工程监理档案管理.docx

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工程监理档案管理

关于建立健全工程监理档案管理制度的通知

公司所属各项目监理部：

为加强公司档案标准化、规范化管理，依据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）的规程规范，及《江西省电力公司关于印发“输变电工程竣工文件档案管理办法”的通知》（赣电总[2009]28号）文件的有关规定，并结合本公司的实际情况，特制订本制度，现正式印发执行。

在工程监理实施过程中，监理档案应由总监理工程师负责，并指定专人具体管理，做到档案分类有序、真实完整，工程档案号由工程部统一编制，发放给各项目监理部。

本次制订的制度，如与以前制订的制度有矛盾，以本次制订的制度为准，在执行过程中遇到的相关问题或建议，请及时与工程部反馈。

附件1：

工程监理文件的质量要求及归档范围

附件2：

监理单位竣工文件归档范围

附件3：

输电线路工程归档范围及责任单位

附件4：

变电站工程归档范围及责任单位

附件5：

科技档案范围、分类及保管期限表

附件1：

工程监理文件的质量要求及归档范围

一、归档文件的质量要求

1、归档的工程文件应为原件，实在没有原件的应在复制件上加盖红印章（公章）。

2、工程文件的内容必须符合国家有关监理方面的技术规范、标准和规程。

3、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

后补的文件应于工程进度的时间相合。

4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如：

碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：

红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

5、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备，同时要有落款日期。

6、工程文件中文件材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）的能够长期保存的韧力大，耐久性强的纸张。

二、监理工程文件收集范围与整理

反映与项目有关的重要职能活动，具有查考和利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全。

平时的文件收集与整理应和工程进度同步进行、项目监理部成立的同时，应指定一人全面的负责项目文件的收集与保管，有条件的项目监理部，应将收集到的项目文件分门别类的及时装入档案盒，在档案盒的脊背上注明该文件的类别。

为便于现场利用和竣工后整理立卷，不同类别的项目文件不要放入同一个盒子中，现场利用时也应办理借阅手续填写借阅单，并及时催交回来，催交回来后仍放入原盒内，这样文件不易丢失，同时工程竣工后便于整理立卷。

三、监理工程文件的立卷要求

1、立卷要遵循工程监理文件的自然形成规律和成套性特点，保护圈内文件的有机联系，符合档案管理的要求。

2、监理工程文件按单位工程、分部工程、阶段、专业立卷。

3、案卷及卷内文件不重份，不同载体的文件一般应分别组卷，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。

4、卷内文件的排列。

文字材料按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定（草）稿、正件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后；印本在前、定（草）稿在后；正件在前、附件在后的顺序排列。

卷内文件一般文字在前、图样在后；译文在前、原文在后。

5、案卷页号的编制。

卷内文件页号的编写：

卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，每卷单独编号，页号从“1”开始。

页号编写的位置：

单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；折叠后的文件资料一律在右下角。

如果文件已编写了页码，且案卷内只有该份文件，不必重新编写页码；同一类别文件如组了多卷，每卷的页号单独编写，各卷之间不连续编页号。

案卷封面、案卷目录、案卷备考表不编写页号。

6、案卷封面的编制。

案卷封面式样应符合本制度附录A的要求，案卷封面排列在卷内目录之前。

档号：

填写工程项目号（既工程项目的代号，工程项目号由工程部统一编制）、分类号、案卷流水号。

案卷提名：

分上、下二行填写，上行为工程名称的全程（严格按合同上的工程名称填写）、下行为案卷题名（案卷题名应简明、准确揭示卷内文件的内容）。

编制单位：

填写文件组卷部门或项目负责部门。

编制日期：

填写卷内文件形成的起止日期。

保管期限：

应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。

7、卷内目录的编制。

案卷目录式样应符合本制度附录B的要求，卷内目录排列在卷内文件首页之前。

序号：

以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标注。

文件编号：

填写工程文件原有的文号。

责任者：

填写文件的直接形成单位和个人。

有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

文件题名：

填写文件标题的全称。

日期：

填写文件形成的日期。

页次：

填写文件在卷内所排的起始页号。

最后一份文件填写起止页号。

备注：

需要时填写。

8、卷内备考表的编制。

卷内备考表式样应符合本制度附录C的要求，卷内备考表排列在卷内文件末页之后。

卷内备考表要表明卷内文件和总件数，各类文件总页数（照片张数）、不同载体文件的数量，以及立卷单位对案卷情况的说明，如立卷人，立卷时间等。

示例：

共15件、100页（其中照片5张，附图2张）。

9、密级分为绝密（A）、机密（B）、秘密（C）三种。

同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

10、案卷装订要求

文字材料采用整卷装订。

装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。

案卷内不应有金属物，原有金属物都应起出来。

我公司要求案卷厚度不应超过30mm，实在不宜拆装的可装订为40mm或50mm。

案卷封面、卷内目录、卷内备考表及卷内文件均应用A4幅面的纸制作，其尺寸为297mm×210mm，如大于A4幅面资料应折叠成近似A4大小，如小于A4篇幅或纸张质量不符合要求的文字资料，要求把资料粘帖在符合国家要求的A4幅面的纸张上归档。

卷盒的外表尺寸为310mm×220mm，厚度分别为20、30、40、50mm。

卷盒应采用无酸纸制作。

案卷背脊式样宜符合附录D，背脊的内容包括档号（工程项目号）、案卷题名。

11、声像材料的整理

声像材料在归档时，应附文字说明，注明材料事由、时间、地点、人物、作者等内容。

数码照片按照国家电网公司《关于利用数码照片资料加强输变电工程安全质量过程控制的通知》（基建安全[2007]25号）的要求整理归档。

四、监理工程档案的整理与移交

1、监理工程档案的整理。

归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程，文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。

2、监理工程档案的移交。

在项目部正式通过竣工验收二个月，项目监理部向生产单位及其他有关单位办理移交，凡分期或分机组的项目，应在每期或每机组正式通过竣工验收后办理档案移交，有尾工的应在尾工完成后及时归档。

项目部档案管理人员应根据管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，审查合格后向相关部门移交。

向公司移交的档案必须是原件。

项目监理部向其它单位移交档案时，应编制移交清单，移交清单中应明确移交的内容、案卷数、图纸张数等，在双方签字、盖章后方可交接，且交接单应编入项目监理部向本公司移交的归档文件中一并移交。

项目监理部向本公司移交的文件中，也应含有移交清单。

移交清单要求总监、项目监理部档案管理员签字，并加盖项目监理部公章。

附录A：

案卷封面式样

附录B：

案卷目录式样

附录C：

卷内备考表式样

附录D：

案卷背脊式样

附录A：

案卷封面式样

档号

档案馆号

缩微号

案卷题名

编制单位

编制日期

保管期限

密级

附录B：

案卷目录式样

卷内文件目录

档号：

序号

文件编号

责任者

文件题名

日期

页次

备注

附录C：

卷内备考表式样

备考表

档号：

盒内文件情况说明

本卷内文件材料共件，共页。

立卷人：

审核人：

年月日

附录D：

案卷背脊式样

档号

案卷提名

附件2：

监理单位竣工文件归档范围

监理单位竣工文件归档范围包括：

监理大纲、监理规划、监理实施细则、旁站方案及审批资料；进度控制资料；安全控制资料；质量控制资料；造价控制资料；工程材料监理检查、复检、试验记录、报告；开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书；设计变更、材料、零部件、设备代用审批；工程协调会纪要、监理日志、监理通知、监理工程师指令、指示、来往函件；监理工作联系单；监理月报、周（月、季、年）报、备记录；各项测控成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录；施工质量检查分析评估、工程质量认证、评估；监理工作声像材料；负责审核工程建设项目竣工文件（含竣工图）的完整、准确、系统情况；工程总结等。

附件3：

输电线路工程归档范围及责任单位

类目号

类目名称

文件资料内容

立卷单位

（部门）

保管单位（部门）

保存期限

份数

二

施工文件

8203

施工图会检

施工图会检纪要

监理单位

建设单位生产单位

长期

三

竣工和启动文件

8206

竣工验收

1.工程初检

监理单位

建设单位生产单位

长期

1.1验收通知

1.2组织机构

1.3验收方案

1.4验收报告（附整改记录）

2.竣工预验收

2.1施工单位提交竣工申请

2.2验收通知

2.3组织机构

2.4验收方案

2.5验收报告（附整改记录）

3.竣工验收

四

工程管理文件

8207

监理规划

1.监理规划

监理单位

建设单位生产单位

长期

2.监理实施细则

8207

质量管理

1.阶段性验收方案和验收报告

监理单位

建设单位

长期

2.附属工程验收方案和验收报告

3.质监报告

4.施工单位自购主要材料供应单位资质及施工材料等报审表、监理检查、复检记录、报告

5.施工方案、施工计划、技术措施、施工进度、索赔及付款报审表

6.监理（月、季、年）报

7.监理工作联系单

8.监理日志

9.工程分部分项质量验收、评估、抽查记录

10.工程质量监督检查记录及报告

11.工程质量事故、施工安全事故调查和处理报告

8207

信息管理

1.工程协调会议纪要

监理单位

建设单位生产单位

长期

2.工程总结（建设、设计、施工、监理、监造）