1erp上线期初开账方案书.docx
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1erp上线期初开账方案书
ERP期初开帐方案大纲
目的：
期初开帐是为了使上线时点ERP中的数据与目前手工系统或老的信息系统数据一致，在此根底上开始ERP新系统的运行；
确保期初开账的顺利进展，为开账后出现异常制订快速解决方案。
开帐需导入期初的模块：
库存管理模块、销售管理模块、采购管理模块、工单管理模块、应收管理模块、应付管理模块、会计总帐管理模块、本钱管理模块
物流、财务数据截止：
物流数据：
期初库存及单据截止点为：
10年09月30日00:
00
期初库存及单据录入日期：
10年10月5日至10月6日
10.1至10.7发生单据补录：
10年10月08日
正式运作：
10年10月11日
财务数据：
期初本钱、总帐、应收、应付截止点为：
10年09月30日
期初本钱、总帐、应收、应付录入日期：
10年10月20日至10月25日
正式运作：
10年10月26日
期初数据事项：
1、录入截止点原材料、半成品、成品库存数〔不含呆滞料、不良品〕；
2、录入截止点之前未完毕采购单
3、录入截止点之前未完毕订单
4、录入截止点之前未完毕厂内工单及委外工单
5、录入当前库存本钱
6、录入09月底客户应收、预收帐款余额
7、录入09月底供应商应付、预付帐款余额
8、录入09月底科目余额
仓库：
录入截止点原材料、半成品、成品库存数〔不含呆滞料、不良品〕
负责人：
保管单据：
录入人员：
确认人员：
录入时间：
10月06〔周三〕00:
00至10月07日〔周四〕；（单据日期为：
09月30日〔周四〕）
抽盘时间：
10月05〔周二〕00:
00开始；
审核时间：
09月30日〔周四〕；
说明：
A、开账前要整理仓库，确保不同型号物料分开存放，帐、卡、物相符。
假设有旧编码，开账前要在料卡上同时注明新、旧编码。
须建立新旧编码对照表；
B、确保要向详细操作人员宣贯编码原那么；
C、库房开帐的工作是确保开帐的品种和数量与实际库存相符；决不能只简单根据帐面数量而不核实实际库存开帐；
D、需确保【9月24日前】仓库所有实物上已配有新的物料卡片；【完成时间点】
E、需确保电脑帐中的库存已全部配上新料号，以便后续正常作业；【完成时间点】
作业方式：
1.1、因10月04/05号安排仓库盘点，相对来说10月05号可以出准备的盘点数据，因此本次载止点库存依本次盘点数据录入至ERP系统中做为期初库存；〔确定为动态盘点/静态盘点〕【6-7日盘点开始后的库存领料等进出，请另外记录，盘点中根据实际发生要记录并根据5日盘点反映到盘点数量中
1.2、09月30〔周四〕00:
00开始截止单据更新电脑帐，统计出库存〔注意仓库〕；
1.3、仓库安排人员依电脑帐进展抽盘，确保此帐的准确性（可边更新边抽盘）；
1.4、【盘点数据确定时间点为】9月30〔周四〕00:
00，之后仓库发生的所有进出交易单据，需统一交至仓库文员处保管，以便期初设库存完成后补录；
1.5、仓库统计出库存后，安排人员加班开始录入至ERP系统中；【确定录入的人员，根据方案是6、7两天录入期初，品号量比较大，这两天是否可以录入完，是比较大的隐患，可以考虑这部分帮客户导入】
A、录入人员至“录入本钱开账/调整单〞中录入，单别为“1799期初开帐单〞，单据日期为9月30〔注意品号、单位、仓库、数量；单位本钱、金额为零〕；
B、确认人员至“本钱开账/调整单明细表〞调出报表进展检查及确认，没有问题，将相应的“本钱开帐/调整单〞审核；
样版格式：
库存余额搜集表
品号
品名
规格
单位
库别
数量
单位本钱
金额
本卷须知：
使用程序：
录入本钱开帐调整单
单别-------选1799期初开帐单，建议一仓库一张开帐单，便于核对
单据日期-------选09月份会计期间日期，如：
2010-09-30
单位本钱-------实际单位本钱
金额-------库存金额
审核时，审核日期应为单据日期【9/30】
采购：
录入截止点之前未完毕采购单
负责人：
保管单据：
录入人员：
确认人员：
录入时间：
9月28〔周二〕00:
00至09月30日〔周四〕；
审核时间：
09月30日〔周四下班前〕；
说明：
A、?
采购单明细一览表?
中已注明申购单号，后期供应商交货也依申购单号进展交货，录入至ERP中的3399-“期初采购单号〞依申购单号进展录入；
B、?
采购单明细一览表?
需完善新品号资料，以便录入至ERP；
C、关于采购及外协职责需区分清楚；
作业方式：
、依目前采购统计的?
采购单明细一览表?
做为根据，应结案进展结案处理；
2.2、【09月15日至09月28日〔周二〕00:
00由采购張漢超负责整理和检查未完毕采购订单数据是否正确，如不正确，在17:
00时间点前整理调整完成，整理的结果为未交完的采购订单的未交数量；
2.3、09月30日〔周四〕00:
00之后发生的进货及退货单据，仓库会保存并补录至ERP系统；【时间和责任人，补录责任为仓库
2.4、09月30日〔周四〕00:
00之后发出去的采购单需统一交至采购文员处保管，以便期初采购单完成后补录；
2.5、09月30日〔周四〕00:
00之前供应商已退货但没有补货过来的情况下，依单别为“3399期初采购单〞进展作业；
2.6、采购统计出未完毕单据后，安排人员加班开始录入至ERP系统中：
A、确认相应采购料件是否存在单价，如无，需先进展核价作业；
B、录入人员至“录入采购单〞中录入，单别为“3399期初采购单〞，单据日期为09月份，单号手工输入为之前的采购单号，以便后续作业方便，单价一定是自动依核价自动带出；【此处单价按照原期初订单单价手工填写，核价不一定是但是订单的单价】
C、确认人员至“采购明细表〞调出报表进展检查及确认，没有问题，将相应的“采购单〞审核；
样版格式：
采购余额单搜集表
供应商代码
【采购单号
采购员代码
【付款条款【币种
品号
品名
库别
采购数量
已交数量
单价
预交日
规格
单位
未交数量
金额
本卷须知：
使用程序：
录入采购单
采购单别-------选3399期初采购单
单据日期-------选09月份会计期间日期，如：
2010-09-30
采购人员-------联络供应商的采购员
付款条件-------付款期限代码
仓库-------进货仓库
采购数量-------采购未进货数量
审核时，审核日期应为单据日期2010-09-30
业务：
录入截止点之前未完毕订单
负责人：
保管单据：
录入人员：
确认人员：
录入时间：
09月28日〔周二〕00:
00至09月29日〔周三〕；
审核时间：
09月30日〔周四〕；
说明：
A、?
订单报表?
中已注明订单号，录入至ERP中的“期初订单号〞依订单号进展录入；
B、?
订单报表?
需完善新品号资料，以便录入至ERP；
作业方式：
3.1、依目前业务统计的?
订单报表?
做为根据，应结案进展结案处理；
3.2、【09月15日开始至09月28日〔周二〕00:
00由业务許慧负责整理和检查未完毕订单数据是否正确，如不正确，在17:
00时间点前整理调整完成，整理的结果为未交完的订单的未交数量整理成表；
3.3、09月28日〔周二〕00:
00之后发生的销货及销退单据，业务【在9/30日后补录至ERP系统；
3.4、09月28日〔周二〕00:
00之后接到的订单需统一交至业务文员处保管，以便期初订单完成后补录；
3.5、业务统计出未完毕单据后，安排人员加班开始录入至ERP系统中：
A、确认相应订单产品是否存在单价，如无，需先进展报价作业；【期初不必不如报价作业，录入记录并提交价格录入人员录入商品价格信息
B、录入人员至“录入客户订单〞中录入，单别为“2299期初订单〞，单据日期为09月份，单号手工输入为之前的订单号，以便后续作业方便，〔单价一定是自动依报价自动带出〕；【原订单单价，自动带出不一定是当时谈定的价格】
C、确认人员至“客户订单明细表〞调出报表进展检查及确认，没有问题，将相应的“客户订单〞审核；
样版格式：
客户余额订单搜集表
【无单号、币种等必须字段，需要补上，
客户代码
付款条款
部门代码
税种
业务员代码
税率
品号
品名
库别
订单数量
已交数量
单价
预交日
规格
单位
未交数
金额
本卷须知：
使用程序：
录入客户订单
订单单别-------选2299期初订单
单据日期-------选09月份会计期间日期，如：
2010-9-30
部门编号-------公司所在部门编号
业务人员-------联络客户的业务员
付款条件-------付款期限代码
仓库-------出货仓库
订单数量-------未交数量
审核时，审核日期应为单据日期
生管：
录入截止点之前未完毕工单
负责人：
保管单据：
录入人员：
确认人员：
录入时间：
10月4日〔周一〕00:
00至10月5日〔周二〕；
审核时间：
9月30日〔周四〕；
说明：
A、目前各车间的?
消费日报表?
有记录投入、产出数量；一般投入时是将所需料全部领出，因此当前未完工工单分成三种情况：
未完工单没有领料、未完工工单部分领料、未完工单领完料；
B、目前?
消费日报表?
通过订单号进展跟踪，需要完善新料号，以便“期初工单〞录入；
C、委外方式一样；
D、生管清查工单,检查不再消费的工单指定完毕并对余料做退料处理。
E、在9月底，从如今开始，生管应该开始准备未完工工单，
作业方式：
统计产线在制：
假领调帐形式
系统建立在制虚拟仓库〔允许负库存〕；
领完料后，将“在制虚拟仓库〞库存全部调为0；
4.1、依目前各消费部门统计的?
消费日报表?
做为根据，应结案进展结案处理；
4.2、【0920开始检查未执行完成的工单，并在09月30日〔周四〕00:
00开始截止单据统计未完工的工单，更新相应工单的未完工数及未领料数；
4.3、10月1日〔周五〕00:
00之后发生的领退补及入库单据消费及仓库会保存并补录至ERP系统；
4.4、10月1日〔周五〕00:
00之后下达的工单需统一交至生管处保管，以便期初工单完成后补录；
4.5、生管统计出未完成单据后，安排人员加班开始录入至ERP系统中：
A、委外工单需确认是否存在单价，如无，〔需先进展核价作业〕OR手工录入加工单价；
B、录入人员至“录入工单〞中录入，单别为“5199期初厂内工单〞及“5198期初外协工单〞，单据日期为9月份，〔委外工单单价一定是自动依核价自动带出〕〔备注时一定需注明之前的订单号〕；【期初的单价可以直接录入，委外单号也参照原来的单号即可
C、确认人员至“工单单明细表〞调出报表进展检查及确认，没有问题，将相应的“工单〞审核；
D、将“工单明细表〞分不同消费部门打印列出，交给各消费部门，以便后续消费部门领料及入库时依报表中的订单号确认相应工单进展作业；
依期初工单进展领料，领料日期选10月8日，仓库选“在制虚拟仓库〞；
财务：
录入当前库存本钱
负责人：
录入人员：
确认人员：
录入时间：
10月6〔周六三〕至10月7日〔周四〕；
审核时间：
9月30日〔周四〕
说明：
A、财务部门至10月5日之后才能统计出9月库存本钱；
B、为便于运作，9月30日00:
00至10月7日发生的单据全部补录日期为10月8日，这样9月的数据全部为期初数据，便于后期核对及确认；
C、财务的库存本钱可以依仓库录入的期初库存进展调整本钱，注意日期需为9月底；
D、完成后的总本钱需与总帐中的库存本钱科目一致；
E、单位本钱分材料、人工、制费、加工费进展分别录入，如无法或不需区分，可将单位本钱录至材料栏位；〔料工费别离针对自制件及委外件〕
作业方式：
5.1、10月6〔周一〕仓库完成系统期初库存作业后，可至系统中调出09月30日的“库存明细表〞开始统计仓库库存本钱；
5.2、10月6〔周五〕统计出9月底库存本钱后，确保与总帐一致；
5.3、统计出库存本钱后，安排人员加班开始录入至ERP系统中：
〔不能同时整理出库存与单位本钱的情况下，才使用此方法〕
A、录入人员至“录入本钱开账/调整单〞中录入，单别为“1799期初开帐单〞，单据日期为9月底〔注意品号、仓库、金额；数量为零〕；
B、确认人员至“本钱开账/调整单明细表〞调出报表进展检查及确认，没有问题，将相应的“本钱开帐/调整单〞审核；
财务：
录入9月底客户应收、预收帐款余额
负责人：
录入人员：
确认人员：
录入时间：
10月25〔周一〕至10月26日〔周二〕；
审核时间：
9月30日〔周四〕；
说明：
A、应收帐款按发票逐张开账，即每张发票录入一张销售发票，便于发票管理和日后账款的冲销，但工作量较大；
B、如需进展帐龄分析，单据日期可依当时开票日期进展建档，但工作量较大；
C、区分客户的应收账款和预收账款分别开账
作业方式：
6.1、统计出【9月份】应收、预收帐款余额后，安排人员加班开始录入至ERP系统中：
A、录入人员至“录入销售发票〞中录入，单别为“6199期初销售发票〞，来源为9.其它，直接录入相应金额；
B、预收帐款到“录入预收款单〞中录入，单别为“6C99期初预收款〞；
B、确认人员至“销售发票明细表〞及“收款单明细表〞调出报表进展检查及确认，没有问题，将相应的“销售发票〞及“收款单〞审核；
财务：
录入9月底供应商应付、预付帐款余额
负责人：
录入人员：
确认人员：
录入时间：
10月20〔周三〕至10月21日〔周四〕
审核时间：
9月30日〔周四〕；
说明：
A、应付帐款按发票逐张开账，即每张发票录入一张采购发票，便于发票管理和日后账款的冲销，但工作量较大；
B、如需进展帐龄分析，单据日期可依当时开票日期进展建档，但工作量较大；
C、区分供应商的应付账款和预付账款分别开账
作业方式：
7.1、统计出【9月份应付、预付帐款余额后，安排人员加班开始录入至ERP系统中：
A、录入人员至“录入采购发票〞中录入，单别为“7199期初采购发票〞，来源为9.其它，直接录入相应金额；
B、预付帐款到“录入预付款单〞中录入，单别为“7C99期初预付款〞；
C、确认人员至“采购发票明细表〞及“付款单明细表〞调出报表进展检查及确认，没有问题，将相应的“采购发票〞及“付款单〞审核；
财务：
录入9月底科目余额
负责人：
录入人员：
确认人员：
录入时间：
；
审核时间：
9月30日〔周四〕；
说明：
A、在开帐时假设有的科目下面还清楚细科目，在开帐时也要根据明细科目进展录入，统驭帐户无法在录入会计凭证中被选择；核算工程需分多行录入；
B、期初开帐凭证完成后，至设置会计参数中，按ctrl+shift+F6激活开帐年月，输入开帐年月2021-09；
作业方式：
6.1、统计出科目余额后，安排人员加班开始录入至ERP系统中：
A、录入人员至“录入会计凭证〞中录入，单别为“9199期初开帐凭证〞；
B、会计凭证审核后过帐，生成资产负债表与损益表，核对无误后，运行会计月结；
期初月结说明
期初单据日期全部选择为4底，以上期初单据全部完成并确认后，对9月份进展月结，顺序为应收月结->应付月结->库存月结->总帐月结，月结完成后，现行年月为10-10；
截止点〔10月01日00:
00〕以后单据说明
【以下说明那个需要补入的单据，实际上根据上文描绘1日，期初的单据信息，工单、订单、采购都已经维护完成，所以9-30以后单据请直接录入系统】
为保证10月8日的正常运行，因截止点为10月1日00：
00，在录入期初数据时，此期间内可能会发生相关交易，在此时间段发生的交易单据全部需交予部门保管人员保存下来，期初数据录入完成后，由相关部门补录至ERP系统中，为便于期初数据的查看，补录的交易单据日期全部选择为10月8日；
09月30日00：
00后接到的订单评审需全部经由工程部确认，BOM是否完成及正确，生管依订单开始正式下达相应的工单，也就是9月29日18：
00后消费部门是接到新的工单进展消费；
09月30日00：
00前的统计的未完工单据依期初单据运作（单别都为**99-期初**单）；
09月30日00：
00后的所有发生单据全部依正常单别运作；〔流程讨论里的单别〕
此部分单据在10月7日当日全部补录完成，10月11日当天开始正式ERP运作，依正式ERP流程进展日常运作；
工程部门：
10月6日至10月7日各部门录入期初数据及补单过程中需安排人员在场，以便及时支援没有料号及BOM等异常情况；
09月30日开始接到的订单需经由工程部门确认BOM前方可开始后续作业；
09月30日至10月7日部门发生的非消费领料〔1101费用领料单〕录入至系统并打印出来至仓库领料，仓库依单发料，单据由仓库保管人保存下来，仓库期初库存完成后，进展系统审核此单，并在打印单上做好记录；
业务部门：
09月30日开始接到的订单必需交由工程部门确认，并通知生管部门；
09月30日开始部门发生的订单依正常单别及情况〔于香港公司录入2701-多角订单。
通过多角贸易模块进展抛转-多角贸易流程，自动生成东莞公司的客户订单〕录入系统，主管确认后审核；
09月30日至10月7日部门发生的销货及销退因系统中没有期初订单无法开立，由业务保管人保存下手工单，业务期初订单完成后，马上依手工单至系统中从期初订单进展相应情况的销货及销退（），并将系统单号写在手工单上，通知仓库至系统中审核；
生管部门：
09月30日开始接到的订单必需至ERP系统中分析并产生工单下发给各车间；
09月30日开始部门发生的工单及请购单依正常单别及情况〔5101-压铸工单，5103-清理工单，5105-CNC工单，5107-注塑工单，5109-返工工单〕录入至系统，主管确认后审核；
采购部门：
09月30日至10月7日部门发生的外协领料、退料、补料因系统中没有期初工单无法开立，由生管保管人保存手工单，期初工单完成后，马上依手工单至系统中从期初工单进展相应情况的外协领、退、补料〔5101委外领料单、5103委外超领单、5701委外退料单〕，并将系统单号写在手工单上，通知仓库至系统中审核；
期初工单作业时发生的假领料作业，至领料单中使用单别〔5599委外期初领，生管审核；
09月30日后开始部门发生的采购订单依正常单别及情况〔3301采购单，3303国外采购单〕录入系统，主管确认后审核；
消费部门：
存在现场成品及半成品库存的车间，必需盘点，将此部分做为期初库存录入至系统中；〔可以入库的成品，半成品一律入库〕
09月30日开始依生管下立的新工单进展运作；
09月30日至10月7日部门发生的厂内领料、退料、补料、入库因系统中没有期初工单无法开立，由各车间保管人保存下手工单，期初工单完成后，马上依手工单至系统中从期初工单进展相应情况的厂内领、退、补料、入库〔〕，并将系统单号写在手工单上，通知仓库至系统中审核；
09月30日至10月7日部门发生的非消费领料、退料、入库〔1〕录入至系统并打印出来至仓库作业，仓库依单作业，单据由仓库保管人保存下来，仓库期初库存完成后，进展系统审核此单，并在打印单上做好记录；
期初工单作业时发生的假领作业，至领料单中使用单别〔5590消费假领单〕，车间主管进展审核；
09月30日开始入库至现场仓库或成品仓库时，注意依实际情况选择仓库，仓库审核；
期初开帐之前整批发料至产线的料件，全部走假领作业；
期初开帐之前多发料件，统一至系统中开立单别〔1199非消费退料单〕，退入产线现声仓，仓库审核；
仓库部门：
09月30日至10月7日部门发生的采购进货、退货、外协进货、退货，因系统中没有期初采购单及期初工单无法开立，由仓库保管人保存下手工单，采购期初采购单及生管期初工单完成后，马上依手工单至系统中从期初单据进展相应情况的进货及退货（），并将系统单号写在手工单上，仓库至系统中审核；
09月30日至10月7日部门发生的调拨单，因系统中没有期初库存无法调拨，由仓库保管人保存下手工单，仓库期初库存完成后，马上依手工单至系统中进展相应调拨（），并将系统单号写在手工单上，仓库至系统中审核；
09月30日开始发生的报废依正常单别及情况〔1801报废单〕录入至系统，打印出来后通知财务或总经办审核；
09月30日开始发生的请购依正常单别及情况〔3110物料请购单〕录入至系统，打印出来后通知生管审核，由生管通知采购作业；
说明：
单据的补录及时对后续的影响大，因交易每天都在不断发生，如当天没有及时处理完，单据只会向雪球一样越来越大，那时数据就全乱套了。
开帐及后续异常说明
上线初期半个月ERP工程组每天下午16:
00举行一次会议，由陈主管主持,参会人员:
各部门定岗人员及主管，以反响问题与解决问题为目的，所有会议记录存档；详见?
各部门系统操作人员明细表?
**操作问题：
假设有问题找本部门核心成员,核心成员不清楚,在寻求ERP工程组解决，假设工程组无法解决，再找南京客服，南京客服无法处理的问题由工程组汇总后转交参谋解决，且必须形成?
ERP系统问题记录表?
；核心成员详见?
4-易飞ERP上线支持体系?
；
**权限问题
因考虑到上线初期权限不是很完善，所以权限的调整可以放松，主要由ERP工程组根据操作员的申请、操作员的职责、流程要求及在系统的角色进展判断，半个月后的权限变更必须走严格审批流程，形成?
ERP权限申请表?
；发现权限不够时，可及时知会ERP工程组给予权限；
**作业流程
发现作业流程不符合或没有注明，及时通知相应部门主管，由主管会同ERP工程组讨论出方案，并由主管更新作业流程；
**作业时发现没有品号
作业时发现ERP没有相应品号信息，及时依联络单通知工程部主管，由其安排人员录入至系统中，并反响给联络部门；
**作业时发现品号不完善
品号属性不准确〔例自制件建成采购件等〕、品名规格不准确、采购单位与库存单位不同；及时依联络单通知工程部主管“陈经理〞，由其安排人员至系统中完善，并反响给联络部门；
**作业时发现没有BOM或不准确
没有BOM、BOM不完好、BOM用量不准确、生管在ERP作消费方案时假设发现异常（如：
少了半成品的工单、工单不对、用量有问题、料件无法分析等；发现后及时依联络单通知工程部主管，由其安排人员至系统中完善，并反响给联络部门；
**业务下单时发现没有客户品号
及时至系统中“录入客户品号〞中建立后，重新选择料号下单；
**采购、外协、业务单价作业
采购部、生管部、业务部后续下单时必需先进展核价及报价作业，然后下单；除非此客户产品之前已经核定过单价；
以便方便下次作业；
**作业时发现实物库存及系统库存不准
仓库部门依实物库存至系统“录入库存交易单〞中单别“1109盘盈亏单〞进展调整差异数，通知ERP工程组进展审核；
**消费部领料、入库时发现没有工单
消费部相应主管通知生管部主管，由其安排人员至系统中建立工单，完成后知会相应消费部门开始作业；
**品管/仓库进货时发现没有采购单及委外工单
品管/
升级会员 