会展招商方案策划.docx
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会展招商方案策划
展会招商方案策划
招商招展和是相互作用的，一定数量和质量的有效观众是“品牌展”的重要标志之一。
展会招商就是邀请观众来参观会展览，分为专业观众和普通观众。
专业观众是指从事会展上所展示的某类展品或服务的设计、开发、生产、销售或服务的专业人士以及用户。
普通观众是指除专业观众之外的其他观众。
高档次会展谢绝或限制普通观众，如广交会和广州国际汽车展。
展会要努力使有效观众在到会观众的总量中保持一定的比例，一般不能低于30%。
有效观众是指到展会参观的专业观众以及参展商所期望的其他观众，这是具有一定质量的观众，对展会来说不可或缺。
无效观众能够增加展会人气，活跃展会气氛，扩大参展商的广告效应和知名度。
招商的目的是吸引参展商需要的贸易观众前来参观并进行贸易洽谈。
它是展览会的生命线。
招商有很大的随机性和不可控性，多数情况下双方“门当户对”的概率并不很高，但事先明确自己的目标招商群：
招商对象、重点区域、资质要求、审核细则、帮控措施等相关条款，并能通过有效途径加以传播，招商工作就能更加清晰明确、有的放矢，减少不必要的周折和投入。
因此，在制定招商策略和方案时，要清醒地了解自己的资源、优势和能够给予应招者的条件，并与应招者共同探讨总体的市场策略，告知真实的市场支持，才能让双方长期合作。
举办招商会，建议通过正规的招商引资机构进行策划和组织，这样能保证受众的确定性而不会盲目。
在举办招商会以前要做一系列的宣传和策划工作，建议有专家参与。
一、展会招商方案的基本内容
1、制定招商方案的依据
2、展会招商分工
3、展会通讯及观众邀请函的编印和发送计划
4、招商渠道和措施
5、招商宣传推广计划
6、招商预算
7、招商进度安排
二、展会招商方案的具体运作
一、制定招商方案的依据
展会展品的主要消费市场的地域分布状况和需求情况；
展览题材所在行业及其相关产业在全国的分布状况；
相关产业在各地区的发展现状；
各有关产业的企业结构及分布情况。
二、招商分工
各办展机构合作的展会的招商分工：
共同遵守招商原则，做好各单位的招展地区或行业及重点目标观众的划分，对招商费用的预算和支付办法的规定，对重点目标观众的邀请和接待安排，有一个主要负责单位，考虑各单位的长处，
一家办展机构主办的展会的招商分工：
确定招商人员的名单；明确各招商人员负责的地区范围和重点目标市场；制定各招商人员的信息沟通和工作协调办法；对重点目标观众要制定统一的接待安排计划
三、招商渠道
1、专业媒体---投放广告
2、大众媒体---投放广告
3、行业协会或商会---利用其强大号召力
4、国内外同类展会---现场推广本展会或争取合作机会
5、参展企业---自己带客户
6、网络招商
7、寻求与其他展会主办机构的合作机会
8、利用UFI这样的国际组织
9、各种招商代理
10、外国驻华机构—向本国企业推荐
11、政府有关部门——行业影响力
12、通过策划展览期间的相关活动带动招商
四、招商宣传推广
展会宣传推广的特点
1、体性
展会宣传推广的任务主要有促进展会招展、促进展会招商、建立展会的良好形象和创造展会竞争优势、协助业务代表和代理们顺利展开工作、指导内部员工如何对待客户等五个。
2、阶段性
随着筹备工作的进展和展会的实际需要而分步骤和分阶段逐步实现。
3、计划性
在展会一开始筹备时就必须认真规划好展会的宣传推广工作，照顾到各方面的需要。
4、展会宣传推广本质上是一种对服务的宣传
展会宣传推广的手段
1、广告要求：
主题明确，标题吸引人，富有创意；
文稿简洁醒目，口号富有创意，正文具体真实；
配图引人注目，提示广告主题和内容。
2、新闻性文章和图片
在报纸杂志和其他大众媒体上刊登的各种对展会的新闻性报道
新闻发布会：
举行新闻发布会的内容一定要有新闻价值
人员推广
机构推广
事件（活动）推广
附：
展会宣传推广的常用媒介载体与合作方式
一、专业媒体
（一）媒介载体
塑料行业的专业媒体，如：
1、专业杂志，如《中国塑料》、《国际塑料商情》、《广东塑料》、《华南橡塑胶》等；
2、专业报纸，如《化工报-塑料专刊》、《齐鲁化工城塑料报》等；
3、专业网站，如上述专业杂志报纸的网络版和“中国塑料网”、“中华塑料网”、“慧聪网-塑料频道”以及塑料行业相关展会的网站如“塑博会”网站、“塑交会”网站等；
会展行业的专业媒体，如：
1、会展杂志，《中国会展》、《中国展会》等；
2、会展报纸，《会展快报》（中国会展杂志社所有）等；
3、会展网站，《中国展览总网》、《展览联盟》等。
贸易类专业网站，如：
阿里巴巴（alibaba）、百音商讯（buyingsources）、中阿商业贸易（aatworld）等。
有些可能会与塑料行业的专业网站重复，这里更突出的是一些综合性的贸易性质的网站。
（二）合作方式
1、以展位交换广告，同时尽可能多投软新闻；
2、以广告交换广告，同时尽可能多投软新闻；
3、付费购买广告，同时尽可能多投软新闻；
4、对于关系好的媒体，可以共享客户资源，共享数据库；
5、对于实力强的媒体，可以使其代理组织观众，甚至是组织参展商。
注：
对于合作的媒体，应列出合作内容清单，比如《软新闻投放媒体一览表》及《软新闻一览表》，便于对工作过程进行监控。
二、大众媒体/主流媒体
（一）媒介载体
1、电视，如央视二套、四套，浙江电视台和台州电视台等；
2、广播，如“浙江交通之声”等；
3、主流报纸，人民日报，浙江日报，台州商报等；
4、网站，慧聪网、新浪、网易、搜狐等；
5、全国企业黄页等。
（二）合作方式
1、电视、广播以硬广告为主，软新闻为辅；
2、报纸、网站以软新闻为主，硬广告为辅；
3、全国企业黄页只能是硬广告和企业信息刊登；
4、尽量制造展会亮点，争取引起这类媒体的主动关注，从而制造软新闻，软新闻能更好地提高展会的美誉度。
比如，组织这类媒体的记者进行产业新闻报道，行业人物专访，或召开行业高峰论坛，邀请业内专家、学者、行业领袖就行业发展趋势、近期热点话题、最新科研成果等进行研讨，以新闻发布会的形式将这类信息传递给记者和媒体的信息采编人员，由他们挖掘题材，从侧面宣传展览会。
三、展会材料与户外广告
（一）媒介载体
这类媒介载体由展览会组织者自行制作。
包括：
1、展会材料
（１）招商资料，如邀请函（预告性的简单邀请函和内容完整的正式邀请函）、传真件、调查问卷、征询表、信封、招商人员名片、门票；
（２）会务资料，会刊、参展指南、观展指南、采访指南、资料袋等；
（3）《会展快报》、《展会成果通报》之类的宣传材料等；
（4）展览会网站。
2、户外广告
可以利用人流量较大的公共场所，如：
机场、车站、码头、商业街道和广场、专业市场、市内主要街道与展馆周围等地点，以户外广告的形式，进行广泛宣传。
具体形式有：
路牌、墙体、灯箱、易拉宝、海报、彩虹门、升空气球、气模柱、大型布幔、条幅、彩旗、吉祥物、灯杆POP、电子显示屏等。
（二）合作方式
展会材料与户外广告由展览会组织者自行制作，它们可以作为展览会组织者与其他媒体合作的交换资源。
尤其是会刊广告、户外广告（展场广告、市区广告）、展览会网站、会展快报等，都可进一步开发其广告资源，以增加与其他媒体交换的机会。
四、主办、承办、协办和支持单位
（一）媒介载体
1、主办、承办、协办和支持单位的内部发文，以及对展会资料的派发；
2、主办、承办、协办和支持单位的内部通讯、杂志报纸、自办刊物；
3、主办、承办、协办和支持单位的网站
4、主办、承办、协办和支持单位的客户资源
（二）合作方式
展览会具体组织者通常会与主办、承办、协办和支持单位签订合作协议，并支付一定挂名费用，而作为主办、承办、协办和支持单位也有一定的义务来宣传推广展览会。
因此，可以加强与其相关部门的沟通协调，提出自己具体的宣传推广需求与合作方式，尽可能地使其履行义务。
五、其他组织
（一）媒介载体
1、中国驻国外的大使馆、外国驻中国各大城市的大使馆；
2、外经贸、贸促会、台办、侨办部门等；
3、国内外商业性协会、大型采购代理商、经销商、进出口公司、贸易公司、批发零售商等；
4、展览咨询机构；
5、其他跨地区的组展机构（营销代理）；
6、同类大型展览会；
7、参展商。
（二）合作方式
1、对于1、2类的组织，可由政府出面进行协调，争取获得他们的支持；
2、对于贸易性组织或商人，可在贸易类媒体加强宣传攻势，吸引他们的注意力；
3、对于展览咨询机构、跨地区组展机构和同类大型展览会，则可以
（1）进行差异性资源整合，相互帮助组展或使其成为招展代理；
（2）交换网站链接、会刊广告、展会现场帮发资料，或在展会期间召开新闻发布会等；
4、对于参展商，可通过其发门票邀请客户等形式进行展览会宣传推广。
以上展览会信息的传播方式除投放硬广告、软新闻外，还可以通过一些活动进行传播，如举办新闻发布会、记者联络会/招待会、参展商/观众供需说明会、产业发展论坛、会展论坛等。
制定展会宣传推广计划的步骤
1、确定所希望达到的目标：
招展？
招商？
树立展会形象？
2、投入展会的宣传推广预算可以按照宣传渠道的不同来分别定制，一般来说，办展机构会将展会收入的10%--20%拿出来作为展会宣传推广的资金投入。
3、确定宣传推广各阶段的任务
4、确定传递的信息用什么来传递
5、要向外界传递怎样的信息：
办展理念
展会的优势和特点
6、用什么来传递
7、效果评估
8、测量展会宣传推广的质量和效果
新闻发布会计划
1、召开新闻发布会的时机
展会筹备之初的新闻发布会的内容？
展会招展工作基本结束时新闻发布会的内容？
展会开幕前新闻发布会的内容比较全面
展会闭幕式召开的新闻发布会
2、新闻发布会的筹备
确定新闻发布会的地点
确定出席发布会的媒体和人员
确定发布会的主持人
确定发布会要发布的内容
确定发布会的召开程序
3、会展新闻稿
提供受众感兴趣的内容；会展新闻稿可分综合新闻稿、专题新闻稿、新产品新闻稿、新展出新闻稿、活动新闻稿等。
4、会展新闻稿的写作结构
新闻稿由标题、导语、主体、背景和结尾五个部分组成：
标题
正题---高度概括新闻的内容，以实为主
引题---为正题交待背景、说明原因、烘托气氛
副题---标在正题后起补充作用，必须以实为主
会展新闻稿的写作结构
标题举例
中国国际石油石化技术装备展览会开展（单行正题）
大连国际渔业博览会力促渔业与商业对接（单行正题）
世界顶级奢侈品展6月登陆上海（正题）
只请豪富不请官（副题，补充内容）
薄纱下的春光（引题，虚）
-----墨西哥秋冬时装展（正题，实）
法兰克福上演阿里“功夫”（引题，虚）
----“中国供应商”会员第三次亮相（正题，实）
展商面面相觑（引题，实）
江苏汽车装备展上演“空城计”（正题，实）
会展新闻稿的写作结构：
倒金字塔结构
导语
主体
背景
结尾
新闻稿的写作要求
要素齐全：
5W
结构合理
新闻稿的基本表达方式是叙述
形式要精悍
练习：
请写一则新闻稿，内容自选。
五、招商预算
招商人员费用：
工资、差旅费、办公费等
招商宣传推广费用；
招商代理费用；
招商公关费用；
其他不可预见费用
六、招商进度计划
案例：
2006中国（无锡）国际半导体及平板显示博览会实施方案
附件七博览会筹备进度计划（7月4日）
本届博览会时间只有180天，正常工作日只有120天左右。
博览会进度计划是在时间上对博览会的招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进行的统筹安排。
博览会举办时间：
2006年9月18-19日
博览会工作进度计划：
一、2月
A、23日，无锡市经济贸易委员会受本博览会主办方无锡市政府委托，与承办方广州进鼎光电显示信息服务有限公司签订双方战略合作协议，博览会项目正式启动；
B、中华液晶网及相关媒体正式发布项目合作新闻；
C、SEMI相关媒体发布合作新闻；
D、22—28日，由无锡经济贸易委员会科技处与无锡市经济贸易委员会与广州进鼎光电显示信息服务有限公司商讨草拟博览会具体合作协议。
二、3月
A、3日，主办方、承办方双方具体合作协议正式签订；
B、3日，博览会组委会组织架构出台；
C、3日，博览会活动相关方案基本框架拟定；
D、8、9日，博览会组委会所有相关人员首次见面协调会，博览会项目的所有工作正式全面展开，组委会落实，组织，各部门的工作分工，及协同作业内容；
E、10日，博览会场地租赁合同签订；
F、10日，博览会办展资质申请确定；
G、16日，博览会宣传资料制作（彩页）、招展说明书；
H、17日，第一批媒体合作计划出台，国内外宣传推广工作启动；
I、20日，博览会招商招展局部范围内工作启动，拟定重点特装展企业名单；
J、21日，博览会网站建设启动；
K、24日，博览会相关活动（开幕式、“无锡液晶谷”正式揭牌仪式、海力士300毫米装机奠基仪式、夏普扩产仪式、海峡两岸半导体峰会、SEMI半导体圆桌会议、第三届中国（无锡）3F高峰论坛、高尔夫精英友谊赛、与会厂商参观无锡半导体及平板显示重点企业活动等）详细策划方案出台；（17号晚——展会开始的前一晚）重点企业高层与无锡政府主要领导进行座谈会、产业发展说明会、投资洽谈会、招商政策说明会的活动计划策划
L、31日，博览会组委会工作例会，月度小结。
三、4月
A、3日，招展招商第一阶段全面启动；
B、3日，参观人员登记；
C、6日，博览会网站上线；
D、7日，主场搭建服务商确定；
E、12日，第二批合作媒体计划出台；
F、14日，展商手册制定；
F、16日，博览会相关研讨会的初步安排；
G、20日，博览会境外重点宣传全面启动；
H、30日，博览会组委会工作例会，月度小结。
四、5月
A、10日，研讨会讲师邀请、演讲论文收集、听众邀请；
B、15日，博览会重点特装展企业邀请方案实施全面启动；
C、18日，博览会开幕式活动方案招标、承办单位落实；
D、19日，研讨会招商工作小结；
E、23日，博览会平面、网络等媒体的第一阶段宣传效果评估；
F、26日，博览会组委会例会，全面小结前三个月工作，检讨缺失，提出改进办法，确定下三个月工作重点。
五、6月
A、2日，重点进行网上观众登记（小礼品如U盘促销）；
B、6日，招展招商第一阶段总结，第二阶段工作启动；
C、8日，专业观众邀请；
D、15日，会场设计，摊位划分；
E、22日，博览会观众门票寄送；
F、27日，博览会同期相关活动如开幕式、无锡液晶谷揭牌仪式剪彩等活动方案日程规划，嘉宾请柬制作；
G、29日，博览会期间旅行社安排确定、酒店接待工作规划、交通图设计制作；
H、30日，博览会组委会工作例会。
六、7月
A、6日，第二阶段重点招展招商工作，确定特装展企业参展名单；
B、11日，博览会期间研讨会重点推广；
D、14日，博览会组委会半月小结会；
E、17日，博览会当地工业园区观众宣导全面启动；
F、18日，嘉宾邀请名单确定；
G、26日，会刊制作；
H、28日，博览会组委会例会工作。
七、8月
A、3日，现场工作规划（展场布置、场馆搭建、场外广告宣传等）；
B、3日，观众宣传；
C、10日，博览会VIP名单确定；
D、15日，博览会组委会半月小结；
E、16日，博览会招商招展工作结束；
F、18日，博览会相关研讨会论文制作、会刊印刷；
G、25日，博览会各种活动方案落实；
H、30日，博览会VIP名单确定；
I、31日，博览会组委会例会。
八、9月
A、1日，博览会企业参展资料寄送；
B、6日，博览会项目展前工作总结；
B、8日，博览会承办方与协办方现场工作团队正式进驻无锡；
C、11日，开展前第一次协商会议；
E、12日，博览会服务商会议；
F、13日，开展前第二次会议；
G、14日，展馆户外布置，安保工作第一次检查；
H、15日，开展前第三次会议；
I、16日，配合参展企业布展；
J、17日，组委会展前最后一次总协调会；
K、17日，现场第二次安保检查；
L、18--20日，博览会开幕，无锡液晶谷揭牌仪式，夏普、海力士公关活动、研讨会、峰会、酒会、投资洽谈会、高尔夫球赛、重点企业高层与无锡政府主要领导进行座谈会、产业发展说明会，招商政策说明会等；
M、20日，撤展；
N、28日，博览会全面评估和总结。
案例：
第九届哈尔滨国际汽车工业展览会总冠名招商方案
由中国汽车工业协会、中国汽车工程学会、黑龙江省经济委员会、哈尔滨市人民政府、哈尔滨长城国际展览有限公司等单位共同主办哈尔滨国际汽车工业展览会（简称“哈尔滨国际车展” ）是国内著名的五大车展之一。
是海内外汽车巨子、行业协会、重要厂商信赖支持、全力参与的汽车工业盛会；是东北地区专业观众、普通观众热切期盼，重量级新闻媒体全方位报导的汽车工业盛会；哈尔滨国际车展在国内享有极高的美 誉度和知名度。
2006第九届哈尔滨国际车展将于7月13日-23日在哈尔滨国际会展中心举行。
本届车展作为本年度东北地区规模最大、级别最高、最具权威性和专业性的展会,将倍受社会各界的瞩目.届时丰富多彩的文化娱乐活动，国内外知名的汽车厂商、零部件企业和汽车后产品厂家的专业展示，各款最新车型的集中亮相，中外各新闻单位近千名记者的关注，近30万参观人次的热情，使得一个行业性展示活动演绎成为一个社会效益与经济效益的“双丰收”的综合性的社会活动。
目前，展会的一切工作进展顺利。
“汽车模特大赛”、“名车佳丽摄影大赛”等十几项活动也在紧张的筹备当中，宣传工作已全面启动。
面对竞争日益激烈的市场环境，如何宣传企业、推广产品、吸引消费者、保住及扩大市场份额，成为企业最为关注的问题。
作为黑龙江省及哈尔滨市唯一能把国内外不同时期、不同品牌、不同类型、不同档次的汽车及其相关产品汇集在一起同时又与地方区域文化相融合的大型汽车专业展会哈尔滨国际车展这一品牌资源对公众具有强有力的吸附力,使展会具有重要的商业传播价值。
企业的发展离不开社会的发展，近年来随着被称为“第五媒介”的展会、活动越来越受到人们的关注，参与赞助展会、活动已经成为“活广告”，为企业树立一个负责、积极的社会公民形象，提升企业品牌形象和品牌价值的主要途径。
作为每年一度的东北地区汽车盛典，哈尔滨国际车展可以帮助企业在短时间将曝光度提高到最大化，并在社会中形成良好的形象和社会的认同感；车展组委会愿意携手各大企事业单位，通过借助哈尔滨国际车展这个品牌平台,以它的公众效应和高端影响力，来提升企业的知名度和美誉度，提高企业品牌宣传效率。
特出台此方案
一、概 述
（一）哈尔滨国际汽车工业展览会介绍
一年一届的哈尔滨国际车展是极具有区域特色的东北地区汽车行业重量级展会。
展会历经八届，规模档次不断提升，展出面积逐年扩大，得到了整车厂商、零部件企业和汽车后产品厂家的热情加盟和积极参与。
它推动了东北地区特别是黑龙江地区汽车工业的发展，刺激了汽车消费市场，加强了国内外厂商对黑龙江地区的了解和与消费者之间的沟通，是全国的著名会展品牌。
正如哈尔滨市长石忠信在第六届哈尔滨车展开幕式中宣布：
“‘哈尔滨国际汽车工业展览会’已成为哈尔滨市的一个节日”。
第八届哈尔滨国际车展是东北地区2005年汽车行业的一次盛大聚会。
它汇集了全球12个国家和地区的600多家汽车厂商、零部件企业和汽车后产品厂家，展出面积5.5万平方米，展出车辆503台，参观的中外宾
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