U8第3章基础档案设置.doc

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第三章基础档案设置

第三章基础档案设置

基础档案设置先后顺序如图3-1：

图3-1

编码档案设置的条件限制：

l客户、供应商、存货档案编码中可以输入字母、数字和汉字字符。

l其他文本文件：

除特殊字符（<>&：

*、%`|？

）外，其他所有字符都可以输入。

l规格型号可以输入下划线“-”。

l所有档案记录，只要新增记录，没有使用过，除编码外该记录中的所有内容均可修改。

l所有档案记录，若为新增记录（没有使用过），或者是结转上年后，新年度账中该记录没有任何数据信息，则该记录允许删除。

1机构设置

1.1部门档案

双击基础设置中的【部门档案】，显示如图3-2界面：

图3-2

点击〖增加〗按钮，在编辑区输入部门的编号、名称、负责人、属性、电话、地址等基础信息资料，其中部门编码和部门名称必须输入。

部门编号必须符合部门编码级次原则。

如果要在“销售管理系统—信用控制”中选择“部门信用控制”，则这里必须输入部门信用状况。

应用指南

l在网络操作中，可能同时有多个操作员在操作相同的目录。

您可以点击〖刷新〗按钮，查看到当前最新的目录情况。

1.2职员档案

主要用于记录本单位使用系统的职员列表，包括职员编号、名称、所属部门及职员属性等。

双击基础设置中的【职员档案】，显示如图3-3界面：

图3-3

在左边目录区选择要增加职员的部门，点击〖增加〗按钮，在图3-4界面中输入职员的编号、姓名、所属部门、信用额度、信用天数、信用等级等相关信息资料。

其中职员编号、职员名称和所属部门必须输入。

如果要在“销售管理系统—信用控制”中选择“业务员信用控制”，则必须在这里输入职员信用权限。

图3-4

2往来单位

2.1客户/供应商分类

如果想对客户/供应商进行分类管理，则需建立客户/供应商分类体系。

用户可将客户/供应商按行业、地区等进行划分。

用户双击基础设置中的【客户分类】，显示如图3-5界面：

单击〖增加〗按钮，可新增一个客户类型，在编辑区输入客户分类编码、名称，注意客户分类必须逐级增加；单击〖修改〗按钮，可对除客户分类编码外的其他客户分类信息进行修改；单击〖删除〗按钮，即可删除当前分类，注意已经使用的客户分类不能删除，非末级客户分类不能删除。

图3-5

供应商分类设置的操作同客户分类。

2.2客户/供应商档案

完成客户/供应商分类设置后，开始进行客户/供应商档案的设置和管理。

供应商档案设置的操作同客户档案。

双击基础设置中的【客户档案】，显示如图3-6界面：

图3-6

操作说明

l增加客户档案信息

在屏幕左边的列表中选择一个末级的客户分类，点击〖增加〗按钮，显示如图3-7“添加客户档案”界面，分别填写基本页签（如图3-7）、信用页签（如图3-8）、联系页签（如图3-9）和其他页签（如图3-10）内容，增加客户信息。

基本页签

填写一些主要客户信息，其中带“*”为必输项，输入客户的基本资料，包括客户编码、客户名称、客户简称、所属分类码，这些信息资料在以后的日常业务处理中中作为一个客户区别另一个客户的主要标识，是必输项。

图3-7图3-8

信用页签

输入有关用户信用等级、信用期限等客户信用信息；如果您在应收款管理中选用“根据单据自动报警”，那么在这里要输入相应的信用期限；如果您在应收款管理中启用“信用额度控制”，那么在这里应输入信用额度的金额。

有关客户信用的控制，请参见《销售管理使用手册》中的信用控制部分。

供应商的信用控制主要在应付款管理中使用。

图3-9图3-10

“联系页签”输入一些与客户联系所必须的联系信息，例如电话、地址、邮政编码、联系人等；其他辅助信息在“其他页签”中输入。

如果系统提供的档案项目不能满足企业的特殊要求，请启用自定义项设置功能，设置您需要的档案项目。

有关自定义项的详细描述请参见本章8.2自定义项。

l如何实现并户

在设置、管理客户/供应商档案时，要注意要保持每个客户/供应商的唯一性，例如在客户/供应商名称中有用友公司和用友（软件集团）公司，而实际上这是同一个客户/供应商，象这样只能保持一个用户名称，此时可以使用系统提供的并户功能，点击客户/供应商档案中的〖并户〗按钮，弹出如图3-11对话框：

图3-11

输入被并户的客户/供应商编码以及并至客户/供应商处的编码，确认即可。

系统提示并户成功，则表明已完成并户，被并户的客户/供应商将不再出现在客户列表中，只保留并至用户的基础档案信息，被并户客户/供应商的业务数据保留并入并至用户。

2.3地区分类

如果您的企业需要对供货商或客户按地区进行统计，那就应该建立地区分类体系。

地区分类最多有五级，企业可以根据实际需要进行分类。

如：

您可以按区、省、市进行分类，也可以按省、市、县进行分类。

双击基础设置中的【地区分类】，系统将弹出如图3-12界面：

图3-12

操作方法

l增加地区分类

单击〖增加〗按钮，在编辑区按照编码原则输入地区类别编码和名称，单击〖保存〗按钮，保存此次增加的地区分类；单击〖恢复〗按钮，放弃此次增加的地区分类。

如果想继续增加，用鼠标单击〖增加〗按钮即可。

l如何修改地区分类

选择要修改的地区分类，单击〖修改〗按钮，进入地区分类修改界面。

用户可以在此对需要修改的项目进行调整，单击〖保存〗按钮，即可保存当前地区分类的修改。

3财务

3.1会计科目

本功能完成对会计科目的设立和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、插入、修改、查询、打印会计科目。

双击【会计科目】，出现如图3-13：

图3-13

操作说明

l增加会计科目

用鼠标单击〖增加〗即可进入会计科目增加界面，如图3-14：

输入科目编码，科目编码必须唯一，科目编码必须按其级次的先后次序建立；

输入科目的中英文名称、行业性质和助记码；

选择账页格式，用于定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。

系统提供了金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择；

设置辅助账类，系统除完成一般的总账、明细账核算外，并提供以下几种专项核算功能供用户选用：

部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算。

图3-14

注意

l科目中文名称和科目英文名称不能同时为空。

若您在进入系统时选择的是中文版，则必须录入中文名称，英文名称可输也可不输；若您在进入系统时选择的是英文版，则必须录入英文名称，中文名称可输也可不输。

l行业性质为行政单位或事业单位时，按新会计制度科目类型设置。

l一个科目可同时设置两种专项核算，如：

管理费用既想核算各部门的使用情况也想了解各项目的使用情况，那么可以同时设置部门核算和项目核算。

l如何指定现金、银行科目

单击横向【编辑】菜单下的【指定科目】，显示指定科目窗口，如图3-15，用户在此用全选、全删、单删、单选按钮选择现金、银行存款和现金流量科目，选择完毕后，用鼠标单击〖确认〗按钮即可。

图3-15

注意

l此处指定的现金、银行存款科目供出纳管理使用，所以在查询现金、银行存款日记账前，必须指定现金、银行存款总账科目。

l如果本科目已被制过单或已录入期初余额，则不能删除、修改该科目。

l此处指定的现金流量科目供UFO出现金流量表时取数函数使用。

l如何定义科目自定义项

在填制凭证时，除了摘要、科目、金额等主要信息外，还有许多辅助信息来说明此项业务的情况，根据实际情况，录入其他的信息，如固定资产科目增加时，希望录入其增加方式，如购建、盘盈、捐赠等；又如录入库存商品时，希望录入其出入库方式等等。

这些信息并不是凭证的主要信息，又无法设定其辅助账类，但在制单时又希望对这些信息提供录入的地方，并在查询时可以进行统计。

若有了科目自由项，就可以很方便地实现这些功能了。

科目自由项是由用户在会计科目处自由设置并在填制凭证中自由录入的科目辅助项。

操作流程

1、选择横向菜单【编辑】中的〖定义自定义项〗按钮或点击工具栏上的〖定义〗按钮，如图3-16显示设置窗内容：

图3-16

2、双击自定义项栏目，可设置各科目的自定义项，在此定义了自定义项的科目，可在制单中填写自定义项的内容，并在账簿查询中查看。

3.2凭证类别

本系统提供了【凭证分类】功能，用户可以按照本单位的需要对凭证进行分类设置。

如果是第一次进入凭证类别设置，系统提供了几种常用分类方式供用户选择。

Ø第一种分类方式：

记账凭证

Ø第二种分类方式：

收款、付款、转账凭证；

Ø第三种分类方式：

现金、银行、转账凭证；

Ø第四种分类方式：

现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；

Ø第五种分类方式：

自定义凭证类别。

用户可按需要进行选择，选择完后，仍可进行修改。

当选择了分类方式后，则进入凭证类别设置，系统将按照所选的分类方式对凭证类别进行预置。

凭证类别设置界面如图3-17：

图3-17

操作说明

l增加、删除、修改凭证类别

点击〖增加〗按钮，在表格中新增的空白行中填写凭证类别字，凭证类别名称等栏目即可。

删除时，用鼠标单击要删除的凭证类别，再点〖删除〗按钮即可。

修改时，直接在表格上修改即可。

l设置限制类型与限制科目

某些类别的凭证在制单时对科目有一定的限制，这里，系统有七种限制类型供选择：

u借方必有：

制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生。

u贷方必有：

制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生。

u借方必无：

制单时，此类凭证借方不能有此限制科目有发生。

u贷方必无：

制单时，此类凭证贷方不能有此限制科目有发生。

u凭证必有：

制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生。

u凭证必无：

制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生。

u无限制：

制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。

3.3外币设置

汇率管理是专为外币核算服务的。

在此可以对本账套所使用的外币进行定义；在【填制凭证】中所用的汇率应先在此进行定义，以便制单时调用，减少录入汇率的次数和差错。

对于使用固定汇率（即使用月初或年初汇率）作为记账汇率的用户，在填制每月的凭证前，应预先在此录入该月的记账汇率，否则在填制该月外币凭证时，将会出现汇率为零的错误，对于使用变动汇率（即使用当日汇率）作为记账汇率的用户，在填制该天的凭证前，应预先在此录入该天的记账汇率。

进入本功能后，屏幕显示如图3-18：

图3-18图3-19

操作说明

l如何增加核算外币币种

单击〖增加〗按钮，显示如图3-19，输入币种和币名，输入汇率小数位及折算方式，选择固定汇率或浮动汇率，确认即可。

栏目说明

l折算方式分为直接汇率与间接汇率两种，用户可以根据外币的使用情况选定汇率的折算方式。

直接汇率即[外币*汇率=本位币]，间接汇率即[外币/汇率=本位币]。

l最大折算误差在记账时，如果外币*（或/）汇率-本位币>最大折算误差，则系统给予提示，系统默认最大折算误差为0.00001，即不相等时就提示，如果用户希望在制单时不提供最大折算误差提示，可以将最大折算误差设为一个比较大的数值，如1300000即可。

l固定汇率与浮动汇率选【固定汇率】即可录入各月的月初汇率，选【浮动汇率】即可录入所选月份的各日汇率。

3.4项目目录

企业在实际业务处理中会对多种类型的项目进行核算和管理，例如在科研课题项目、在建工程、对外投资、技