物资管理平台系统操作员培训手册.docx

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物资管理平台系统操作员培训手册

2-

物资管理平台系统操作员

培训手册

第一章库存管理

一、物资管理平台统一管理信息（见2－6页）

1.物资管理平台统一管理信息具体内容

2.物资管理平台统一管理信息的分类规则说明

二、物资管理平台的《基本档案》查询（见6－10页）

1.客商查询

2.存货查询

三、物资管理平台统一管理信息的申请（见11－26页）

1.操作权限及审批权限申请表

2.存货信息申请

3.客商信息申请

四、物资管理平台建帐及期初录入（见27－32页）

五、物资管理平台库存管理业务处理（见33－49页）

1.入库业务

2.出库业务

六、物资管理平台的数据查询（见50－53页）

七、闲置共享（见54－57页）

第二章存货核算（见58－66页）

一、物资管理平台统一管理信息

1.物资管理平台统一信息（具体内容见2－6页）

1．存货基本档案

2．客商基本档案

3．仓库档案

4．操作及审核权限

5．收发类别

2.物资管理平台统一管理信息的分类规则说明

存货基本档案：

全省物资信息管理系统内，存货（即库存物资）、客商实行全省统一分类、编码、授权使用管理，确保同一类物资、客商等信息在系统内编码的唯一性。

各分公司不能自行增加，需向系统管理员申请增加后使用。

存货分类分为八大类；分五个层级共计占12位。

一级至四级编码各二位；五级存货编码四位。

存货编码分类规则详细说明如下：

一级分类：

按存货的价值、用途分为八大类：

11．设备类12．线缆类13．箱/柜体类14．器件类（无源）15．终端类16．仪器工具类17．工程安装材料类19．办公用品（暂未启用）。

存货编码的编码使用说明：

①、计量单位：

为了减少理解和表述的模糊性，在存货的计量单位上使用具体的计量单位，以前使用的圈改米、对改个、袋改个、根改米、包改个、公里改米、光发射模块毫瓦改dB…….

②、一级分类的使用说明:

设备类专用性强的物资设备存货名称相同、规格型号相同、品牌或厂家不同时单独编码分别入库管理；

15终端类的机顶盒、CM和智能卡分别按不同型号、不同品牌分别单独编码分别入库管理；

12线缆、13箱/柜类、14器件类（无源）类、16仪器工具类、17工程安装材料类通用性较强的物资设备,如果存货名称相同、规格型号相同、参数值相同、尺寸相同的设备物资不分品牌、不分厂家,用相应的存货编码、存货名称、规格型号进行加总入库管理。

入库管理在对应存货编码、存货名称、存货规格型号时如果出现相同存货名称、存货规格型号时，请参考上级的存货分类规则。

③、部分存货的编码要对应使用：

如路由器在11设备类和15终端类都有，属于机房用的路由器在11设备类，属于用户上网使用的路由器在15终端类。

专用配套使用的配套件同主设备在一个类别里面（低值耗材辅材除外），存货编码对应使用时请留意参考该存货的上级分类。

④、常用设备的名词解释：

4.1B1光缆:

B1截止波长位移型光缆G654

4.2B4光缆：

B4非零色散位移光缆G655

4.3A2光缆：

皮线入户光缆G657

4.4光跳线：

光跳线主要起到连接作用，它将光端机和光纤连接起来，指两个连接头。

4.5尾纤：

尾纤只有一端有连接头。

4.6光缆GYXTW：

GY通信用室外光缆X中心管式结构T填充式结构W夹带钢丝的钢带-聚乙烯粘结护套

4.7光缆GYXTY：

GY通信用室外光缆X中心管式结构T填充式结构Y聚乙烯

4.8光缆GYTA：

GY通信用室外光缆T填充式结构A铝带-聚乙烯粘结护套

4.9光缆GYTS：

GY通信用室外光缆T填充式结构S钢带-聚乙烯粘结护套

4.10光缆GYTA53：

GY通信用室外光缆T填充式结构A铝带-聚乙烯粘结护套5皱纹钢带3聚乙烯护套

4.11光缆GYSTA：

GY通信用室外光缆S钢带-聚乙烯粘结护套T填充式结构A铝带-聚乙烯粘结护套

4.12豪瓦（MW）转换成dB的计算方法:

在计算机的开始键—计算器—查看—科学型（在空白处输入豪瓦（MW）值，点击计算器上的log键，得出的值乘以10就是dB值）。

4.13掺铒:

掺铒光纤放大器（EDFA即在信号通过的纤芯中掺入了铒离子Er3+的光信号放大器。

4.14拉曼:

在光的散射现象中有一特殊效应，和X射线散射的康普顿效应类似，光的频率在散射后会发生变化。

频率的变化决定于散射物质的特性。

这就是拉曼效应。

4.15dB：

代表参与比较的功率值或者电流、电压值。

4.161310nm：

1310nm指的是波长2KM的传输距离。

4.171550nm：

1550nm指的是波长40KM的传输距离。

4.18MMDS：

是无线微波通信技术。

4.19平面波导型（PLC）是芯片采用半导体工艺在石英基底上生长制作一层分光波导

4.20熔融拉锥光纤分路器（FBT）是背将两根或多根光纤捆绑在一起，然后在拉锥机熔融拉伸。

2、客商基本档案：

客商基本档案分成三类；3001供应商公司、3002供应商经营部类、3003供应商个人，3001供应商公司类：

指以XX公司、XX工厂或具备一般纳税人资格的单位；3002供应商经营部类：

指以XX经营部、XX门市等小规模纳税人或个体经营户；3003供应商个人：

指以XX个人名字命名的。

3、仓库档案的编码：

仓库档案编规则共8位，1-4位代表地市公司编码、5-6位代表区县公司编码、7-8位为两位流水码，例如：

XX地区泸县分公司的仓库编码：

LZ00LX01、02多个仓库最后两位依次递增，内江地区资中分公司编码：

NJ00ZZ01、02，独立核算的区县分公司用编码的5-6，5-6用分公司名称前两位的中文名称的拼音缩写。

中文名称超过两个字的，取前两位拼音简写。

统一制订编码规则，由各分公司的自行增加，增加、修改仓库档案的权限在“物资经理”角色手中。

1．系统操作及审核权限设置：

权限

权限设置说明

权限适合岗位

W01库房工作:

物资出入库数量管理

1.物资管理的单据录入

库房工作人员、库房管理人员

2.物资管理的数据查询：

只能查询数量，不能查询金额。

W02库房管理:

物资出入库数量、金额管理

1.物资管理的的单据录入

库房工作人员、库房管理人员、成本核算人员

2.物资管理的的数据查询：

数量和金额。

W03物资经理:

物资出入库数量金额管理+库房基础数据管理（仓库、存货、客商、收发类别）

1.物资管理的的单据录入

库房工作人员、库房管理人员、成本核算人员、库房主管（每个分公司只能一人设此权限）

2.物资管理的的数据查询：

数量和金额。

3.对本公司的仓库、存货、客商、收发类别的《基本档案》设置辅助管理档案。

W04物资查询:

物资数据查询

物资管理系统内数据、报表查询，不能进行业务单据的录入处理。

库房主管、财务及相关业务部门

W05基础档案审批:

存货编码申报、审核

1.分公司需新增存货编码的申报。

库房管理员

2.审核需新增编码的存货名称、规格、分类的正确性、完整性。

分公司自主定义审核角色（如库房主管、财务材料成本核算人员等）

W13客商基础档案审批:

客商编码申报、审核

1.分公司需新增客商编码的申报。

库房管理员

2.审核需新增编码客商名称等信息的正确性、完整性。

财务人员

2．收发类别:

收发类别是办理物资设备入、出库时，相同类别的入库来源、出库物资设备去向的归类。

二、物资管理平台的《基本档案》查询（具体内容见6－10页）

1．客商查询

第一步：

进入公司NC系统，点击客户化—基本档案—客商管理档案，如下图

办理《入库业务》时《供应商》除公司内部分公司外（内部单位在2101的分类里面）其余的《供应商》必须选择客商编码为30开头的《供应商》。

客商基础档案内的客商档案很多，逐条选择比较困难，用查询功能进行查询，在查询条件选择时，在查询条件选择客商名称—选择包含—输入查询供应商关键字进行查询。

查询结果出来选择所需的《供应商》。

2.存货查询

第一步：

进入公司NC系统，点击客户化—基本档案—存货信息—存货管理档案，如下图

存货管理档案中常用的查询条件：

存货编码、存货名称、规格进行查询条件的设置

存货管理档案的查询的规X设置为包含，包含的X围广，能够查出更多的查询结果。

对查询方案进行命名并保存，下次就能直接使用查询方案。

在录入查询条件时注意清空不相关的条件，多一个查询条件字符就会相应减少查询结果，存货管理档案的编码都是1开头的编码。

保存的存货查询方案在办理入、出库业务都可以使用。

查询结果出来后选择所需存货信息。

三、物资管理平台统一管理信息的申请（具体内容见11－26页）

1.操作权限及审批权限申请表

分公司物资管理平台操作人员权限申请表

权限

1.物资信息系统操作人员信息

中文全名

拼音全拼

库房工作

库房管理

物资经理

物资查询

物资管理负责人签字：

分公司（公章）：

分公司物资管理平台存货、客商编码审核权限申请表

权限

授权员工信息

取消原授权员工信息

工作岗位

中文全名

拼音全拼

联系方式

中文全名

拼音全拼

存货编码审核

客商编码审核

说明：

每个分公司审核权限只能设置一人负责，若人员发生变化请及时填写该申请表变更。

物资管理负责人签字：

分公司（公章）：

提示:

物资管理平台操作人员的权限及工作岗位发生变化时，务必注明关闭XXX人的XXX权限。

2.存货信息申请

第一步：

进入公司NC系统，点击客户化—基本档案—存货信息—存货申请单，如下图

第二步：

点击增加按键，显示如下申请公司，单据号系统自动生成，基本信息中的蓝色字体必须填写，税目目前只选统一物资（999），不选其他项。

其中的存货分类，具体操作步骤如下所示，点击放大镜

出现如图所示节目，输入存货名称，按键盘上的enter键，显示如图：

选择相对应的末项，确定键由灰转黑，点确定，如图

点提交，单据状态改为提交的状态

各分公司审批人在本公司，点鼠标右键—刷新消息中心，双击待办事务中的信封，打开存货申请单

点卡片，双击审核按键，如图

处理结果又三种，本操作手册，举例两种情况，如下图:

情况一：

驳回到制单人，在批示内容中要写明原因

双击审批情况，如图操作

显示界面如下，可以看到存货申请单的处理结果，制单人需要重新修改存货申请单，再提交

情况二：

批准，如图

审核经集团基础数据管理员批准后，就能在系统中查看申请的存货编码了

申请流程

存货申请的注意事项：

存货编码是本存货在本层级系统中的已有编码号上递增1为本次申请编码；通用设备、器材在系统中使用相同名称；存货分类是申请编码的前八位；税目必选999统一科目。

《存货申请》驳回时，在审批意见写明驳回原因或存在的存货编码。

存货和客商信息支持功能键复制（ctrl+c）、粘贴（ctrl+v），不能使用鼠标右键的复制、粘贴功能操作。

3.客商信息申请

第一步：

进入公司NC系统，点击客户化—基本档案—客商信息——客商申请单，如下图

第二步：

点击增加按键，显示如下。

申请公司，单据号系统自动生成，基本信息中的蓝色字体必须填写，关于客商编码的填写，可以在客商管理档案中复制一个本层级的最大编码，在编码的末位递增1，如下图所示：

其中，所属地区和客商类型的具体操作，如下图

将申请表填写完毕后，点击保存按键，如图：

点“提交”，单据状态改为提交的状态

提交客商申请单之后，分公司的客商基础档案审批权人做审批操作，点击审批按键，出现下图的操作界面，一般有两种意见，批准或者驳回制单人。

下面我们先看，如果审批意见是驳回制单人的，我们的操作步骤：

客商申请单的申请人可以通过审批情况查询到这X客商申请单的一个审批情况，如下图操作：

如果审批意见是批准的，

补充说明：

对于申请人和客商基础档案审批权人不一致的，各分公司主管负责人登入各自的账号，点鼠标右键—刷新消息中心，双击待办事务中的信封，打开客商申请单；或者进客户化——基本档案——客商信息——客商申请单，点击审批按键，申请人通过点击审批情况，查询作业流程

集团档案审批权人一般的处理结果：

情况一：

批准。

审核经集团基础档案审批权人批准后，就能在系统中查看申请的客商信息了

情况二：

驳回到制单人。

（审批人需要在批示内容中要写明原因）

申请人双击审批情况，显示界面如下，可以看到客商申请单的处理结果，制单人需要重新修改客商申请单，再提交

★提示：

公司类客商，无法查出组织机构代码证号，申请将被驳回；

★核查资料：

全国组织机构代码信息核查。

★请注意申请客商名称的准确性，如果出现错误，会导致财务处理结果错误。

客商申请的注意事项：

客商编码是系统中本层级客商编码的最大号递增1为本次申请客商编码；客商类型选择外部单位；所属地区是申请编码的前四位。

四、物资管理平台的期初录入建帐（具体内容见27－32页）

期初余额设置

期初余额是建立新帐套的期初库存数据录入，库房录入的明细合计同财务的合计必须完全相等，不相等找出差异原因，期初录入时应充分考虑仓库的人员分工、仓库管理、账务核算等因素；期初建帐完成后不能作修改，后期发生的差异只能通过调帐实现；在办理出库单据录入时如果涉及多个仓库的库存物资设备会产生多X入、出库单据。

打开[供应链]，点击[库存管理]展开[期初数据]双击[期初余额]

点击【增加】，在表中添加数据

期初余额表体的（蓝色字体项）为必填选项，点击放大镜选择。

存货知道存货编码录入编码，如果不知道存货编码通过系统的高级查询功能进行组合查询。

出现下面的界面

点击【确定】之后输入数量、金额（为了减少小数差异，录入金额不录单价）。

进行保存后，如发现错误需要修改，点击修改按键，进行修改后保存。

点击【查询】可以查看期初数据是否录入成功

单据显示如下

点击菜单栏，选中【打印管理】，点击【打印预览】，可看到下表

单项核对和合计核对同财务合计相等后签字。

（系统的签字是个确认功能键，不是手工的书写含义），期初供应链录入、财务对账签字完成，不能进行修改。

五、物资管理平台库存管理业务处理（具体内容见33－49页）

1.入库业务

入库业务分别有三种业务单据，三种业务单据有各自不同的用途：

《采购入库》办理由供应商供货并支付货款采购入库业务；《借回还回》是本公司内部部门借用的归还记录，《其它入库》是办理除《采购入库》、《借回还回》其它入库业务。

1．入库的填录说明

采购，是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动，我们在办理入库单时首先要判断物资设备的来源，采购入库的物资设备是由供应商提供，并需支付货款。

《采购入库单》、《其他入库单》、只能办理采购购入或退货给供应商的相关业务，它所对应的是入库存货的增加和退货存货的减少。

单位内部的在建工程、维护等发生的领料退库，不能使用《采购入库单》、《其他入库单》，只能使用《材料出库单》、《其他出库单》的负数进行帐务处理。

属于更换、拆旧物资不能进入NC系统管理，由本公司确定的管理部门建立备查帐进行管理。

2．采购入库

采购入库:

根据《采购合同》、《采购订单》、《零星采购单》等为依据办理的采购入库业务。

操作如下：

打开【供应链】下【库存管理】，点击【入库业务】，双击【采购入库单】，显示如下界面：

3．入库单填录内容说明：

单据号和单据日期：

由系统自动生成。

业务类别：

999统一采购。

库存组织：

选择仓库后系统自动生成。

收发类别：

30101自主采购：

自主采购指分公司在统一招标入围外的自主采购。

《采购入库单》的收发类别30102集中采购：

集中采购指统一下发的《供应商指导目录》中的招标采购。

仓库：

指本公司在NC系统设立的仓库并确定该项物资设备进入该仓库进行收发帐务管理。

库管员：

库房实物管理人员，可以是制单人，也可以是其它人员。

采购部门：

指采购执行的部门。

采购人员：

指采购过程执行的人员。

供应商：

指《采购合同》、《采购订单》、《零星采购单》载明的乙方单位。

（请在《30物资供应商》里面查询选择录入，公司内部分公司在内部单位在2101的分类里面）如果出现系统没有的供应商，向统一申请新增）。

统一或上级公司代购的物资设备，请同财务或采购部门确认由哪家单位提供发票，入库供应商的单位名称同提供发票的单位名称必须一致，避免出现税务风险。

备注：

可作为调帐、采购退库或者其他的补充说明。

质检员：

指物资设备需求部门，派来协助验货的人员。

需求部门:

提交采购需求申购的部门。

入库依据号：

指作为采购入库依据的《采购合同》、《采购订单》、《零星采购单》上的编号。

4．其它入库

《其他入库》是采购入库以外的入库，通常不会同供应商产生关连。

《其他入库》的填录说明：

办理《其他入库》的填录内容除了《收发类别》同《采购入库》不一样外，其余的填录内容一样。

303转库入库：

指本公司内部仓库间物资设备的帐务转移A仓库的物资设备调入B仓库的一种物资设备的转移。

304盘盈入库：

指在实物盘点过程中经过确认、经过审批的作盘盈帐务处理的物资设备。

305捐赠入库：

收到无偿赠与公司的物资设备。

《其他入库单》

的收发类别306投资入库：

指法人或自然人以物资设备实物方式投资投入公司的物资设备。

307其它入库：

指除采购入库、调拨入库、转库入库、盘盈入库、捐赠入库、投资入库、还回物资入库外来源的入库。

打开【供应链】下【库存管理】，点击【入库业务】，双击【其他入库】

5．借出还回

《借出还回》是在出库业务–借出单据签字后，通过查询功能查出借用单据，选中要还回的单据，在辅助功能选中还回功能，收发类别选择308还回物资入库，进行还回数量确认保存后，系统会产生《借出还回》单据，《借出》单据的数量和实际归还的数量不一致时，可以多笔还回，还回功能必须要在借出单据签字后才能使用。

《借出还回》只能进行查询不能进行单据录入。

打开【供应链】下【库存管理】，展开【入库业务】，双击【借出还回】，点击【辅助功能】下的【还回】

输入还回数量后保存并签字

注意:

（若要继续还回，请重复上面操作）

由条件查询可得下列还回单

可以点击【联查】

6．退库：

《退库》功能办理的是入库的退库及调整，不能办理领用及拆旧退库，《退库》的功能节点在《采购入库》的功能页面上，如果电脑的显示不完整，在功能页面的最右边有个向左、向右标志，点击向右展开，《退库》使用一般存在两种情况：

第一种情况，因供应商提供的物资设备存在质量问题及其它原因对已经办理入库手续的物资设备退还给供应商并减少支付供应商的货款；

第二种情况，因在办理入库手续时，录入的数量或单价错误需要调整，办理一笔《退库》进行调整，《退库》的数量、单价、金额必须同要冲销的那笔入库单完全一致，（《退库》数量必须录入负数）。

然后办理一笔正确的入库。

入库业务的注意事项：

入库单据的数量必须录入实收数量栏，只填应收数量没填实收数量，系统无法进行核算，当期有相同物资设备入、出库业务时，在进行签字核算必须先签入库单据，再签出库单据，否则会造成本核算出错。

入库单据在当月发现错误需要修改，若单据处于未签字状态，在维护功能下点击修改对单据进行修改，如果单据签字成功，需根据单据上下游情况，从后到前依次取消相关单据，再进行入库单据修改。

2.出库业务

出库业务：

出库业务分别有三种业务单据，有各自不同的用途。

第一种是《材料出库》，《材料出库》是核算工程建设项目领用出库的物资设备；

第二种是《其它出库》，《其它出库》是核算公司的日常维护领用材料，销售出库的物资设备，直接转入固定资产的办公设备、高价值的工具等；

第三种是《借出》指本公司内部部门领用出库的物资设备。

《材料出库》和《其它出库》业务单据的区别：

《材料出库》的项目是必选项，必须按项目进行核算，《其它出库》的项目是可选项，根据实际情况决定是否进行项目核算。

出库业务的填录说明

1．材料出库

《材料出库单》是要进行工程项目核算而领用的物资设备，《材料出库单》的项目是为工程项目核算而设为必录项。

打开【供应链】，选择【库存管理】，点击【出库业务】，双击【材料出库】，鼠标移至【增加】，点击【自制】，填入数据

双击【存货编码】下放大镜，选择存货分类并添加到下框中

点击【确定】后，输入实发数量，选择仓库和库存组织，点击保存。

出库单填录内容说明：

单据号和单据日期：

由系统自动生成。

业务类别：

暂时还没有指定录入内容，可不用录入。

库存组织：

选择仓库后系统自动生成。

收发类别：

《材料出库》选择408工程领用出库类别下的明细类别，工程领用出库通过《材料出库》办理，工程领用出库指领用出库的物资设备用于网络的建设使用，出库的依据是预算、报告等相关审批手续。

仓库：

指分公司在NC系统设立的仓库名称并确定减少该仓库库存数量。

部门:

物资设备领用人所在的部门。

产成品、备注、入库仓库、库管员、领料员灰色窗口是选录项，选择性录入或可不录入，《材料出库》的项目和业务性质在第一行录入完成后回车，下行就带出相应信息。

2．其他出库

《其他出库》非工程项目核算而领用的物资设备，《其他出库》的项目为选录项，如果要进行安装、维护等费用的归集也要录入项目名称，才会记入费用成本。

打开【供应链】下【库存管理】，展开【出库业务】，双击【其他出库】，点击【自制】

输入数据，选择存货分类并双击添加，填入实收数量

保存并签字

展开【辅助查询】点击【联查】

《其它出库》同《材料出库》的填录内容除收发类别不同外，其余的都一样，《其它出库》的客户填录项是销售出库购买物资设备的单位，办理《其它出库》销售出库时，遇到物资管理系统没有的客商时，分公司可以在系统增加，但不能使用30物资供应商类别及类别下的编码，占用分以下出库类别通过《其它出库单》办理出库。

401销售出库

⏹40101机顶盒销售出库：

机顶盒销售出库通过《其它出库单》办理。

⏹40102智能卡销售出库：

智能卡销售出库通过《其它出库单》办理。

⏹40103遥控器销售出库：

遥控器销售出库通过《其它出库单》办理。

⏹40104其他销售出库：

其他销售出库通过《其它出库单》办理，除机顶盒、智能卡、遥控器销售外的其它物资设备的出库。

⏹403转库出库：

转库出库通过《转库单》办理，指本公司内部不同仓库间转移。

⏹404盘亏出库：

盘亏出库通过《其它出库单》办理，指在实物盘点过程中经过确认、审批的作盘亏帐务处理的物资设备。

⏹405报废出库：

报废出库通过《其它出库单》办理，指因无法使用、已经过报废审批流程执行报废处理的物资设备的出库。

⏹406赠送出库：

赠送出库通过《其它出库单》办理，指通过相关的签批流程，同意赠送给指定人员或单位的物资设备。

⏹407维护领用出库：

维护领用出库通过《其它出库单》办理，维护领用出库指领用出库的物资设备用于机房、线路网络的维护使用。

⏹409其他出库：

其他出库通过《其它出库单》办理，指除维护领用出库、工程领用出库、机顶盒销售出库、智能卡销售出库、遥控器销售出库、其他销售出库、调拨出库、盘盈出库、报废出库、赠送出库、借出物资出库外其它出库。