会议流程及服务安排详细.docx

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会议流程及服务安排详细

会议流程及服务安排（详细版）

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会议流程及服务安排

一、会前准备

（1）办公室人员收到会议通知，首先需问清楚会议服务要求，然后将具体安排转告会务工作人员，由会务工作人员准备会议前工作，了解与会人员的相关资料，并做好会务登记，保持良好的信息沟通，促进会议的顺利进行。

（2）确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查。

（3）草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。

会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人员。

（4）合理安排相关会务工作人员，其工作人员要做到以下几点：

1.仪容仪表

（1）着装统一整洁，不穿拖鞋、响钉鞋。

（2）接待人员短发不遮眼，长发后梳成马尾或盘髻。

要求化淡妆，不浓妆艳抹，不佩戴首饰。

（3）坐站姿势规范端庄，不翘腿。

2.语言

（1）语调温和亲切，音量适中，普通话规范。

（2）语言文明礼貌，适时运用“您好”、“您请用”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。

（3）对服务对象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语，不大声喧哗。

3.态度

（1）敬业、勤业、乐业，精神饱满，彬彬有礼。

（2）微笑服务，态度诚恳、热情、周到。

（3）工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。

（4）解释问题有礼有节。

4.纪律

（1）会议服务前不吃异味食品。

（2）不在会议期间使用电话。

（3）服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。

（4）严格遵守职业道德。

（5）办公室应在会议召开前一天，以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。

（6）重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范，并测试投影仪等电子设备是否能正常使用。

（7）会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好，并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买；如会议结束后有安排宴会的要求，应确定宴会时间，选好宴请场所，并根据公司接待预算的金额确定菜单；宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。

（8）参照与会人员的名单制作名牌，名牌以红底纸张打印，上面分别注明单位名称，名字及职位，注意文字大小适当，清楚易识。

纸张裁剪规格为8.5*15.11cm,并使用两面三角名牌架摆放。

（9）会场的座次安排要分清主次，特别是有贵宾参加会议的情况下，更要安排妥当。

座椅的数量应按出席人数摆放，并多预留两到四位。

（10）会务工作人员进行会场布置：

1．检查会议室卫生情况（桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、杯具、水壶等），确保会议室整洁及会议用品的清洁。

根据与会人员的人数摆放好演讲台、桌椅、横幅（会标）、桌牌、花草、签到桌、指示牌、果盘、笔、本、会议议程及其他会议所需要的文件。

2．采用拉线的方式，确保桌椅、杯具等会议用品的整齐摆放。

摆放花卉时，如椭圆长桌中间空地、会议室角落，另外会议桌上也可订做鲜花花束，但要把握好尺寸，不可过大过高，花卉颜色可视会议主题而定。

3．根据会议议程，合理安排与会人员的座位、座牌、发言人、领导人讲话顺序、其它会议物品以及是否需要音乐、是否需要投影仪等，及时检查确保所需物品的齐全，做好会议前的准备工作。

4．根据发言人位置摆放话筒，并调试（话筒位置的高低、效果及接口等），确保话筒及音量正常，如需要音乐，要提前试播，确保正常播放；如需要投影仪，则根据会议实际需要确定投影仪、幕布的摆放位置，由工作人员进行调试。

准备并调试好备用话筒，以备会议过程中话筒突发情况，及时更换。

5．会议所需的备品要按以下要求摆放：

6．座位的正前方摆放座次牌，右手正前方杯垫及水杯（杯把向右侧转45度），靠近水杯位置摆放消毒湿巾（也可不备），左手前方可放置水果或瓶装纯净水（以防领导不喝茶水），正中放置笔记本、会议议程、会议资料及其他与会议相关的纸质文件，文件右侧则摆放签字笔。

其他物品，如激光笔、抽取式纸巾等可随机摆放，注意桌面整齐划一，不可过于拥挤、杂乱。

具体细节：

①茶杯：

茶杯定位。

拇指和食指拿杯把，杯把要求对齐椅子的右侧扶手，摆放成一条直线，茶杯盖上的花竖与杯把垂直，茶杯上的标记一致对准客人，摆放统一。

②杯垫、玻璃杯：

拇指与食指拿起杯垫放在茶杯的左侧，杯垫上两个花瓣的夹角对准客人，与茶杯的距离约为1CM，手指握住玻璃杯的底部摆放在杯垫上，切勿用手指碰杯壁，杯底的花纹要以竖条纹对准客人。

③矿泉水：

摆放时，拇指与食指握住矿泉水的两个红标摆在杯具的左侧，与其旁边的玻璃杯一指之隔，汉字标志一面对准客人。

④毛巾托：

毛巾托竖着放在杯与玻璃杯中间的正前方约2CM处。

⑤笔记本、会议资料等文件：

对齐桌子外沿，对准椅子正中。

⑥笔：

放在笔记本、会议资料的右侧，注意笔的标志朝上方放置。

（11）会议开始前一个小时要准备好充足热水，会议进行中注意始终保持倒水的壶满，以备及时的加水。

（12）准备工作的检查

会务工作人员应提前一个小时进入会场，检查会场整体效果，确保各项准备工作到位，在所有物品摆放完毕后分别检查桌子两侧的茶杯、玻璃杯、矿泉水是否在一条直线上（如不在一条直线上做适当的调整），同时检查所有物品是否符合摆放要求（如不符合的按照摆放标准摆好）。

打开电子设备，打开照明灯及通道门，做好引导工作。

如需使用空调，应提前半小时开启。

（13）准备工作完成后

会场外应设有与会人员签到处，签到处最好设在入口通道较明显的地方。

如与会者涉及公司外部人员，可视具体需求摆设“请赐名片”名牌于签到处。

然后，会前15分钟站在会议室门口两侧，双手自然交叠在腹前，面带微笑恭候与会人员的光临。

在与会人员距会议室门2米处主动拉门让其进入，同时根据不同的身份和年龄使用敬语问候（如早上好、下午好等文明用语）。

二、会议过程中

（1）会议开始后工作人员迅速斟倒茶水，如果需要毛巾，工作人员应先备毛巾（上毛巾的时候注意用夹子，不能用手直接拿），再斟倒茶水。

首次倒茶后应在15分钟左右再次续水，以后每隔15分钟或20分钟续一次水，如客人杯中有茶水应征询客人意见，并礼貌地小声对客人说：

“对不起，请问需要加水吗？

”或做个手势，待客人同意时方可进行。

可根据实际情况（领导杯中水的水量）来灵活掌握倒水时间。

倒水时，右手拿暖瓶，左手的小拇指和无名指夹起杯盖，用大拇指、食指和中指握住杯把，将茶杯端起，侧身，在领导的身后缓缓倒水后放回茶杯，一切行为应在客人右手方完成。

通常会议室内不许吸烟，如特殊情况需摆放烟缸，烟缸内烟头不得超过三支应及时更换，会场中均使用托盘服务。

（2）工作人员在音控室时随时注意音响监听，发现问题及时查找问题所在，并迅速解决。

（及时检查话筒、调音台、功放机、协调器、音响等设备的连接情况）。

（3）根据会议议程，及时关注下一位发言人的话筒开关及位置，如遇到话筒突然失常，应迅速更换备用话筒。

（4）会议中要注意观察主席台，察觉领导如有需要帮助时，及时上前询问。

（5）如果会议过程中使用国歌、国际歌，播放过程中所有工作人员要站立行注目礼，不准随意走动。

（6）在会议过程中，遇到参会人员有特殊的要求，应尽量给予解决，如不能及时解决，请其稍等，然后立即向上一级报告，并尽快给予答复。

（7）会议中间休息时，工作人员要尽快整理会场，补充和更换各种用品。

（8）在会议进行中，工作人员不允许随便进出会场，要保持并维持会场秩序，使会议能够在安静的环境中顺利进行。

三、会议结束阶段

（1）会议结束时，工作人员应及时打开通道门，站立两侧，礼貌相送，微笑点头，并说“慢走、再见”。

（2）会后及时做好会场清理工作。

检查会场内有无与会人员遗留的物品，若发现有遗留物品应迅速做好记录并及时归还。

（3）会后严格做好保密工作，工作人员应不询问、议论、外传会议内容，不带无关人员进入会议室。

（4）如单位外部与会人员有参观单位环境的意愿，在不影响单位正常办公的情况下，工作人员应做好指引和陪同工作。

（5）配合拍摄人员工作，并组织与会人员在指定地点进行合影留念。

如会议结束后有安排宴会，应提前与饭店工作人员确定到场时间，并通知与会人员及做好陪同和接待工作。

（6）组织会场的后期整理和清洁工作。

与会人员所用茶杯、毛巾等物品洗刷干净，分别消毒，桌椅擦净并摆放整齐，以备下次会议时使用，地板、地毯清理干净。

（如会议室超过两天没有使用，需及时的检查会议用品的清洁、桌椅的整洁，确保会议室随时可以使用。

）

（7）关闭所有电器设备，话筒、空调等，带好会议室钥匙进行安全检查后离开会场。

（会议室注意随手锁门，杜绝无人门开着的现象）。

四、会后服务总结

每次会议服务结束后，办公室工作人员要对会议全程的讲话内容（根据情况下发文件）、照片、影像等资料进行搜集和整理，以备单位以后纪念或是宣传时用。

同时，针对每次会议出现的问题及情况撰写书面材料，以例会的形式进行内部讨论，总结每次会议服务过程中的优点及不足，不断进行修正和改进。