八种常见应用文格式.docx

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八种常见应用文格式

八种常见应用文格式

1、书信 

　　一般书信（包括请柬）有五个部分：

（1）称呼。

信纸第一行顶格写，后面加冒号。

（2）正文。

第二行空两格写起，转行顶格。

可有若干段落。

（3）结尾。

正文写完，如果正文最后一行空格比较多，可以接着写“此致”、“祝”等词语，否则，另起一行空两格或四格写“此致”、“祝”等词语。

然后另起一行顶格写“敬礼”、“进步”等祝颂语。

（4）署名。

一般写在祝颂词下行的后半行。

（5）日期。

写在署名下一行，靠右边写上年月日。

　　请柬

除具有书信的特点外，还要特别写明出席的具体时间、地点。

用语要客气有礼貌。

　　另外，还要注意信封的写法。

要写清收信方的邮政编码和详细地址。

收信人的姓名、称呼位置居中。

称呼是邮递员对收信人的称呼，不宜写“父母大人”、“姐姐”等称呼。

发信人的详细地址及邮编要写清楚。

如果是挂号信，还要写清发信人姓名。

2、启事 

　　启事的写法是：

第一行正中写启事的名称，如“征文启事”。

标题由事由和文种构成，如“寻物启事”、“寻人启事”等，也有的标题直接写上文种名称“启事”。

第二行空两格起，写启事内容。

正文主要包括两项内容：

如为寻物启事，要简明、准确地介绍丢失物品的时间、地点、名称、数量、特征等项内容，失物的特征要写得详细、具体，其中包括物品的形状、质地、色彩、记号等等；如寻人启事，要根据寻找的对象的情况来写。

例如，对走失人员，要交待走失的原因、时间、地点及体貌特征、服饰特点等；对查询对象，则要写明查询的原因、查询的具体内容，并提供已知的情况和线索。

之后，要向受文者交代清楚联系的地址、方式、联系人及电话号码等项内容，一般分项写在正文下面左方空白处。

尾部于正文右下方署上启事单位或个人的全称和具文的年、月、日期。

启事的有些内容要十分具体明确，如地址、时间、联系办法等。

有些内容就不应写得具体明确，如“失物招领”中有关失物的详情，以防冒领。

3、通知 

　　通知的一般格式是：

第一行居中写“通知”二字。

一般以通知的事由作标题，如《关于本年度科研成果的评奖通知》，也可视情况写成“关于××的通知”“紧急通知”“通知”等。

标题写在第一行正中。

第二行顶格写被通知方的名称，加冒号（如果正文已明确了通知的对象，被通知方的名称也可略去），一般写在正文首行顶格。

下行空两格起写正文，如果正文内容较多，可分条写，以便读者把握内容要点。

执行要求的通知的，一般用“以上通知望认真执行”、“特此通知，望认真执行”、“本通知自下发之日起实行”等结尾语。

会议通知，要把会议的时间、地点、内容写清楚。

假如要有注意事项的，如会议时间长，多带些钱物、学习用品等也应当说清楚，以便与会者事先做好准备。

署名和日期分两行写在正文的右下方。

一般的通知只要写明发出通知的单位名称和具体日期，重要的通知需加盖公章。

署名要写发文单位的全称。

4、申请书 

　　写申请书的目的是通过向上级或有关主管部门提出自己明确而具体的某种要求并申明理由，以期得到批准。

申请书的一般格式是：

（1）标题 包括事由和文件名称，如“入团申请书”。

（2）正文 包括申请原因（含申请者有关方面的基本状况）、事项、理由和要求。

（3）结尾 署明申请者和日期。

写申请书，事项要明确，态度要积极，言辞要恳切，理由要充分。

5、电报 

　　在电报专用纸上按要求逐项填写收报人的姓名、地址。

电文一般不加称呼，不点标点，不留空格。

署名紧接正文，可用对方熟知的略语表示。

数字一般用阿拉伯数字表示，每一格最多可写四位数。

致敬电前边还要写上标题，正文后还要写上致敬词，署名后还要写上日期。

写普通电报时要注意两个问题:

一是收报人的地址要写清楚，写详细，住在哪一区，哪一条街，门牌号是多少，不能写得太笼统，以免造成电报不能准确，及时地传送到对方手中；另一个是写电文意思要明白，让人一看便能理解。

有些电报的电文选词用字不准确，很容易发生歧义。

写电文既要简洁，又要明白，不要因过简而产生歧义，引起误解。

6、新闻 

　　新闻的样式很多，下面简介一下简讯的格式：

（1）标题 概括简讯的主要内容。

（2）导语 导语是简讯开头的一段话，要求用极简明的话概括简讯的最基本内容。

（3）主体 主体是简讯的主要部分，要求具体清楚，内容翔实，层次分明。

（4）结尾 是对简讯内容的小结。

有些简讯可无结尾。

7、广播稿

　　广播稿的格式和一般报刊用稿的格式没有什么区别。

但要注意收听效果，语言要通俗口语化（书面语改为口头语，文言改为白话），避免因音同字不同造成误解，也不要因念不出标点而产生误解，如“‘希望小学’每个学生都有本《家长捐资助学调查》。

”读起来容易使人产生不同的理解。

8、说明书 

　　说明书要求对所说明对象的介绍既全面又有重点。

要客观、准确、简明、通俗，不可因追求文词华美生动而失实，产生误导作用。

应用文为特定需要服务，受到明确的写作目的、专门的阅读对象、一定的使用场合等条件的制约，因此，行文要注重得体：

既要准确表达意思，又要适合对方的心理情感，适应特定的人际关系，适应传递信息的环境条件和其他条件。

遣词造句既要说得“明”，又要说得“雅”，因此，要学会正确使用一些习惯用语和少量惯用文言词语。

　　注意：

　　应用文较之一般记叙文、说明文和议论文，与生活、社会联系更紧密，格式、行文习惯更有规矩。

我们无论使用哪种应用文，都必须按其各自规范化的约定俗成的格式来写，不能随意杜撰。

　　强化常见应用文的格式训练，包括书写要求、行款式样、结构形式、习惯用语，称谓和签署等，这是应用文写作训练的重点。

　　语言要简明得体，注重规范性。

　　１）简明。

简明是指语言简要、明确，不能象记叙文那样细致描述，也不能象说明文那样具体阐明，更不能象议论文那样逻辑推理。

　　２）得体。

得体是指语言的运用要注意语言环境。

这里主要指具体的时间、地点、场合、对象及表达方式等。

语言得体首先要注意表达对象。

对领导、老师、父母及其他长辈，一般不能用“希”“望”，应该用“请”、“恳请”。

应用文中的某些公告，有告之于公的意思，所以表达上应十分客观，如合同、规则等，而有些则不同，如报告、请假条等，带有请示性质，语言应谦敬些，应用文中的书信，带有最重的主观色彩，给不同对象写信，更得强调语言的得体。

语言的得体还要注意表达方式。

有的应用文要用书面语表述，如计划、总结、调查报告、告示等，有的则强调口语，如发言稿等；大部分应用文在表达方式上用记叙、说明和议论性文字，如果用抒情笔调来写，则显然不得体。