开曼铝业年终总结会议策划.docx
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开曼铝业年终总结会议策划
开曼铝业年终总结会议策划
学生姓名：
学号：
指导教师：
职称：
专业：
系（部）：
二〇一〇年十二月五日
目录
设计说明2
一、会议背景2
二、会前准备2
（一）确定会议议题。
2
（二）会议议程表3
（三）会议日程表3
（四）参会人员名单3
（五）布置会场和安排座次3
（六）文件资料准备4
（七）发布会议通知4
三、会中服务4
（一）签到4
（二）引导代表入座……………………………………………………………………………………………….4
（三）发放会议文件……………………………………………………………………………………….…4
（四）会场服务4
（五）会议秘书做好记录工作。
5
四、会后落实工作6
（一）清理会场6
（二）秘书人员及时整理会议记录6
（三）整理会议录音6
（四）整理出会议简报7
（五）会议文件立卷归档7
（六）秘书部总结7
论文设计总结7
附件1会议通知9
附件2会议议程表10
附件3会议日程表11
附件4会议须知12
附件5会议简报13
附件6开幕词14
附件7闭幕词15
开曼铝业年终总结会议策划
姓名
省份市区邮编
设计说明：
会议是一种事先约定的、有组织的、有目的的聚众会晤、议事或传递信息的行为过程，是人们在社会生活中处理有关问题的一项经常性的行为过程，是人们在社会过程中处理有关有关问题的一项经常性的活动形式。
是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。
作为会展业的重要组成部分。
策划关于开曼铝业年终总结，一方面有利于自己对大学三年所学知识融会贯通，系统地把课堂所学理论知识应用到具体实践中，通过会前准备、会中服务、会后总结等各种必要的支持和服务工作，来筹划整个会议的各个细节事项，安排好各项工作的准备工作，不断学习，体现文秘的专业性，综合提高自己专业知识能力；另一方面，年终总结不管对每个企业来说还是个人都是一个自我肯定的方式。
一、会议背景
开曼铝业（三门峡）有限公司是英国开曼能源开发有限公司在河南省三门峡市设立的外商独资企业，公司生产设备精良、工艺流程先进、技术力量雄厚、管理方法科学工程自投产以来，通过科学管理，生产一直比较平稳，产品质量优良，氧化铝一级品率达100%，深受用户的亲睐，省内外用户纷纷前来定货。
产品主要销往河南万基铝业、河南神火集团、洛阳豫港龙泉等企业。
这一年来开曼铝业的业绩一直在不断上升，开曼铝业为这一年来对大家工作的肯定，也为了总结这一年来公司的成绩，特此召开年终总结会议，以对大家鼓励和表彰。
二、会前准备
会前准备是整个会务工作的首要环节。
会前准备工作做得好坏，对会议的顺利进行有直接的关系。
扎实的准备工作，是会议得以顺利召开，圆满成功的基本保证。
秘书人员在会前必须做的准备工作如下几点：
（一）确定会议议题
议题是指会议要讨论的问题和要议定的事项。
它是会议总体目标的具体展现，决定着会议的性质和方向。
此次会议为中型会议，讨论议题不宜过多，主要围绕各部门这一年来的工作成绩，好的有哪些，需要改进的有哪些，最后各个部门进行交流，互换经验。
根据领导的指示，秘书将会议主题定为：
团结一致，再创新高。
各个部门工作性质、职能不同，都存在着差异，需要各部门推荐一名代表发言，会后制定出各部门的下一年的工作计划。
（二）会议议程表（附件2）
会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。
（三）会议日程表（附件3）
会议日程就是根据议程逐日作出的具体安排，以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。
（四）参会人员名单
参会人员是参加会议的正式成员，包括主持人，也包括秘书人员，但不包括在会场上的其他服务人员。
参会人员必须是与会议直接有关的人员，有权了解会情、提出意见、表示态度作出决定的人；能够有助于会议达到预期效果的人；必须具备有合法身份和法定的资格。
主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。
主持人：
张旭（开曼铝业主管部组长）
列席人：
张红艳（开曼铝业经理）、辛欣（开曼铝业负责人）、孙芳（开曼铝业总主管）
出席人：
张晓鹤（生产车间主任）、广小云（财务部主任）、王俊强（销售部经理）、高帅（业务部总经理）……
员工：
王伟、刘明辉、程江涛、王晓琳、花蕊、许文青……（共计248人）
说明：
秘书组将与会人员编排分组，为方便讨论问题，秘书人员根据部门类别进行编组。
出席人员名单顺序按照财务部、销售部、业务部、生产部等列出。
（五）布置会场和安排座次
会议形式为小型团队，根据会议讨论形式来布置会场、安排座次；会场整体布局要庄重，体现会议主题和气氛；主席台是会场布置工作重点，设立主席台，便于体现庄重气氛和有利于会议的主持者主持会议。
主席台座次编排要先报主管上司审核，然后在主席台入口处的墙上标明。
具体布置安排如下：
1.会场形式为扇面形，给人正规严肃之感，与会议主题讨论相统一。
2.排列座次：
秘书人员将会场划分为若干部分，以部门为单位集中就座，与会人员由会议秘书引导就座。
53124
图1：
会议座次图
注:
1、2、3号的座次依次为:
张红艳、辛欣、孙芳，4号为主持人位置，5号为代表发言人的位置
3.视听设备检查：
（1）屏幕：
会议室屏幕位置、角度要合适，使演讲人的头不用离开讲桌的麦克风便能看见屏幕。
（2）灯光：
灯光亮度稍稍调暗，以便屏幕上的画面清晰，但不能太暗，影响与会人员记笔记。
（3）音响：
检查线路，保证所有工作人员听清楚；检查麦克风，是否需要更换电池。
（4）会议开始前，提前十五分钟调好空调温度。
（5）文具准备充足。
（六）文件资料准备
1.开幕词（附件6）
2.闭幕词（附件7）
3.服务性文书资料（会议议程、会议须知等）（附件4）
（七）发布会议通知
1.通过开曼铝业内网公告
2.书面通知（附件1）
三、会中服务
会间工作，指的是会议从开始到结束期间秘书人员应做的工作，包括会场组织服务、会议信息的收集与编发、会议形成文件的起草等工作。
（一）签到——使用电脑签到
电脑签到快速、准确、简便，参加会议人员进入会场时，只要把工作卡片放在签到机内，签到机就会将与会人员的姓名、号码传到中心，与会者的签到手续在几秒内即可办完，将签到卡退还本人。
参加会议人员到会结果由计算机准确、迅速地显示出来。
（二）引导代表入座
参加会议的人员事先可能不熟悉会场，因此，会务工作人员要把与会者引导到相应的座位上去。
这样，既方便与会者，又维持了会场秩序，保证了会议效果。
秘书部负责分配三人引导就座。
既方便与会者，又维持了会场秩序，保证会议效果。
（三）发放会议文件
会议中所需要的文件材料，会议工作人员应及时、准确地分发到每位与会者手中。
分发会议文件和材料有两种形式。
会前分发文件和材料，可以在与会者进入会场时，由会议工作人员在会场入口处分发给每位与会者；也可以在开会之前，按要求在每位与会者的座位上摆放一份文件材料。
会中分发文件材料，可以把会议工作人员分派到各组，每人负责每组的文件材料的分发和收退。
需要收回的文件材料，一般在文件的右上角，写明收文人和收文时间，收文时要登记，以免漏收。
（四）场外安排
安排好场外的会议值班工作。
会议值班室在会议秘书组领导下，负责会议承上启下、左右联系、互相沟通、平衡协调等工作。
值班人员做好相关记录：
（1）值班电话记录。
包括来电时间、来电单位、来电人员姓名、来电内容。
（2）值班接待记录。
记录来访人员姓名、单位、来电事由、联系方法等内容。
（3）做好信息传递。
及时将重要或需要紧急处理的信息向有关人员通报。
（4）值班表
表1：
开曼铝业值班表
年月日
值班人：
事项：
备注：
4.处理临时交办事项
会议过程中，有可能发生一些意想不到的临时变动，会议秘书人员应及时向领导请示，并对领导指示采取应急措施，妥善处理。
（五）会议秘书做好记录工作。
会议记录具有汇总、交流会议信息，为形成会议文件打好基础的作用，不仅可作为日后查考分析的依据，也是个有法律效力的文档。
1.会议记录单
表2：
开曼铝业会议记录单
会议名称
时间：
年月日时——日时
地点
主持者
出席者
记录人
内容
缺席者
理由
2.会议记录要求：
记录真实、准确，始终如一，要点不漏。
3.主管秘书王晓萍、刘苗负责记录工作。
（1）会前准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。
准备好录音机和录音笔补充手工记录。
（2）开会之前提前到达会场，安排好做会议记录的地方。
（3）利用录音机的同时，必须手工记录。
这样可防止录音机中途出故障而漏掉内容。
4.会议记录内容：
（1）会议类型、时间、日期、地点。
（2）参会主持人、主要领导。
（3）缺席者请假条。
（4）会议议题、会议发言、会议结论等。
五、会后落实工作
（一）清理会场
1.临会议结束，主持人及时提醒，会议服务秘书将文件资料全部收回，认真检查文件资料是否缺页、缺损的情况，如有毁坏，要及时补救；认真检查与会人员有无文件或物品遗忘。
2.及时清洁会议大厅，投影仪、麦克风等设备整理好，关上空调、门窗。
（二）秘书人员及时整理会议记录
要求文字精炼规范，观点鲜明，条理清晰；根据会议要求，拟出情况通报，送领导签发。
会议记录是本单位研究重大事项的文字依据，必须妥善管理。
会议结束后，根据需要可以在保持原意的基础上对会议记录进行整理，如需要形成会议纪要的，整理人、审核人要签名。
会议记录本不能涂改、增删，更不能随意销毁，要及时归档。
（三）整理会议录音
整理录音的工作，就是根据所录语言的中心思想，删除必要的语言、补充和修改不足、不恰当以及没有录进去的内容，使整理稿成为中心明确、条理清楚、文字通顺、内容连贯的书面材料。
1.删除不必要的内容，补充语句、标点、标题等。
2.注意修改，对表达不规范、不严谨、不确切、引文不准、层次混乱、衔接不好的，都要进行整理修改。
3.送审。
录音整理好后，送给参会主管孙芳和各部门发言人、会议主持人审阅。
及时将修改后的资料完善修整。
（四）整理出会议简报（附件5）
会议简报，即对会议的简要报告，内容一般简明扼要。
主要是反映会议的基本情况、主要精神，引导会议发展。
（五）会议文件立卷归档
会议文件资料的立卷归档，就是把有保存价值的全部会议资料进行分类整理，有秩序、有系统地加以编排，完整地保存下来。
1.收集整理好领导讲话稿，会议文件资料，会议记录，会议录音，参加会议人员名单，参加会议的书面通知等材料。
2.将收集的材料进行分类、组卷、编目、填写卷内文件资料备考表、拟定案卷标题、填写案卷封面、编写案卷目录。
3.保存。
及时销毁不再利用的纸张。
（六）秘书部总结
秘书部开会总结此次会议过程中的优点和不足,肯定优点，对于不足的地方认真学习改正，完善会议筹备工作，便于以后更好的筹划会议。
六、论文设计总结
此次毕业设计是我们从大学毕业生走向工作岗位重要的一步。
从最初的选题，开题到完成设计。
其间，查找资料，老师指导，与同学交流，反复修改，每一个过程都是对自己能力的一次检验和充实。
此次毕业设计是对我专业知识和专业基础知识一次实际检验和巩固，同时也是走向工作岗位前的一次热身。
毕业设计收获很多，比如学会了查找相关资料相关标准、分析，提高了自己的能力，懂得了许多知识。
但是毕业设计也暴露出自己专业基础的很多不足之处。
比如缺乏综合应用专业知识的能力，对材料的不了解，等等。
这次实践是对自己大学三年所学的一次大检阅，使我明白自己知识还很浅薄，虽然马上要毕业了，但是自己的求学之路还很长，以后更应该在工作中学习，努力使自己成为一个对社会有所贡献的人。
参考文献：
[1]张玲莉.秘书国家职业资格培训教程[M].北京：
中央广播电视大学出版社，2006年
[2]文同.企业秘书管理手册[M].北京：
企业管理出版社，2002年
[3]王建庄.应用文写作[M].郑州：
大象出版社，2006年
[4]赵映诚.秘书实务[M].北京：
高等教育出版社，2001年
[5]邓绍兴.陈智为.秘书实务[M].北京：
中国人民大学出版社，1996年
[6]卫晓东.秘书专业知识[M].北京：
人民出版社，2009年
附件1
开曼铝业关于年终总结会议通知
公司工作人员：
为了感谢大家对企业的支持和奉献，我公司决定召开年终总结大会。
现将会议具体事项通知如下：
一、会议内容：
由各部门总经理带领工作人员学习、讨论工作问题，总结一年的工作成果。
二、主办者：
公司主管办公室主办，秘书部协办。
三、参加对象：
公司各部门领导、部分工作人员
四、会议起止时间：
2010年12月21日8：
30——17：
50
地点：
公司总会议厅
注意事项：
请参会者准时到达参会大厅。
这次会议讨论，公司领导非常重视，因此各位工作人员收到通知后，请认真总结出自己近段工作情况，明确工作职责。
联系方式：
0398——3805656
开曼铝业主管办公室
2010年10月17日
附件2
开曼铝业年终总结会议议程
至：
各部门总经理
自：
董事会办公室
日期：
2010年12月21日
主题：
团结一致，再创新高
会议目标：
各部门再接再厉，努力再创新高
会议议程：
我们的会议将按照下面的议程进行
议程事项
责任人
时间
领导致开幕词
经理：
红艳
10分钟
各部门讨论近段时间工作情况
各部门参会人员
120分钟
各部门代表发言人进行大会发言
各部门代表发言人
90分钟
领导进行会议总结
负责人：
辛欣
30分钟
领导致闭幕词，会议结束
主管：
孙芳
10分钟
备注：
请在会议前准备如下内容
分析个人近期工作情况，及时反省工作不足，进行个人总结，向部门负责人上交书面稿。
附件3
会议日程表
开曼铝业年终总结会议
时间：
2010年12月21日
地点：
公司总会议厅
参加人员：
公司总主管和各部门总经理和工作人员
目的：
由各部门总经理带领工作人员学习、讨论工作问题，总结一年的工作成果。
上午
8：
30
报到
参加人员
备注
9：
15
主管致开幕词、工作报告
所有与会人员
11:
30
各部门讨论工作近况
14：
30
各部门代表发言人发言
16：
00
会议总结
16：
30
闭幕词
17：
50
散会
附件4
会议须知
1、请参会人员提前十五分钟到场。
2、会议期间请自觉关闭通讯工具。
3、参加大会时，签到入场。
4、入场后由引导人员引导入座，请勿在会场内走动和大声喧哗。
5、入会期间请勿吸烟。
6、因特殊原因不能出席会议时，须向所属部门负责人请假，各代表负责人和记录人员要负责如实填写缺席人员名单交大会秘书组。
7、自觉遵守大会的各项规定，会中涉及公司内部核心问题，请注意保密。
8、妥善保管随身携带的会议文件和物品，要求与会人员在会议期间不接待来访，不请假，集中精力开好会议。
9、不离席、不退场，以免妨碍大家。
10、要共同确认今天的结论，共同遵守散会时间。
附件5
开曼铝业总公司
会议简报
第
（2）期
开曼铝业秘书部2010年12月23日
编者按：
12月21日我公司举办了关于年终总结，我公司领导非常重视这次会议，会议内容很重要。
本期将领导讲话指导思想发给大家，望各位工作人员接到《会议简报》后，严格执行本部门的相关制度，并贯彻到个人的实际工作中。
团结一致，再创新高
过去的一年大家的努力让公司的业绩不断上升，希望在新的一年里，大家能自己制定新的目标，让新的一年更上一层楼！
最后，再次强调，各部门主管合理的制定好下一年的计划。
尽快安排到工作中。
送：
公司各部门（共印20）份
附件6
开幕词
各位领导、员工：
大家早上好！
今天我公司举行年终总结大会，我代表公司领导向参加会议工作人员表示衷心的感谢！
这一年来，在大家的共同努力下我公司的业绩不断上升，感谢大家这一年来对公司的支持和奉献。
为了表示对大家的感谢，我公司会对各部门进行嘉奖。
这次会议的目的主要是，各部门之间进行进行交流学习经验，然后各部门总结这一年来的工作，好在哪里，失误在哪里，值得学习的地方和需要改进的地方。
作为本企业的员工，您都有责任和义务去了解企业的一切，学习和遵守企业的规范、准则，发挥企业的精神。
因为只有这样，我们才能整合个体优势，发挥整体实力；才能创造企业文化、铸造企业精神；才能在整体中不断完善自我、创新自我；才能与企业一起共同发展，走向辉煌。
今天我们是同事，明天我们是朋友，现在请让我们紧紧握住双手，共同播种明天的希望，站在这一历史舞台，振臂高呼，团结就是力量。
我们虽然有过辉煌的昨天，可是我们又站在今天的起跑线上，我们相信通过各位同仁的共同努力、发奋图强，必将创造明天的灿烂。
我们公司从创建起到现在已经有5年的时间了，每一年都在不断的进步，这些进步离不开大家的共同努力。
很感谢这5年里有你们的一起走过。
最后，我代表公司再一次对我们所有的员工表示衷心的感谢！
希望以后的工作我们的一起努力、一起加油！
2010年12月21日
附件7
闭幕词
各位领导、员工：
大家好！
很感谢大家参加这次会议。
今天上午的会议开的很圆满，也很成功，大家的总结报告，既对公司一年来的发展进行了全面、客观、公正的总结，也提出了公司第二个五年计划的发展思路，描绘了公司美好的未来。
各位代表的讲话站的高、看的远，使我们每一个人都能感受到公司的前景光明，更加坚定了我们每个人的信心，是一个振奋人心、催人奋进的大会！
会后，我们要深入学习、领会这次会议的精神，在各位领导的带领下，继续坚持“诚信做人，踏实干事”的经营理念，和“对社会负责，让员工富裕”的发展方针，团结一心，共同努力、务实开拓，不断创新，共同为力大公司的美好未来贡献我们的力量和智慧！
希望在新的一年里，我们能齐心协力，为公司的业绩再创辉煌。
我相信在每位工作人员的努力下，在领导的引导下，共同开拓创新，我们的雀巢在中国的市场将会更加广阔。
最后我代表公司领导向参加会议的工作人员在此表示衷心的感谢，并祝你们能够工作更加顺利！
2010年12月21日
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