印鉴使用管理办法.doc

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有限公司

机密等级：

普件

印鉴使用管理办法

文件编号：

管理单位：

行政处

页次：

4/4

修订单位：

行政处

制定日期：

2011

文件变更履历

版本

修订日期

变更项次

变更内容简述

拟制

审核

核准

0A

2011-8-25

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出版发行

接续页£是R否

1目的

为使公司印鉴之使用、管理获得适当之控管及授权，避免衍生权责归属及造成公司损失等问题，特制订本管理办法

2范围

2.1本法所称之印鉴，泛指公司对外及内部流通之各类印章，包括

（1）向政府机构或指定机关核备之登记章；

（2）指定用途之专用章

2.2上述印鉴之申请、监印、登记、使用、管理等均适用本办法之规定办理

3定义

3.1公司印鉴章：

向主管机关登记之公章、法人章。

3.2专用章：

各项业务承办单位处理专项事务之印鉴。

例如：

银行（支票）、人事、进口/出口、DCC发行及作废、…等专用章。

4权责

4.1行政处：

本办法之管理单位：

5作业流程及要求：

5.1印鉴之申请：

5.1.1印鉴制发：

因业务需要而需刻印时，由申请人填具「刻印申请单」，写明刻印之原因、用途及规格，经权责主管核准后，送管理部凭以刻制印鉴。

5.1.2印鉴换发

5.1.2.1印鉴磨损需换发时，由印鉴监印人员填制「刻印申请单」，在用途栏内标识焕发印鉴、注明制发日期，经权责主管核准后，送管理部凭以刻制新印鉴。

5.1.2.2原有旧废印鉴应于换发印鉴收到后，由管理部收回予以保存或注销。

5.1.2.3印鉴换发如涉及主管机关需报备变更者，由印章保管权责单位负责变更

5.1.3印鉴补发

5.1.3.1印鉴遗失时，印鉴监印人员应填制「刻印申请单」，在用途栏内注明原印鉴制发日期、遗失经过，经权责主管核准后，送管理部凭以刻制新印鉴。

5.1.3.2补发印鉴之印文字体，应有异于原印鉴以利区别。

5.1.3.3遗失之印鉴再寻获时，应即送缴管理部截角注销之。

5.1.3.4补发印鉴如涉及主管机关需报备变更者，由印章保管权责单位负责变更。

5.1.4刻印

未经核准，本公司员工不得私自刻印，一经发现，不论是否为业务需要，均依本公司相关规定惩处。

若因此使本公司所蒙受之财务及名誉损失，概由该员工负完全责任。

5.2印鉴之监印

5.2.1公章和公司法人章由公司总经理为之。

5.2.2财务专用章印鉴由总经理指定的专职监印人员为之。

5.2.3合同专用章：

有行政处指定的专职监印人员为之

5.2.4其他专用章由单位主管指定的专职监印人员为之。

5.2.5监印人员不在时应委由职务代理人代为监印，并须向主管报备。

5.3印鉴之使用

5.3.1公章

5.3.1.1凡需盖用公司印鉴者，须由申请人填具「印鉴使用申请单」，经核准后，连同需盖印文件送监印人员凭以用印。

5.3.1.2送请用印完毕后，监印人员应将已核准之「印鉴使用申请单」连续编号以供备查。

5.3.2银行（支票）专用印鉴

5.3.2.1支票用印，监印人员依据经权责核准之「付款明细表」，凭以用印。

5.3.2.2结算收费凭证用印，监印人员依据经权责核准之「印鉴使用申请单」，凭以用印。

5.3.2.3银行取款用印，监印人员依据经权责核准之「请款单」，凭以用印。

5.3.2.4银行借款额度申请或增加、长短期借款偿还之核准用印，监印人员依据经权责核准之「借（还）款申请单」，凭以用印。

5.3.3其他专用章（公司人事、进口/出口、DCC发行…等章）

5.3.3.1专用章由单位主管指定专职监印人员。

5.3.3.2各部门专用章之监印人员得在经核准之用途范围内的文件中用印。

5.4印鉴之携出

5.4.1凡因经办业务需要须自公司携出公司印鉴者，应由经办人填具「印鉴使用申请单」，由权责主管核准后，监印人员始得借印。

5.4.2经办人应于「印鉴使用申请单」中注明借出日期及预计归还日期，并应于规定时间内送还。

5.4.3凡借出印鉴应于实际归还后，监印人员始可于「印鉴使用申请单」上注销结案；若迄归还日期尚未归还者监印人员应追踪处理。

5.5印鉴之管理

5.5.1印鉴之保管由监印人员负保管之责。

若有遗失或误用情事由监印人员及其单位主管负责。

印鉴遗失时除立即向上级报备外，必要时并应依法公告作废。

5.5.2行政单位应编列公司「印鉴清册一览表」，凡有新刻印章或相关事项变更均应列入登记，并不定时盘点所有印鉴。

5.5.3单位主管或监印人员调职或离职时，应确实将印鉴列入移交，并由管理单位办理监交，交接完成后，管理单位应即更新「印鉴清册一览表」。

6相关文件：

【票据领用管理办法】

7使用表单：

7.1「刻印申请单」

7.2「印鉴使用申请单」

7.3「印鉴清册一览表」

8核准：

8.1本办法经公司总经理核准后实施，其修订、废止时亦同。