质量管理体系档案室文件.docx

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质量管理体系档案室文件

分发号持之者编号

质量记录的控制程序

（版）

批准：

日期：

审核：

日期：

编制：

宋道贵日期：

2001.8.25

2001——发布2001——实施

安徽省水利建筑安装总公司

版/修：

安徽省水利建筑安装总公司共1页

质量体系程序文件

编号：

质量记录的控制程序第1页

文件更改记录表

序号

页码

章节

更改内容

更改人

日期

更改通知单号

备注

目录

1目的

2适用范围

3相关文件

4职责

5工作程序

5.1质量记录分类

5.2质量记录形式与媒体类型

5.3质量记录标识、表格印制与发放

5.4质量记录的填写

5.5质量记录积累

5.6质量记录整理

5.7质量记录归档与移交

5.8质量记录贮存与保护

5.9质量记录的保管期限与销毁

5.10质量记录的借阅

5.11质量记录检查、指导

6记录表格

质量记录的控制程序

1目的

为编制形成文件的程序，以规定记录的标识、贮存、保护、检查、保存期限和处置需要的控制。

建立并保持记录，以提供符合工程质量要求和质量体系有效运行的客观证据，并实现质量活动的可追溯性。

2适用范围

本程序适用于与总公司质量体系运行和与产品质量有关的记录控制。

3术语

本程序采用GB/T19000-2000《质量管理体系基础和术语》和本公司《质量手册》中的术语及其定义。

4职责

4.1总公司综合档案室负责本程序的制定、更改、换版，并与质量科共同负责对实施情况进行监督、检查和指导。

4.2各相关职能部门负责收集和保管与本部门有关的质量记录。

4.3项目部负责与工程施工有关的质量体系运行记录及工程质量记录的收集积累和整理，并指定一名技术员担任兼职资料员，统一保管记录，以便利用和查阅，资料员应对质量的完整性、系统性和准确性负责。

并负责监督、收集工程供方的质量记录。

工程竣工后由项目部技术负责人组织有关人员对质量记录进行汇总整理，并经质量科审查合格后，再移交至综合档案室归档。

4.5总公司综合档案室负责移交后的质量记录的保管、利用工作，并按《文件控制程序》和档案管理的有关规定执行。

5工作程序

5.1质量记录分类

5.1.1质量体系运行记录，可根据各程序文件的要求，确定记录条款。

5.1.2工程质量记录

1）质量管理资料；

2）质量保证资料；

3）质量验评资料；

4）施工原始记录。

5.2质量记录形成与媒体类型包括：

文字纸张、图纸、图表计算材料、磁盘、电子媒体或光盘、录像带、图片、样件等。

 5.3质量记录标识、表格印制与发放

5.3.1程序文件所附表格标识（见各程序文件）。

编制表格时按如下规定进行。

ASA/B.**.&&.##-2001

##表格顺序号

&&程序文件顺序号

**职能部门代号

2001编制年代号

5.3.2工程质量检验评定表，采用国家部委颁布的规范、标准代号加章节号或规定的标识进行标识。

5.3.3工程施工技术资料采用相应的部委、省、市有关部门规定的记录表格标识或《工程技术表格汇编》中标识进行。

5.3.4质量记录表格由相关主管各部门资料员负责印制、保管、登记和发放以及记录的收回。

5.4质量记录填写

5.4.1质量体系运行记录，由质量体系运行部门及项目部填写。

工程质量记录由承担施工任务的项目部有关技术人员填写。

5.4.2质量记录填写要求字迹清楚，字体端正，不得涂改、伪造，并要保持整齐、清洁，签字手续完备，图片、照片等特殊载体记录，附以有关情况说明。

凡应归档的质量记录应用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得用圆珠笔、铅笔、复写纸、红墨水等易褪色的笔书写。

（包括修改、补充、注释或签字等）

5.4.3质量记录内容按各程序文件和相应的规范、规定要求填写。

工程质量记录应与工程施工进度同步。

5.5质量记录的积累

相关部门及项目部应对质量记录进行收集与积累，以避免记录材料散失、损坏，以维护它的齐全、完整与安全，便以使用和借阅。

质量体系运行记录由质量体系运行部门及项目部的专（兼）职资料员进行管理。

对质量体系运行活动中形成的依据性、原始性、中间性和成果性记录材料，实行统一保管和利用。

工程质量记录由承担施工任务的项目部指定专人兼管，以便查找和利用；负责质量记录填写、积累的人，工作调动前必须交清有关记录材料；各部门及项目部必须明确一位负责人分管质量记录工作，并配备必要的材料柜，材料袋（盒）等装具，便以记录的平时保管与利用。

5.6质量记录的整理

5.6.1质量记录材料的组卷

5.6.1.1各相关部门及项目部的技术人员、管理人员和专（兼）职资料员，应根据本程序规定的分类原则和本程序引用的相关文件规定的要求与方法，将已办理结束（或告一段落），且具有保存价值的质量记录材料组成案卷，使得有相互联系的若干记录材料组合为档案保管单位（即组合成卷、册、袋、盒）。

5.6.1.2工程质量记录应以单位工程为单位，由负责该工程施工的质检员、施工员、试验员和资料员收集和组卷。

5.6.1.3各相关职能部门、项目部在组卷时，应编制本部门所涉及的《质量记录清单》。

5.6.2案卷编目

案卷编目应根据GB/T11822-89《科技档案案卷构成的一般要求》及相关文件规定的要求进行编目。

5.6.2.1卷内的记录材料排列与编号

卷内的记录材料应遵循一定的规律系统排列，一般按时间的顺序、问题重要程度、记录名称等情况进行案卷排列。

排列后对记录材料逐页编流水号。

照片、图纸页号编在背面。

若图纸已有编号，不必重新编号；当没有统一编号或原编号不连贯或出现差错时，需重新编号。

5.6.2.2卷内目录和备考表的填写

每一案卷应有文件目录和备考表，应按表格规定的内容认真填写。

文件目录置于卷首，备考表置于卷尾。

5.6.2.3每一卷应有封面，并按封面规定的内容填写好封面。

案卷编目结束后，应去掉记录材料上金属物（如大头针、回形针），纸型大小不同时，要进行裱托或折叠整齐、压平。

破碎的纸张要裱糊。

装订要整齐，一般采取三孔一线装订法，装订位置在左侧中部距口边10毫米处，装订线长度为160毫米。

装订线一律采用线绳。

5.6.2.4当质量记录种类不多时，可以自成一卷，大中型工程质量记录按单位工程及记录分类原则分别组卷，经核实无误后装订成册。

5.6.2.5当顾客对工程质量记录整理有特殊要求时，按顾客要求办理。

5.6.3质量记录检查

质量记录检查应纳入工程质量检查的内容，检查工程进度与工程质量时，同时要检查工程质量记录的积累和整理情况，单元与分部分项工程质量等级评定和验收时，应相应检查应归档的质量记录完整程度和整理质量。

5.7质量记录归档与移交

5.7.1质量体系运行记录归档与移交

5.7.1.1相关职能部门每年年终应对质量体系运行记录进行整理、装订成册，做好归档工作，并于次年第二季度交质量科审阅后，填写《文件和材料移交表》向综合档案室移交。

5.7.1.2项目部的质量体系运行记录在工程竣工时整理移交，移交前须经质量科审阅，并填写《文件和材料移交表》。

5.7.2工程质量记录归档与移交

5.7.2.1承担工程施工任务的项目部，在工程竣工后，将工程质量记录整理汇总，经总公司质量科审查合格后移交综合档案室存档。

移交时应做到编目、整理及时，内容完整、准确，项目齐全，有关方面技术员认证、签字手续完备，确保归档材料完整性、准确性和系统性。

5.7.2.2工程质量记录移交时应填写《工程竣工资料移交清单》，履行交接签字手续。

5.7.3综合档案室在接收归档材料时，按《工程竣工资料移交清单》和《文件和材料移交表》填写的条款，逐项清点，并按档案管理工作业务建设规范和标准，检查归档材料的整理质量。

如不符合规定的要求，档案室有权退回归档材料，并限期重新整理及移交。

5.8质量记录贮存与保护

对应归档且具有保存价值的质量记录，不论保管期限长短，都应入库贮存，贮存的条件要安全适宜，且符合档案保护的八防原则（即防火、防盗、防光、防尘、防潮、防虫蛀鼠咬、防高温、防污染）要求，以防入库材料损坏、变质和丢失，确保档案的安全。

5.9质量记录的保管期限与销毁

5.9.1质量体系运行记录的保管期为5年。

5.9.2工程质量记录的保管期分为短期、长期和永久三种，短期保管年限为15-25年，长期为25-50年，永久为50年以上且不低于产品的使用年限。

应归档记录的归档范围及其保管期限，按国家及上级主管部门有关科技档案管理法律、法规规定的要求执行。

5.9.3超过保管期限或失去保管价值的质量记录，由综合档案室提出申请，总公司组织有关部门参加的质量记录保管期限鉴定小组，进行鉴定。

应销毁的记录材料经鉴定后填写《企业档案（质量记录）销毁申请、验证表》，经总公司分管领导审批后，送往有保密证件的造纸厂进行统一销毁。

销毁时，由质量科、档案室、监察部门派人监督，销毁后要在《企业档案（质量记录）申请、验证表》封面上签字后，留档案室存档。

5.10质量记录借阅（包括记录移交前后借阅）

5.10.1借阅质量记录应按《档案借阅制度》规定，办理借阅手续，并填写《档案（质量记录）借阅登记表》。

5.10.2借阅人应爱护质量记录材料，不得在材料上写字、涂改或标记，不得损坏、抽撤和丢失，妥善保管，按期归还。

重要材料借阅或基层单位借阅，要以身份证等证件抵押，外单位借阅须经总公司主要领导批准后方可借阅，并收取档案咨询费。

保密材料，不得外借，只许当面查阅。

5.10.3档案管理员（材料员）应对借阅退还的记录材料进行检查核对，确认无误，方可注销借阅登记。

如发现少页、丢失等异常现象，应向档案室负责人或主管领导报告，并按《档案管理规定》进行处理。

5.11检查指导

各相关职能部门对本系统内质量记录控制情况每半年进行一次检查指导，发现问题，及时处置，予以纠正。

6相关/支持性文件

《文件控制程序》

《安徽省水利建筑安装总公司档案管理规定》

《水利水电基本建设工程施工技术资料管理规定》

GB/T11822-89《科学技术档案案卷构成的一般要求》

《水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》（水利部1997.7.4）

《城市建设档案暂行规定》（城乡建设环境保护部、国家档案局1987.11.8）

《市政建设项目档案资料管理暂行规定》（合肥市城建档案馆1993.1）

《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国家档案局、国家计委1988.3.17）

《建筑安装工程施工技术资料管理暂行办法》（合肥市建管局1996.9.2）

《国营企业档案管理暂行规定》（国家档案局、国家经委、国家计委1987.3.20）

7记录表格

工程质量检查评定记录和其他工程质量记录，应按工程所属类别，采取相应部门的质量检查评定，规定的表格或采用国家部委及当地政府建设主管部门规定的表格格式。

《档案（质量记录）借阅登记表》

《企业档案（质量记录）申请、验证表》

《质量记录清单》

企业档案（质量记录）销毁申请、验证表ASA/B.04.09.02-1999

质量记录名称

销毁部门

申请销毁记录内容

申请销毁原因

申请人：

年月日

审批意见

申请人：

年月日

质量记录销毁验证

经检查，下列资料已销毁：

验证人：

年月日销毁人：

年月日

附表A

ISO/FDIS9001：

2000标准所要求的记录

条款

要求的记录

5.6.1

管理评审

6.2.2（e）

教育、培训、技能和经验

7.1（d）

为实现过程及其产品满足要求提供证据所需的记录

7.2.2

对与产品有关要求的评审结果及评审所引发的措施

7.3.2

设计和开发输入

7.3.4

设计和开发评审结果和任何必要的措施

7.3.5

设计和开发验证结果和任何必要的措施

7.3.6

设计和开确认结果和任何必要的措施

7.3.7

设计和开发更改的评审结果和任何必要的措施

7.4.1

供方评价结果和由评价引发的措施

7.5.2（d）

在输出不能由后续监视或测量而验证时，组织要求的证实过程确认的记录

7.5.3

在有可追溯性要求的场合，产品的唯一性标识

7.5.4

顾客财产发生丢失、损坏或发现不适用的情况

7.6（a）

当不存在能溯源到国际或国家测量基准时，用于校准或验证的标准

7.6

当发现设备不符合要求时，对以往测量结果的有效性的确认

8.2.2

内部审核结果

8.2.4

产品符合接收准则的证据和指明有权放行产品的人员

8.3

不合格的性质以及随后所采取的任何措施，包括所批准的让步

8.5.2

纠正措施的结果

8.5.3

预防措施的结果