贸易销售部规章制度.docx
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贸易销售部规章制度
贸易销售部规章制度
【篇一：
贸易业务管理制度（初稿）】
贸易业务管理制度
第一章总则
第一条为加强贸易业务运作的管理，规范贸易业务流程和资金运作流程，有效防范和管理贸易运作风险，制定本制度。
第二条本制度所称的贸易业务是指按照公司制定的贸易任务和目标所从事的所有相关业务活动。
第三条进行贸易业务运作，要以扩大公司的经济总量为指导思想，坚持“扩大规模、提高效益、风险可控”的原则，利用公司在资金、品牌等优势，在有色金属、黑色金属、矿产品以及化工产品等多个领域全面推进贸易战略的实施。
第二章贸易业务管理体系
第四条公司贸易业务管理体系体现业务运作和业务监督双线控制、强化目标控制和过程管理，形成决策迅速、流程顺畅、运作规范、风险可控的贸易业务管理体系。
坚持“集中管理、分层负责”的原则，具体细分为决策层、主管层、执行层和监督考核层。
第五条公司总裁办是贸易业务的最高决策机构，主要职责是制定公司贸易战略与目标并授权总经理贯彻实施贸易业务管理制度。
第六条公司总经理根据总裁办的授权对贸易业务实施领导，其职责是：
（一）组织拟定和实施贸易业务管理制度。
（二）审批年度贸易计划。
（三）履行总裁办授权的其他职责。
第七条公司分管贸易业务的副总经理负责贸易业务的具体运作，其职责是：
（一）组织拟定和实施贸易业务管理制度。
（二）组织审议年度贸易计划和指标。
（三）履行总经理授权的其他贸易业务管理职责。
第八条公司分管风险管理的投资、风险控制委员会负责贸易业务的监督控制流程，领导公司法务部、公司财务部，对公司贸易业务进行监督管理。
公司投资、风险控制委员会主要职责如下：
（一）负责审核贸易业务相关的风险管理制度。
（二）负责监控贸易的现货与期货业务。
（三）审核进行贸易运作的全资或控股子公司以及贸易部上报的期货操作申请报告并签署风险评估意见。
（四）负责对贸易操作过程中的潜在风险提出预警。
（五）审核贸易资金授信额度申请报告，提出意见和建议。
（六）审核贸易业务相关的期货操作评估报告。
公司法务部主要职责如下：
（一）负责审核客户的资质。
（二）负责审核贸易业务相关的风险管理制度的合规性。
公司财务部的职责：
（一）参与贸易总指标的制定以及贸易年度计划的讨论。
（二）审核贸易资金授信额度申请或追加计划并提出意见。
（三）做好贸易资金授信额度内的资金调拨。
（四）根据国家《企业会计准则》对贸易业务运作相关部门的期货保值和对应的现货进行综合评价。
第九条贸易部在公司总经理的领导下负责贸易业务的具体执行以及贸易业务开展的统一协调工作。
其职责是：
（一）负责公司贸易的战略规划、协调管理、制度建设、指标分解考核、进度安排、贸易相关数据的统计与汇总。
（二）按照公司的任务要求，履行贸易任务，完成规定的指标。
（三）制定年度贸易资金使用计划，提交贸易资金授信额度申请或追加申请。
（四）加强协调与服务，营造良好的贸易环境，着力构建与公司发展战略相适应的贸易管理运行机制，以提高决策的科学性。
（五）制定贸易业务运作相关的绩效考核办法。
第三章业务流程
第十条现货采购与销售业务流程
采购流程：
贸易业务人员进行国内现货采购时，按以下流程进行：
（一）买卖双方确定合作意向后须签订购销合同，作为付款依据。
确因情况特殊不能及时签订合同的，事后必须补齐。
（二）合同签订完毕后，填写付款申请。
付款申请业务员签字后，必须由主管领导签字，却因情况特殊不能及时签字的需电话或短信请示，事后补齐手续。
（三）财务人员根据合同以及付款申请支付货款。
（四）跟单助理收到提单后交给仓管进行入库或者发货,跟单助理和仓管分别做好记录购销明细账和出入库明细表，以便与财务进行核对。
（五）采购操作完毕后，仓管及时联系仓库核实实际收货数量。
（六）仓管核实实际收货数量无误后交予跟单，记入购销明细台账。
结算根据购销明细台账及时清理尾款并索要发票。
（七）发票收到后，结算核实发票无误后及时交给财务并登记进购销明细台账。
销售流程：
贸易业务人员进行国内现货销售时，按以下流程进行：
（一）买卖双方确定合作意向后签订购销合同，作为发货依据。
确因情况特殊不能及时签订合同的，事后必须补齐。
（二）合同签订完毕后，仓管根据合同安排发货并开具提单。
（三）财务人员根据合同确认收到款后，提单上签字确认后交予客户。
（四）发货完毕后，跟单助理和仓管分别做好记录购销明细账和出入库明细表，以便与财务进行核对。
（五）销售操作完毕后，仓管及时联系仓库核实实际发货数量。
（六）仓管核实实际发货数量无误后交予跟单，记入购销明细台账。
结算根据购销明细台账及时填写开票申请给财务。
（七）财务开具发票后，业务负责交给客户并登记进购销明细台账。
（一）进行期货操作以前须拟定套期保值操作申请报告，报告内容包括期货操作涉及的品种、数量以及对应保值的现货品种、数量，并提供相应的现货合同作为依据。
（二）套期保值申请报告报送公司期货业务决策委员会签署意见后上报公司主管领导审批。
（三）公司投资、风险控制委员会负责对进行贸易运作的期货操作进行实时监控。
第十二条资金调拨流程
（一）每年底由贸易部统一向公司申请资金授信额度，审批后根据进行贸易运作的各个贸易品种任务指标进行分配。
（二）进行贸易运作时，
在授信额度范围内的资金调拨，？
超出授信额度范围？
。
（三）期货保证金的资金调拨须按照公司期货业务管理制度中相关规定进行。
第四章授信额度申报以及使用
第十三条每年末由贸易部统一向公司申请授信额度，申请上报公司主管贸易业务的副总经理、主管财务的副总经理和总经理审批，同时抄报公司财务部和投资、风险控制委员会。
第十四条进行贸易运作的贸易部按照批准后的授信额度进行使用，
如遇特殊情况，在不超过公司批准的授信额度范围内？
第十五条年度授信额度使用完毕需追加时，由贸易部上报追加授信额度申请，须陈述详细理由，投资、风险控制委员会签署意见后，上报公司审批。
第五章风险管理
第十六条公司贸易风险管理应体现风险管理的前瞻性和动态性，利用事前、事中、事后的风险管理机制，预防、发现和化解公司贸易业务运作过程中的各类风险。
贸易业务风险管理体系包括公司投资、风险控制委员会、公司财务部、公司法务部。
公司投资、风险控制委员会委派专人负责贸易业务的具体运作风险管理。
具体职责如下：
（一）评估贸易现货以及期货操作方案。
（二）监控贸易业务现货买卖流程、期货流程以及资金调拨流程，对于可能存在的风险进行预警。
（三）检查操作人员的操作行为是否符合操作计划和报备的方案。
（四）对贸易现货对应的期货头寸进行监控和管理，确保套期保值的正常进行。
（五）定期评估贸易操作执行情况。
第六章报告制度
第十七条贸易部每日向公司相关领导报送贸易额完成情况、持仓头寸日报。
第十八条贸易部每周向公司相关领导报送贸易额、利润完成情况。
第十九条贸易部每月向公司相关领导以及公司财务部、投资、风险控制委员会提供贸易工作月报。
第二十条法务部定期编写期货评估报告，综合评价贸易期货保值情况。
第二十一条贸易部负责编写年度贸易操作计划以及年度资金授信额度申请报告。
第七章档案管理
第二十二条贸易运作过程中的所有合同、资金调拨审批、合同评审、指令文件等相关书面、电子材料都应妥善保管。
第二十三条进行贸易运作要建立完整的期货、现货相关资料（包括合同、资金调拨签字、期货方案等），并纳入档案管理。
第二十四条所有相关资料保存期限至少15年。
第八章考核奖惩制度
第二十五条考核奖惩的目的是充分发挥贸易操作人员的积极性，提高效率，防范风险。
第二十六条对贸易业务操作人员的考核，要引入竞争机制，采取与操作人员业绩挂钩的办法，具体考核标准参照《中民总公司贸易部绩效管理实施办法》。
第二十七条从事贸易业务的人员违反本规定下列行为之一者，视情节轻重分别给与批评、警告、罚款、调离岗位、开除公职等处罚，触犯刑律的，依法追究刑事责任：
（一）操作人员由于操作失误导致的过失行为、不按规定程序操作、越权操作等；
（二）由于个人疏忽导致资金或者货物出现问题的行为、由于个人失误导致档案管理记录不准确或记录丢失的过失行为、和他人勾结故意错报的违规行为、蓄意篡改档案的违规行为；
（三）结算人员出现结算、核算错误并造成不良后果的行为、与他人共同隐瞒不报的行为；
（四）资金调拨人员未能及时报告资金风险的行为、资金调拨不及时的行为、故意挪用资金的行为；
（五）风险管理人员对交易监控不利的过失行为、未能及时进行风险预警或者厌恶报告的过失行为、与他人勾结隐瞒的行为；
（六）其他应当给与处罚的违规操作行为。
【篇二：
外贸部管理制度】
外贸部管理制度
第一章.外贸部职能
部门名称:
外贸部
直接上级:
总经理
部门本职:
组织,完成公司的年度销售任务.
一.主要职能:
1.制定年度销售计划,进行目标分解,并执行实施;
2.管理,督导外贸部正常工作运转,正常业务运作;
3.建立各级顾客资料档案,保持与顾客之间的双向沟通;
4.合理进行外贸部的预算控制;
5.制定业务人员的行动计划,并予以检查控制;
6.配合企划部作好木屋的推广,促销;
7.收集市场信息;
8.做好合同尾款的回收;
9.做好销售服务工作,促进,维护与客户的关系;
10.组织,完成各类产品的销售.
二.外贸部职能说明书
a.外贸部经理
直接责任:
1.分析市场供应,需求,成交量等竞争状况.正确作出市场销售预测报批;
2.拟定年销售计划,分析目标,报批并督导实施;
3.根据发展规划合理进行人员预备,配备;
4.汇总市场信息,提报调整,修改建议;
5.关注所辖人员心态变化,及时沟通处理;
6.编审销售预算,并对预算做过程控制,降低销售成本费用;
7.组织建立完成的客户档案,确保业务人员离职后客户不丢失;
8.指导,巡视,监督,检查下属;
9.定期向上级述职汇报;
10.向直属下级授权,布置工作;
11.制定部门工作程序,和规章制度,报批通过后实行;
12.制定业务员的的职务说明,并界定其工作范围;
13.负责业务员的工作程序的培训,执行和检查;
14.参加公司例会和有关销售业务会议;
领导责任:
1.对外贸部工作目标的完成负责;
2.对外贸部设置,人员合理性负责;
3.对公司商誉负责;
4.对销售指标的制定和分解合理性负责;
5.对外贸部给企业造成的影响负责;
6.对所属业务员的纪律行为,工作秩序,精神面貌负责;
7.对外贸部预算开支的合理性分配负责;
8.对外贸部工作流程的合理设计,正确执行负责;
9.对外贸部负责监督的制度执行情况负责;
10.对外贸部所掌握的企业秘密安全性负责;
主要权利:
1.有外贸部的代表权;
2.有对部门所属员工及各项工作的管理权;
3.有向总经理报告权;
4.对销售的现场指挥权;
5.对所属业务员工作的监督检查权;
6.对所属业务员工作争议的裁判权;
7.对所遇业务员的管理,业务,业绩的考核权;
8.对销售预算内经费的支配权;
9.一定范围内的价格优惠权;
10.一定范围内的突发事项的处理权;
b.业务人员:
直接上级:
外贸经理
工作职责:
1.严格执行销售程序,规范销售;
2.严格执行行为规范,热情服务;
3.对个人洽谈的客户,负责售后跟踪及售后反馈及时汇报;
4.对个人发生的订单,负责催收尾款;
5.接受客户异议和意见,及时上报,并协助经理处理;
6.做好销售统计工作,填报各项流程表格;
7.听从经理的指挥,执行经理发布的其他命令;
8.完成公司下达的销售任务;
第二章日常行为规范
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.在工作时间切在办公室内,长时间接打私人电话,或者接待私人探访超过30分钟;在办公室大声喧哗,在非吸烟区抽烟;办公桌脏,乱,差或破坏清洁卫生,乱扔垃圾;工作时间睡觉;将个人情绪带入工作,对客户或同事无礼;在工作中看与工作无关的书报杂志或网站;事先未通知且无充足理由的迟到超过10分钟;在未经允许的情况下用公司电话拨打私人长途或播伐168等信息号码;
第三章外贸部保密制度
一.对公司的保密事项保密;
二.对产品的以下资料保密;
1.原材料成本;
2.总成本;
3.平均价;
4.已成交的低于折扣价;
5.已成交的客户（客户声明不保密的除外）
三.对部门内情况的保密;
1.部门保密级管理文件;
2.销售率;
3.业务相关的表格;
4.内部教材;
5.注明保密的一切受控文件;
6.内部分配情况;
【篇三：
小型贸易公司管理制度】
小型贸易公司管理制度
制度完善现企业管理制度的四个主要管理对象：
人、财、物、信息，后三者都需要人去管理和操作，人是行为的主体。
因此，人的管理工作是企业管理的核心，人力资源管理的战略性作用十分突出。
一、建立回（汇）报机制
1、当上级下达工作任务后，任务受领人须在公司明确完成时间内或受领人自定预期完成的工作时间内，督促相关工作人员合作完成。
在工作进程中可实时请示汇报，同时要求在规定完成的时间内必须回报工作完成情况。
未完成的必须说明未完成的原因及下一步的工作计划。
2．上级负有监管执行、协调各资源帮助下属完成任务的责任。
3．下属在工作进程中有任何超出职权及能力范围等的问题可即时向上级回（汇）报以求得协助。
通过“下达—?
受领—?
回报”形成一个完整的回路沟通机制。
以提升贯彻执行力，从而达到追求更高工作效率的目的。
二、工作内容及客户资料规范化及档案管理
1、针对业务及采购的客户资料的资料归档尤为重要，存档的客户资料除须体现客户基本信息外，还须体现目标及成交客户的成交情况、后续跟进情况、生日、性格、兴趣爱好、价值观。
如果条件允许，还须体现其客户的家庭成员的组成及上述内容（不做硬性指标要求）。
2．拜访客户资料表则须体现拜访途径、开始和结束时间、地点、此次谈话内容简要、下次拜访议题和时间、预期达成的目标等。
3．目的在于公司可实时监管对上述两部门的人员因工作内容、工作时间的弹性造成的监管盲区，特别是出外勤后的工作监管容易进入盲区的跟踪。
同时，未防备相关客户联络人的离职，此类表格能为后续的工作人员提供一些信息，使有迹可循、有迹可查，缩短新晋人员与离职人员对应客户的导入期时长。
三、总结制度
1、公司员工每周进行一次总结，总结内容为上周工作亮点，不足之处。
2．工作亮点的分享，不足之处的改进。
3．下周工作计划的一个安排。
4．总结报告按级呈报批复并递交至行政部保管。
四、会议制度
增设早会，午餐会等短会。
1．早会总时长不超过半个小时。
公司主管级早会10-15分钟，部门早会10-15分钟。
主要内容为总结昨天的工作，明确今天的工作内容和计划。
2．午餐会由各部门自行组织，主要内容为部门内及工作人员当前遇到的问题通过大家集思广益，共同探讨以寻求解决问题的最佳方案；成功经验的分享，促进部门团队人员的工作能力的全面提升。
五、制定公司未来的发展目标并明确近一年的发展规划
1、公司目标不明确间接的让公司员工失去工作动力，简单的为工作而工作。
明确公司目标让员工了解自己的工作目的和意义。
通过愿景目标的激励来实现公司目标进而达成员工自身的目标实现和成就感。
2．在工作中，尽可能让员工参与公司年度规划内目标的中短期目标的制定。
使他们有为自己制定的目标在奋斗的快感和有参与公司决策权力的被认同感。
六、晋升与发展
1、公司建立自己的人才储备系统和人才梯队。
在出现职位空缺及新职位时，优先考虑公司职工并发布内部招聘，执行竞争上岗的做法。
2．各层管理岗位的主要竞聘项为：
2.1、竞聘人除专业专长外有无全面统筹的能力，
2.2、公司需要专业能手，销售明星。
但在主管级以上的岗位，公司更看重竞聘者的德、贤、智。
公司需要能制造更多销售（采购）明星的推手来担纲管理重任。
2.3、竞聘成功的培养对象，公司将在1到3个月内对上述方面为培养者着重培养和考核。
在主管部门60%以上的员工业绩由于新晋主管的努力得到提升可考虑转正，在未转正前薪资福利待遇不变。
2.4、竞聘上岗的人员必须符合一个前提要求：
在本部门或公司内自行培养一个接班人能全面接管竞聘者的本职工作。
2.4.1、竞聘者申请及接班人安排情况以报告形式一并递交人事部。
3．公司及人事部将对公司内部竞聘者的竞聘情况进行保密。
4．由于公司内部管理岗位有限，为增加员工的荣誉感及某种虚荣心的满足，建议在原有薪资待遇的前提下增设一些岗位职称，如：
见习采购员、采购员、高级采购员、见习采购经理、采购经理、见习采购部经理、采购部经理。
业务部及其他部门以此类推采取岗位梯队制。
七、完善企业合理化建议制度合理化建议制度是管理的民主化制度，是一种较为成熟和规范化的企业内部沟通制度。
主要作用是鼓励在职职工直接参与管理，并可以通过上情下达让企
业管理和员工保持经常性的沟通。
1．设立意见箱
2．员工及各层管理可采取匿名和署名的方式提供建议。
公司每周六统一归纳交总经理审批，在下星期一以板报等形式公布批复内容及建议采纳情况。
3、被采纳的建议提供者（有署名的），视建议的重要性给予人民币50元—100元的奖励，此项奖励不设封顶，奖金随薪资一并发放。
八、充分授权，树立企业与员工是合作伙伴关系的理念
1、通过完全授权的方式，可以训练员工处理问题的应变能力，而且可以将员工的创意、潜能激发出来，同时也是对员工信赖的表现。
这种做法会使员工感受到企业的尊重与重视，有助于建立企业内的信赖关系，达成员工有主人翁精神的养成目标及要求。
2．监管方式：
实时向主管上级会（汇）报工作进程。
3．主管上级应更多的从侧面引导、激发员工创意，以经验分享的形式适可的给予协助，营造充裕发挥能力的氛围和空间。
九、娱乐活动
1、在节假日，休息时间有目的的组织一些娱乐（竞赛）活动。
以部门或小集体形式参加竞赛。
目的在于缓解工作压力的同时提升员工的团队协作能力，对集体团队精神的进一步领悟。
力求将义阳打造拥有一荣俱荣牺牲精神，一损俱损团队意识的有凝聚力的团队。
十、其他。
制度要求
没有完善的管理制度，任何先进的方法和手段都不能充分发挥作用。
为了保
障信息管理系统的有效运转，我们必须建立一整套信息管理制度，作为信息工作的章程和准则，使信息管理规范化。
建立完善的信息管理制度主要包括以下几个方面：
建立原始信息收集制度一切与组织活动有关的信息，都应准确毫无遗漏地收集。
为此，要建立相应的制度，安排专人或设立专门的机构从事原始信息收集的工作。
在组织信息管理中，要对工作成绩突出的单位和个人给予必要的奖励，对那些因不负责任造成信息延误和失真，或者出于某种目的胡编乱造、提供假数据的人，要给予必要的处罚。
规定信息渠道在信息管理中，要明确规定上下级之间纵向的信息通道，同时也要明确规定同级之间横向的信息通道。
建立必要的制度，明确各单位、各部门在对外提供信息方面的职责和义务，在组织内部进行合理地分工，避免重复采集和收集信息。
提高信息的利用率信息的利用率，一般指有效的信息占全部原始信息的百分率。
这个百分率越高，说明信息工作的成效越大。
反之，不仅在人力、物力上造成浪费，还使有用的信息得不到正常的流通。
因此，必须加强信息处理机构和提高信息工作人员的业务水平，健全信息管理体系，通过专门的训练，使信息工作人员具有识别信息的能力。
同时，必须重视用科学的定量分析方法，从大量数据中找出规律，提高科学管理水平，使信息充分发挥作用。
建立灵敏的信息反馈系统
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