合同电子档案室建设QC小组1.ppt

合同电子档案室建设QC小组1.ppt

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提提高高合合同同档档案案借借阅阅效效率率申申申申报报报报单单单单位位位位：

销销销销售售售售商商商商务务务务QQQQCCCC小小小小组组组组目目录录一、选题理由一、选题理由三、确定目标三、确定目标五、要因确定五、要因确定四、原因分析四、原因分析八、效果检查八、效果检查六、制定对策六、制定对策七、对策实施七、对策实施十、今后打算十、今后打算九、巩固措施九、巩固措施二、现状调查二、现状调查企业名称企业名称注册时间注册时间小组名称小组名称销售商务销售商务QCQC小组小组完成时间完成时间活动类型活动类型管理型管理型QCQC小组小组QCQC课题课题提高合同档案借阅效率提高合同档案借阅效率QCQC小小组组成成员员名名单单姓名姓名性别性别学历学历职务、职称职务、职称小组分工小组分工组长、组织策划组长、组织策划组员组员,调查统计调查统计组员，计划实施组员，计划实施组员，效果验证组员，效果验证组员，监督评价组员，监督评价QCQC小组简介小组简介现状：

合同资料包括自现状：

合同资料包括自1998年以来的中标通知年以来的中标通知书、合同、出货单、发货回执单、产品运书、合同、出货单、发货回执单、产品运行报告、开票资料、催款记录等，均以纸行报告、开票资料、催款记录等，均以纸质版形式存档。

仅质版形式存档。

仅2010年签订合同年签订合同474份，份，其他相关档案其他相关档案1016份。

而份。

而销销售内勤售内勤中中2名名兼职档案管理，工作量大兼职档案管理，工作量大，责任重大。

，责任重大。

目标：

希望通过目标：

希望通过QC活动寻找合同档案管理新模式，活动寻找合同档案管理新模式，找到找到“提高合同档案借阅效率提高合同档案借阅效率”的方法。

的方法。

解解决决问问题题与与达达到到目目标标一、选题理由一、选题理由确确定定课课题题提提高高合合同同档档案案借借阅效效率率1、资料越来越多，、资料越来越多，借阅反复，经常出现需要借阅反复，经常出现需要时时资料不齐、资料破损资料不齐、资料破损等现象；等现象；2、资料借阅涉及范围广，且公司办公场地分、资料借阅涉及范围广，且公司办公场地分开，开，借阅时间长、不方便借阅时间长、不方便；综上所述，借阅的现状是借阅范围较广，整综上所述，借阅的现状是借阅范围较广，整理、归档的工作量较大，但是借阅时间长、理、归档的工作量较大，但是借阅时间长、效率效率低低。

公公司司要要求求商商务组需需提升管理水平提升管理水平，系，系统地建地建设合同合同资料的建档工作，以管理促工作，遵守高效、料的建档工作，以管理促工作，遵守高效、低耗的原低耗的原则开展工作。

开展工作。

借阅现状借阅现状确确定定课课题题活活动动计计划划表表计划实际项目内容项目内容实施施进度度（日期日期）5.1-5.315.1-5.316.1-6.306.1-6.307.1-7.317.1-7.318.1-8.318.1-8.319.1-9.309.1-9.3010.1-10.1-11.3011.3012.1-12.1-12.1512.1512.16-12.16-至今至今选选题题现状状调查确定目标确定目标原因分析原因分析要因确要因确认制定制定对策策对策策实施施效果效果检查巩固措施巩固措施今后打算今后打算为了让本次活动有步骤、有计划的开展，小组结合公司实际情况，制定了活动计划的进度表：

档案借阅情况统计表档案借阅情况统计表档案借阅情况统计表档案借阅情况统计表二、现状调查二、现状调查序号名称类型存档数量1-5月借阅次数借阅率1中标通知书542444%2合同147430293%3技术协议151152101%4运行报告562850%5其他资料997071%累计507704139%22%22%技术协议技术协议3%3%中标通知书中标通知书档案资料借阅率饼分图档案资料借阅率饼分图62%62%合同纸质版合同纸质版9%9%其他资料其他资料4%4%运行报告运行报告3%3%明确要求及编号，70+12=82秒办理借阅或记录所需内容，50秒到档案室找到合同，50秒完成查阅工作，共需222秒确定目标要求确定目标要求查阅结果查阅结果举例举例11：

销售部发货管理员办理合同发货，其：

销售部发货管理员办理合同发货，其查看或借阅查看或借阅合同所需步骤：

合同所需步骤：

查阅调查查阅调查查找原件查找原件查看合同内容查看合同内容确定目标是否在确定目标是否在到档案室核实是否在档，40秒721销售内勤查找原件销售内勤查找原件乐清开车乐清开车20分钟到工业分钟到工业区销售部办理借阅手续区销售部办理借阅手续3456资料要求，如合同资料要求，如合同名称、合同编号等名称、合同编号等向销售内勤核实向销售内勤核实是否符合要求是否符合要求确定资料编号确定资料编号排除已被借阅可能，排除已被借阅可能，确认合同在档确认合同在档借阅成功借阅成功举例举例22：

市场部借：

市场部借“陕西省局陕西省局”合同投标用，其办理借阅合同所需步骤合同投标用，其办理借阅合同所需步骤借阅调查借阅调查12秒秒50秒秒50秒秒20秒秒40秒秒50秒秒查找原件需222秒，车程20分钟，故单份借阅需1422秒，折合23.7分钟。

如一次找6份合同，则需222秒/份*6份+1200秒=2532秒，折合42.2分钟。

举例举例33：

内部人员核对合同内部人员核对合同WORD版，相互间查阅合同所需步骤：

，相互间查阅合同所需步骤：

查阅电子资料调查查阅电子资料调查在相关人员电脑内搜索在相关人员电脑内搜索40秒秒查询所需合同查询所需合同WORD版版在谁的电脑内在谁的电脑内30秒秒查阅或复制所需资料查阅或复制所需资料30秒秒共需共需100秒秒序号1-5月借查内容每份效率所需时间折合时间1财务部借阅中标通知书24份222秒/份5328秒1.48小时2销售部其他组借阅合同、运行报告428份222秒/份95460秒26.52小时3市场部借阅合同、运行报告30份（五次）2754秒/次12660秒3.52小时4商务组内部查看借阅技术协议等152份222秒/份33744秒9.37小时5其他资料60次100秒/次7000秒1.94小时合计共704份平均平均222222秒秒154192秒442.832.83小时小时为了调查合同借阅效率，我们于为了调查合同借阅效率，我们于5月中下旬对月中下旬对1-5月借阅月借阅704份合同档案，份合同档案，将借阅所需时间进经汇总、分析，得出下表：

将借阅所需时间进经汇总、分析，得出下表：

档档档档案案案案借借借借阅阅阅阅调调调调查查查查汇汇汇汇总总总总表表表表档案借阅工作所需的时间是比较久的，档案借阅工作所需的时间是比较久的，如果要提高合同借阅效率，就要如果要提高合同借阅效率，就要降低单份资料的借阅时间。

降低单份资料的借阅时间。

三、确定目标三、确定目标提高借阅效率总设想提高借阅效率总设想将纸质版资料电子化后，工作人员只需在自己电脑中打开共享文件夹，点击数据链接就能找到所需资料，在借阅时减少双方沟通时间。

特别是销售部内部人员，在发货、开票、催款等工作时，经常需借阅资料核实合同信息，如有电子资料，很多流程上就不再需要找合同档案原件了。

将以上时间合并、加权平均后，预计每份资每份资料的借阅时间可以减少料的借阅时间可以减少37秒钟秒钟。

每份资料借阅时间减少每份资料借阅时间减少每份资料借阅时间减少每份资料借阅时间减少3737秒钟。

秒钟。

秒钟。

秒钟。

222秒秒185秒秒70秒55秒12秒10秒50秒45秒50秒35秒必要性必要性必要性必要性建立电子档案室，响应了公司的无纸化办公号建立电子档案室，响应了公司的无纸化办公号建立电子档案室，响应了公司的无纸化办公号建立电子档案室，响应了公司的无纸化办公号召，符合国家节能减耗政策。

召，符合国家节能减耗政策。

召，符合国家节能减耗政策。

召，符合国家节能减耗政策。

可行性可行性可行性可行性QCQCQCQC小组成员都具备多年行政管理工作经验和较小组成员都具备多年行政管理工作经验和较小组成员都具备多年行政管理工作经验和较小组成员都具备多年行政管理工作经验和较强的工作能力，是小组达到预定目标的保证。

强的工作能力，是小组达到预定目标的保证。

强的工作能力，是小组达到预定目标的保证。

强的工作能力，是小组达到预定目标的保证。

设置电子化档案后，设置电子化档案后，设置电子化档案后，设置电子化档案后，查阅可查阅可查阅可查阅可在自己电脑上进行、在自己电脑上进行、在自己电脑上进行、在自己电脑上进行、借用的时间也压缩，提高了借阅率。

借用的时间也压缩，提高了借阅率。

借用的时间也压缩，提高了借阅率。

借用的时间也压缩，提高了借阅率。

减少一名负责档案的销售内勤负责其他事务，减少一名负责档案的销售内勤负责其他事务，减少一名负责档案的销售内勤负责其他事务，减少一名负责档案的销售内勤负责其他事务，减少了人力资源成本。

减少了人力资源成本。

减少了人力资源成本。

减少了人力资源成本。

小小的一个改进，可以提升工作效率，实现工作质的飞跃！

小小的一个改进，可以提升工作效率，实现工作质的飞跃！

小小的一个改进，可以提升工作效率，实现工作质的飞跃！

小小的一个改进，可以提升工作效率，实现工作质的飞跃！

结论结论结论结论目标论证分析目标论证分析6月10日，针对现状调查的结果，小组成员运用“头脑风暴法”和“树图”，找出以下几个末端因素：

合同档案借阅效率低人员1、缺少专职管理员2、管理员业务能力不足管理3、管理不够完善4、缺乏有效的激励机制环境5、档案室环境状况差四、原因分析四、原因分析方法6、档案查找的方法落后7、档案标识不清确认方法确认方法确认情况确认情况人员人员完成时间完成时间结论结论现场验证现场验证通通过过现现场场检检查查，有有合合同同档档案案管管理理规规定定，不是要因。

不是要因。

2011.6.282011.6.28非要因非要因确认确认33：

管理制度不够完善管理制度不够完善根据树图分析，我们一共得出了根据树图分析，我们一共得出了77个末端原因，经小组人员分工论证，个末端原因，经小组人员分工论证，进行了要因确认，结果见下表：

进行了要因确认，结果见下表：

五、要因确认五、要因确认确认方法确认方法确认情况确认情况人员人员完成时间完成时间结论结论查看查看岗位分岗位分工工现场分析现场分析档案管理的工作由二名销售内勤兼职，工档案管理的工作由二名销售内勤兼职，工作中有交叉作业作中有交叉作业、重复工作现象，是要因。

重复工作现象，是要因。

2011.7.22011.7.2要因要因确认确认11：

缺少档案管理专职人员缺少档案管理专职人员确认确认22：

管理员业务能力不足管理员业务能力不足确认方法确认方法确认情况确认情况人员人员完成时间完成时间结论结论查看培训记录查看培训记录核对绩效成绩核对绩效成绩公司档案培训工作正常，有相关记录；管公司档案培训工作正常，有相关记录；管理员在绩效考核中成绩优良，已具备一定理员在绩效考核中成绩优良，已具备一定的业务能力。

不是要因。

的业务能力。

不是要因。

2011.7.102011.7.10非要因非要因确认确认44：

缺乏有效的激励机制：

缺乏有效的激励机制确认方法确认方法确认情况确认情况人员人员完成时间完成时间结论结论核对绩效考核核对绩效考核分析论证分析论证销售内勤销售内勤的的有绩效考核有绩效考核中档案管理中档案管理条款，条款，激励机制激励机制不能不能改变现状改变现状，不是要因。

，不是要因。

2011.7.102011.7.10非要因非要因确认确认66：

档案管理的方法落后：

档案管理的方法落后确认方法确认方法确认情况确认情况人员人员完成时间完成时间结论结论分析论证分析论证纸质版档案查找方法落后；若实物被借走，纸质版档案查找方法落后；若实物被借走，影响其他一环节工作，是要因。

影响其他一环节工作，是要因。

2011.7.152011.7.15要因要因确认方法确认方法确认情况确认情况人员人员完成时间完成时间结论结论现场验证现场验证通通过过现现场场检检查查，虽虽然然档档案案室室密密闭