组织实施公司培训计划。
3.2总经理负责审批培训计划。
3.3办公室负责销售人员岗位培训和就业培训及安全教育。
4.0工作程序
4.1领导层根据用人部门的需求，选择基于教育、技能和经验上能胜任的工作人员。
4.2公司各职能部门、办公室、办公室结合实际需要每年年底将各自下一年度培训计划报入领导层，为公司制定年度培训计划提供依据。
4.3领导层依据各职能部门、办公室、办公室上报的培训需求，本着“缺什么补什么”的原则在每年年初制订出本年度的年度培训计划。
4.4公司各职能部门、办公室、办公室实施培训时，由领导层协助按培训计划开展培训工作，并保存培训记录。
4.5领导层接到上级或者专业培训公司的关于培训方面的通知，应落实到有关部门组织人员参加培训，并对培训后的取证人员进行管理。
4.6领导层应及时填写培训记录，登记培训情况。
4.7通过培训,确保员工掌握本岗位要求的工作能力及认识到其所从事活动的相关性和重要性,经培训考核不合格者,不得上岗。
程序文件
版本
A
修改码
0
内容
四、人力资源控制程序SMJX-CX04-2016
页码
2/2
4.8对培训或所采取措施有效性进行评价，评价方法可通过观察、调查等形式进行。
4.9若员工以前已有工作经验，当不参加培训时，应对他们的熟练程度进行确认。
4.10资格证、成绩单等由领导层保存。
5.0相关文件
5.1SMJX-CX02—2016记录控制程序
6.0记录
6.1年度培训计划
6.2培训申请表
6.3培训记录
程序文件
版本
A
修改码
0
内容
五、市场需求的确定和顾客沟通控制程序SMJX-CX05-2016
页码
1/2
1.0目的
对市场需求的确定和顾客沟通控制做出规定,并加以实施和保持,以增强客户满意。
2.0范围适用于公司对客户要求的识别、对产品要求的评审及与客户的沟通。
3.0职责
3.1办公室
1）负责制定、更改和实施本程序。
2）负责对客户要求的识别。
3）负责组织投标前后的对产品要求的评审，领导层、办公室等部门配合。
4）负责与客户沟通。
3.2总经理或授权人负责对项目要求评审结果的审批。
4.0工作程序
4.1办公室应及时掌握客户信息，广泛收集信息，为拓展市场做准备。
4.2领导层根据办公室提供的信息负责识别客户对产品的要求：
1）客户明示的产品要求。
2）客户隐含的要求。
3）与产品有关的法律法规的要求。
4）附加要求。
4.3产品要求的评审。
4.3.1评审应在向客户做出提供的承诺之前进行。
4.3.2对合同的评审
4.3.3合同的评审
1）办公室组织有关部门在合同签订前对合同要求进行评审，常规合同由总经理确认批准以后，加盖公司条形章进行确认；特殊合同由各相关部门进行评审填写合同评审记录，最终由总经理批准后执行。
程序文件
版本
A
修改码
0
内容
五、市场需求的确定和顾客沟通控制程序SMJX-CX05-2016
页码
2/2
2）评审的内容：
a产品要求是否明确规定并形成文件。
b与以前表述不一致的要求是否得到解决。
C公司是否有能力满足规定的要求。
4.3.4办公室负责保存管理《合同评审表》、合同及其他相关文件。
4.3.5合同签定后，办公室负责将相关文件根据各部门的需求发到相关部门。
4.3.6办公室负责合同执行情况的监督，根据需要将信息与客户沟通。
4.4产品要求的变更
4.4.1当客户或公司因某种原因提出要修订合同内容时，办公室负责与客户或其代表认真协商，达成共识，并形成文件，双方签字确认。
4.4.2合同修订后，必要时,办公室要组织有关部门对修改后的合同内容进行评审，作好评审记录；并将修改后的合同内容书面通知有关部门，保证按修订后的内容实施。
4.5办公室负责与客户的沟通，沟通内容可包括：
1）产品信息
2）问询、合同的处理，包括对其修改
3）客户反馈，包括客户抱怨
5.0记录
5.1要求评审表
程序文件
版本
A
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0
内容
六、外部供应产品和服务控制程序SMJX-CX06-2016
页码
1/4
１.0目的
对外部供应产品和服务进行控制，确保所采购的产品符合规定要求。
２.0范围适用于对物资采购的控制及对供方进行选择、评价和控制。
3.0职责
3.1供销部
1）负责对所采购重要物资的供方进行评价和选择。
2）负责物资的采购供应工作。
3.２供销部
1）负责编制上报采购计划。
2）负责物资进库入场检测、验收、保管、发放、使用和核算工作。
４.０工作程序
４．１供销部根据采购产品对随后产品实现的影响程度制订《采购物资分类明细《物资分类明细表》将采购产品进行分类。
４．２对供方的评价．
４.2.1供销部在采购前要根据公司的需要和《采购物资分类明细表》中规定的物资类别Ａ类对供方进行选择和评价，并填写《供方评价表》。
４.2.2对有多年业务往来的主要物资供方，应提供充分的书面证明材料，可包括以下内容，以证实其能力：
１）体系认证证书。
２）公司对供方质量管理体系审核的结果。
３）公司及供方其它客户的满意程度调查。
４）供方产品的质量、价格、交货能力等情况。
５）供方产品经权威机构检测结论合格。
4.2.3对第一次供应主要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，还需寻其
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版本
A
修改码
0
内容
六、外部供应产品和服务控制程序SMJX-CX06-2016
页码
2/4
提供的物资／样品进行测试，测试合格才能供货。
测试结论由办公室填写在《供
方评价表》中相关栏目。
4.2.4办公室组织相关部门填写《供方评价表》后，将表及供方相关的能力证明材料整理并报总经理批准。
4.2.5办公室将经批准后的合格供方汇编／列入《合格供方名录》。
主要物资采购时，必须在合格供方名册中选择供方。
4.2.6办公室组织有关部门在年末根据供方供货情况对供方进行评价，并填写
《供方业绩考核记录表》。
4.2.7《合格供方名录》由办公室负责及时更新。
4.2.8对Ｂ类物资的供方可不评定，办公室可直接采购并办理入库手续。
４.3采购信息
4.3.1采购计划
4.3.1.1办公室采购人员,应根据物资需用计划,结合现场库存情况,编制出《采购计划》，经办公室长审批后,报领导层一份，自存一份作为物资进场验收的依据。
4.3.1.2因客户提出的项目变更洽商或其他原因所致，需调整原《采购计划》时，库管人员应及时呈报办公室追加计划，以免影响顾客服务。
4.3.2办公室接到《采购计划》时，要及时审核，并根据库存进行平衡，由采购人员按已选择合格的供方名册，组织采购供应工作。
4.3.3签订供货合同
4.3.3.1批量采购材料时，按规定与供方签订书面供货合同，并在合同中明确材料有关要求.
4.3.3.2采购人员要掌握采购订货合同中物资的进场时间，确保采购物资的质量和有计划地组织供应到销售现场。
4.3.4采购的相关资料办公室采购时应向供方索取材质证明、产品合格证及有关的检测试验报告等相关
程序文件
版本
A
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0
内容
六、外部供应产品和服务控制程序SMJX-CX06-2016
页码
3/4
资料，对无材质证明的物资不得采购。
4.4采购物资的验证
4.4.1在供方货源处的验证对于采购物资，在供货合同中明确规定需到供方货源处验证，提货前采购人员应组织办公室等人员到供方货源处对所购物资按供方检验报告和采购计划进行验证，必要时，可对供方的生产过程进行随机监控。
4.4.2在销售现场的验证凡进入销售现场的物资，由办公室及相关部门人员，依据采购文件中规定的有关要求和采购计划进行验证，严把质量、数量、品种、规格验收。
4.4.3客户对供方物资的验证
4.4.3.1当合同中规定客户需到供方货源处或销售现场验证物资时，采购人员或现场销售人员要积极配合，为客户或其代表提供必要的条件，协助客户进行验证工作。
4.4.3.2办公室采购人员不能将客户的验证，作为对供方物资质量进行有效控制的依据，也不能减轻采购人员提供合格物资的责任，仍需按程序规定对供方作出有效的控制。
4.4.3当公司或客户需到供方现场实施验证时,办公室应在采购信息中对拟验证的安排和产品放行的方法作出规定.
4.5物资的验收、保管、发放
4.5.1经验证合格而进入销售现场的产品，办公室人员要登记造册。
4.5.2验收人员在验收物资时，发现到场物资质量与要求不符，数量有误，品种、规格不对，技术资料以及手续不全，应及时反馈至办公室，并作好标识，妥善保管，由采购人员与供方联系并处理。
4.5.3经验收发现不合格品，验收人员要及时与采购人员联系，将不合格品隔离或退场，具体执行《不合格品控制程序》。
4.5.4物资的搬运、保管和发放，执行《产品防护控制程序》。
4.6供方评价表、合格供方名录等记录由办公室保存。
程序文件
版本
A
修改码
0
内容
六、外部供应产品和服务控制程序SMJX-CX06-2016
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4/4
5.0相关文件
5.1SMJX-CX11-2016《产品的监视和测量控制程序》
6.0记录
6.1《供方评价表》
6.2《合格供方名录》
6.3《供方业绩考核记录表》
6.4《采购计划表》
程序文件
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