设备档案管理规程.doc

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设备档案管理规程文件编码：

SMPSC-04-014/00

设备档案管理规程

目的：

建立设备档案，为设备管理提供各种技术资料。

范围：

适用于所有厂房设施、设备（含检验仪器设备）的档案管理。

责任：

设备管理员、质量部对本规程的执行负责。

内容：

1定义

1.1设备档案是指厂房、设施、生产设备、检验仪器，从规划制造、建设（指厂房）、安装、购置、调试使用、维修、改造更新甚至报废的全过程中形成的有保存价值的图纸、文字说明、凭证记录、声像等文字资料。

2分类

2.1第一类设计单位/供货商提供的技术资料，如：

说明书、使用手册、操作指南、各品种清单、竣工图、调试汇总等。

2.2第二类日常监控及检修记录、验收报告等。

3档案的内容

3.1综合性的管理档案内容

3.1.1生产设备、外生产设备、特殊设备明细表

3.1.2设备购置、维修、更新及改造计划

3.1.3设备安装、维修工时、资金、材料等定额文件

3.1.4设备操作维护、保养、检修规程。

3.2综合性技术档案内容

3.2.1全厂设备平面布置图

3.2.2电力系统图

3.2.3动力管网图

3.2.4给排水管网图

3.2.5厂房平面布置图

3.2.6厂区平面布置图

3.2.7空调净化系统图

3.2.8隐蔽工程及系统图

3.2.9其他设施相关图纸

3.3单一设备（系统）档案内容

3.3.1设备/设施用户需求标准（URS）

3.3.2设备说明书

3.3.3设备基础图

3.3.4设备机械、电气、仪表、热工等专业图纸

3.3.5设备购置合同（副本）产品合格证、装箱单、验收单等

3.3.6设备备件、附件、清单及图纸

3.3.7设备验收文件（副本）验收预交报告等

3.3.8各类记录如：

开箱验收记录、设备安装调试记录、定期检查检测记录、设备事故记录、压力容器检测记录、设备封存（启用）记录、设备报废记录、设备维修保养记录、设备更新改造记录。

3.3.9对于进口设备应注意保存原件并将原文译出以便使用。

4档案的管理

4.1设备档案的收集

4.1.1采购、保管、使用及相关人员必须做为各种原始资料的保管工作，认真填写各种记录，保证资料齐全、整洁，鉴定验收后，交设备管理人员统一存档。

4.1.2基本建设，技术改进等项目移交生产、设备部时，全部资料都必须及时移交设备管理部门整理存档。

4.1.3设备投入使用后发生的设备后期管理资料，如各类记录等均由设备管理人员负责收集存档。

4.2档案的整理保管及使用

4.2.1所有设备均应按规定分类档记，统一编排，建立台帐和卡片并做一机一档，保持其内容和数据的完整性、准确性和连接性。

4.2.2档案应有专人保管、专库保存。

厂房设施生产设备档案由生产、设备部保管，检验仪器设备档案由质量部保管，其他类设备档案由设备工程部保管。

4.2.3档案应分类存放、建立目录、便于查阅。

4.2.4常用资料建立备份，并定期清查、整理及时补充和修复破损或变质的资料，人员调动时必须办理移交手续。

4.2.5索取、查阅资料应经登记、批准才可，不得私自复制，需要复制应由主管领导批准。

4.2.6档案一般不得外借，特殊情况须经批准，登记后方可外借。

5设备档案编码

5.1生产设备部负责对设备的技术资料（附件）分类整理。

5.2单机设备档案的的编号随设备档案，不另编号。

5.3为防止单台设备档案内资料的遗失，方便资料的查找与使用，对该类档案内的技术资料进行编号管理。

5.4单台设备技术资料编号规定

□□□□　□□

①文件顺序号

②设备档案顺序号

③使用部门号

说明：

使用部门号用设备使用部门名称第一个字的拼音声母所对应的英文字母的大写来表示：

化验室为H、片剂车间为P、原料车间为Y、针剂车间为Z、锅炉房为G、采购部的设施为C、办公设施为B等等。

（同设备档案编号中）

设备档案顺序号是设备档案的自然排序号，用001，002，003，……来表示。

（同设备档案编号中）

文件的自然排序号，根据其具体内容而定，用01，02，03，……来表示。

5.5定期应对设备档案进行整理，对于设备档案不完整的，要查明原因并及时将其补充完整。

变更历史:

版本号

生效日期

变更原因及变更内容

00

2018.01.20

企业更名重新制定

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