工程建设监理资料整编办法.docx

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工程建设监理资料整编办法

工程建设监理资料

整编管理办法及使用说明

陕西中建西北工程监理有限责任公司

2010年元月

目录

一、工程监理文档资料管理要求：

二、工程项目监理文档资料主要内容：

三、监理文档资料归档内容：

四、归档监理文件要求：

1、书写、厚度要求；

2、纸型、份数要求；

3、装订要求；

4、竣工章签盖要求；

5、单位工程存档要求；

6、移交要求；

7、保管要求；

五、监理文档资料的基本内容和编号：

六、归档监理文件范围和保管期限：

七、工程监理用表及其使用说明：

八、施工阶段监理工作基本表式：

九、竣工初验管理程序

十、竣工结算对资料方面要求。

一、工程管理文档资料管理要求：

工程管理文档资料的管理，是项目监理部信息管理的一项重要工作。

它是监理工程师实施工程建设监理、进行目标控制的基础性工作。

是项目监理部在实施过程中直接形成的，具有保存价值的原始记录。

为加强项目监理资料的统一管理，提高监理管理水平，工程项目监理部档案资料由总监理工程师负责，落实专人具体实施；公司建立档案室，负责全公司的文件档案资料管理工作，项目监理过程中与建设各方相互往来的一切书面资料（包括信件、电报、传真等）都是具有法律效力的文件资料，应妥善保管。

监理资料应随施工进度及时整理、所需表式认真填写，做到字迹清楚，项目齐全、准确、真实，且无未了事项。

各专业监理工程师应注重本专业监理资料的形成、收集与整理工作，并及时将有关资料报总监理工程师审批。

监理资料必须真实反映工程和工程监理工作的实际情况，按系统、专业归类整理；保证监理资料的完整、准确，资料成果应由总监理工程师签字。

监理资料编制的份数和保存的年限应符合监理合同及《建设工程文件归档整理规范》要求。

工程完工后，项目组应整理一套完整的监理资料交公司统一保管。

二、工程项目监理资料主要内容：

主要内容：

合同文件、勘察设计文件、监理工作指导文件、施工工作指导文件、资质资料、工程进度文件、工程质量文件、工程造价审批文件、会议纪要、监理报告、监理工作函件、工程验收文件、监理日志、监理工作总结、监理工作记录文件、工程管理往来函件、监理内部文件共十七大类。

三、监理文档资料归档主要内容：

监理规划、监理月报、监理会议纪要中有关质量问题、进度控制、质量控制、造价控制、分包资质、监理通知、合同与其它事项管理、监理工作总结、监理组织机构及负责人名单、验收文件、音像资料共十三部分。

四、归档监理文件要求：

1、书写、厚度、纸型要求：

真实完整、字迹清楚、签字齐全、严禁弄虚作假、擅自涂改原始记录，一律采用黑色钢笔或碳素笔填写，用纸一律采用A4纸。

具备竣工资料目录，卷内文件（含表格）按资料目录排列。

“以竣工文件在前，竣工图纸在后”为原则。

每卷厚度10MM~20MM之间，每卷有页号、目录、备考；

2、每个单位工程的监理档案资料应注明工程名称、合同编号、建设单位、总承包单位、建设工期、完成日期和监理工程师审核签字；

3、资料中各页摆放需注意，横向页面文头朝向装订方向，横向表格的表头朝向装订方向；

4、份数、归档期限要求：

归档监理资料一式三份，其中两份交建设单位，一份交本公司档案室；归档期限严格按资料整编规范执行；

5、竣工资料中所有项目均不允许出现空项，如不需要填写或无此项目，则需填写“无”。

需要签名的不允许打印，要求手工签名；

6、施工图在施工过程中未经过变动的，由施工单位在施工图上加盖竣工章，竣工图必须为蓝图，竣工章必须为红章。

加盖位置：

可盖在设计单位图标、空白处或蓝图背面；

7、在工程（合同）完成后一月内，由项目组资料人员分类整编，并填写监理文件资料移交归档记录、竣工工程回访记录、质保欺满回访业主记录、在建工程监理卡片及监理业务手册后，移交公司档案专职管理人员装订存档，填写移交清单。

8、一般工程监理档案资料在工程保修期满后应保存三年，重要的工程监理档案资料可延长至五年。

保存期间需查阅时，应办理借阅和归还手续；

9、对超过保存期的监理档案，应清点核对，登记造册，经总工程师批准后销毁。

五、监理文档资料的基本内容和编号：

1、合同文件：

（A类）

（1）委托监理合同（包括监理招标文件、中标通知书）（A1）

（2）建设工程施工合同（包括施工招投标文件、中标通知书）（A2）

（3）工程分包合同，各类建设单位与第三方签订的涉及

监理业务的合同（A3）

（4）有关合同变更的协议文件（A4）

（5）工程暂停及复工文件（A5）

（6）费用索赔处理的文件（A6）

（7）工程延期及工程延误处理文件（A7）

（8）合同争议协解的文件（A8）

（9）违约处理文件（A9）

2、勘察、设计文件（B类）

（1）可行性研究报告（B1）

（2）设计任务书、扩大初步设计（B2）

（3）工程测绘资料、地形图（B3）

（4）工程地质、水文地质勘查报告（B4）

（5）测量基础资料（B5）

（6）施工图及说明文件（B6）

（7）图纸会审有关记录（B7）

（8）设计交底有关记录及会议纪要（B8）

（9）工程变更文件（令）（B9）

（10）工程变更单（B10）

（11）技术核定单（B11）

3、监理工作指导文件（C类）

（1）工程项目监理大纲（C1）

（2）工程项目监理规划（C2）

（3）监理实施细则（C3）

（4）工程监理机构编制的工程进度控制计划、质量控制计划、造价控制计划等其它有关资料（C4）

4、施工工作指导文件（D类）

（1）施工组织设计（总体或分阶段）（D1）

（2）分部工程施工方案（D2）

（3）季节性施工方案（D3）

（4）其它专项（分项工程）施工方案（D4）

5、资质资料（E类）

（1）总包单位资质资料及人员上岗证（E1）

（2）分包单位资质资料及人员上岗证（E2）

（3）材料、构配件、设备供应单位资质资料（E3）

（4）工程试验室（包括有见证取样送检试验室）资质资料（E4）

6、工程进度文件（F类）

（1）工程开工报审文件（F1）

（2）工程进度计划报审文件（F2）

（3）工程竣工报审文件（F3）

（4）其它有关工程进度控制的文件（F4）

7、工程质量文件（G类）

（1）建筑材料、构配件、设备报审文件（G1）

水泥—S钢材—G

地材—D防水材料—F

装饰装修—X电气材料—H

水暖器材与卫生洁具—N设备—B

通风空调与燃气—K

（2）施工测量放线报审文件（G2）

（3）施工试验报审文件（G3）

（4）检验批质量报审文件（G4）

钢筋工程—G模板工程—M混凝土工程—N土方工程—T

砌筑工程—Q防水工程—F预埋工程—Y建筑电气—D

电梯工程—S门窗工程—C通风空调—K装饰工程—Z

楼面地面—L暖卫燃气—R给水排水—P

（5）分项工程质量报审文件（G5）

（6）分部/单位工程质量报审文件（G6）

（7）工程质量问题处理记录及质量事故处理报告（G7）

（8）其它有关工程质量控制的文件（G8）

（9）隐蔽工程报审文件（G9）

（10）砼浇筑报审（G10）

8、工程造价审批文件（H类）

（1）工程施工概（预）算报验资料（H1）

（2）工程量申报及审批资料（H2）

（3）工程预付款报批文件（H3）

（4）工程款报批文件（H4）

（5）工程变更费用报批文件（H5）

（6）工程竣工结算报批文件（H6）

（7）其它有关工程造价控制的资料（H7）

（8）现场签证（H8）

（9）认质、认价清单（H9）

（10）合同外价款报审（H10）

9、会议纪要（I类）

（1）第一次工地会议纪要及监理交底会议纪要（I1）

（2）监理例会会议纪要（I2）

（3）工地专题会议纪要（I3）

（4）其它会议纪要文件（I4）

10、监理报告（J类）

（1）监理月报（J1）

（2）监理年报（J2）

（3）专题报告（J3）

11、监理工作函件（K类）

（1）监理工程师通知单、监理工程师通知回复单（K1）

（2）监理工作联系单（K2）

（3）备忘录（K3）

（4）安全隐患通知单（K4）

12、工程验收文件（L类）

（1）工程基础、主体结构等中间验收文件（L1）

（2）设备安装专项验收记录（L2）

（3）工程竣工预验收报验表（L3）

（4）人防工程验收记录（L4）

（5）消防工程验收记录（L5）

（6）其它有关工程验收记录（L6）

（7）地基基础阶段性验收报告（L7）

（8）主体阶段性验收报告（L8）

（9）单位工程验收记录（L9）

（10）工程质量评估报告（L10）

（11）工程竣工验收备案表及竣工移交证书（L11）

13、监理日记（M类）

（1）项目监理日志（M1）

（2）监理人员监理日记（M2）

14、监理工作总结（N类）

（1）阶段工作小结（N1）

（2）监理工作总结（N2）

15、监理工作记录文件（O类）

（1）验收记录（O1）

（2）旁站检查记录（O2）

（3）试验记录（O3）

（4）实测项目检查记录（O4）

（5）砼、砂浆试块成型记录（O5）

（6）工程照片及声像资料（O6）

（7）工程月付款台账（O7）

（8）合同外价款台账（O8）

16、工程管理往来函件（P类）

（1）建设单位函件（P1）

（2）施工单位函件（P2）

（3）设计单位函件（P3）

（4）政府部门函件（P4）

（5）其它部门函件（P5）

17、监理内部文件（Q类）

（1）技术性文件（Q1）

（2）法规性文件（Q2）

（3）管理性文件（Q3）

▲文件和档案资料按类保存，A~Q为“文件类号”；1、2、3……为“文件分类号”。

如委托监理合同（A1）中“A”为类号，“1”为分类号。

分类号后面可增加尾号，如G4-05（G）指第5份钢筋验收批报验单。

▲监理信息管理按照本部分内容定出框架，同时应考虑所监理工程项目的施工顺序，施工承包体系，单位工程的划分进行再分类编排，以保证检索和归档工作的顺利进行。

▲如资料缺项时，类号、分类号依然不变。

六、归档监理文件内容和保管期限：

七、施工阶段监理工作基本表式：

A类表：

（承包单位用表）

A1工程开工/复工报审表

A2施工组织设计（方案/变更）报审表

A3分包单位资格报审表

A4报验申请表

A5工程款支付申请表

A6监理工程师通知回复单

A7工程临时延期申请表

A8工程材料/构配件/设备报审表

A9工程竣工报验单

A10施工进度计划报审

A11施工测量放线报审表

A12质量事故（缺陷）处理方案报审表

A13混凝土浇注报审表

A14费用索赔申请表

A15----------月形象进度报审

A16合同外价款报审

A17工程材料认质认价

A18现场签证单

B类表：

（监理单位用表）

B1监理工程师通知单（包括质量、安全隐患通知单，下发后要求施工单位限期整改，整改完成后上报监理工程师回复单）

B2工程暂停令

B3工程款支付证书（后附A5--工程款支付申请表）

B4工程临时延期审批表

B5工程最终延期审批表

B6费用索赔审批表

B7工程变更令

B8混凝土（砂浆）试块成型记录

B9实测项目检查记录表

B10安全隐患通知单

B11旁站监理记录

B12月付款支