系统需求调研核查问卷Word格式文档下载.docx
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15）木浆原料收发结存月报汇总表（供应部）
16）#1机化工原料收发结存月报表（供应部）
17）#2机化工原料收发结存月报表（供应部）
18）化工原料、木浆出库及库存各月对照图（供应部）
19）#1机纸机易耗品收发结存月报表（供应部）
20）#2机纸机易耗品收发结存月报表（供应部）
21）#1机、#2机包装材料收发结存月报表（供应部）
4．2单据
1）付款审批单
2）旅差费报销单据
3）报销单据封面
4）采购物资计划申请表
5）外商投资企业进口物资申请表
6）拱北海关加工贸易合同登记备案审批作业表
7）拱北海关加工贸易合同延期审批表
8）拱北海关加工贸易合同（协议）变更申请表
9）拱北海关加工贸易（异地报关、深加工结转）分册申请表
10）中华人民共和国海关进口货物报关单
11）中华人民共和国海关出口货物报关单
12）进出口货物免税申请表
13）内销补税联系单
讨论内容
1．主要负责人对信息管理系统的了解。
高层管理人员对ERP的支持和了解非常重要，关系到项目的成败。
2．对信息管理系统投入的设想。
合理项目的预算是项目成功的保证。
3．对上系统希望解决哪些目的？
有无量化的目标（多选）
●引入国外造纸同行的经验
●整理企业内部流程
●解决企业面临一些困惑或不足
●整合企业信息
●控制成本
●其它
4．主要解决哪些问题？
评价系统实施成功/失败的标准是什么？
如果高层对这些有清楚的认识，才能保证有的放矢。
5．现在的信息系统MIS在哪些方面不能满足公司？
如何避免选择一个与原来相差不多的系统和明确自己的需求
6．对造纸业信息系统同其他系统的差别？
现在很多信息信息系统针对离散制造，而红塔的流程制造可能不支持，这样影响解决方案
7．是否需要从办事处直接访问系统？
对项目日后的营运费用进行评估
8．公司未来一两年内，公司的战略、经营和架构？
对以后系统的发展和解决方案的接口会有很大的影响。
例如电子商务、人力资源，新厂房。
新架构…
9．对实施信息管理系统的方式？
●BigBang
●分布实施
前者讲求“一步到位”，属于变革，后者讲求“StepbyStep”，更倾向于改善。
10．对于国内外软件系统的优缺点？
从功能、价格和国情等各方面各有优势
11．对现在很多企业实施ERP等管理系统的成败看法？
对风险的看法和如何规避风险
12．现在希望信息化管理覆盖对哪些部分？
（多选）
●财务
●分销（库存、采购、销售）
●计划和排产
●设备管理（维护、控制配件等维护成本、DCS）
●质量（QCS）
13．如何看待在实施过程中，相应的组织和职能的冲突和调整？
不可避免，同以往的工作方式是有区别，那么如何调整和何种支持原则决定实施方式。
2、信息系统（信息部）
1.岗位/部门职责说明
详见“信息部职位描述”。
2.《部门工作流程表》
详见“信息部业务流程（图）汇总”，此资料根据文件整理，请按目前实际情
况进行项目的删减和添加，并准备相应的业务流程程序说明和流程图。
3．现有MIS系统介绍
4．现有系统形成的需求记录
5．所有需要信息管理系统管理的表格和单据
***将初步答案填写在相应问题下，待调研时，在软件商协助下进一步修改、完善。
1.公司现有的硬件配置情况（服务器、工作站、网络设备等）。
了解现在的系统能否满足未来的发展和预计的投资，中和考虑价格和系统稳定性。
2.目前现有的系统有哪些（数据库系统、应用系统等），分别实现什么功能？
目前使用状况如何？
希望以后的系统软（前台、后台）硬件怎样？
通过对原来使用系统的了解，可以掌握现在企业的水准和人员的水准。
3.对公司将来的应用系统的安全管理？
估计最大用户数有多少个？
使用各个模块的用户？
a）外部：
防火墙等
b）内部：
权限管理采用方法等（多选）
c）按人员设定（SecurityByPerson）
d）按职位设定（SecurityByPosition）
e）上级主管可以就其本身权限范围内之功能，自行授权予下属
f）提供权限复制及对调
g）提供对使用者或程序设定权限功能
4.造纸行业、红塔的特点和信息管理系统的控制特点
收集和了解企业的特点。
例如：
i.配方稳定而且单一，配方结构简单；
相当于一个X型的物料清单。
ii.产品在卷料阶段是以吨（或公斤）作为计量单位的，而板装的最终成品却以令为计量单位，在工序中间就存在一个单位转换的问题。
5.信息部门保留现在各部门的实际业务流程和认为可改进的流程？
如何收集各职能部门的实际需求，做了哪些修改？
记录？
请描述各业务部门对系统的主要需求？
通过现在的MIS系统了解企业，会事半功倍。
6.现在企业物料分类及分类码﹑物料编码规则﹑产品清单﹑BOM类型﹑BOM的编制方法等是否有完整、系统的定义和管理方法。
是否需要优化？
如何解决替代件的查询？
通过初步的了解，现在红塔仁恒的物料编码同国外的造纸同行有较大的差别，是否能接受国外的方法？
7.物料的计量单位（采购单位﹑库存单位﹑销售单位）﹑计量单位的转换﹑物料的生产/采购提前期﹑物料损耗﹑订购批量﹑计划方法是否有完整的定义和现成的数据？
如有这些基础数据将减少实施的风险和缩短实施时间。
8.目前现有业务流程中存在什么问题？
对现有的业务过程希望有什么改善？
如果使用新的电脑系统，最希望系统能解决什么问题？
好的IT管理者应该有很多想法。
9.文件档案备份作业管理要求（多选）
●可设定各档案之保留时间，可分别以年、月、日作为单位来设定
●提供历史数据库，与业务数据库共享一套
10.打印管理，是否需要（多选）
●打印文件可以透过打印管理工具，直接E-mail及FAX
●打印管理控制，每个用户仅能查询自己所产生之报表
●待打印文件可选择输出至MicrosoftExcel及Word
●用户可选择每一报表之打印份数
●可设定各使用者存于系统中之报表数目
●报表可视状况而决定马上执行、批次执行或利用ReportServer执行
●用户可自定报表之表尾格式
11.报表执行
●可分散在多台计算机上同时执行
●批次作业可以
●可预作排程
12.批次作业管理
●设定特定日期（Date）或特定周日（Day）执行
●可查询每一批次作业之实际激活时间、实际结束时间及执行状况
13.是否要从外部系统转入数据？
何种格式？
例如
●客户订单以XML转入
●采购及外包单以XML转出
14.原来的MIS系统中的数据与以后系统的数据导入？
过去企业的数据不能丢掉，但如何导入到新系统中，省力/省钱的平衡
3、销售（销售部）
详见“销售部职位描述”。
详见“销售部业务流程（图）汇总”，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应的业务流程程序说明和流程图。
3.业务单证、报表样张
详见“销售部业务单证一览表”，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应单证、报表样张。
4.相关制度、规范文件
详见“销售部相关制度、规范文件”，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应文件。
1.产品的种类和规格以及包装方法
公司
克重
质量
包装规格
单位
等级
合格品
红塔仁恒
高档涂布白卡纸
250g/m2,300g/m2
（暂不知道）
A,B,C,等外
A,B,C,
板装
正度
令
大度
特度
非标
350g/m2，400g/m2，（暂不知道）
一级、二级、等外？
一级
二级
卷筒
公斤
2.是否有处理外币销售业务？
3.是否希望评价客户的信用额度？
是否根据信用额度来决定放帐额及是否接单？
4.是否每月有给客户发出对帐单/催款通知？
5.对于各个办事处或销售网点的库存管理如何？
6.对于产品的交货运输时间如何管理？
好的系统能支持企业在不同运输手段的时间和费用管理，为准时交货提供方便
7.在销售过程（售前、售后）中，是否需要向客户提供服务？
服务包括哪些内容？
服务的流程是如何实现的？
8.销售预测是如何进行的？
一般预测的期间有多长，预测与实际销售是否接近？
9.销售与生产、采购等部门是如何衔接的，业务沟通的形式有哪些（单据、口头等），目前的沟通是否存在问题（准确性、及时性、可追溯性）？
10.产品的价格策略是如何制定的？
依据是什么？
在销售过程中如何执行？
控制的手段有哪些？
对报价进行控制，例如定义最低报价？
如何调整产品的报价？
能否批量调整产品报价
11.是否对销售情况进行分析？
哪种产品被哪个客户订购了多少？
哪种产品销售收入最多？
哪种产品获利润最大？
哪种产品哪个地区购买的最多?
哪种产品哪类客户购买的最多？
哪个业务员签订的订单额最大？
每个销售员收回的货款情况如何？
某个客户、分公司的订单、销售情况如何？
12.是否做到对每一个地区的每一个业务员的订单、回款、佣金进行集中集成管理？
如果把有关的政策制定好，能否根据销售和回款自动的计算佣金？
13.客户、业务员的销售业绩奖励的策略有什么内容（折扣、返还、佣金等）？
如何执行?
14.是否有对每个客户进行利润分析？
如何做？
15.确定是否接单的依据是什么？
（如根据生产能力及库存来决定等）
如何根据生产能力及库存来决定是否接单？
16.销售订单的供货模式有多少种？
（存货、直接生产、研发生产、转运等）
17.是否有随时跟踪每张销售合同/订单的执行情况（交货量，收款额，投诉等）？
如何跟踪？
18.是否有对退货及客户投诉进行分析？
19.是否需要记录每一个客户的特殊要求，记录的方式是什么？
在生产及以后的销售等后续环节中是否需要查询这些记录？
20.是否自动为销售订单分配库存？
21.怎样使销售发票直接生成财务凭证?
4、财务（财务部）
详见“财务部职位描述”。
2.部门工作流程
暂无资料
详见“财务部业务单证一览表”，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应单证、报表样张。
4．《会计科目表》
5．相关制度、规范文件
暂无资料
1．是否有外销业务？
对多币种的帐务处理
●多币别销售、采购、外包
●外币自动重估
●冲账时自动使用原始汇率
●自动产生未实现汇兑损益明细表
2．是否存在和需要多层次利润、成本、费用中心管理（多选）
●事业部或部门利润中心
●产品线或次产品线利润中心
●多层次利润中心
●多域贸易之销售可自成一利润中心
●其他
3．请描述产成本/半成品核算流程（如何归集和分摊，成本计算对象有哪些……）？
目前产品成本分析主要有哪些内容？
主要有哪些分析报告？
4．是否有确立成本中心？
对成本中心是否有相关考核标准？
5．产品成本核算采用什么方法（实际成本/计划成本）？
产品成本计算采用什么方法（分步/分批）？
是否需要应用作业成本法
现在国外很多纸业公司已经使用作业成本法（ABC基于活动的成本计算成本法）来管理和控制成本，更准确
●自定义CostDriver应分摊金额或比例
●支持ABC标准成本计算
●支持ABC实际成本计算（制造费用依何基准分摊）
6．产品成本核算/分析目前已细化到哪一级（按大类、品种、批次、项目）？
7．请描述客户收款/付款的流程？
8．如有客户信贷管理如何进行？
是否有设置信贷分析员岗位负责审查客户信贷情况？
控制货款的回收，是企业重要的活动，如何谋求销售和财务的平衡，并且可以控制采购等活动
9．应收帐帐龄分析如何？
帐龄分析是根据放帐期？
只根据发票日期？
或者其它？
10．对欠款的客户和到期未收回的应收款有何相应措施？
可以自动给那些欠款客户和管理人员发出催款通知
11．请描述供应商付款的流程？
是否有进行现金流量分析或预测，多长时间进行一次？
如何进行？
12．是否要知道收入和欠款在各时间段的分布情况如何？
并预算估计在今后的一段时间内将会收到多少货款？
13．为鼓励按时收款，是否对销售付款有折扣和折让？
如有哪些款项的折扣期限快到了，并提醒客户？
国外这种现象非常普遍，所以在内容上更详细，那么能更好的处理客户关系。
14．会计科目可否和产品编码,客户编码等挂钩？
15．是否支持迅速查到过去的凭证或帐目？
16．是否对各部门形成成本中心，并进行控制？
知道各部门的费用支出情况，是否超出预算？
17．对一些定期需结转的科目能否实现自动转帐？
18．是否要求不按日历年度和月份来实现财务核算？
19．是否实现与销售业务过帐自动化？
20．总帐与各分类帐如何联系,是否需要自动调整?
21．现在财务报表完成的时间和遇到的主要的问题？
22．现在金蝶财务系统的使用情况，是否一定要摆脱现在的金蝶系统？
如果习惯国内的系统，而且功能完全能满足的话，可以采取保留金蝶总帐的方式
23．如果使用新的电脑系统，最希望系统能解决什么问题？
目前现有业务流程中存在什么问题？
24．能否对某个客户进行价钱/利润分析？
是否需要对价格进行控制？
财务人员对价格的监管和控制
25．造纸行业的特点对财务的影响？
物料是一个连续投入的过程，是以满足工序内的技术参数为前提的一种投入，所以只有经过一段时间才知道用了多少物料。
5、成本（财务部）
同“财务”
成本
1.请描述产成本/半成品核算流程（如何归集和分摊，成本计算对象有哪些……）？
2.产品成本核算采用什么方法（实际成本/计划成本）？
3.产品成本计算采用什么方法（分步/分批）？
4.产品成本核算/分析目前已细化到哪一级（按大类、品种、批次、项目）？
5.目前产品成本分析主要有哪些内容？
6.是否有确立成本中心？
7.目前现有业务流程中存在什么问题？
8.如果使用新的电脑系统，最希望系统能解决什么问题？
6、设备（设备部）
详见“设备部职位描述”。
详见“设备部业务流程（图）汇总”，此资料根据文件整理，，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应业务流程程序说明及流程图。
详见“设备部业务单证一览表”，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应单证、报表样张。
详见“设备部相关制度、规范文件”，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应文件。
设备维修
1.生产上有哪些关键设备，这些设备是采用何种维护模式的
●计划预修
●预防维修
2.目前各种设备的维修计划是如何编制的？
请简述编制流程
3.在设备维修管理中，请着重描述以下方面的业务流程：
●维修工单管理
●设备文档管理
●维修记录管理
4.上述业务是否已采用计算信息系统进行管理？
5.目前设备的运转状况如何？
●维修部门每月的总费用；
●单位产品的维修费用；
●紧急抢修次数对总修理次数的比值；
●维修停机工时与总工时的比值；
●设备实际停机时间与总可利用时间的比值；
●每月发生的预测维修次数；
●每月通过预测维修对设备加以改善的次数；
●每种预测维修技术的累计经济效益；
●企业设备适于预测维修的百分比；
●每月电能利用率；
6.设备使用的数据是如何收集的（手工或自动），这些数据是否已能很好地被利用？
7.如果要引入新的管理系统，对改善设备管理的期望有哪些？
备件管理
1.请描述公司的备件采购业务流程，业务流程由哪几部分构成？
如：
请购、询价、合同、订货、验收、退货、入库、发票、付款、统计、分析等
2.请描述公司备件领用的业务流程
3.备件库存占总库存的比例是多少？
4.各种备件库存是如何确定的？
维护人员
1.归属设备管理的人员有多少？
有哪些种类？
2.设备维修专业人员是如何管理的，是否对种岗位有明确的考核指标？
7、供应（供应部）
详见“供应部职位描述”。
详见“供应部业务流程（图）汇总”，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应的业务流程程序说明和流程图。
详见“供应部业务单证一览表”，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应单证、报表样张。
详见“供应部相关制度、规范文件”，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应的文件。
材料采购
3.请描述公司的采购业务流程，业务流程由哪几部分构成？
4.材料分类，是否有对不同材料进行分类？
材料类别
类别内容
A类
浆板、原煤、包装物、普通生产用化工料（涂布用化工料除外的其他化工料）
B类
涂布制备专用化工料（含颜料、胶粘剂、分散剂、润滑剂、保水剂、抗水剂、增白剂及其他辅助剂等）
C类物资
造纸网、造纸毯、机械五金、电器、高温高压器件、低值易耗品、办公用品等
哪些是国外采购，采购提前期是多少，负责采购的部门。
5.采购供应商的管理程序？
查询与某供应商有关的采购情况？
采购合同生效的方式开发新的供应商，考察现有供应商在交付日期、质量、数量和价格等方面的表现？
并淘汰；
6.因为造纸业及红塔仁恒的行业特点，导致采购业务中哪些是非常有特点处？
例如原煤因为含有水分，导致入库，出库的核算
7.如何制定采购计划？
是否完全根据MRP来确定？
采购计划的跨度有多长？
目前采购计划与实际采购是否一致？
采购计划制定的依据是什么？
8.对采购价格的管理办法？
对权限的控制？
在国外，对超过一定金额和价格发生变化（设置事件）时，系统会通过电子邮件和短信息等方式通知相关管理部门，从而保证价格在受控的状态。
9.是否需要对采购单进行跟踪？
例如跟踪交货情况、付款情况。
可以做到像DHL快运公司，跟踪物料的移动状态，采购订单中哪些已完成？
哪些未完成？
哪些采购单已过交货期尚未全部到货？
哪些供应商的物料检验后被拒收,拒收了多少？
及时发现缺料等情况。
查询某种物料的可用库存量及已分配库存量？
查询某种物料的已分配库存量的详细分配情况？
10.如何处理进口采购业务？
他们的特点是什么？
如何控制批量？
11.是否有供应商托管材料？
12.目前现有业务流程中存在什么问题？
仓库管理
1.描述收货，库存管理，出货业务流程如：
验收、验收入库、验收送检、重检等。
对不同的材料是否有不同的收货流程？
如何实现先入先出，如何控制合格的原材料等？
2.收货是否按采购订单进行，如果收货数量与采购订单不一致时如何处理？
3.物料是否需要进行批次/序列号跟踪？
是否有有效期控制？
是否有/需要仓库中哪些物料在什么时候需要重新检验？
管理系统会自动检查，并提醒相关人员
4.收货时，物料是否会按卡板（pallet）进行计量？
5.同一种物品，采购计量单位与生产领用计量单位不一致怎么办？
流程行业中存在单位转换的问题
6.怎样知道哪些物品的周转率高?
哪些物品处在积压状态？
呆滞物品怎么发现？
在软件中如何处理？
是否分析各物品占用库存资金的情况？
是否用到条形码？
7.某物料的总储量是多少？
在仓库各货位上分别是多少？
8.是否需要仓库中某物料每日、每月、每
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