商务信函格式.docx

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商务信函格式

PracticalEnglishWritings

实用应用文写作

JessiePeng

6）体谅原则

一封有效的书信能给收信人以深刻印象和影响，要想达到此目的，就应当设身处地为收件人着想，考虑他的要求、希望和利益等。

周密的思考有助于你更理解你的收件人，因此，你的要求将会更加实际和可以理解。

写作时要注意以下问题：

（1）采取收信人的态度，即“You”attitude,避免采取写信人的态度，即“We”attitude。

比较下列句子：

“Weattitude”

Weallowa5%discountforcashpayments.

“Youattitude”

Youearna5%discountwhenyoupaycash.

“Weattitude”

Wearepleasedtoannouncethat…

“Youattitude”

Youwillbepleasedtoknowthat…

下面两封信是这两种态度的典范。

第一封信是以“We”attitude的方式写的，而第二封信是以“You”attitude的方式写的。

试对它们进行比较，看看它们给你的印象有什么不同。

（a）MayIexpressmythanksfortheaccountyourecentlyopenedwithourstore.Wearepleasedtofurnishawidevarietyofproductsforthehomeorindividual.

Wetrustyouwilltakefulladvantageofourstoreservices,forwehavethelargeststockinthecity.Alsowemakedeliveriesofourcustomers’purchasesfreeofchargewithinthirtymilesofourstore.

WewelcomeyoutoJohnson’s.Ifwecanbeofadditionalserviceinanymanner,pleasecallonus.

■Translation:

让我对你最近在我公司开户一事表示感谢。

我们乐意提供家庭和个人使用的各种产品。

我们相信你会充分利用我们的服务的，因为我公司所备货物时本地最充足的。

同时，我们的顾客所购货物，在距离公司30英里范围内，可以免费送货。

我们欢迎你光临本公司。

如果我们能在其他方面为你服务，请打电话给我们。

■ThankyoufortheaccountyourecentlyopenedatJohnson’s.Servingyouwithyourneedsforclothingandhomefurnishingsisapleasure.

Youwillfind34departmentsatJohnson’sstockedwithavarietyofqualityitems.Andcourteoussalesclerksareheretoassistyouinselectingthemerchandisethatbestmeetsyourrequirements.

YouarealwayswelcomeatJohnson’s.Pleasecallonuswheneveryouneedadditionalservice.

■Translation:

感谢你最近在约翰逊商店开户。

为你服务、想你提供所需的衣着和室内家具与陈设品感到高兴。

你将看到约翰逊商店有34个部门备有各种高档货，彬彬有礼的售货员帮你挑选最称心的商品。

永远欢迎你光顾约翰逊商店。

有别的需要服务时，请随时光顾本店。

“You”attitude并不是在一切场合下都适合表达“体谅”的，下列情况下使用“You”attitude将会引起反感和不快：

（1）当对方有错误时。

例如：

（a）YourletterofJuly1,tellsyouplainlythatthegoodsyousentwouldreachusbytheendofthismonth.（Improper）

贵方7月1日来函清楚地表明，贵方所寄货物将于本月底到达我方。

（b）I’mverygladtorefertoyourletterofJuly1,fromwhichweknewthegoodsweorderedwouldreachusbytheendofthismonth.（Good）

■很高兴提及贵方7月1日来函，从中，我方得知我方所定货物将于本月底抵达我方。

（2）当对方表示过不同意见时。

例如：

（a）Youareentirelywronginyourattitude.（Improper）

你方的态度是完全错误的。

（b）Weknowyouhaveanalyzedthematterfromtwoviewpoints,butthereisstilloneaspectwhichextremelyimportantandwhichisworthyofbeingdiscussedbybothofus.（Good）

■Translation:

我们知道，你方已从两个方面分析了这一事件。

但还有及其重要的一个方面需要我们双方来商讨一下。

（2）尽量以积极的方式谈问题，避免以消极的方式谈问题。

比较下列句子，看看哪一个更好些。

（a）Wedonotbelievethatyouwillhavecausefordissatisfaction.（Negative）

我们不相信你们会有理由感到不满意。

（b）Wefeelsurethatyouwillbeentirelysatisfied.（Positive）

我们确信你们会感到满意的。

（c）Yourorderwillbedelayedfortwoweeks.（Negative）

你方订货要延期两个星期才能发出。

（d）Youorderwillbeshippedintwoweeks.（Positive）

贵方订货两周内装船。

7）正确

国际商务英语应用文必须正确，否则就会引起误解，甚至走入歧途。

国际商务英语应用文，特别是商务信函，常常是各种商贸文件如合同、协议的基础，所以，常常涉及到贸易双方的权利和义务等。

这一事实必须赢棋作者的特别注意。

为保证商务应用文的正确性，作者应当记住下列几点：

（1）选择惟一准确的事实、词语和数据。

如：

■Youaskveryshortdeliveryforyourorder.

贵方要求短期内贵方所订货物。

但是，短语“shortdelivery”指的是“重量短缺”，而非“迅速交货”。

Revised:

Yourequirequick（prompt）deliveryofyourorder.贵方要求迅速交货。

（b）Thegoodssuppliedareexactlyequaltothesample.所供货物完全与样品相同。

Revised:

Thesamplerepresentsasnearlyaspossiblewhatcansupply.

此样品基本上代表我们可供的货物。

Or:

Thesampleisthenearestinsizetothegoodsyouneed.

此样品的尺码最接近你们所需货物的尺码。

（c）Alloffersbytelegramareopenforfivedays.

所有电报开盘五天内有效。

（没有解释和说明具体的五天）

Revised:

Alloffersbytelegramareopenfor5daysinclusiveofthedateofdispatch.

所有电报开盘从发电之日起五天内有效。

（d）ThiscontractwillcomeintoeffectfromOct.1.此合同从10月1日起生效。

未解答涵盖问题

Revised:

ThiscontractwillcomeintoeffectfromandincludingOctober1,2001.

本合同从2001年10月1日起，包括10月1日生效。

（2）以实事求是的态度表明你要说的事，不要言过其实或者表达不够充分。

如：

Youshouldn’tsay

（a）Thisproductisabsolutelythebestonthemarket.

Revised:

Thisproductisthebestonewecansupply.（是我们能供应的最佳产品之一）

（b）Itisthelowestpriceavailabletoyou.

Revised:

Itisthelowestpricewecanoffertoyounow.（现在能提供给贵方的最低价）

（c）Weassureyouthatthiserrorwillneveroccur.

Revised:

We’lldoallwecansothatwemaynotrepeatsuchanerror.（一定尽力不再……）

（3）在商务应用文写作时，要注意正确理解和使用商业术语。

如：

●价格术语

■EXW（ExportWorks）工厂交货价

■FCA（FreeCarrier）货交承运人

■FAS（FreeAlongsideShip）船边交货价

■FOB（FreeonBoard）船上交货价，或离岸价

■CFR（CostandFreight）成本加运费

■CIF（Cost,InsuranceandFreight）成本加保险费、运费价，或（目的港）到岸价

■CPT（CarriagePaidTo…）运费付至……价

■CIP（CarriageandInsurancePaidTo）运费、保险费付至……

■DAF（DeliveredAtFrontier）边境交货价

■DES（DeliveredExShip）目的港船上交货价

■DEQ（DeliveredExQuay）目的港码头交货价

■DDU（DeliveredDutyUnpaid）未完税交货价

■DDP（DeliveredDutyPaid）完税后交货价

●装运术语

●Partialshipment（s）tobeprohibited不准分批装运

●ShipmentnotlaterthanMay1.五月一日前装船（包括五月一日）

●ShipmentbeforeMAY1.五月一日前装船（不包括五月一日）

●Twoequalmonthlyshipments---duringJuneandJuly.六、七两月内分两批平均装运

●Minimumofeachlottobe500cases.每批至少500箱。

◆报盘术语

◆Pricesubjecttochange（alteration）withorwithoutnotice.无论是否事先通知，价格随时变动

◆Subjecttoour（final）confirmation.以我方（最后）确认为准。

◆Subjecttothegoodsbeingunsoldonreceiptofyourreply.此盘以接到贵方答复时货未售出为有效。

◆Subjecttomarketfluctuation.（价格）随市价变动而变动。

☐数量和质量术语

☐Inspectionbythebuyeratthedestinationtobefinal.以买方在目的地的检验为最后依据。

☐Publicsurveyor’sweightatthelandingporttobefinal.以卸货港公证人的重量为最后依据。

☐Subjecttoavariationplusorminusof5percent.容许溢装或短装5%为条件。

此外，句子的结构、单词的拼写、标点的使用、大写字母的使用均应正确。

Chapter2TheStructureandLayoutofaLetter

•TheStructureofaLetter

英文书信通常有7个部分组成，即信头、日期、封内地址、称呼、正文、结尾敬语以及签名。

除此之外。

还有一些需根据实际需要而增加的部分，例如参考标号、经办人姓名、事由标题、认辨记号、附件、抄送以及附言等，这些部分可能出现在不同类型的信函中。

1）HeadingorLetterhead（信头）

信头对于任何信件来说都是重要的组成部分，商业信函和官方公函尤其如此。

一般社交信函的信头包括发信人的姓名、地址、邮政编码、电话号码、电传及传真号码以及e-mail地址等，置于信笺右上角。

大多数商业信函和官方公函的信头一般采用社交信函的信头，多数是专业设计的，且是已事先印制好的信头（printedheading）,进行联系时最好使用印有本公司或单位信头的信笺，

这样做出于三个目的：

美观（appearance）、高效（efficiency）、标准化（standardization）。

信笺上没有印上本公司或单位信头时，则需要将上述内容打在信笺中上方或上方。

2）ReferenceNumber（参考编号）

参考编号常用在商业信函中。

一家公司在致函另一家公司时，会使用参考编号，便于归类存档。

参考编号在缩行式打印的信函中常放在低于信头一至两格处，与写信日期同行；在齐头式打印的信函中常置于写信日期之上，也可置于左下角低于署名两行处。

Yourref.:

345SCB/bxc

Ourref.:

532ZXY/mzs

注1.345为存档编号，SCB为署名人首写字母，bxc为打字员姓名首写字母。

注2.532为存档编号，ZXY为署名人首写字母，mzs为打字员姓名首写字母。

3）Date（日期）

每封信必须标明日期，日期常写在信头下方2行处，一般置于信笺的右上角，但当信函采用全齐头式时则置于左上角。

常见写法：

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May4（th）,1998-----美国式

4（th）May,1998-----英国式

写日期时务必注意以下各点：

（1）年份必须用阿拉伯数字写全，不能用02代替2002。

（2）月份要用英文拼写，可全拼也可采用标准的简写。

May,June,July不能简写。

（3）日期可用基数词（cardinalnumbers）也可用序数词（ordinalnumbers）。

（4）在年份前面必须用逗号隔开，但在月份和日期之间不能用逗号隔开。

May20,2003

（5）写信日期（Date）不能全部用数字表示，如5/4/2003，这样写容易引起误解。

4）InsideAddress（封内地址）

封内地址是收信人的姓名或商行名，与信封地址相同，一般在写信日期以下2-4行靠左书写。

封内地址内容及顺序如下：

（1）收信人姓名（或商行名）；

（2）收信人头衔、职务或职称；

（3）公司（或所属单位、组织、学校）名称；

（4）邮政地址（mailing/postaladdress）和街道地址（streetaddress）,即门牌和路名；

（5）城市、邮编、省名或州名、国名。

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●封内地址可采用齐头式（blockstyle），也可采用缩进式（indentedstyle）,齐头式较为普遍，但采用缩进式时，信函的其他部分也必须都采用缩进式。

●缩进式

Mrs.MiriamSchwarts

1280ColemanAvenue

Omaha,Nebraska,U.S.A.68014

●如果信函时写给公司而不是个人的话，则应先写公司名称，后写公司地址，门牌等。

如：

Messrs.VernonGregory&Co.,Ltd.

72FlintStreet

SYDNEY

Australia

注：

Messrs.是Mr.的复数，仅用于公司行号，而该公司行号的名称是由人的姓名所组成。

如：

Messrs.G.P.Glover&Co.

Messrs.Brown,Clarke&Father

但Messrs.不用于下列情况：

●公司行号中没有人的姓名，即非人称行号，如UtilityFurnitureCo.

●以定冠词The开头的公司行号，如TheUnitedImportCo.Ltd.

●公司行号中包含有礼节尊称，SirWilliamDobson&Sons.

●写给个人的信函。

●如果不知道收信人姓名时，信函常寄给与讨论的问题有关的部门。

该部门头衔一般被认为可以处理有关问题。

如：

TheManager

BarminsterBankLtd

LondonEC25BP

England

5）AttentionLine（经办人）

商务和官方信函虽然写给公司或政府机构，但常常由某个成员收阅并办理信中事务。

若写上经办人姓名，可以加快信函的处理。

经办人姓名一般置于封内地址和称呼之间，可左齐，缩行，也可居中。

可全部大写，也可有大小写并下划线。

Attention后可用冒号或破折号，也可不用标点。

例如：

•ATTENTION:

MR.LAWRENCEWAGNER,EXPORTMANAGER

•ATTENTIONINTERNATIONALDEPARTMENT

•Attention----Mr.LawrenceWagner,RegionalVicePresident

•AttentionofMarketingManager

•FortheattentionofMarketingManager

•AttentionMr.LawrenceWagner商务信函格式.doc

6）Salutation（称呼）

称呼的具体形式取决于写信人与收信人之间的关系：

•写信人与收信人非常熟悉，在非正式信函中可直呼其名。

•半公半私信函可称呼为Dear…,以示热情、友好。

“Dear”后面还加上尊称，如：

DearMr.…DearMrs.…

Mydear…DearDr.…

DearProfessor…DearPresident…

（3）官方公函常用DearSir或Sir。

商务信函的称呼通常白用的形式是DearSirs,Gentlemen,DearMadam或DearMesdames。

不管采用何种形式，称呼总是单独出现在一行。

若无经办人姓名，称呼紧跟在封内地址下2-4行，左齐，后面常用逗号或冒号。

7）SubjectLineorCaption（事由标题）

◆在商业信函中常用“事由标题”，一则让收信人尽快了解信函的主要内容，二则便于归档。

下列两种情况下尤其要使用“事由标题”项。

•当对方来函已使用了事由标题项。

•当信函内容比较复杂时。

◆“事由标题”项常介于称呼和正文之间，可全部大写，也可有大小写并下划线，可左齐，可缩行，也可居中，常用subject或用Re引导。

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例如：

DearSirs,

Subject:

AlternationtoWarehouse

8）TheBodyoftheLetter（信函正文）

●要求：

安排恰当、层次清楚、观点明确、态度诚恳。

●信函正文包括引言、中心部分和结尾。

引言为信函的第一句话或第一段。

●一般英文书信没有固定的引言，但人们常用一些客套话作为引言，如果体积对方来函的日期、编号及主题，以便使对方一看便知道来函是回复先前哪一封信的；或对对方来表示谢意；假如是首次致函对方，也可用引言作相应的自我介绍，并标明写信的主要目的。

如：

•YourkindletterofNovember12tharrivedthisafternoon.

•ThankyouverymuchforyourletterofMay15andthegiftyousentmeonChristmasEve.

•WithgreatdelightIlearnfromyourletterofthisSaturdaythat…

•I’mverymuchpleasedtoinformyouthatmyvisittoyourcompanyhasbeenapproved.

•InreplytoyourletterofJuly12…

•YouwererecommendedtoourcompanybytheBOC,andwewishto…

◆信函的中心部分是正文的主要内容，或提供信息，或说明情况，或请求解决问题。

结尾部分用来总结信函内容，表达谢意与祝愿，请求合作与帮助，或期待回复等。

注意：

避免使用分词引导的结尾语，如Lookingforwardtoyourfavorablereply.常用的结尾语有：

•Weareawaitingyourgoodnews.

•Welookforwardtoyourreplyatyourearliestconvenience.

•Pleaseremembermetoyourfamily.

•Shouldtherebeanythingelsewecandoforyou,pleaseletusknow.

•Welookforwardtoyourconfirmationatyourearliestconvenience.

•如果信函的正文很长，需要续页时，则需要注意以下细节：

•不能只将结尾敬语及以下各行移于续页，至少要将信的正文最后一段的最后两行移于续页，最后一个词不要使用连词符号“-”,须将整词留在上页或移于续页。

•续页纸张的质量、颜色、大小应与前页纸相同。

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