食品安全程序文件.docx

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食品安全程序文件.docx

食品安全程序文件

昆明英之源安东尼食品有限公司

标题：

颁发日期：

2004年5月10日

编号：

YAS-Q&FSP-01

生效日期：

2004年5月10日

编写人

周晔

审核人

何亚宾

批准人

陈拥军

编写日期

2004/3/20

审核日期

2004/4/25

批准日期

2004/5/10

分发部门：

公司各职能部门

修订状态：

1/0

页码：

1/2

序号

文件名称

文件编号

页码

YAS-Q&FSP-01

文件控制程序

YAS-Q&FSP-02

记录控制程序

YAS-Q&FSP-03

管理评审控制程序

YAS-Q&FSP-04

法律法规与其他要求获取、识别和更新程序

YAS-Q&FSP-05

资源管理程序

YAS-Q&FSP-06

产品实现的策划控制程序

YAS-Q&FSP-07

与顾客有关的过程控制程序

YAS-Q&FSP-08

设计和开发控制程序

YAS-Q&FSP-09

采购控制程序

YAS-Q&FSP-10

生产和服务提供控制程序

YAS-Q&FSP-11

监视和测量装置的控制程序

YAS-Q&FSP-12

危害识别和评估控制程序

YAS-Q&FSP-13

HACCP计划设计程序

YAS-Q&FSP-14

顾客满意程度测量程序

YAS-Q&FSP-15

内部审核程序

YAS-Q&FSP-16

过程和产品的监视与测量程序

YAS-Q&FSP-17

不合格品控制程序

YAS-Q&FSP-18

数据分析控制程序

YAS-Q&FSP-19

改进控制程序

YAS-Q&FSP-20

标题

编号

YAS-Q&FSP-01

页码：

2/2

修改页

文件更改记录

序号

修改日期

修改章节号条款

修改页码

修改依据（修改通知单号）

修改人签名

验证人签名

备注

昆明英之源安东尼食品有限公司

标题：

文件控制程序

颁发日期：

2004年5月10日

编号：

YAS-Q&FSP-02

生效日期：

2004年5月10日

编写人

周晔

审核人

何亚宾

批准人

陈拥军

编写日期

2004/3/20

审核日期

2004/4/25

批准日期

2004/5/10

分发部门：

公司各职能部门

修订状态：

1/0

页码：

1/6

1、目的

对公司范围内与质量管理体系和食品安全管理体系有关的文件进行有效控制，确保在各个部门、各个场所可获得相应文件的最新有版本，防止作废文件的非预期使用。

2、适用范围

本程序适用于本公司所有与质量、食品安全管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。

3、职责

3.1行政办负责本程序的组织实施。

负责全公司范围内体系运行文件分类、发放、管理、归档及组织评审，负责本部门范围内的文件编制。

3.2食品安全小组负责编写与食品安全管理体系相关的文件，并由行政办负责文件控制。

其他部门负责本部门范围内文件的编制及本部门文件控制。

4工作程序

4.1质量、食品安全管理体系文件包括：

1）Q&FSM手册---一级文件；

2）程序文件---二级文件；

3）作业文件---三级文件（如作业指导书、任务书、计划书、操作规程、管理规程、制度规范、标准等）；

4）记录---四级文件（数据报告、信息单、过程活动记录、各种记录表格等）。

4.2文件的编号

4.2.1文件的编号按文件层次递进，易于统一性标识。

一、二文件编号由公司名称代号、文件代号、章节条款号几部份组成；三、四级文件编号由大类代号、亚类代号、文件序号、版本号几部分组成。

4.2.2Q&FSM手册编号

□□—□□

文件代号

公司名称代号

标题

文件控制程序

编号

YAS-Q&FSP-02

页码：

2/6

例：

YAS-Q&FSM，表示英之源公司的质量、食品安全手册。

4.2.3程序文件编号

□□—□□—□□

章节号

文件代号

公司名称代号

例：

YAS-Q&FSP-02，表示英之源公司质量、食品安全程序文件中的第2章“文件控制程序”。

4.2.4作业文件编号

1）按文件性质将作业文件分为两大类

A、标准操作规程………SOP（StandardOperationProcedures）

B、标准管理规程………SMP（StandardManagementProcedures）

2）按使用范围将作业文件又细分为12个亚类（见表1）

【表1】

序号

亚类名称

亚类名称代号

质量保证

QA（QualityAssurance）

质量控制

QC（QualityControl）

生产管理

PM（ProductionManagement）

工程设备管理

EM（EngineerEquipmentManagement）

销售管理

MS（ManagementofSales）

行政人事管理

AP（AdministrationandPersonnelManagement）

工艺验证

PV（ProcessorValidation）

设备验证

EV（EquipmentValidation）

工艺规程

PP（ProcessingProcedure）

质量标准

QS（QualityStandards）

卫生管理

SA（Sanitation）

物料管理

MM（MaterialManagement）

标题

文件控制程序

编号

YAS-Q&FSP-02

页码：

3/6

3）编号通式

□□□—□□□□□□□

版本号

文件代号

亚类代号

大类代号

例：

SOP-SA00201，表示用于卫生管理的第2号标准操作规程，第一版。

4.2.5文件的版本号和修改状态号

版本号和修改状态号均以阿拉伯数字0、1、2、3、4……表示，结构为“版本号/修订状态号”（如：

1/0，即表示第一版零次修改）。

页码以第×页/总页数表示（如页码：

1/3——表示该文件共3页此为第1页）；

当文件更改或修订后要相应变动文件的版本号和修改状态号，以便于识别文件的现行状态，确保在使用处可获得相应有效版本。

4.3文件的批准

1）质量、食品安全管理体系手册《Q&FSM手册》由管理者代表审核，总经理批准；

2）程序文件由FS小组副组长负责审核，FS小组组长（管理者代表）批准；

3）作业文件由部门负责人审核，主管领导审批；

4）技术性文件由品管部或生产部负责人审核，FS小组组长批准；

5）各部门相关文件由部门负责人批准；

6）外来文件由管理者代表审批其适用性；

7）必要时对文件进行评审与更新，需经再次批准。

文件评审由行政办负责组织，对现有体系文件须定期评审，每年至少一次。

4.4文件的更改和作废

必要时对文件进行更改。

要填写《文件更改申请/审批单》，并保留更改内容的记录。

4.4.1手册和程序文件由行政办负责实施更改，由管理者代表审核，总经理批准。

4.4.2作业文件和记录的更改由各相应部门负责人批准后，由各部门指定人员进行更改。

4.4.3所有被更改的原文件必须由相应部门收回，进行统一管理，以确保有效文件的唯一性。

行政办每年11月底组织相关人员对现有体系文件进行全面评审，因评审或其他原因对文件的修改，

标题

文件控制程序

编号

YAS-Q&FSP-02

页码：

4/6

文件发布前应再次批准。

4.4.4文件更改后，与更改文件相关的其他文件应同时进行更改，以保证文件的统一性和协调性。

4.4.5文件的更改，分为换页、插页和章节更改。

4.4.6文件经多次更改，或文件需进行大幅度更改时，应进行换版，原版文件即时作废，换发新版本。

4.4.7文件更改应由该文件的原审批部门进行审批，做相应修改，若由其他部门进行修改时，该部门应获得审批所需依据的背景文件资料。

4.4.8文件更改就在《文件更改申请/审批单》上记录文件修改内容，修改日期和更改原因、更改生效时间，同时做现行修订状态标识。

4.4.9作废文件由行政办按原《文件发放/回收登记表》中登记发放的范围收回原版并记录，并在作废文件上加盖“作废”印章，填写《文件销毁留用登记表》，经主管领导批准后，统一销毁。

需做资料保存的作废文件，加盖“作废保留”印章后方可留用。

4.4.10作废文件要及时从发放和使用场所收回，确保文件现行有效。

4.5文件的发放和领用

4.5.1受控文件的发放要加盖“受控”印章，经批准后，按规定发放范围发放，确保体系运行的各个场所获得相应有效文件。

4.5.2文件领用者在《文件发放/回收登记表》签字后，领取标有分发号的受控文件。

分发号由年代号和顺序号组成。

4.5.3文件领用者的文件严重破损影响使用时，应向行政办申请办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件的分发号仍沿用原文件的分发号，综合行政办将破损文件收回时，必须填写《文件销毁/留用登记表》。

4.5.4当文件持有者的文件丢失后，应向行政办办理申请领用手续，但必须在使用申请中做出说明，行政办在补发文件时，应编写新的分发号，将丢失的分发号注明为作废文件的分发号，并通知各有关部门，补发文件在原文件编号前加“补”字样以示区别。

4.6外来文件的控制

1）对外来文件由主管部门填写《文件更改申请/审批表》；

2）经审批适用的外来文件，由主管部门控制分发并填写《文件发放/回收登记表》并在《受控文件清单》上登记；

3）对失效、过期的外来文件，主管部门要及时收回，按作废文件处理。

标题

文件控制程序

编号

YAS-Q&FSP-02

页码：

5/6

4.7文件的管理

4.7.1行政办是公司文件管理的主管部门，负责手册、程序文件的发放、回收、更改控制，负责建立公司《受控文件清单》并对全公司的文件进行监督管理。

对于受控文件应定期公布受控文件清单，以识别现行使用文件的状态。

凡属受控文件均由行政办统一备案存档（包括软盘、光盘、录相带等）。

各部门应建立本部门的《受控文件清单》

4.7.2文件的借阅和复制

特殊情况需要借阅时，到该文件的主管部门办理，并填写《文件借阅登记表》，不得带走，不得擅自复印，需要增发时，由文件发放部门按本程序4.5文件的发放和领用执行。

4.7.3本程序涉及的记录执行《记录控制程序》。

4.7.4文件和资料的归档见三级文件《档案管理规定》。

4.8文件统一用A4纸张印制，表头内文字用五号楷体-GB2321字（公司名称、文件标题用五号加粗字），文件正文和正文表格用五号楷体-GB2321字；文件页面设置为：

1.5倍行距，上下边距20mm，左边距20mm，右边距20mm，页眉15mm，页脚17.5mm。

4.9文件表头

4.9.1各类标准文件首页表头必须包括下列内容：

1）企业的名称。

2）文件的名称。

3）识别编码。

4）编写人及编写日期、审核人及审核日期、批准人及批准日期。

5）颁发日期、生效日期及分发部门。

4.10文件表头样本

4.10.1文件首页表头样本

标题

文件控制程序

编号

YAS-Q&FSP-02

页码：

6/6

昆明英之源安东尼食品有限公司

标题：

××××××

颁发日期：

年月日

编号：

××－××××

生效日期：

年月日

编写人

审核人

批准人

编写日期

审核日期

批准日期

分发部门：

××部××部××部

修订状态：

页码：

4.10.2文件续页表头样本

标题

××××××

编号

××-××××

页码：

5、相关文件

5.1YAS-Q&FSP-03《记录控制程序》

5.2SMP-APOO5O1《档案管理规定》

6、记录

6.1R-AP00301文件发放/回收登记表

6.2R-AP00201文件更改申请表

6.3R-AP00701文件销毁/留用登记表

6.4R-AP02001文件借阅登记表

6.5R-AP00401受控文件清单

昆明英之源安东尼食品有限公司

标题：

记录控制程序

颁发日期：

2004年5月10日

编号：

YAS-Q&FSP-03

生效日期：

2004年5月10日

编写人

周晔

审核人

何亚宾

批准人

陈拥军

编写日期

2004/3/20

审核日期

2004/4/25

批准日期

2004/5/10

分发部门：

公司各职能部门

修订状态：

1/0

页码：

1/4

1、目的

对质量和食品安全管理体系记录进行有效地管理和控制，用以提供本公司的质量和食品安全管理体系有效运行的证据，并为公司的产品实现和食品安全管理的可追溯性、改进、纠正和预防措施提供依据，为文件个性提供依据。

2、适用范围

本程序适用于公司内质量、食品安全管理体系中各种记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置的控制。

3、职责

3.1行政办为本程序的主管部门，负责本公司质量、食品安全管理体系记录的管理和归档。

监督检查各部门对本程序的执行情况，并组织相关部门解决本程序运行中发现的问题。

3.2各职能部门和车间负责本部门范围内的体系运行记录的填写、收集，做好本部门记录的管理和保存，并定期归档上交行政办。

3.3记录填写人应严格按本程序规定要求填写记录，保证记录的真实性、准确性和及时性。

4、工作程序

4.1记录的种类

记录的种类主要包括：

培训记录、检验报告、评审报告、事故报告、不合格复审报告、有关法律法规信息、质量、食品安全管理体系运行记录等。

4.2记录的形式

纸张填写（卡片、表格、图表、报告等形式）或电子邮件、软盘、光盘等形式。

4.3记录填写

要求字迹清楚、内容真实、完整准确、填报及时。

当需要修改或发生错误时，在被修改的内容上划一道横线，并在上面填写更改后的内容，再由更改人员签字、注明日期。

4.4记录的标识

标题

记录控制程序

编号

YAS-Q&FSP-03

页码：

2/4

4.4.1一般以记录、表格名称，文件编号来表示。

对外来的与体系有关的记录可直接引用“原有标识”。

4.4.2记录的文件编号由大类号、亚类号、文件代号和版本号组成。

文件代号从01开始。

行政办负责记录的统一编号。

1）记录将被归为一个大类

A、记录………R（Record）

2）按使用范围将记录又细分为12个亚类（见YAS-Q&FSP-02“文件控制程序”中4.4.2--2）的要求）

3）编号通式

□□□—□□□□□□□

版本号

文件代号

亚类代号

大类代号

例：

R－AP00401，表示用于行政人事管理的第4号记录，第一版。

4.4.3记录的版本号

版本号以阿拉伯数字0、1、2、3、4……表示，例如：

01，即表示第一版）。

当记录更改或修订后要相应变动记录的版本号，以便于识别记录的现行状态，确保在使用处可获得相应有效版本。

4.4.4记录编号

作为单个记录的标识，以利于相关部门进行归档和检索，其编制方法如下：

□□□□□

流水号

年号

例如：

“04001”表示2004年度填写的第一份此种记录。

4.5记录的填写

4.5.1内容真实，记录及时，字迹端正清晰，不得用铅笔或圆珠笔填写。

4.5.2不得撕毁或任意涂改，需要更改时，应划去后在旁边重写，签名并标明日期。

4.5.3按表格内容填写齐全，不得留有空格，如无内容填写时划一右倾斜线填满空格，以证明不是填者疏忽。

内容与上项相同时应重复抄写，不得用“∥”或“同上”表示。

标题

记录控制程序

编号

YAS-Q&FSP-03

页码：

3/4

4.5.4品名不得简写，应按标准名称填写。

4.5.5操作者、复核者均应填全姓名，不得只写姓或名

4.5.6填写日期一律横写，并不得简写。

4.6记录的检索

行政办为记录的主管部门，负责编制本公司的《质量、食品安全记录清单》，做好归档管理。

各部门负责编制本部门的《质量、食品安全记录清单》，各职能部门定期将有关记录整理交行政办归档。

记录交接登记表内容包括：

序号、文件编号、记录名称、数量、使用部门、保存期等。

4.6.2记录的归档

记录的保存部门半年进行一次整理、归档。

4.6.3按照记录的编号、编目、部门或记录名称到行政办进行检索。

4.7记录的贮存和保护

各相关部门定期收集，专人负责保管。

纸张书写的记录贮存应防尘、防潮、防虫蛀、防鼠害、防火及防丢失，并便于查阅，计算机和软盘存放的记录应专有控制，注意防磁、防潮、防尘、压、并有备份。

记录的借阅要填写《文件借阅登记表》，必要时经部门负责人或主管领导批准。

4.8记录的处置

4.8.1记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，参照《文件控制程序》中4.4.9执行。

4.8.2记录的更改和作废参照《文件控制程序》中4.4执行。

4.8.3质量、食品安全管理体系记录的保存期限一般为3年。

专业性记录保存期限按国家、行业有关规定执行。

4.9记录表头内文字用五号宋体字（公司名称、文件标题用五号加粗字），记录标题栏用五号宋体字；文件页面设置依照印刷纸张的尺寸来决定。

4.10文件表头

4.10.1各类标准文件首页表头必须包括下列内容：

1）企业的名称；

2）记录名称；

3）文件编号；

4）记录编号（例如：

040001，表示该记录在2004年填写的第一份）；

5）启用日期、使用部门。

标题

记录控制程序

编号

YAS-Q&FSP-03

页码：

4/4

4.11批生产和质量记录

4.11.1按《批生产和质量记录管理程序》对批生产和质量记录进行识别和管理，为产品追溯提供依据。

4.12文件表头样本

4.12.1文件首页表头样本

昆明英之源安东尼食品有限公司

××××××

启用日期：

年月日

文件编号：

××－××××

记录编号：

使用部门：

5、相关文件

5.1YAS-Q&FSP-03《记录控制程序》

5.2SMP-APOO5O1《档案管理规定》

5.3SMP-AP00601《批生产和质量记录管理程序》

6、记录

6.1R-AP01801质量、食品安全记录清单

6.2R-AP00701文件销毁/留用登记表

6.3R-AP02001文件借阅登记表

6.4R-AP00301文件发放回收登记表

昆明英之源安东尼食品有限公司

标题：

管理评审控制程序

颁发日期：

2004年5月10日

编号：

YAS-Q&FSP-04

生效日期：

2004年5月10日

编写人

周晔

审核人

何亚宾

批准人

陈拥军

编写日期

2004/3/20

审核日期

2004/4/25

批准日期

2004/5/10

分发部门：

公司各职能部门

修订状态：

1/0

页码：

1/4

1、目的

按策划的时间间隔评审质量、食品安全管理体系，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。

2、范围

适用于对公司Q&FSM体系的管理评审。

3、职责

3.1总经理主持管理评审活动，审批评审报告。

3.2管理者代表负责向总经理报告质量、食品安全管理体系运行情况，提出改进建议，组织编写相应的管理评审报告。

3.3食品安全小组负责编制年度管理评审计划，报管理者代表审核，总经理批准后执行。

3.4各相关部门负责准备、提供与本部门工作有关评审所需的资料，负责对评审后的改进、纠正和预防措施进行实施，并填写《改进、纠正和预防措施实施情况报告》。

3.5行政办负责改进、纠正和预防措施跟踪和验证并保存其记录。

4、工作程序

4.1管理评审计划

4.1.1公司每年至少进行一次管理评审，时间不超过12个月，可结合内审后的结果时行，也可根据需要安排。

4.1.2食品安全小组于每次管理评审前半个月编制《管理评审计划》，报管理代表审核、总经理批准，管理评审计划主要内容包括：

1）评审时间；

2）评审目的；

3）评审范围及评审重点；

4）参加评审部门（人员）；

5）评审准则/依据；

标题

管理评审控制程序

编号

YAS-Q&FSP-04

页码：

2/4

6）评审内容。

4.1.3当出现列情况之一时可增加管理评审频次：

1）公司组织机构、产品范围、资源配置发生重大变化时；

2）发生重大质量、食品安全事故或顾客有严惩投诉或投诉连续发生时；

3）当法律法规、标准及其他要求有变化时；

4）当食品安全因素及重大食品安全因素变化时；

5）市场需求发生重大变化时；

6）即将进行第二、第三方审核或法律法规规定的审核时；

7）审核中发现严重不符合时。

4.2管理评审输入

管理评审输入应包括以下方面有关的当前的业绩和改进的机会：

A、审核的结果，包括第一方、第二方、第三方质量食品安全管理体系审核的结果；

B、顾客的反馈，包括满意程度的测量结果及与顾客沟通的结果等；

C、过程的业绩和产品的符合性，包括过程、产品测量和监控的结果；

D、改进、预防和纠正措施的实施状况，包括对内部审核和日常发现的不合格项采取的纠正和预防措施的实施及其有效性的监控结果；

E、以往管理评审跟踪措施的实施及其有效性；

F、可能影响质量、食品安全管理体系的变化，包括内外环境条件变化，如法律法规的变化、新技术、新工艺、新设备的开发、识别出新的危害等；

G、Q&FSM体系运行状况，包括方针、目标的适宜性和有效性，管理方案是否可行，目标、指标是否需要调整，是否满足未来质量、食品安全管理的需要；

H、紧急状况、事故和召回；

I、数据分析。

4.3评审准备

4.3.1评审前半个月，食品安全小组以书面形式向管理者代表汇报现阶段质量、食品安全管理体系运行情况并提交本次《管理评审计划》，由管理者代表审核、总经理批准。

4.3.2食品安全负责根据评审要求，组织评审资料的收集，准备必要的文件，评审资料由管理者代表确认。

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