前台管理制度和行为规范docWord文档下载推荐.docx

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b）“对方电话占线，请您稍后再拨。

2、前台人员在电话振铃响三声之内必须将电话接起。

3、保证所接听电话的有效性，做到总机线路畅通。

4、不得随意让其他人员占用前台电话，造成电话占线。

5、休假期间应随机拨打电话到公司总机，确认是否转接一切正常，如发现电话故障，

及时通知相关人员。

（二）收发传真

1、保证传真机线路畅通，不能随意让其他人员占用传真电话。

2、收到传真后要及时通知收件人，以免造成延误。

重要传真要做登记，收件人领取后

要签字确认。

3、要对接收到的传真放在专门位置，只能由收件人本人进行查收。

（三）接待来访客户

1、前台人员要具备良好的行为礼仪修养，言谈举止得体，具有亲和力，着装得体，

不得擅自离岗。

2、客户来访时主动起身迎接并需问清找谁、客人姓名、公司名称、是否有约，并打电

话通知有关人员到前台迎候；

公司领导的客人经电话核实后带进领导指定房间后、

倒水。

如暂时不能接待时，请客人稍等，并向客人说明情况，请客人到会议室稍坐、倒水。

3、客人离去时起身送客，并及时整理会客室、会客桌等。

（四）办公用品采购、保管、发放、登记、费用分摊统计

1、办公用品定期进行统计并与供应商保持良好的合作关系。

2、每月中旬将汇总上来的办公用品定购单进行统计，统一进行购买。

3、要做到控制购买量，尽量为公司节省开支。

4、办公用品要有专门的地方进行存放。

5、一些易损耗的办公用品多备用几份，以应付突发情况。

6、在统一购买后对照各部门人员的定购单发放办公用品，不得多发。

7、员工领用时要做好登记工作，让领用人在定购单上签字。

8、按部门进行费用分摊且录入计算机。

9、每季度末统计当季出库数量，盘点办公用品库存，汇总制表后发给财务和主管副总。

（五）前台电话、传真机、复印机、打印机投影仪等办公设备的使用管理

1、保证办公设备正常运转，定期对办公设备做修缮维护保养工作。

（包括复印机、打

印机、饮水机、电话机、桌、椅、电灯等），对用量较多的公共耗材，重点做好记

录。

2、对所管辖的办公设备有详细的了解，明确它们所在位置及数量。

并将公司可能使用

频率较高的办公设备的放置地点以及钥匙存放地告知主管领导，如有变化，需随时

通知变更。

3、要随时检查纸张是否短缺，不因纸张的问题而使工作停止，并且要做到控制与节约。

（六）物流管理

1、收集运输公司的资料（包括航空、铁路、汽运、EMS及市内快递公司），在供应商

运输价格、安全及效率等方面进行对比选择，在保障货物及时到达客户的基础上，

做到节省资源。

需要的时候进行公开招标，选择价格服务最优的公司。

2、根据寄件人的要求协调好取件工作，不能因工作的疏忽而延误寄送时间。

3、做好月底的结算工作，统计每一次寄件，严格把关，杜绝私人寄件。

4、每月统计各项快递运输费用，并统计各员工个人的具体费用，交给财务部结算。

（七）考勤统计与数据的确认

1、各部门员工的加班记录、请假记录，外出记录，出差记录等各种请假单据要有部门

负责人和主管领导签字批准才可成为有效单据。

2、根据各项单据资料以及人员日常出勤情况统计考勤，每周一10：

00前发送给公司

领导及部门主管查看并于每月31日将考勤记录汇总后发送给办公室人力资源专管

员。

3、对于各类请假人员，请确认是否用年假抵消，并在单据上做注解说明。

（八）外事联络（火车票、飞机票、印刷品、电费、宾馆房间的预定等…）

1、根据相关人员的差旅计划为其购买飞机票或火车票，预定房间；

飞机票尽量购买打

折票。

对于票务公司可进行公开招标，选择价格最低的票务公司。

2、与物业人员保持良好的合作关系，便于日常性的工作。

3、水、电等与物业相关的费用的缴纳工作要做到准确无误，尤其是记录好各种表底数据。

（九）公司花卉的租赁、摆放与管理

1、定期变换公司花卉的摆放，可根据各种节日增添新的品种，做好预算。

2、与租赁公司保持良好的合作关系，做好结帐工作。

3、对公司摆放的所有花卉要了如指掌，发现问题及时找租赁公司进行更换。

4、严格管理公司花卉，不能丢失，号召大家一起爱护公司租赁的花卉。

（十）订饭订水管理

1、每日查看公司饮用水的储备情况，发现数量不足时及时订购饮用水。

2、每月底做好订水数据量的详细统计。

3、及时听取员工的建议，多准备几家送饭公司的联系方式以备不时之需。

（十一）上下班时门窗、门锁、电源的检查与提醒

1、下班后巡视整个楼层的门窗、空调是否已经关闭；

同时将无人加班的工作区域的点

灯全部关闭，并提醒加班的员工节电与安全。

2、下班后要将公共打印区的复印机等办公设备全部关闭，并整理废纸。

（十二）会议室的预订与安排工作

1、安排公司会议室的预订，及时做好相应的记录，如遇到会议室使用无法协调一致时，

则按“预约优先，外部优先”的原则使用并准备好各种会议需要的设备（白板笔、

投影仪等）。

2、在会议室空闲时，务必将灯与空调全部关闭。

3、在参会人员离开会议室后15分钟内必须将会议室内灯关闭并将会议室整理干净。

4、会议室要保持清洁、桌椅整齐。

（十三）公司员工名片、门禁卡、胸卡的制作与管理

1、严格执行名片管理制度，员工印制名片必须填写申请单，申请单要进行存档。

2、新员工入职当天要为其开通门禁卡芯，一周内将照片胸卡、挂绳、人名牌配备齐全

发放给新员工。

3、员工离职时，务必回收名片、门禁卡与照片卡，并同时其门禁清除，并做登记。

前台会务工作接待礼仪规范常识

前台接待礼仪规范常识

1、当有客人来访时，应立即起身，面带微笑，主动问候，使用礼貌用语：

您好，请问您找哪一位?

、有预约吗、您好，有什么可以帮到您?

。

2、如来访者有预约，请来访者稍等，立即帮其联系相关人员。

如来访者要找的人正在忙，引领来访者入座并提供茶水，向其简单说明。

3、引领来访者进入办公区域，应在来访者右侧前位置指引，不得在其面前横穿，途中与同事相遇，点头示意。

4、进入办公室前要先轻轻地敲门，听到回应后方可引领来访者进去办公室，为来访者提供茶水服务后，返回岗位。

5、如来访者没有预约，前台要主动联系：

单位的来访，不知道是不是方便接待。

6、谢绝外来推销人员及衣衫不整的闲杂人员进入办公区域。

前台会务接待礼仪规范常识

1、会务前准备工作：

根据会务的规模行政经理要定人、定岗、责任到人，会务相关部门的人员随叫随到。

会务开始前3小时对会场进行布置，包括桌椅、席位卡、水果、杯具、烟灰缸、文件、小毛巾等，注意同类物品需要摆放在同一条直线上。

同时IT部门相关人员负责检查多媒体设备，如投影仪、话筒、音响等，协助与会人员进行相关操作。

2、会务开始前30分钟，会务人员要开启空调、灯具、检查用具、设备等。

3、会务开始前15分钟，会务人员在电子门两侧微笑迎宾。

左侧的人员打开电子锁，右侧人员拉开门并说您好，欢迎光临，来宾进门后，左侧的人员需走在来宾的右侧前方引领来宾到会议室并指引签到、入座。

4、会议开始后，2人同时从会议桌的两侧以从右往左的顺序给客人提供茶水，从主席台或者领导的位置开始。

给客人倒茶时，左手拎水壶，右手端盖杯，添加茶水。

搁置盖杯时声音要轻,杯柄朝右下侧45度,可轻声说:

请用茶。

5、会议期间，两名会务人员每半小时轮班在会议室内提供服务。

会议开始第一次提供茶水后，一名会务人员回到前台岗位，解决来宾去洗手间、吸烟室等需求;

另外一名会务人员在会场内提供服务。

会务人员在会议室时刻保持警惕，发现有领导的暗示，要轻步走到领导身旁，弯下腰听取指示，然后转告相关人员或部门，将信息及时反馈给场内的领导。

6、会议间歇期间，会务迅速检查并整理会场。

7、会议结束后，会场内的人员立即打开会议室大门并查看是否有客人的遗留物品，前台看到客人出来后应立即开启电子门，并按下电梯,面带微笑与来宾道别，可轻声说：

请慢走、欢迎下次光临。

8、会务结束送走来宾后，会务人员要及时通知保洁人员清理会场。

前台接待电话礼仪规范常识

前台接起电话的声音要不急不慢，并终保持轻松、愉悦的声调，不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。

接电话中，要勤说请问、对不起、请稍等之类的谦词。

在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。

接起电话首先要说您好，（公司名称，如果公司名称较长，应用简称），忌以喂开头。

如果因故迟接，要向来电者说对不起，让您久等了。

对知道分机号码或者转向具体人姓名的电话，可以礼貌地说请稍等，并马上转接过去。

如果要求转接领导电话、对方又知道领导姓名，不知道分机号的话，就要礼貌地询问，对方是谁、哪个单位的。

如果是如广告、变相广告之类的电话，应该用礼貌的借口挡驾，或者转到相关部门处理。

鉴于前台每天要接很多电话，为防止嗓子出现意外，要随时准备水，以滋润嗓子，随时保持良好的声音效果。