总11006印章类档案管理规定Word文件下载.docx
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子公司公章
公司内外一切行政事务用章、公司对外信函、公文、合同、证明等
合同专用章
用于对外签订的经济合同，协议等有法律约束力的文件
法定代表人章
支票、银行贷款协议、车辆贷款协议、购买理财产品协议、购买印花税、银行账户开/销户、银行对账单、所得税申报、税单、自开发票年审协议、联运合同、审计约定书、车辆信贷合同、车辆抵押合同等相关事项详见附录二
财务专用章
支票、银行贷款协议、车辆贷款协议、购买理财产品协议、购买印花税、保证金收据/协议、银行账户开/销户、银行对账单、所得税申报、税单等相关财务事项；
详见附录二
请见附录1
1、人事部对外签订协议、合同等材料必须使用公章，如解除劳动合同证明、校园招聘中的三方协议等
2、人事专用章仅限在公司内部使用
党章
党组织开展活动及出具有关证明时使用
工会委员会章
以工会名义上报的文件；
其他需加盖工会印章的文件。
用于公司采购订单盖章，与公章配套使用
2、各类印章使用规范
为了印章管理工作有序开展，相关印章的使用规范由档案管理组统一负责发文，统一规整为一份印章类管理档案管理文件，相关印章使用细则由各业务部门出具。
在发文时，文件的拟稿部门应加上相关细则的出具部门。
第9条印章刻制申请部门
申请部门
子公司公章、合同专用章、法定代表人章、财务专用章、发票专用章、人事专用章
行政部
分公司公章、业务专用章
部门经理
分公司财务专用章、发票专用章
财务部
其他类印章
使用部门申请
1、各类印章刻制后，须在规定时间将印模交给总裁办或各事业部办公室进行存档。
2、所有公章、合同专用章，财务专用章必须到经营所在地公安部门备案刻制。
3、任何个人不得私自刻制印章；
如发现未经公司批准私自刻章的按人品问题进行处理。
申请刻章需要走“刻章申请”工作流。
4、印章损坏，或使用时间过长字迹不清晰时由印章保管部门走OA“刻章申请”工作流申请重新刻制。
第四章 印章的收集归档
第10条印章的收集和移交
1、印章的收集：
总裁办和各事业部办公室应安排专人负责收集、管理下属营业网点印章档案；
财务部门负责收集和管理财务印章。
各营业网点收银员负责管理各网点业务专用章，其他印章由各相关部门进行收集和保管。
2、所有印章的印模需在刻章后15日内寄给总裁办或各事业部办公室。
（附件1）
3、移交的印章必须保证完整无损坏，印模清晰。
4、总裁办，各事业部保管的印章由行政部或行政服务小组进行交接，以双方签字认可后方为完成交接手续。
（附件2）
5、印章管理员更换时，要做好印章交接工作。
交接流程：
交接双方及印章管理员直接上级同时在场，从档案系统中导出所有印章信息，与实物进行核对，核对无误后双方签字确认，监交人签字。
交接双方各留一份交接资料，交接工作结束后需向总裁办进行备案。
第11条归档时间：
各类印章刻制后需在15天内交相应保管部门进行保管，并将印模寄给总裁办或各事业部办公室进行存档。
第12条归档要求
1、印章完整齐全，无损坏。
2、公司内所有印章实行统一编号，便于分类归档。
3、印章管理员在收到归档的印章后必须在3个工作日内将印章信息录入档案系统中。
第13条印章编号制定规则
印章归档采用“一类一卷”的方式，将同种类型的印章统一形成一个案卷进行归档。
印章档案的案卷编号生成方法为“全宗号-印章类型编号-印章流水号”，全宗号和印章类型对应编号均为固定，档案管理人员或归档人员可人工编辑和调整。
印章流水号为系统自动生成。
全宗号：
一级;
德邦物流二级：
华东事业部，广州事业部，深圳事业部，华北事业部，华中事业部江苏事业部
一级：
0100
二级：
0101、0102、0103、0104、01050106
例如上海德邦物流有限公司的公章编号为0101–YA--1
印章编号
YA
子公司合同专用章
YB
分公司公章
YC
部门业务章
YD
YE
子公司财务专用章
YF
分公司财务专用章
YG
YH
YI
YJ
YK
其他类
YZ
第五章 印章档案的管理
第14条过程管理：
1、保管：
印章管理部门应设立专用文件柜或保险柜保存印章档案。
从印章档案的内容、时间、档案价值等方面，确定各类印章档案的保管期限。
2、监督：
总裁办应根据各部门实际，进行定期或不定期的检查、监督各部门印章档案的管理工作。
如发现未按此规定操作的，将对责任部门，直接领导进行通报批评，并限期整改
3、注销和销毁：
（1）印章注销，行政专员需将证照注销证明复印一份交与印章管理员，印章管理员负责将此公司的所有印章进行回收，由总裁办或事业部办公室进行单独存档。
注销印章需再保管2年后，进行统一销毁。
（2）印章销毁需由印章管理员填写审批表，经上级领导签字同意后，将销毁印章登记成册。
销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。
（附件3）
第16条印章档案的日常管理
1、总裁办每年10月对全国印章进行清查，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，经调查，造成公司损失的，依法追究相关人员责任。
未造成公司损失的，全公司通报批评。
2、印章原件保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保印章的安全。
3、印章的密级为机密，任何人不得未经审批擅自将印章外借。
第17条印章的使用和外借
1、合同协议类资料需盖合同专用章或公章。
用章需严格按：
《合同类档案管理规定》执行。
未按规定印章管理员有权拒绝用章。
印章管理员在对合同进行用章时，需对盖章的合同进行编号，用于记录此项工作的真实性，并可监督合同的回收，作废，变更等后续工作。
编号原则年份+月份+流水号。
编号需直接写在合同上，并备注在合同审批表或工作流中。
（此合同编号用于追溯合同回收的依据，与合同管理制度中的编号不同。
）
2、其他资料盖须通过用章申请工作流进行申请，审批同意后，印章管理员按要求用章。
对于未申请工作流而要求盖章的，印章管理员可拒绝用章。
3、任何印章不允许外借。
以下情况可通过相应流程外借
（1）公司注销，工商局需将公章收回时，行政专员填写《印章领用及登记表》，并同时将证照注销证明交与印章管理员时，经领导审批同意，可将印章交与行政专员带给工商局进行销毁。
销毁后需将销毁证明也交与印章管理员存档。
（附件4）
（2）遇到特殊情况，必须将印章外借的，需由总监级以上人员在档案管理系统中通过“印章实体借阅”工作流申请借章，审批通过后由印章管理员带章与经办人一同办理。
4、任何人不得在空白纸张上盖章。
盖章资料为固定模板，里面内容空白时也不得用印。
特殊情况，需有大区总以上人员进行担保，签字证明方可用印。
（附件5）
第六章惩罚条例
第18条档案管理组负责对印章日常管理进行检查和控制。
第19条出现以下情形之一：
1、违反印章刻制程序私自刻制印章；
2、盗用印章；
3、印章遗失；
4、印章滥用及不正当使用的；
5、其他违反本规定使用印章给公司利益造成损失的；
违反1、2的，按人品问题处理，由相关责任人承担造成的经济损失，并移送有关机关，追究其法律责任；
违反3、4、5的，没有给公司造成损失的，对相关责任人予以警告、通报批评；
给公司造成经济损失的，由责任人承担损失的15%（不超过当月应发工资的15%）；
如违反国家法律规定的行为，将依法追究责任人法律责任。
第七章 附则
第20条本《规定》最终解释权归总裁办公室。
附录一《公司业务章管理办法细则》
附录二《财务专用章和法人章管理办法细则》
附件1：
《印章使用》
附件2：
《印模卡》
附件3：
《印章交接表》
附件4：
《印章废止申请单》
附件5：
《印章销毁审批登记表》
附件6：
《印章领用及登记表》
附件7：
《担保书》
德邦物流股份有限公司
二〇一一年三月十七日
主题词：
印章管理制度
拟稿：
总裁办、经营中心、资金部审核：
黄晓签发：
崔维星
附录一《公司业务章管理办法细则》
为统一公司业务部门业务章规格标准、使用范围，规范用印登记及作废回收流程，特制订此管理办法：
适用范围：
全公司业务章相关工作
一、业务章申请及保管使用
1、部门业务章申请由部门经理提交刻章申请工作流，审批同意后由行政部/部门经理负责按照规格要求安排刻制；
2、业务章刻制完毕需第一时间将印模盖于A4纸上寄至事业部办公室（总裁办公室）档案管理员处存档备案，档案管理员需建立相关数据档案并进行更新维护；
3、业务章统一交由部门收银员负责保管及盖章，每次使用必须登记使用明细，登记内容需包含使用人、使用时间及用途（详见附件：
部门业务章使用登记表）；
4、收银员休假时，需做好相关交接并登记备案。
二、业务章名称及规格规范
1、公司营业部门业务章统一以部门注册名称（即营业执照上的名字）+业务专用章字样命名；
如上海七宝镇营业部业务章名称应为：
上海德邦物流有限公司七宝分公司业务专用章）；
2、运作部门如需业务章，则统一以子公司+业务专用章+编号命名；
如上海专线业务章名称应为：
上海德邦物流有限公司业务专用章
（1）；
3、公司业务章统一使用规格为红色橡皮材料的椭圆形印章，其他规格及形状一律无效。
三、业务章注销申请及回收销毁
1、若子公司变更或部门注册名称变更，部门业务章需立即停止使用，由部门经理提交印章刻制工作流重新申请并上交旧章；
若部门撤销，直接由财务部门打工作流申请作废；
2、申请或注销工作流审批同意，由收银员负责将业务章第一时间内部带货至事业部办公室（总裁办公室）交事业部档案管理员；
3、作废印章由事业部办公室（总裁办公室）档案管理员集中保管、单独放置，保管6个月后由部门经理监督档案管理员做销毁处理。
四、业务章使用用途及范围
以下情况可直接加盖部门业务章：
1、公司要求在告客户书中加盖部门业务章的；
2、在打印更改单中进行手动更改的；
3、品管部标准规范赔款协议；
4、营业部门临时租车协议；
5、运作部门外请车协议；
6、部门月结客户对账单等；
以下情况需咨询法律事务部建议后确认是否可加盖部门业务章：
1、货物破损情况证明；
2、其他非品管部标准规范的赔款协议；
除上述以外业务，其他业务操作尤其正式合同文本一律不得使用部门业务章。
五、其他注意事项
1、若部门业务操作过程中产生手写更改，必须于手写更改处加盖业务章；
2、因公打印文本有盖章需求的，需紧密盖章于打印最后一行下方空白处，以防止空白区域过大被填写其他内容。
3、部门业务章使用必须经部门经理同意，
4、各业务章使用及经手责任部门必须按照操作流程严格执行，对于不按规定操作造成不良后果或业务章丢失,由发现人上报责任人和责任部门负责人行政差错并记过，若造成公司损失，由责任部门承担损失的10%,并由经营中心和总裁办进行全公司通报批评。
附：
部门业务章使用登记表
责任部门
责任人
使用日期
使用用途
用印材料
盖章份数
使用人签字
备注
二零一一年三月
附录二《财务章和法人章管理规定》
为规避公司财务章和法人章使用不当给公司带来资金风险和法律风险，特对财务章和法人章的刻制、管理和使用作以下规定。
德邦物流股份有限公司及其子公司
一、财务章和法人章的适用范围
1、财务印鉴专用章（以下简称财务章）：
包括财务专用章、发票专用章
适用范围：
支票、银行贷款协议、车辆贷款协议、购买理财产品协议、购买印花税、
保证金收据/协议、银行账户开/销户、银行对账单、纳税申报、购买发票、税单等相关财务事项；
2、法定代表人印章（以下简称法人章）：
适用范围:
银行账户开/销户、银行对账单、纳税申报、税单、自开发票年审协议、联运合同、审计约定书、车辆信贷合同、车辆抵押合同等相关财务事项；
3、以上适用范围内的合同/协议，印章保管人见审批完成的合同审批表盖章。
其他资料（如客户要求在提供账户信息或对账单上）盖章，须通过用章申请工作流进行申请，审批同意后，印章管理员方可用章。
二、财务章和法人章的刻制管理
1、财务章和法人章刻制，由财务部起草“刻章申请”工作流，审批同意后，由行政部安排刻制，刻制好后交接给财务部保管，并填写印章交接表（见附件3）。
2、严禁任何部门或个人私自刻制财务章和法人章；
3、子公司及独立核算分公司可以刻制财务章和法人章，一个子公司或一个分公司只能
刻制一套法人章和财务章；
因我司的分公司均分布在全国各地，允许一个子公司下刻制多个发票专用章；
4、非独立核算的分公司若需刻制财务章或法人章，需写明原因经财务部总监及资金部
总监签字审批后，由行政部安排刻制。
三、财务章和法人章的保管职责
1、公司公章应上交总裁办及办公室保管，财务章和法人章由各财务部负责保管，财务
章由各财务部负责人负责，法人章由各财务部总出纳负责,两章不能由同一人保管,且不能存放在同一位置，为了章印的安全，存放处必须上锁。
2、保管人应建立印章使用登记表（见附件1；
保管人异动或离职的，须办理印章移
交手续，填写印章交接表（见附件3）。
3、财务章及法人章不可私自外借，若需外借需由需求部门领导（总监以上）申请借章
工作流并注明借章人，经财务部总监审批同意后方可外借，借章人凭身份证明确身份借章，并做好章印的交接登记；
章印管理员保存借章人身份证复印件，借章人及申请人对章印的使用安全负责，使完毕应及时交回财务部，不得私自转借他人，印章外借最长时间不能超过15天。
4、严禁在空白纸、空白单据上盖财务章和法人章。
盖章资料为固定模板，里面内容空
白时也不得用印。
四、财务章和法人章的回收管理
1、原使用的印章需作废的，管理人员填写印章废止申请单（见附件4），经过财务部
高级经理、驻地行政部负责人审批签字后，方可作废，并发布印章作废公告。
2、需作废的印章，原保管部门填写印章废止登记表（见附件4），统一上缴到资金部，
资金部妥善保管至少三年方可销毁，由财务部高级经理监督管理员做销毁处理，。
五、责任划分
1、资金部每月不定期对章印保管及使用进行检查，发现违反以上规定行为，上报差错
处理，对印章保管人、用印人分别负激励30元/次；
造成实际经济损失，由印章保管人、用印人分别承担损失的15%，其直属领导分别承担20%，均不超过当月应发工资的15%；
保管部门负责人以差错编号为依据，负责重新申请刻制印章，并登报声明。
2、若被盗、被抢、印章遗失或损毁，对印章保管人、用印人直接上级分别负激励100
元/次；
造成实际经济损失，由印章保管人、用印人分别承担15％，其直属领导分别承担20%，均不超过当月应发工资的15%，其余入部门费用。
本规定自发文之日起开始执行，最终解释权归资金部所有，文件未尽之处以资金部指导意见为准，并负责补充、完善。
二零一一年三月十六日
印章使用登记表
保管人
印模卡
刻章人
刻章时间
发放单位
所属部门
印模
交接人：
交接部门：
接收人：
接收日期：
印章交接表
交接人
接收人
交接日期
印章废止申请单
印章废止原因
部门负责人
审批意见
签名：
日期：
法律事务部
审核意见
日期：
签名：
申请人签名
印章正式废止日期：
部门：
印章销毁审批登记表
序号
印章保管部门
密级
注销日期
销毁日期
1
2
6
签字
销毁申请人
领导审批
监销人
印章领用及登记表
编号
规格
质料
领用日期
领用人
使用部门
印章管理员
印章
使用
范围
印模：
变
更
变更原因
注
销
注销原因：
年月日
行政小组负责人
备
担保书
现有（需盖空白章的事情原因），需在（盖章资料名称）盖（印章名称）！
共份！
特此担保！
担保人：
（大区总及以上人员）
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