企业知识产权管理手册.docx
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企业知识产权管理手册
文件编号：
AT-IPCS-01-2016
版本号：
A/0
受控状态：
发放编号：
知识产权管理工作手册
编制：
日期：
审核：
日期：
批准：
日期：
2016年6月29日发布2016年07月01日实施
宁波市安通机械有限公司发布
目录
0.1前言3
0.2颁布令4
0.3企业简介5
0.4知识产权方针、目标6
0.5任命书7
1范围8
1.1总则8
1.2内容8
1.3目的8
1.4范围8
1.5应用8
2规范性引用文件8
3术语和定义8
4知识产权管理体系8
4.1总体要求8
4.2文件要求8
4.2.1总则8
4.2.2文件控制9
4.2.3知识产权手册9
4.2.4外来文件与记录文件10
5管理职责10
5.1管理承诺10
5.2知识产权方针10
5.3策划11
5.3.1知识产权管理体系策划11
5.3.2知识产权目标11
5.3.3法律和其他要求12
5.4职责、权限和沟通12
5.4.1管理者代表12
5.4.2机构12
5.4.3内部沟通13
5.5管理评审13
5.5.1评审要求13
5.5.2评审输入14
5.5.3评审输出14
6资源管理14
6.1人力资源14
6.1.1知识产权工作人员14
6.1.2教育与培训15
6.1.3人事合同15
6.1.4入职16
6.1.5离职16
6.1.6激励16
6.2基础设施17
6.3财务资源17
6.4信息资源17
7基础管理18
7.1获取18
7.2维护18
7.3运用19
7.3.1实施、许可和转让19
7.3.2投融资19
7.3.3公司重组19
7.3.4标准化19
7.3.5联盟及相关组织19
7.4保护20
7.4.1风险管理20
7.4.2争议处理20
7.4.3涉外贸易20
7.5合同管理21
7.6保密21
8实施和运行22
8.1立项22
8.2研究开发22
8.3采购23
8.4生产23
8.5销售和售后23
9审核和改进24
9.1总则24
9.2内部审核24
9.3分析与改进24
附录1：
知识产权管理体系记录表单26
附录2：
部门职责分配表28
0.1前言
随着知识经济的兴起，知识产权已成为市场竞争力的核心要素。
企业是自主创新的主体，更是知识产权创造、运用、管理和保护的主体，提高企业的知识产权管理工作水平是增强自主创新能力的重要保证。
本管理手册是依据GB/T29490-2013《企业知识产权管理规范》，结合企业的特点及实际，遵行“可行、实效、系统、准确、简明”的原则编写。
希望公司员工能认真学习、理解执行，做好知识产权管理工作，提高知识产权创造、管理、运用和保护水平，满足标准要求。
0.2颁布令
实施企业知识产权管理是企业获得持续发展的关键，是提升企业市场竞争力的保证。
全体员工务必牢记“以科技创新促进企业升级发展，以知识产权保护行业先进优势”的知识产权管理方针，并以此为己任，在自己的工作中监控、保护知识产权。
本手册根据GB/T29490-2013《企业知识产权管理规范》编制而成，现予以颁布，自2016年07月01日起生效实施。
该手册是企业知识产权管理的规范性文件，全体员工必须理解、贯彻、执行。
总经理：
2016年07月01日
0.3企业简介
宁波市安通机械有限公司，位于长江三角洲黄金岸北仑港南端素有“中国厨卫配件基地”之称的宁波明州工业园区。
公司现有员工287人，截至2015年12月31日，公司资产规模达到4101.26万元，实现销售额1.1亿元。
2005年公司开发生产电烤箱，蒸汽炉，2013年开发洗碗机，并于2016年正式成立洗碗机事业部。
经过全体同仁的共同努力，至今已发展成为集科研、开发、销售及售后服务一条龙的专业经济实体。
公司拥有一大批行业精英人才和先进的生产设备、检测设备、专业生产家用系列电烤箱、蒸汽炉和洗碗机。
公司以雄厚的科研技术团队力量做后盾，以优良的品质与良好的信誉做保障。
“艾尔福达”牌系列产品于2003年6月获得国家颁发的生产许可证（注册号：
3302832001093）；2003年4月通过ISO9001-2000国际质量管理体系认证（证书号：
TW9066.03）；另外公司生产的电烤箱，通过多项国际认证，如CB等，出口多个国家，并获得一致好评；公司目前已拥有13个专利，其中还有2个在审批中。
公司研发的产品以先进的生产设备，严密的检测手段和完善的管理机制，确保产品质量。
安通公司秉承“团结、文明、求实、创新，坚持”“从客户最满意的做起，从客户最不满意的改起”，以优秀的服务满足客户的要求。
安通——真诚创造健康生活，改进产品设计，促进产品设计，促进产品更新换代，不断开发新产品和改进老产品，以适应市场的需要。
0.4知识产权方针、目标
企业的知识产权管理方针应符合法律法规要求，能为管理目标的制定提供框架，能体现企业特色、知识产权特点、易读易记。
企业的知识产权目标应与企业发展的方针一致，目标应设置可测量参数，并可以在企业内部的相关部门和管理流程分解落实，可以分别制定实现目标的相关计划和文件。
1、知识产权方针
以科技创新促进企业升级发展
以知识产权保护行业先进优势
2、知识产权长期目标
增强知识产权意识和管控能力
专利质量和数量显著提高
3、知识产权3－5年目标
五年内专利达50件
核心知识发明专利达到10件
专利转化率达到80%
总经理：
2016年07月01日
0.5任命书
为贯彻执行《企业知识产权管理规范》及相关法律法规要求，特任命冷强同志为公司知识产权管理者代表，负责下列工作：
1）领导、审查、批准和监督知识产权管理机构的各项工作，确保知识产权管理体系的建立、实施和保持；
2）协调企业内外有关知识产权工作，确保知识产权沟通的有效性
3）确保知识产权管理体系运行和改进需要的各项资源的落实；
4）及时向最高管理者提供有关知识产权信息。
5）确保全体员工对知识产权方针和目标的理解；
总经理：
2016年07月01日
1范围
1.1总则
本手册按《企业知识产权管理规范》的要求，通过知识产权管理体系的建立、实施、保持和持续改进，规范企业的知识产权工作。
1.2内容
本手册包括了《企业知识产权管理规范》的全部要求以及体系所需过程的相互作用。
包括企业知识产权管理的方针、目标、体系要求、资源管理、运行控制、合同管理、检查、分析和改进。
1.3目的
贯彻《企业知识产权管理规范》国家标准，促进企业建立生产经营活动各环节知识产权管理活动规范，加强知识产权管理，提高知识产权获取、维护、运用和保护水平。
1.4范围
本手册适用于企业内部和外部经营活动全过程。
本手册涉及评价企业是否满足《企业知识产权管理规范》标准和有关法律法规要求的评价体系。
1.5应用
公司知识产权活动涉及《企业知识产权管理规范》全部条款内容，没有删减。
2规范性引用文件
GB/T19001－2008质量管理体系要求
GB/T29490-2013企业知识产权管理规范
3术语和定义
本手册采用《企业知识产权管理规范》中的术语和定义。
4知识产权管理体系
4.1总体要求
企业按标准的要求建立知识产权管理体系，实施、运行并持续改进，保持其有效性，并形成文件。
4.2文件要求
4.2.1总则
（1）知识产权管理体系文件包括形成文件的知识产权方针、目标、知识产权手册、知识产权管理控制程序、知识产权管理活动记录，并按企业文件管理的规定要求对文件进行管理。
体系结构如下图所示：
（2）根据公司的规模、活动类型、过程及其相互作用的复杂程度以及员工的能力确定所需的文件及详略程度；
（3）文件采用的媒体形式或类型有：
纸张、光盘、照片、样件以及其他电子媒体或组合。
4.2.2文件控制
知识产权管理体系文件是企业实施知识产权管理的依据，应予以控制：
（1）建立知识产权申请、维护、管理、奖励以及保密等各方面的内部控制程序及制度，并按要求进行管理；
（2）建立的知识产权管理体系文件应在发布或更新发布前得到审核和批准；
（3）根据控制程序进行管理，并对执行情况进行定期跟踪、评价，确保制度控制的有效性。
（4）知识产权管理体系文件的管理根据文件类别及秘密级别的不同分别进行；
（5）文件应按企业文件管理的规定进行管理，易于识别、取用和阅读。
对文件的发布、标识、更改、使用、保存、废止进行控制，需要保留的失效文件予以标记，以保证体系的有效实施。
形成的相关文件：
文件控制程序、文件目录、文件发放回收登记表、文件借阅表等相关记录。
4.2.3知识产权手册
编制知识产权手册并保持其有效性，具体内容包括：
（1）知识产权机构设置、职责和权限的相关文件；
（2）知识产权管理体系的程序文件或对程序文件的引用；
（3）知识产权管理体系过程之间相互关系的表述。
4.2.4外来文件与记录文件
编制形成《文件控制程序》与《记录管理办法》，根据知识产权管理要求进行记录，为知识产权管理体系有效运行提供客观依据，记录保留部门和记录人落款和时间，确保过程实施的可追溯性，并按记录管理要求进行管理，记录满足下列要求：
（1）对行政决定、司法判决、律师函件等外来文件进行有效管理，确保其来源与取得时间可识别；
（2）记录填写要做到详细、准确、及时、字迹清晰、内容完整，易于识别和检索；
（3）记录可以采用文字（表格）、照片、电子媒体等；
（4）记录的形成、保管、使用、废弃应按企业的记录管理规定要求进行；
（5）对于外来文件与记录文件，企业要采取措施保证其完整性，并明确保管方式和保管期限。
形成的相关文件：
记录管理办法、记录清单台帐等原始记录。
5管理职责
5.1管理承诺
最高管理者是企业知识产权管理的第一责任人，其职责主要有：
（1）制定知识产权方针、目标，确保为实施知识产权管理提供适宜的组织机构，并配备必要的资源；
（2）建立和健全各级知识产权管理责任，落实职能，就知识产权管理的有关事宜予以授权，确保体系运行的有效沟通；
（3）贯彻国家有关知识产权管理工作的方针、政策、法令、法规，制定公司知识产权管理方针和目标，并使之在全体员工中理解贯彻。
（4）组织管理评审。
形成的相关文件：
管理评审控制程序等原始记录
5.2知识产权方针
（1）公司知识产权方针
以科技创新促进企业升级发展，以知识产权保护行业先进优势
（2）方针符合相关法律和政策的要求，与企业的经营方针项适应，为知识产权目标的制定提供总体框架。
（3）知识产权机构通过培训、教育、宣传等方式，向全体员工宣贯知识产权方针。
（4）方针由最高管理者批准，发布实施（详见0.4）。
（5）公司根据内外部环境的变化，组织对知识产权方针的适宜性进行评审，必要时进行修改。
（6）形成文件，付诸实施，并予以保持。
5.3策划
5.3.1知识产权管理体系策划
（1）企业对所涉及的知识产权种类及其作用，如专利权、商标权、著作权（含计算机软件著作权）、商业秘密、集成电路布图设计、植物新品种权、地理标志及商号权等；
（2）企业应按标准的要求建立知识产权管理机构和相应的管理程序，规范工作职责，使之形成文件加以实施和保持，并持续改进；
（3）知识产权管理机构牵头，依据知识产权方针将知识产权目标分解为可以落实的具体目标，由相关部门负责实施。
实施过程中形成的文件应落款可追溯，以实现对企业生产经营活动中各环节知识产权创造、运用、保护和管理的有效运行和控制；
（4）定期开展检查、分析、评价，确保持续改进，对已出现和潜在的不符合知识产权管理要求的问题，采取纠正和预防措施，对体系进行及时调整、修订和完善，促进知识产权目标的实现。
相关文件与记录：
知识产权管理规定、知识产权管理台帐（包括专利、商标、著作权等）、改进措施等。
5.3.2知识产权目标
最高管理者应根据公司的实际情况，确定知识产权目标。
（1）由最高管理者组织制定公司的知识产权管理目标，知识产权管理部门负责在公司的相关职能部门和各作业层次上建立知识产权目标；
（2）知识产权目标应与知识产权方针保持一致，内容应包括对持续改进的承诺；
（3）知识产权目标应分解到各职能部门，部门指标应力求量化且可以测量；
（4）对知识产权目标应实施动态管理，各职能部门定期对本部门目标实施情况进行检查、考核评价，并报知识产权管理部门。
形成的相关文件：
年度知识产权目标分解及考核记录。
5.3.3法律和其他要求
由最高管理者批准建立、实施并保持形成《法律法规与其他要求控制程序》文件。
（1）法律、法规及其他要求包括下列内容：
1）国家颁布的有关的知识产权法律法规（如专利法、商标法等）；
2）涉及知识产权的相关法规（如计算机软件保护条例）；
3）我国签订的国际条约（如专利合作条约）；
4）各级地方人大、政府颁布的有关知识产权的法规政策；
5）其他相关方所提出的要求。
（2）建立信息获取渠道
通过订阅杂志报刊，关注政府（国家、省、市各级）、部门（如知识产权局）、行业（如本行业）等相关网站，及时有效的获得法律、法规和其他要求；
（3）对收集到的法律、法规及其他要求的相关内容应及时向相关部门及相关人员进行传达，识别适用于公司的法律、法规和其他要求；
（4）建立法律、法规及其他要求的台帐，对法律、法规及其他要求的变化、更新情况进行跟踪，获取最新信息，并及时向相关部门及相关人员进行传达。
形成的相关文件：
法律法规与其它要求控制程序、相关原始记录、法律法规及其他要求一览表。
5.4职责、权限和沟通
5.4.1管理者代表
最高管理者应在公司最高管理层中指定专人作为管理者代表，授予其权利负责以下知识产权工作：
（1）建立、实施并保持知识产权管理体系的运行；
（2）领导、审查、批准和监督知识产权管理机构的各项工作；
（3）向最高管理者报告知识产权管理绩效和改进需求；
（4）确保全体员工对知识产权方针和目标的认知；
（5）确保知识产权管理体系运行和改进需要的各项资源的落实；
（6）协调公司内外有关的知识产权工作；
（7）确保知识产权外部沟通的有效性。
5.4.2机构
总经理
财务部
知识产权主管
副总经理
知识产权部
生产部
采购部
市场部
办公室
技术部
知识产权管理体系组织机构图
建立知识产权管理机构，配备专职或兼职工作人员，负责落实总体工作；其他职能部门负责落实与本部门相关的知识产权工作（各部门职责见附录2）。
5.4.3内部沟通
采取有效措施在公司内部建立知识产权沟通渠道，如定期会议、AM软件、公告等，在各相关职能部门设立知识产权联络员等确保对知识产权管理体系的有效性进行沟通和外部信息的交流。
5.5管理评审
5.5.1评审要求
管理评审由最高管理者定期组织实施，对知识产权管理体系的适宜性和有效性进行评审。
（1）应按策划的时间间隔（每年至少一次）进行知识产权管理体系的管理评审；
（2）评审目的是评审知识产权管理体系的适宜性和有效性；
（3）评审依据是知识产权管理方针和预期的目标，必要时，应考虑内外部环境的变化；
（4）评审结论应明确管理体系调整和方针、目标改进的需求，以及采取措施的可行性，以利于持续改进。
5.5.2评审输入
评审输入应包括：
（1）知识产权方针和目标；
（2）内部审核结果及前期审核结果；
（3）公司经营目标、策略及新产品、新业务的规划情况；
（4）公司知识产权基本情况及风险评估信息；
（5）技术、标准发展趋势；
（6）财务经费实施绩效；
（7）预防和纠正措施的实施情况，如对知识产权有重大影响的措施；
（8）以往管理评估的跟踪措施实施情况及有效性；
（9）可能影响管理体系正常运行各方面出现的变化，如体制、法律法规、政策的变化等。
5.5.3评审输出
评审输出应包括：
（1）提出知识产权方针和目标的改进措施；
（2）提出知识产权管理制度及管理程序的改进措施；
（3）确定人力资源、基础设施、财务资源及信息资源投入措施；
（4）保持评审的输入和输出记录；
（5）实施评审的决定和措施，在管理者代表的的主持下，制定责任部门，制订实施计划，明确完成时间。
计划报最高管理者批准后，下发实施，各相关职能部门对实施情况进行协调、监督和检查。
形成的相关文件：
管理评审控制程序、管理评审计划、管理评审报告、改进措施相关原始记录。
6资源管理
6.1人力资源
6.1.1知识产权工作人员
（1）对知识产权工作人员的任职条件应明确规定，应使其能力与岗位职责要求相适应。
对人员能力的判断应从其接受教育的程度，培训效果，技能水平，个人职务和岗位经历等综合考虑，选拔能胜任本职工作的人员从事管理和作业活动。
（2）知识产权工作人员主要指知识产权管理人员。
（3）公司应采取适当措施，确保从事知识产权管理的人员满足相应的条件：
1）规定相关人员对知识产权管理所应具备的能力；
2）提高教育、培训等条件满足能力要求；
3）评估所采取措施的有效性；
4）确保相关人员认知其工作与知识产权管理目标的关联性；
5）维持教育、培训及相关记录。
形成的相关文件：
管理职责等
6.1.2教育与培训
（1）识别和确定知识产权工作人员所必需的能力，制定培训计划并执行，使知识产权工作人员具备相应的知识、技能和经验。
（2）公司应组织全体员工按业务领域和岗位要求开展知识产权培训，如研发部门、人事部门、行政部门等部门的员工，使其了解其工作与实现知识产权目标的关系。
公司针对职能部门负责人、主要业务骨干的知识产权培训教育，合理设置培训教育的内容。
保持教育、培训的适当记录。
全体员工和新入职员工应当开展知识产权知识的宣传普及工作，以提高全体员工和新入职员工的知识产权意识。
（3）通过培训等方式确保中、高层管理人员具有一定的知识产权意识，保持教育、培训的适当记录。
（4）组织对研究开发等与知识产权关系密切的岗位人员进行知识产权培训并形成记录。
（5）知识产权培训内容主要包括：
1）知识产权基本概念及相关法律法规；
2）公司知识产权相关的规章制度；
3）岗位工作必要的知识产权实务知识与技巧。
（6）培训的方式包括专家知识产权报告会、知识产权培训班、重大知识产权事件或案例的对策讨论等。
形成的相关文件：
培训申请表、培训工作计划、培训实施情况记录
6.1.3人事合同
（1）公司新进员工时，公司应在劳动合同中约定知识产权权属，明确员工的知识产权保护责任、权利和义务。
对涉及或可能知悉公司商业秘密等知识产权信息的员工，应在合同中规定其负有的保密义务，明确其保密责任和义务。
（2）公司可与员工签订竞业禁止合同，并签订保密协议，以书面形式明确其承担的竞业禁止义务，以及员工对涉及的公司商业秘密的保密责任和期限。
但竞业禁止合同或条款的设立不得违反国家有关竞业禁止的规定，并给予员工相应的竞业限制补贴。
形成的相关文件：
保密协议、员工离职（退休）资料交割清单等相关记录
6.1.4入职
（1）公司要了解新进员工已有的知识产权权利义务，避免侵害他人知识产权，进行适当的知识产权背景调查和沟通，以及入职知识产权培训。
（2）公司与员工的劳动、上岗合同中应明确员工的知识产权保护责任、权利和义务。
对涉及或可能知悉公司商业秘密等知识产权信息的员工，规定其负有的保密义务，明确其保密责任和义务。
（3）对于研究开发、产品线等与知识产权关系密切的岗位，也可与员工签订专门的知识产权声明文件，明确其保密责任和义务。
形成的相关文件：
入职员工知识产权背景调查表、知识产权声明等相关记录
6.1.5离职
（1）为防止公司员工流动后，造成或加剧同业竞争，员工离职或退休后，应进行离职、退休员工的知识产权恳谈，提醒相应的知识产权事项。
（2）对于涉及核心知识产权的员工离职或退休时，交回属于公司的全部资料、实验数据、仪器设备、样品，并签订保密协议，以书面形式明确知识产权权属、其竞业禁止义务及权利，以及员工对涉及的公司商业秘密的保密责任和期限。
形成的相关文件：
离职（退休）员工知识产权会议纪要
6.1.6激励
公司建立激励机制，制定知识产权奖励的制度，奖励形成奖励记录，归档备查。
文件中要明确：
（1）明确给员工知识产权的保护和运用给予相应的奖励或报酬。
物质奖励标准不低于国家相关法律规定的标准。
（2）奖罚分明，同时明确员工在造成知识产权损失时，应承担的责任。
形成的相关文件：
专利管理制度及奖励办法、知识产权奖励表、相关记录
6.2基础设施
根据需要配套相关资源，包括主要的配套资源为知识产权管理软件、数据库、计算机、网络设备、保密设备、办公场所地等。
形成的相关文件：
相关采购或实施记录
6.3财务资源
公司要为知识产权管理工作的有效开展提供相应的经费保障，设立知识产权经常性预算费用，主要包括用于知识产权申请、注册、登记、维持、检索、分析、评估、诉讼和培训等事项；用于知识产权管理机构日常运行；用于知识产权激励。
形成的相关文件：
知识产权费用预算表、知识产权费用支出表等相关记录
6.4信息资源
（1）公司知识产权信息包括内部信息和外部信息，其收集和维护管理应由知识产权管理部门归口管理。
（2）信息分类
1）内部信息包括：
专利、商标、版权、商业秘密、专有技术、许可证贸易等各类知识产权信息。
2）外部信息包括：
国家和各级政府有关知识产权的法律、法规和政策措施，国内外相关专利文献、商标注册等信息，相关专业期刊、图书、杂志等出版物记载的相关技术信息，竞争对手及其产品技术信息等。
（3）信息资源管理
编制形成《知识产权信息资源收集及发布控制程序》，以规定以下方面所需的控制：
1）根据公司的产品、行业等情况识别信息的需求。
2）识别并获得内部和外部的信息来源，建立信息收集渠道，及时获取所属领域、竞争对手的知识产权信息。
3）对信息进行分类筛选和分析加工，将信息转换为对公司有用的知识，并传达给相关人员。
4）利用数据、信息和知识来确定并实现公司的知识产权方针和目标。
5）确保适宜的安全性和保密性。
6）评估使用信息所获得的收益，以便对信息和知识的管理进行改进。
7）信息发布前必须进行审批。
8）建立知识产权信息数据库并进行有效维护和及时更新。
形成的相关文件：
知识产权信息资源收集及发布控制程序、专利台账、知识产权信息传递的记录
7基础管理
7.1获取
编制形成《知识产权获取、申请控制程序》，以规定以下方面所需的控制：
（1）公司根据知识产权目标，制定知识产权创造和取得的年度工作计划，明确所需要的知识产权的种类（如专利、商标、著作权等）及创造和取得的方式和途径。
（2）在获取知识产权前进行必要的检索和分析，确保知识产权的合法性和有效性。
（3）及时办理相应的知识产权取得手续，确保知识产权的合法性和有效性。
保持知识产权获取记录，使知识产权创造过程具有可追溯性。
（4）按照公司相关知识产权制度，公司员工完成工作过程中的职务发明创造，享有署名权。
形成的相关文件：
知识产权获取、申
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