商友系统业务流程.docx

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商友系统业务流程

第一部分新柜进场流程

A.联营部分

定义部门：

系统管理-系统定义-定义部门

定义规则：

参考《关于建立系统期初资料的简要说明》。

申请方法：

持理级签审的备忘录到电脑课办理，需含专柜楼层、品牌、面积、营业员人数及正价部类号信息。

注：

部门定义错误，会直接影响《大洋百货业绩统计表》数据的准确性。

部类有销售当天不得更换部门。

一.定义地区：

系统管理—辅助信息—定义地区（产地）

例：

01中国0137武汉申请方法：

通知电脑课，电脑课查询无误后再办理。

定义品牌：

合同管理一商品信息管理一商品属性定义一定义商品商标（现由业务部向总部营运事业部申请）

生商品信息疋乂

E商品属性定义►g定交商品商标

£商品信息查询►朕义商品计量单倉

P商品状态变更►E定文商品经营季节属性

艮以销定进/负库存销售商品定交

E调整专拒商品销售部门

E设置新商品销售柜台

品分析

I修改专拒商品合同信息

三.新增厂商资料：

合同管理-供货商档案管理-业务往来单位维护

录入资料保存后，系统自动生成厂商代码。

录入重点：

【基本信息】

供贺单检维护

OSjpoaie名聃武軾天广貿揚郁艮公司

基本信島苴他信息|应提拱的证书］业齧扇评述/所雇楼层

企业

喀称

中文

武浜天广賛易有限公司

英文

简称

武孜天广贸易

拼音简码

^HTGMY

地区莊圆猱|］Ki+ltt忸__|琶闵

中文

地址

英文

法人姓名

电话

联系人

职勢

电子值箱

邮政編码

隹真

通值醴址

桥口区占田二路檢生街附2号

网址

皴别

开尸银行

|工行民权路分理处

喘号

320200*********1576

企业性质

▼

国税号

42Q1MT44T69058

企业类型

地税号

单应性厘

厂财务往乘

厂

厂生产厂凉

合作方式

厂经誚

厂代^

P联梢

厂租赁

所厘门店

武浜店

登记人江信登记时间2004-12-1216：

23：

49审馥人江倚审核时间20M-12-1218：

23;49

修改人11<1修改时阖200V12-2915:

28-09状态；正當

D瞬加|嘗卿13保存］放弃丁审核|状畫变动|显示焦退出

2.统计属性：

市内、市外，影响系统里各类统计报表中有关数据的统计、汇总结果。

3.通信地址、开户银行、帐号、国税号、合作方式等内容根据正式文本合同上供货单位提供的真实资料进行

录入。

合作方式不可空，否则在新建部类时会找不到相应厂商。

【其他信息】注册/代理品牌：

添加在［定义品牌］步骤中已经定义好的品牌，在“主品牌”栏里双击打勾。

如果该厂商有两个以上的品牌，则任选一个品牌作为主品牌。

注：

若厂商名称、通信地址、开户银行、帐号、国税号发生变更、但并没有重新签订正式文本合同，则根据厂商提供的变更通知函更改厂商资料相应内容即可。

对以上内容的修改直接影响到厂商结算单相关信息的正确性，请会计注意。

提示：

点击显示变动信息按钮，可显示变动的历史记录

基本信息I苴牠信息］应提供的证书I业务员评述/所雇楼层变动记录

修改于段名称

原值珊门

新值〔増〕

上

商品商捉

add天美意TAIABATASijQll

【业务员评价/所属楼层】

不是必填项，有最好。

楼层定义可不填，有定义楼层将限制该厂商所有商品的楼层定位。

业勞员评逑/所犀楼层|变动记录|

所屋楼层

厂商资料一经保存即审核完成。

四.新增合同：

合同管理一合同建档一联营合同处理

SI＜商友｝商业信息管理系统系统根据合作方式自动生成合同编号（联营合同的编号是以3开头的），需要会计审核后才能新增商品部类。

录入重点（会计审核重点）：

◎合同管理画韧价管理

1.需方部门、合同有效期（起）、合同有效期（止）、采购员、票期等内容根据正式文本合同录入。

2.供货单位：

选择在［新增厂商资料］步骤中系统生成的厂商代码。

3.添加商品品牌：

选择在［定义品牌］步骤中已经定义好的品牌。

4.选择商品分类：

按实际情况选择相应的商品分类。

商品分类相关内容请参考新《大洋百货业种明细表》<

5.关于合同执行状态的描述：

一般合同在未审核前显示的状态为未审核，这种情况下可以对合同进行修改和删除；当合同被审核后，当

前状态显示为已审核，已审核的合同不允许再做任何改变，但是可以取消审核；当合同被终止后，则当前状态显示为终止，已终止的合同不再具备进货的权利。

一般合同未做订单之前，合同的执行情况为未执行，未下订单的合同可以在取消审核后对合同进行修改；

当合同下订单后，合同的执行情况为已执行，已下订单的合同不允许再修改，但是可以通过合同的变更来进行

更改；当合同终止后，合同进货无效，执行情况为注销。

5.新增商品信息：

合同管理-商品信息管理-商品信息定义-不核算库存专柜商品信息定

踢销定沁免年存销售侖品定义

E调整专柜商品销售部门

G设晝諜裔品销售柜合

品分析

I修改专柜商品合同信息按分类新增商品代码，会计必须审核，否则前台将不能进行销售。

录入重点（会计审核重点）：

【基本信息】

1.商品代码：

前四位为分类码，后两位注意正价商品、特价商品代码的区别以便更好的管理部类码

定义规则：

参考《关于建立系统期初资料的简要说明》。

2.商品名称：

一般情况下，录入与品牌一致的名称。

注：

⑴如果一个品牌下有几个不同系列的商品，则必须用半角括号将系列名称括起来。

例：

水世界（凯莉雅）、水世界（伞）

⑵如果一个品牌在不同楼层售卖，则必须用半角括号将楼层括起来。

例：

美宝莲（OF）、美宝莲（1F）

⑶如果一个品牌经营多个不同分类的商品，则必须用半角括号将分类名称括起来。

例：

u.s.polo（男包）、u.s.polo（男休）

⑷如果是特价商品代码，则必须用半角括号注明“特价”。

例：

裘丽（特价）

3.专柜合同号：

选择在［新增合同］步骤中系统生成的合同编号。

一个联营商品只对应一个合同。

“往来单位”

栏自动显示与该合同相关联的厂商代码。

严圧匸一-■'■■■止「土口『一卞：

書二三

4.结算扣率：

选择专柜合同号后，“结算扣率”栏自动显示该合同里已定义好的结算扣率，当合同中的结算扣

率有两个以上时，必须选择该商品相应的结算扣率。

5.产地：

添加在［定义地区］步骤中已经定义好的地区。

6.商品品牌：

选择在［定义品牌］步骤中已经定义好的品牌。

7.商品分类、商品分类代码：

选择或录入相应的商品分类或商品分类代码。

8.统计比例、进项税率、销项税率：

系统的默认值分别为1、17%17%—般情况下不用更改。

9.商品类型：

根据产地进行选择。

【其它信息】

1.销售部门：

选择在［定义部门］步骤中已经定义好的部门。

注：

选择销售部门错误，会直接影响与部门相关报表数据的准确性，如《大洋百货业绩统计表》。

而且系统无

法对已发生的销售额进行调整。

B.自营部分

—.定义部门：

系统管理-系统定义-定义部门

例：

07仆Z111902玉兰油

定义规则：

参考《关于建立系统期初资料的简要说明》。

申请方法：

持理级签审的备忘录到电脑课办理，需含楼层、品牌、面积、营业员人数及正价部类号信息。

2.定义地区：

系统管理—辅助信息—定义地区（产地）

例：

01中国0137武汉

申请方法：

通知电脑课，电脑课查询无误后再办理。

3.定义品牌：

合同管理一商品信息管理一商品属性定义一定义商品商标

4.新增厂商资料：

合同管理-供货商档案管理-业务往来单位维护（图略，下同）

与联营厂商不同的就是合作方式（结算方式），自营厂商为经销。

录入资料保存后，系统自动生成厂商代码。

录入重点：

【基本信息】

1.企业名称，必须是结算发票厂商印章的名称。

2.统计属性：

市内、市外，影响系统里各类统计报表中有关数据的统计、汇总结果。

3.通信地址、开户银行、帐号、国税号、合作方式等内容根据正式文本合同上供货单位提供的真实资料进行录入。

【其他信息】

1.注册/代理品牌：

添加在［定义品牌］步骤中已经定义好的品牌，在“主品牌”栏里打勾。

如果该厂商有两个以上的品牌，则任选一个品牌作为主品牌。

注：

对以上内容的修改直接影响到厂商结算单相关信息的正确性，请会计注意。

5.新增合同：

合同管理一合同建档一经销合同处理

燈销合同处理

E代销合同处理%

；E联营合同处理

I2租赁合同处理

系统根据合作方式自动生成合同编号（自营合同的编号是以1开头的），需要会计审核；若该合同未审核，则影

响后继流程的进行。

录入重点（会计审核重点）：

【合同基本信息】

1.需方部门、合同有效期（起）、合同有效期（止）、采购员、结算方法、票期、帐期付款天数（若结算方法为帐

期付款时则有此项）等内容根据正式文本合同录入。

2.供货单位：

选择在［新增厂商资料］步骤中系统生成的厂商代码。

3.添加商品品牌：

选择在［定义品牌］步骤中已经定义好的品牌。

4.结算方法：

按合同选择预付货款或帐期付款，票期天数，如选择帐期付款还需指定天数。

结算方法

C预忖货款

溶喘期忖就唸

票期|T

啸期付款天数［7

5.约定进货总额：

有则填，非必填项。

6.冻结结算标记：

对于未审核的合同限制其付款

7.选择商品分类：

按实际情况选择相应的商品分类。

商品分类相关内容请参考《大洋百货业种明细表》

6.新增商品信息：

合同管理-商品信息管理-商品信息定义-自营商品信息定义

I商品港退管理I拱货商档案昔理肚它

1虫商品信息定文

卜

应自莒商品信息定交.II

虫商品屋性定殳

C商品信息查询

E不核算库存专拒商品信息定义

P衙品状态变更

C租赁商品信息定义

童已销定进/负库存销售商品定义

[

系统自动生成商品代码，会计必须审核，否则影响后继流程的进行。

录入重点（会计审核重点）:

【基本信息】

1.商品条码：

录入商品包装上印制的、符合国际条形码编制标准的EAN码（13位）。

分为厂家条码和店内条码。

厂家条码，指商品包装上印制的条码。

店内条码，指商品包装上无条码时，由系统自动生成的EAN条码。

2.商品名称：

录入商品包装上印制的具体商品名称。

注：

⑴如果同一个商品有多个颜色，则必须在商品名称后部录入颜色编号。

例：

AP多效保湿唇膏PK331

⑵如果同一个商品有多个规格，则必须用半角括号将规格标注出来。

例：

AP护手霜（大）

⑶如果同一个商品有多个不同类型，则必须用半角括号将类型名称括起来。

例：

AP均衡柔肤水（清爽型）

⑷如果同一个商品有多个不同材质包装，则必须用半角括号将包装名称括起来。

例：

AP调理透明粉LU（简装）

⑸如果同一个商品有多个不同应用对象，则必须用半角括号将应用对象名称括起来。

例：

AP海绵扑（固体粉底用）

3.赠品标记：

选择后该商品就可以做为赠品在系统里发放。

4.商品类型（上）：

商品按照属性分为品种类和黄金饰品，分别对应数量式和重量式商品

5.产地：

添加在［定义地区］步骤中已经定义好的地区。

6.商品品牌：

选择在［定义品牌］步骤中已经定义好的品牌。

7.商品分类、商品分类代码：

选择或录入相应的商品分类或商品分类代码。

8.统计比例、进项税率、销项税率：

系统的默认值分别为1、17%17%—般情况下不用更改。

9.商品类型（下）:

根据产地进行选择。

10.允许商品数量有小数：

同名，即允许商品数量有小数点

11.允许折扣：

是否允许该商品前台打折。

【其它信息】

1.零售单价、采购进价：

必须录入。

【商品资信】

输入商品提供的证书资信，如证书名称、证书号码、到期日期。

7.合同报价：

合同管理一合同报价一商品合同报价处理

注：

目前自营商品使用的是合同报价，即必须挂合同且进货时不允许改进价

1冶同报价

d订单处理E合同变更

[圖品合同报价处理

墮询合同报价商品昧合同报价的自营商品

侏购怖变悅单处理墮询采购价袁价记录

操作方法：

选择合同，再选择需报价商品，确认其采购价（含税或不含税采购价）后，保存即可。

8.订单处理：

合同管理-订单处理-订货清单处理系统自动生成单据号，会计必须审核，否则影响后继流程的进行。

操作方法（会计审核重点）：

1.点击“添加”按钮后，首先必须选择正确的合同，然后选择“买手”。

2.订单有效期：

系统在合同有效期内自动生成订单有效期，且从订单录入日起，以十天为一个周期，超过订

单规定的日期，则订单自动终止，也不能由此订单直接生成进仓单。

3.选择进货部门：

柜台销售的部门要求选到末级。

4.录入商品代码和订货数量后。

5.订货单类型：

普通订单：

该订单的进货商品进入配送中心仓库后，经过“配货”才进至柜台销售。

优先销售：

该订单的进货商品优先销售。

永续订单：

在订单有效期内，可以重复进货，但每次进货数量不能超过订货数量。

6.当前状态

未审核：

录入好的订单，还没审核。

待收货：

已经审核的订单，还没有开始进仓。

部分收货：

订单中的商品只有部分进仓。

已收货：

订单中的商品已经全部进仓。

手工终止：

在订单有效期内，人为干预终止了订单的执行。

自动终止：

在订单有效期之后，系统已自动终止订单的执行。

一份合同在有效期内可以多次制作订单，如果同一合同的订单还未全部执行完（即进货），而有重复订货的,

保存订单时，系统会检查订单是否重复并给予提示：

单击“Yes”，系统将两张订单合并成一张，并将以前未执行完的商品全部带入新订单里，而以前的订单则自动终止。

单击“No”系统则放弃合并，保存录入的内容，并生成新的订单号。

九.进货单处理：

进货管理-商品入库-统进统配-自营进仓单处理

商管课文员录入，系统自动生成单据号。

会计必须审核，否则前台不能进行销售。

匚商品返厂P库存涪息直询厲

毎它

11jy

1域进魏配►

左自营进仓单处理L

眩询进仓单

E自营进仓单冲红叮

也印进仓单

操作方法（会计审核重点）：

1.点击“添加”按钮后，首先必须选择正确的订单或合同，然后选择“收货人”

2.系统自动调出订单的相关信息，核对进货部门、商品代码、规格、含税进价或不含税进价后，录入实际的

收货数量，保存即可。

C.其它相关操作

一、合同变更：

合同管理一合同变更一XX合同变更

匚联营合同变更处理

2联营合同结贅扣率变更

适用范围：

在合同已经审核之后，需要更改合同内容时。

合同变更原理：

合冋变更单据保存后，系统产生一个9开头的、新的合冋号。

当会计审核合冋变更单据后，系

统将原来的主合同内容记录在新的合同号里，新的合同内容记录在原来的主合同号里。

即主合同号记录的内容为有效信息，是进货、结算的依据。

数字9开头的合同是不允许参与会计结算的，请会计注意。

期），然后对合同内容进行相应地修改，保存即可。

当会计审核、单据启动后，系统才会对相应内容进行修改。

不能变更的合同项目：

合同有效期（起）、供货单位。

这两项若需更改，则只能终止原合同，重新建立新合同。

二、合同续签：

合同管理—合同续签—XX合同续签

适用范围：

合同在有效期内，需对合同进行续签，即增加合同的截止日期。

合同续签可以变更合同的有效期、扣率以及销售月度分解等信息。

与合同变更最明显的区别在于：

1.合同续签在对合同的截止日期进行变更时，只能大于或等于原截止日期；合同变更则可以对合同截止日期做

增加、减少的变更；

2•合同续签只能变动经/代销合同的有效期，联营合同的有效期、扣率，以及增加销售月度分解项；而合同变

更则不受这些项目的限制；

3.合同续签在审核后，即时开始执行；合同变更则必须在启动时才能开始执行。

第二部分退场撤柜流程

为便于财务结算，请各商品课在厂商撤柜三天之内以备忘录的形式报备至会计课帐务组，由相应楼层会计通知电脑课对销售部门、商品状态做相应处理。

一.标注销售部门：

系统管理-系统定义-定义部门

操作方法：

修改相应专柜销售部门名称，添加“（撤柜）”字样。

标注有“（撤柜）”字样的部门，在特定时间段

内不允许再次使用。

改变厂商状态：

合同管理-供货商档案管理-业务往来单位维护操作方法：

根据实际情况，由会计将厂商状态修改为正常、淘汰、暂停进货、暂停付款、清退。

♦正常：

正常提供使用的往来单位。

此状态下的供货商可以参加一切业务活动。

♦暂停进货：

暂时停止进货的供货商。

此状态下的供货商不能做订单和进仓。

♦暂停付款：

暂停付款结算的往来单位。

此状态下的供货商不能进行结算和退货业务。

♦淘汰：

淘汰使用的往来单位。

此状态下的供货商不能做合同、订单、进货、销售等业务，但允许进行结算付款和合同变更。

♦清退：

商场清退的往来单位。

此状态下的供货商不再被商场使用，没有任何业务的往来关系。

被清退的往来单位不能再恢复。

到期或被手工终止后，则执行情况为注销,

改变合同状态：

合同管理一合同建档一XX合同处理操作方法：

根据实际情况，同会计决定是否手工终止合同。

当合同当前状态为终止，已终止的合同不再具备进货的权利。

四.改变商品状态：

合同管理一商品信息管理一商品信息变更一不核算库存专柜商品状态变更

合同管理一商品信息管理一商品信息变更一自营商品状态变更

商品在使用的过程中会有以下几种状态：

未审核、正常、淘汰、暂停、清退等。

未审核：

当系统定义为商品需要审核时，新录入的未审核商品。

正常：

新品经审核后即转为正常。

淘汰：

不能做订单，不可以销售。

暂停：

不能订货，但能销售。

清退：

淘汰的商品无库存且与厂家清算完成后，即转为终止状态。

由于清退的商品不属于系统商品管理的范畴，所以清退商品不允许再做商品状态变更。

功能

正常

淘汰

暂停

清退

订单

进仓

退货

正销售

负销售

商品折扣

变进价

变售价

操作方法：

根据实际情况做相应处理。

第三部分厂商变更替换合同流程

如果因为联营厂商变更企业名称、结算扣率等，并且重新签订正式文本合同，则需按如下步骤操作：

1.新增厂商资料：

合同管理-供货商档案管理-业务往来单位维护

根据厂商提供的正式文本合同或变更通知函，申请新的厂商代码。

2.新增合同：

合同管理一合同建档一经销/联营合同处理

根据重新签订的正式文本合同建立新的合同。

3.修改商品信息：

合同管理-商品信息管理-商品信息定义-自营商品信息定义/不核算库存专柜商品信息定义

根据实际结算情况，由会计决定时间在商品信息修改专柜合同号、结算扣率。

以上内容的修改直接影响到月底生成厂商结算单的正确性，请会计注意。

注：

此种情况是决不允许擅自修改商品信息、更换商品代码。

如有特殊情况，另行处理。

第四部分关于处理《联营商品促销让利单》时商品代码的使用说明

1.只有在专柜全场进行打折促销时，才能用正价商品代码做《联营商品促销让利单》；同一专柜里只有部分商

品参加促销时，必须使用特价商品代码做《联营商品促销让利单》。

2.同一时间段内、同一活动主题、同一楼层、同一张手工的厂商抽成让利单的不同商品代码可以做在同一个单号里。

3.注意有效期一定要录入正确，并且对于同一个商品代码的有效期时间段不能相互覆盖、嵌套。

4.由《联营商品促销让利单》正常对结算扣率进行调整，使活动扣率为0%的单据则能执行；会计手工调整则

无效。

5.若终止一张《联营商品促销让利单》，则对该张单据上所有的商品都产生终止效应；如果要终止这张单据上的个别商品，则应录入《终止部分促销让利商品》单据，会计审核后，将立即产生终止效应。

第五部分：

促销活动的流程和促销让利单的制作

促销活动基本流程

企划定案（企划课）——促销期主题定义（企划课定义店长审核）——促销让利单制作（商品课定义会计审核）——促销期商品信息定义（商品课定义会计审核）

促销期让利单制作（促销活动管理——联营促销让利管理——维护商品促销让利单）

1.注意有效期的时间准确性，如果时间有误，将导致单据无法生效。

2.准确的挂靠促销主题，在没有分摊的前提下有两种情况是无需挂促销主题的，第一种是只收券不送券

的商品无需挂促销主题，第二种是不参加企划课制定的主题活动的商品。

3.原始单据号输入的是手工单上的单据号。

4.增加商品时，促销期时间、手工单据号、促销主题是一致的话，就可以录入在同一张电脑单据上（同楼层的）。

5.录入完毕后，核对手工单和电脑单据上的内容是否一致，如果一致及时交于会计课审核。

6.终止一张促销单，将会终止该张促销单上的所有商品。

如果要终止个别商品，可以在“终止部分促销让利商品”菜单里执行即可。

7.可以在“查询正在执行让利的商品”菜单中查询商品促销期中的扣率。

促销期商品信息的定义（促销活动管理——促销送券管理——商品促销期定义）

1.选择正确的促销主题，然后添加商品，点击批量设置折扣规则，折扣规则代码显示为1。

2.如果个别商品在促销期里提前终止，则要在“促销期商品信息部分终止定义”菜单里操作。

3.可以在“查询正在执行送券的商品”菜单中查询促销期内正在执行送券的商品及送券规则。

促销活动的注意事项

1.新增的商品部类应先经会计审核状态正常后，再作促销让利单，否则前台无法销售。

2.只送券不收券的商品，挂促销主题时应挂“满**送**”的活动主题。

3.促销让利单的审核时间，应早于促销单上有效期的开始时间，当天制作的促销单，需在当天生效时，应在手工单上注明，在开店前，交于会计审核并手工执行。

4.终止部分促销让利商品的单据审核时间，应早于该单据上终止启动时间，如果是当天终止的商品应审核后手工终止（需在手工单上注明）。

5.对更改送券规则（改挂促销主题）的商品，应首先部分终止原商品促销期商品信息定义，再定义新的促销期商品信息，然后会计审核并手工执行。

第六部分：

合同续签

部分厂商合同到期后要进行续签，因为涉及到清算和保底方面的问题，现在的续签合同动作统一在商友的合同变更的菜单中进行：

合同管理——合同变更——联营合同变更处理。

在进行合同续签的时候需要注意的是：

如果变更的合同里有保底金额的话，就要注意在每个月的销售计划月度分解菜单中打上清算标记，以方便在合同续签后可以每月进行清算，还要注意合同变更时候扣率的变化、部门的调整，在填写合同启动日期时，应该填写大于当天的日期，例如：

在变更合同定义当天是2005-9-12，那么合同的启动日期就应该是2005-9-13，否则系统会提示错误无法保存。

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