商务函电.docx
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商务函电
外贸商务函电常见10大类型
10种典范商务信函介绍
一.“简约”型商务函电:
inbeforeemailattached,includingthexxxpicture.(看,简约至此,称谓,落款全省了.高!
但若发至的不是个人邮箱,恐怕对方也就收不到了.于是不得不连名带姓的重发一次,看来这时间也不一定真能节省下来.)
二.“精确”型商务函电
Thanksforyourmail.AsforthecopyofCEandSAA,Iwillfaxthemtoyouwithinthesetwodays.(“withintwodays”?
fax是及时性的动词,你是说你要花上两天的时间去传真?
这样的话,我就不得不在传真机跟前不吃不喝地干等两天?
拜托,如果不能确定具定传真时间,就请说“I’lladviseyoutheexactfaxtimeonceconfirmation”)
三.“大张旗鼓”型商务函电
Peryourinformation,youwouldlikeustoquoteyouthepricesasbelow.Plskindlycheck.Thanks.XXX
Nowwewouldliketointroduceourcompanytoyou.OurcompanyXXXFoundedintheyear1999.It’sheadquartersatthefootofbeautifulXXXMountain.Whichcalled“thelungofGuangZhou,alsoclosetothesouthgateShenzhencity”.WespecializeinmanufacturingallkindsofXXX.NowfactoriesweowncoveringanareaofXXX㎡,morethanXXXworkers,amostprofessionalteamconsistingoftechnicansandsales.After5yearshardworking.ourcompanyhasdevelopedintoalargecorporation,integratedwithXXX,manufacturingprocessingandtrading.Sincethefirstdayofestablishment.Weinsistinthiscreed“XXX”ledbycustomers’srequirement,basedonquality,ruledwithISO9001:
2000,followingfashions.Wetakeitasourgoaltobuildfamousbrand.Productsbearing“XXX”aresoldallovertheworld,suchasAmerica,Europe,SoutheastAsiaandMiddleEast,etc.(老兄,我要求的只是你的几个产品的报价而已,您不至于把你们整个网页上的东东都COPY给我看吧?
再说了,我若对你们公司一无所知的话,又怎能找你们报价?
如果想我们了解多点,给我一个网址就可以了.我会找机会上去看看,但现在我有十几个email等着复,我还有一大堆的报价要整理,我的水倒好了都没有来得及喝一口,你让我现在去听你们的口号?
)
四.自做聪明型商务函电
ThanksforyourEmail.ButIwouldliketoknowyourcustomers’opinionatfirst.Howabouttheirtargetprices?
(到底是你的智商有问题,还是我的智商有问题?
我不知道你的其它客户是否会在你第一次报价之后就告诉你目标价,但我肯定是要让你失望的啦,因为Iamnotasstupidasyouthink.)
五.翻脸无情型商务函电
Ihavedeletedalotofemaillastweektosaveharddiskspace.Iwillaskxxxtocheckthatforyoutomorrowmorning,isthatok?
(不会吧,这茶是否凉得也太早了一点?
我们的单你们还在做着,现在就把我的邮件给全部删了?
看来我们的事在您眼中是无足轻重呀).
六.“画蛇添足”型商务函电
Ordersarenowcomingineveryday,sowehaveattachedouramendedpricelistinwhichyoucanfillinthequantityyouwanttoorder.Itwillautomaticallycalculatethetotalcbm&amountforyourorder.(哇!
听上去,你们的订单每天都如雪片般飞来,你们一定忙死了,连询价都要“自给自足”,再说我们的单量不见得很大,看来你们也不会太重视,还是找别家吧)
七.“云里雾里”型商务函电
canyousendmethephoto?
(天哪,我的眼睛是不是看错了?
我要的是你的产品呀,看,我清楚的列出了我所要的产品编号,这也是你们提供的编号,怎么反倒向我要你们自己产品的图片?
Areyoukiddingwithme?
)
八.“口不遮掩”型商务函电
theswitchwecan’trevised,weshippedmanygoodstoourcustomerlikethis.Pleasenote!
(喂,你们其它的客户能接受的不一定我的客户就可以接受,你是不是想对我说“同样的产品我们销售给其它的客户都没有异议,所以你们最好闭嘴.)
九.“你急他不急”型商务函电
Iwillcheckwithmyengineerwiththeoldsamples,andfindouthowtosolvetheproblemthatyoumentionedonthemail,inordertosendthebestsamplestoyou.(你们手上难道就没有合格的样品可以先寄了?
我没有时间等你去研究,我现在急要的是合格样品寄给客户不是你的研究报告.)
十.“敷衍了事”型商务函电
Thanksforyoure-mail.Wewillsendthesamplestoyouasap.(这个assoonaspossible到底是什么时候?
我到底可不可以在要求的日期前收到你们的样品?
)
怎样撰写外贸商务电函
撰写商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。
所有您需要做的就是,用简单朴实的语言,准确的表达自己的意思,让对方可以非常清楚的了解您想说什么。
围绕这一点,我们总结了几方面的内容,希望对您写作商务信函有借鉴作用。
口语化
每一封信函的往来,都是您跟收信人彼此之间的一次交流。
人都是感性的,所以您需要在您的信函里体现感性的一面。
然而很多人都有一种误解,以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”,于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。
他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived”,“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“Wearelookingintoyourcomplaint”。
其实我们简单的来理解一下,每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?
只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。
多用一些简单明了的语句,用我/我们做主语,这样才能让我们的信函读起来热情,友好,就象两个朋友之间的谈话那样简单,自然,人性化。
想象一下,如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时,您会怎么说?
我想您会说“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。
既然在电话中您会这样说,为什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”?
放弃这种所谓的“生意腔”吧,让您的信也象谈话那样简单,自然,人性化。
语气语调
由于您写的信函都是有其目的性的,所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。
在写之前先不妨仔细考虑一下,您写这封信函是想达到一个什么样的目的,您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?
是歉意的,劝说性的,还是坚决的,要求性的。
这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
*真诚
不管是生活中的交往还是生意上的合作,真诚是最重要也是最基础的,所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。
不管说什么,都要带着您的诚意去说。
把写好的信函拿起来读一遍,确保如果此时对方正在电话中与您通话,他一定能够感受到您的自然和真诚。
*直接
跟您一样,您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。
所以,信函一定要写得简明扼要,短小精悍,切中要点。
如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容,请毫不留情的舍弃它们。
因为这些内容不仅不能使交流通畅,反而会混淆视听,非但不能让读者感兴趣,反而会让他们恼火,产生反感。
*礼貌
我们这里所说的礼貌,并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。
而是要体现一种为他人考虑,多体谅对方心情和处境的态度。
如果本着这样的态度去跟别人交流,那么就算您这次拒绝了对方的要求,也不会因此失去这个朋友,不会影响今后合作的机会。
特别要注意,当双方观点不能统一时,我们首先要理解并尊重对方的观点。
如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时,请表现一下您的高姿态,您可以据理力争,说明您的观点,但注意要讲究礼节礼貌,避免用冒犯性的语言。
还要提醒一点,中国人有句话叫做“过犹不及”。
任何事情,一旦过了头,效果反而不好。
礼貌过了头,可能会变成阿谀奉承,真诚过了头,也会变成天真幼稚。
所以最关键的还是要把握好“度”,才能达到预期的效果。
*简洁
就象前面提到的,要用简洁朴实的语言来写信函,让您的信函读起来简单,清楚,容易理解。
用常见的单词,避免生僻或者拼写复杂的单词。
一个单词可以表达,就不要用词组。
多用短句,因为短句更容易理解。
少用“and”,“but”,“however”,“consequently”这些让句子变得冗长的连词。
在同一封信函里,不要使用多个相同含义的单词。
比如,您前面写了“goodshavebeensent”,那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。
因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。
*精确
当涉及到数据或者具体的信息时,比如时间,地点,价格,货号等等,尽可能做到精确。
这样会使交流的内容更加清楚,更有助于加快事务的进程。
针对性
请在邮件中写上对方公司的名称,或者在信头直接称呼收件人的名字。
这样会让对方知道这封邮件是专门给他的,而不是那种群发的通函,从而表示对此的重视。
当然,如果您无法确定收信人的名字,那就在称呼一栏里写“DearSirs”or“DearSirorMadam”。
语言朴实
前面我们说过,商务信函不需要用华丽的词句。
根据西方的语言习惯,他们更愿意使用简练而朴实的语言。
所以当我们跟西方人进行商务沟通时,也要尽量避免华丽复杂的词句。
比如“Welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation”,就不如直接写成“Wehopetohavetheopportunitytoworktogetherwithyouinthefuture.”,这样才更加符合西方人的语言习惯。
回复迅速及时
给买家的回复,千万要迅速及时。
因为买家通常只看最先收到的几封回复,从中去选择合适的供应商。
如果您的回复不够及时,就可能因为抢不到先机而失去商机。
五种常见的邀请函电
一、Dearsir/madam:
I'mdelightedyouhaveacceptedourinvitationtospeakattheconferencein[city]on[date].
Asweagreed,you'llbespeakingonthetopicfrom[time]to[time].Therewillbeanadditionalminutesforquestions.
Wouldyoupleasetellmewhatkindofaudio-visualequipmentyou'llneed.Ifyoucouldletmeknowyourspecificrequirementsby[date],I'llhaveplentyoftimetomakesurethatthehotelprovidesyouwithwhatyouneed.
Thankyouagainforagreeingtospeak.
Ilookforwardtohearingfromyou.
Sincerelyyours,
[name]
[title]
二、Dearsir/madam:
Thankyouforyourletterof[date].
I'mgladthatyouarealsogoingto[place]nextmonth.Itwouldbeagreatpleasuretomeetyouatthe[exhibition/tradefair].
Ourcompanyishavingareceptionat[hotel]ontheeveningof[date]andIwouldbeverypleasedifyoucouldattend.
Ilookforwardtohearingfromyousoon.
Yourssincerely,
[name]
[title]
三、Dearsir/madam:
[organization]wouldverymuchliketohavesomeonefromyourcompanyspeakatourconferenceon[topic].
Asyoumaybeaware,themissionofourassociationistopromote[products].Manyofourmembersareinterestedintheachievementsyourcompanyhasmadein[areas].
Enclosedisourpreliminaryschedulefortheconferencewhichwillbereviewedinweeks.I'llcallyou[date]toseewhofromyourcompanywouldbewillingtospeaktous.Icanassureyouthatwellmakeeverythingconvenienttothespeaker.
Sincerelyyours,
[name]
[title]
四、Dearsir/madam:
Wewouldliketoinviteyoutoanexclusivepresentationofournew[product].
Thepresentationwilltakeplaceat[location],at[time]on[date].Therewillalsobeareceptionat[time].Wehopeyouandyourcolleagueswillbeabletoattend.
[company]isaleadingproducerofhigh-quality.Asyouwellknow,recenttechnologicaladvanceshavemadeincreasinglyaffordabletothepublic.Ournewmodelsoffersuperbqualityandsophisticationwitheconomy,andtheirnewfeaturesgivethemdistinctadvantagesoversimilarproductsfromothermanufacturers.
Welookforwardtoseeingyouon[date].
Justcallourofficeat[phonenumber]andwewillbegladtosecureaplaceforyou.
Sincerelyyours,
[name]
[title][next]
五、Dearsir/madam:
On[date],wewillhostaneveningofcelebrationinhonoroftheretirementof[name],Presidentof[company].
Youarecordiallyinvitedtoattendthecelebrationat[hotel],[location],on[date]from[time]to[time].[name]hasbeenthePresidentof[company]since[year].Duringthisperiod,[company]expandeditsbusinessfrom[size]to[size].Nowitsouropportunitytothankhimforhisyearsofexemplaryleadershipandwishhimwellforahappyretirement.Pleasejoinustosaygood-byeto[name].
Seeyouon[date].
Yourssincerely
[name]
[title]
常用的20个商务英语电函
1.Pleaseacceptourthanksforthetroubleyouhavetaken.
有劳贵方,不胜感激。
2.Weareobligedtothankyouforyourkindattentioninthismatter.
不胜感激贵方对此事的关照。
3.Wetenderyouoursincerethanksforyourgeneroustreatmentofusinthisaffair.
对贵方在此事中的慷慨之举,深表感谢。
4.Allowustothankyouforthekindnessextendedtous.
对贵方之盛情,不胜感谢。
5.Wethankyouforthespecialcareyouhavegiventothematter.
贵方对此悉心关照,不胜感激。
6.Weshouldbegratefulforyourtrialorder.
如承试订货,不胜感激。
7.Weshouldbegratefulforyourfurnishingusdetailsofyourrequirements.
如承赐示具体要求,不胜感激。
8.Itwillbegreatlyappreciatedifyouwillkindlysendusyoursamples.
如承惠寄样品,则不胜感激。
9.Weshallappreciateitverymuchifyouwillgiveourbidyourfavorableconsideration.
如承优惠考虑报价,不胜感激。
.Wearegreatlyobligedforyourbulkorderjustreceived.
收到贵方大宗订货,不胜感激。
11.Weassureyouofourbestservicesatalltimes.
我方保证向贵方随时提供最佳服务。
12.Ifthereisanythingwecandotohelpyou,weshallbemorethanpleasedtodoso.
贵公司若有所需求,我公司定尽力效劳。
13.Itwouldgiveusagreatpleasuretorenderyouasimilarserviceshouldanopportunityoccur.
我方如有机会同样效劳贵方,将不胜欣慰。
14.Wesparenoeffortsinendeavoringtobeofservicetoyou.
我方将不遗余力为贵方效劳。
15.Weshallbeverygladtohandleforyouatverylowcommissioncharges.
我方将很愉快与贵方合作,收费低廉。
16.Wehavealwaysbeenabletosupplythesefirmswiththeirmonthly
requirementswithoutinterruption.
我方始终能供应这些公司每月所需的数量,从无间断。
17.Wetakethisopportunitytore-emphasizethatweshall,atalltimes,doeverythingpossibletogiveyouwh