建设工程项目发文指导.docx
《建设工程项目发文指导.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《建设工程项目发文指导.docx（16页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
建设工程项目发文指导
发文操作手册的实务讲解
主讲人：
二零一二年月日
发文操作手册的实务讲解
•培训背景
•公司经营管理人员的证据意识不强，发文过程经常发生不及时、不规范的现象，导致合同履行有一定的法律风险隐患。
发文操作手册的实务讲解
•培训对象
•总承包公司各行政人事科长、经营科长、项目经理、资料员、法务条线人员
发文操作手册的实务讲解
•培训目的
•提高公司各分公司及项目部的发文水平，规避企业经营中产生的法律风险。
第一部分
发文概述
第一部分发文概述
•一、发文定义
•项目收发文是指以公司或项目部名义对外与甲方、监理等合作主体就项目所涉事项进行交涉，表达和维护项目部合法利益的活动。
今天我们所讲的发文是指广义上的发文，发文的范围包括了一般的发文、索赔和签证。
第一部分发文概述
•一、发文定义
•需要注意四个方面：
•1、发文的主体
•2、发文的对象
•3、发文的内容
•4、发文的目的
第一部分发文概述
•二、发文内容方面的要求
•1、一文一事
•2、正文的组成结构
•开头（制发文的原因、目的、依据）、主体（阐述具体要求、意见）、结尾（套语式）
•（具体结构参看模板）
第一部分发文概述
•南通xx项目工作联系单
•南〖201X〗x字x号
•关于报批施工计划等的函
•×××房地产公司：
•根据贵我双方2009年12月1日签订的×××项目《建筑工程施工合同》的约定，[c1] 为确保本项目顺利实施[c2] ，现将本项目的《施工计划》、《施工组织设计》、《材料计划》上报贵公司，为避免影响本项目工期，请贵公司在2010年1月21日前完成审核，并将审核批准意见回复我公司。
如贵公司未能在上述时间内完成审核并回复我公司，我公司视为贵公司已批准上述上报文件并作为我公司组织本项目施工的依据。
[c3]
•特此函告！
[c4]
• [c1]开头中含的依据 [c2]开头中含的目的
• [c3]这是函文的主体部分，简单的阐述了我们的意见和要求[c4]结尾
第一部分发文概述
•二、发文内容方面的要求
•3、函文内容必须客观、真实、严谨
•客观，要求函文所依据的基本事实是客观存在的，这是函文的基本事实依据，也是双方合作中诚信的体现。
•真实，要求函文内容能够准确的反应出现实情况，做到不偏不倚，向发文对象准确表述基本事实情况。
•严谨，要求函文字句准确，没有错字、别字，语句通顺，内容要合乎逻辑、经得起推敲。
第一部分发文概述
•二、发文内容方面的要求
•4、函文有明确法律规定、合同约定
•1）法律、法规
•2）招投标文件、合同文本及附件
•3）各种会谈纪要
•4）已经确认的往来函件
第一部分发文概述
•三、正确收发文的基本要求：
•1、格式规范性
•标准的格式包括：
眉首、主体、版记三个组成部分。
•（具体结构参看模板）
第一部分发文概述
•南通xx项目工作联系单
•南〖201X〗xx字xx号
•[c1] 关于xx部位隐蔽工程重新验收合格顺延工期的函
•×××房地产公司：
•根据贵司指派的工程师要求对xxxxx部位隐蔽工程重新检验的指令，我司即于x月x日xx时进行剥离（或开孔），并会同监理重新检验，经现场重新验收工程质量符合标准、规范和设计图纸等要求，检验合格。
检验后我司即重新覆盖（或修复），根据合同约定贵司应顺延我司工期x天。
•抄送：
xx监理单位
•收文单位：
发文单位：
南通公司项目部
•签收人：
签发人：
•年月日年月日[c2]
• [c1]眉首 [c2]主体
第一部分发文概述
•三、正确收发文的基本要求：
•2、对象明确性
•3、发文（回文）的时效性（及时）
•根据通用条款的规定，以下是发文期限的一些规定：
•a）监理的口头指令：
承包人应于工程师发出口头指令后７天内提出书面确认要求
•b）更换项目经理：
如需更换项目经理，应至少提前７天以书面形式通知发包人，并征得发包人同意
第一部分发文概述
•三、正确收发文的基本要求：
•3、发文（回文）的时效性（及时）
•c）不能按时开工的情况：
承包人不能按时开工，应当不迟于协议书约定的开工日期前７天，以书面形式向工程师提出延期开工的理由和要求。
•d）工期顺延的要求：
在情况发生后１４天内提出
•e）隐蔽工程或中间验收的通知：
隐蔽或中间验收前４８小时以书面形式通知验收。
•f）试车的发函：
试车前４８小时以书面形式通知
第一部分发文概述
•三、正确收发文的基本要求：
•3、发文（回文）的时效性（及时）
•g）合同价款的调整：
情况发生后１４天内，将调整原因、金额以书面形式通知
•h）催款函：
承包人在约定预付时间７天后向发包人发出要求预付的通知
•i）工程变更：
承包人在工程变更确定后１４天内，提出变更工程价款的报告
第一部分发文概述
•案例
第一部分发文概述
•绿色家园案
•2002年南通公司承建了烟台日樱花园房地产开发有限公司的绿色家园项目。
2003年，因为发生非典而使项目建设停工，但当时我们没有注意到和甲方办理工期顺延的签证。
后来双方合同履行发生纠纷，诉讼至烟台中级法院。
•庭审中对方向我司主张工期延误的索赔，我们认为工期应当因非典原因进行顺延。
第一部分发文概述
•通过审理，法院最后判决认为：
非典作为突发性事件，对社会生产、生活产生一定的影响。
由于全国各地的疫情程度不同，对社会的生产、生活的影响程度也不尽相同。
所以，在没有相关工期顺延签证的情况下认为该顺延理由不成立。
第一部分发文概述
•反思
第一部分发文概述
•众所周知，非典期间全国各地的各项生产生活基本处于停顿状态，所以项目建设当然受到影响。
并且，根据当时中共中央办公厅、国务院办公厅下达的防治非典的通知，以及各地方政府采取的严厉控制措施，这种工期顺延请求应当是具有比较充分理由的。
第一部分发文概述
•但是因为我们没有及时向甲方办理签证，最终没有在法律上被承认。
•所以，当项目上发生索赔事实时，我们应当及时办理签证，否则，即使签证的事实真实存在也很难获得最后的确认！
第一部分发文概述
•三、正确收发文的基本要求
•4、发文要保证前后一致
•5、发文的流程、效力
•
（1）以项目部名义发文的，项目经理审核后方可盖章发文，以公司名义发文的，子、分公司经理审核后方可盖章发文；以公司名义发文的，所属子、分公司行政部门还应当进行备案。
第一部分发文概述
•三、正确收发文的基本要求
•5、发文的流程、效力
•
（1）以项目部名义发文流程图
第一部分发文概述
•三、正确收发文的基本要求
•5、发文的流程、效力
•
（2）对涉及的工程重大质量问题、工程工期顺延、工程结算、工程款催收的发文，应论证发文的合法性，由法务人员对发文内容作出相应的修改，并配合处理发文过程中所发生的法律纠纷。
第一部分发文概述
•三、正确收发文的基本要求
•5、发文的流程、效力
•
（2）重大问题发文
第一部分发文概述
•三、正确收发文的基本要求
•6、发文的送达
•
（1）做好签收
•
（2）邮寄送达：
要办理回执、发票
•（3）公证送达
•（4）电信局、或宾馆传真
•（5）其他送达方式
第一部分发文概述
•三、正确收发文的基本要求：
•7、索赔公文的特殊性（事实与索赔分开发文）
•8、附件的重要性
•9、统一的收发文管理（扎口、归档）
第二部分
施工过程中的发文风险管控
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•一、准备阶段的发文风险管控
•1、正确理解备案合同（阴阳合同）
•2、审查开发商相关证件是否齐全
•3、印章
•印章对外代表着公司、项目部，在平时我们应当妥善使用、严格管理。
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•案例
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•威尼斯水城案
•南京的威尼斯水城项目，因为分包队伍私自用我司的项目部发文专用章、技术资料章对外签订了工资欠款单、材料供应合同、设备租赁合同等，在分包老板高延携款潜逃后发生几十起应诉案件，导致使公司承受了巨额损失。
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•法院认定我司的承担法律责任最主要的依据就是项目部的发文章或技术资料印章，法院认为我们没有妥善管理项目部印章，高延在合同上加盖的此类项目部印章，其法律后果应当由总承包公司直接承担。
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•反思
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•对于项目上的印章我们应当加强管理，同时，在其后的正式发文时也应当使用所确认的印章，否则对于发文效力对方也会提出很多疑义，使发文达不到目的。
•a、印章要慎重保管和使用
•b、按照印章启用函的预留印鉴严格使用，不得对不同项目、不同分公司的印章进行
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•启用印章的函文需注意以下两点：
•a、本发文由分公司在人员进场前签发，最迟不能晚于人员进场后的第三天。
•b、签发时以总承包公司的名义，一式二份，由合同约定的发包人代表或发包人书面授权收文的项目人员签收。
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•一、准备阶段的发文风险管控
•4、管理人员（人员更换）
•人员进场的函文注意点：
•a、本发文由分公司在人员进场前签发，最迟不能晚于人员进场后的第三天。
•b、签发时以总承包公司的名义。
一式二份，由合同约定的发包人代表签收。
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•一、准备阶段的发文风险管控
•4、管理人员（人员更换）
•项目经理更换的函文注意点：
•a、本发文由分公司签发，至少提前7天以书面形式通知发包人。
•b、签发时以公司的名义，如人员进场前就更换的，则一式二份，由合同约定的发包人代表签收；如人员进场后更换的，则一式三份（抄送监理一份），由发包人书面指定负责收发文的代表签收。
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•一、准备阶段的发文风险管控
•5、上报计划、报表
•6、工人、设备的进场
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•一、准备阶段的发文风险管控
•7、图纸的发放
•施工图纸催要函文注意点：
•a、签发时以项目部的名义，一式三份（抄送监理一份），由发包人指定负责收发文的代表签收。
•b、此类发文必须在发包人未能履行义务的次日发出。
•c、在因对方没有及时提供图纸而影响施工的情况下，可以继续发出要求确认因图纸提供迟延而要求工期顺延以及索赔的函文。
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•一、准备阶段的发文风险管控
•8、甲方提供的现场施工要求
•该类函文的注意点：
•a、具体根据合同条款的约定，寻找发包人的违约情况。
•b、发文时间最迟控制在发包人不能完成工作的第二天。
•c、必须要有要求发包人完善工作的具体时间。
•d、签发时以项目部的名义，一式三份（抄送监理一份），由发包人指定负责收发文的代表签收。
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•一、准备阶段的发文风险管控
•9、甲分包的问题
•本函文应当及时发出、获得确认，否则可能因该项事实变化而不能得到对方的确认。
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•二、施工阶段的发文风险管控
•1、监理的口头指令
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•案例
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•水利工程的案例
•某水利工程时限截流后，河水水位上升，溢洪道流向下游，溢洪道前有一道土堤，虽然不高，但对将来溢洪道顺利泄洪会起阻水作用。
监理工程师看到后随即命令承包人将这道土堤拆除。
承包人立即派了几台推土机将这道土堤推平了。
但双方没有进行书面确认。
后来在工程结算时，双方对该项工程量发生争议。
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•案例思考
第二部分施工过程中的
发文风险管控
在工程承包实践中，监理工程师发布口头命令并不奇怪，承包人无权拒绝执行监理工程师的口头指令。
但问题在于承包人在执行监理工程师的口头命令后没有立即要求机监理工程师以书面形式确认其业已下达的口头指令。
这样，在无相关证据证明的情况下，工程师口头指示就无法计入工程量，作为承包方就无可避免的遭受损失。
第二部分施工过程中的
发文风险管控
作为承包方，应当事后及时办理补签。
承包方完全可以以工作联系单或会议纪要的形式，要求监理工程师签字认可。
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•二、施工阶段的发文风险管控
•2、材料认价
•3、隐蔽工程
•根据标准合同文本通用条款的规定，隐蔽工程验收的函文应当承包人进行自检，并在隐蔽或中间验收前４８小时以书面形式通知工程师验收；验收２４小时后，工程师不在验收记录上签字，视为工程师已经认可验收记录，承包人可进行隐蔽或继续施工。
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•二、施工阶段的发文风险管控
•4、工程量的报送
•依据标准文本通用条款的规定：
工程师收到承包人报告后７天内未进行计量，从第８天起，承包人报告中开列的工程量即视为被确认，作为工程价款支付的依据。
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•二、施工阶段的发文风险管控
•5、工程设计变更
•依据标准文本通用条款的规定：
承包人应当在工程变更确定后１４天内，提出变更工程价款的报告，经工程师确认后调整合同价款。
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•二、施工阶段的发文风险管控
•6、针对甲方的回文
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•案例
第二部分施工过程中的
发文风险管控
第二部分施工过程中的
发文风险管控
我司回函
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•回复函
•山东置业有限公司：
•关于贵司《山东【2008】18号》函文我司已收悉，但就贵司所述情况，我司认为与事实严重不符，贵司行为有失诚信合作之原则，现就贵司致函事宜回复如下：
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•1、贵司严重拖欠工程款：
根据合同约定，贵司合计已拖欠我司工程进度款39817959.27元（不含停工损失及贵司应承担的违约金）。
中秋节前夕，为了支付工人工资，我司按照合同约定向贵司书面催要拖欠的工程进度款，贵司不但分文未付,态度也很不友善。
贵司恶意欠款的行为，不但严重违反了贵我双方的合同约定，还导致了部分民工因未及时收取应得工资，而多次到济南市清欠办进行上访等严重后果，严重影响了我司的正常经营及声誉。
对此贵司不仅未能体谅我司支付工人工资的困难处境，及时想方设法解决资金支付问题，反而对我司的合理要求不理不睬。
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•2、贵司项目施工手续至今不全：
按照规定，贵司在施工前本应办理好本工程的合法施工手续，但时至今日仍未办妥。
期间，我司多次催促贵司及时办理施工手续，贵司也屡次承诺正在协调、办理之中，会尽快办妥，但贵司的每次承诺都几乎没有任何结果。
根据《建筑法》第七条规定，若继续施工，工程将再次会面临被政府相关主管部门勒令停工并进行处罚的风险。
（事实上，本项目就施工手续问题在2009年已经多次发生被相关政府部门勒令停工整改，我司因此所遭受的停工损失贵司至今尚未确认。
且今年8月份槐荫区也出现类似情形，施工单位已经被责令退出济南建筑市场，相关通报的文件已经转交贵司。
）在合同履行过程中，贵司不仅没有积极通过合法途径努力办理好相关手续，却一再催促、强令我司违法施工，我司不愿再为此承担任何风险。
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•综上事实，由于贵司严重拖欠工程款，且工程至今没有合法的施工手续，致使本工程被迫停工，贵司的行为已构成根本性违约。
针对本工程目前的现状，请贵司本着客观、诚信的原则认真正视上述两点问题的严重性，在十日内足额支付拖欠我司的工程款并将之前本工程相关的签证、停工损失等所有手续办理完毕，否则，我司有权通过相关合法途径主张或维护我司合法权益。
•特此回复！
南通公司
2010年09月27日
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•二、施工阶段的发文风险管控
•7、甲供材的问题
•8、停工
•9、分包的问题（甲分包、内部分包）
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•案例
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•案例
•淄博名仕嘉园项目的木工分包，合同相对方“董明国”是无资质的分包单位。
07年10月份该分包队伍工人谢国民由于塔吊操作用力过猛，造成其因工受伤住院，在齐都医院治疗半年共花费26万元。
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•处理结果
•为一次性了结该事故，公司与谢国民家属先后协商多次，最后达成协议，公司支付谢国民的医疗费、误工费、护理费、一次性伤残补助金、伤残津贴、家属抚恤金及其他等费用共计人民币37万元。
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•反思
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•公司在本次事故中共计花费63万元，且投入了很多的精力。
•正是由于分包队伍无资质，才造成公司直接承担了本次工伤事故的责任。
如果分包队伍有资质，分包队伍的工人发生的工伤事故应当由分包单位直接承担，总包单位完全勿需承担赔偿责任。
第二部分施工过程中的
发文风险管控
•三、工程结算的发文风险管控
•1、结算资料完整、及时提交
•2、对方审查结算书的时限
•3、优先权
升级会员 